WMS là gì? 5 phút để hiểu về hệ thống quản lý kho WMS

Ngày nay, quản trị hàng tồn kho vẫn là vấn đề nhức nhối cho các doanh nghiệp, chẳng hạn như quá trình nhập xuất hàng bị sai sót dẫn đến thất thoát chi phí, khó kiểm soát được thông tin về tồn kho hiện tại, mất nhiều thời gian và công sức trong công tác quản lý kho thủ công,…

Để giải quyết những vấn đề này, giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp đó là ứng dụng Hệ thống quản lý kho hàng WMS vào quản trị kho hàng. Vậy hệ thống này có những tính năng nổi bật gì và những lợi ích khi áp dụng vào. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

hệ thống quản lý kho hàng

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì?

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS – Warehouse management system) là phần mềm giúp các công ty quản lý và kiểm soát hoạt động kho hàng hàng ngày, từ công đoạn nhập hàng hóa/nguyên vật liệu cho đến khi chúng xuất khỏi kho.

Hệ thống WMS là một thành phần chính của quản lý chuỗi cung ứng, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về toàn bộ hàng tồn kho của công ty, trong kho và trong quá trình vận chuyển. Ngoài việc quản lý hàng tồn kho, WMS còn cung cấp các công cụ cho quy trình quản lý kho như tiếp nhận, lưu trữ, phân tích, sử dụng tài nguyên, v.v.

Nhờ phần mềm quản lý kho WMS mà các bộ phận kho được đảm bảo về sự thống nhất. Khi doanh nghiệp đặt hàng từ nhà cung cấp, ngay lập tức hệ thống sẽ cập nhật từ động số lượng hàng hóa tồn kho lên trên phần mềm theo từng loại sản phẩm. Thay vì trước đó nhân viên phải tự cầm đơn đặt hàng trên tay để làm thủ công bằng cách đi kiểm tra từng sản phẩm có ở kho, mất rất nhiều thời gian và công sức.

Hệ thống quản lý kho WMS

Tính năng của hệ thống WMS

Mọi hoạt động trong khâu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đều có thể được tối ưu hóa nếu được vận hành bởi một hệ thống quản lý kho hàng tốt. Sau đây là các tính năng phổ biến của hệ thống WMS:

Quản lý nhập hàng và lưu kho

Khâu nhập hàng sẽ được hệ thống WMS tiếp nhận thông tin về số lượng, chủng loại, nhà cung cấp, số lô,… và sẽ được nhập vào trong kho. Sau đó, hệ thống sẽ tiến hành lưu kho theo các quy tắc được xác định sẵn như FIFO, LIFO và FEFO, từ đó chuẩn bị cho quá trình sản xuất hoặc vận chuyển thuận tiện hơn.

Tối ưu thiết kế cho không gian kho

Hệ thống WMS giúp doanh nghiệp sắp xếp, phân bổ hàng hóa trong kho vào những vị trí hợp lý. Từ đó quy trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa dễ dàng, đơn giản hơn. Nhờ vậy mà thời gian xử lý đơn hàng sẽ nhanh hơn, hàng hóa được bảo quản tốt hơn khi được sắp xếp hợp lý vào từng khu vực và đảm bảo được môi trường làm việc an toàn cho nhân viên.

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ các nhà quản trị tính toán, thiết lập những ngăn kệ trong kho một cách hợp lý để tận dụng tối đa diện tích nhà kho, từ đó tiết kiệm được chi phí thuê kho và chi phí vận hành.

Quản lý hàng tồn kho

Theo báo cáo của Tổng cục Hải quan, năm 2022 Việt Nam có khoảng 40.000 doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Trong đó, có thể ước tính khoảng 25.200 doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng xử lý vật liệu thủ công trong quy trình, chiếm 63%.

Vì thế mà hệ thống phần mềm WMS được tạo ra để quản lý kho, bằng việc tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như IoT, RFID, mã vạch… Giúp cho quy trình xử lý thủ công trước đó được tự động hóa thực hiện trên máy tính với tỷ lệ chính xác đạt 99%.

WMS hỗ trợ hiển thị số liệu liên quan đến hàng hóa trong thời gian thực ở mọi nơi, mọi vị trí, bao gồm cả hàng hóa trong kho và trong quá trình vận chuyển. Hệ thống WMS cung cấp thông tin bằng cách sử dụng công nghệ nhận diện và thu thập dữ liệu tự động, tích hợp nhiều tính năng để tính toán lượng quay vòng hàng tồn kho và dự báo nhu cầu. Với những thông tin trên, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức tồn kho phù hợp cho nhu cầu của thị trường.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả khác như phương pháp ABC, EOQ, POQ, JIT… Tất cả phương pháp đều với mục đích tối ưu hóa hàng tồn kho.

Quản lý đơn hàng và vận chuyển

Khi đơn đặt hàng được xác nhận từ nhà quản lý, hệ thống WMS sẽ tự động quá trình xuất vận đơn (Bill of Lading) và gửi đến đơn vị vận chuyển. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ doanh nghiệp in danh sách các mặt hàng cần xuất kho và hóa đơn tạm tính, giúp quá trình xác nhận đơn hàng diễn ra nhanh chóng và chính xác.

he thong quan ly kho hang warehouse management system
Quy trình vận chuyển trong hệ thống quản lý kho hàng

Báo cáo và phân tích kho hàng

Thay vì báo cáo được thực hiện ghi chép thủ công như trước đây, thì bây giờ tất cả dữ liệu đã được lưu trữ một cách tự động bằng hệ thống quản lý kho hàng WMS. Dữ liệu này có thể được kết hợp với các hệ thống khác để phân tích các chỉ số quan trọng như: số lượng hàng tồn kho, chi phí phân phối, vòng quay hàng tồn kho, thời gian vận chuyển đơn hàng…

Sau đó hệ thống sẽ tự động lập báo cáo tình trạng tồn kho theo thời gian thực, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định phù hợp dựa trên những dữ liệu thực tế.

Quản lý bến bãi

Hệ thống WMS cho phép doanh nghiệp tối ưu các hoạt động trong khu vực bến bãi, nơi diễn ra các hoạt động xe ra vào, bốc dỡ hàng hóa và chờ đợi hàng. Nhờ có hệ thống, người quản lý kho sắp xếp được kho bãi hợp lý, xe tải nhận hàng dễ dàng di chuyển đến những lô hàng vận chuyển mà không bị tắc nghẽn,… Từ đó doanh nghiệp tối ưu được không gian kho bãi, giảm được chi phí lưu kho và tối ưu quá trình giao hàng.

Quản lý nhân lực

Hệ thống WMS còn có mô-đun quản lý nhân sự, cho phép người quản lý phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên dựa trên chuyên môn và khối lượng công việc hiện tại. Bên cạnh đó, hệ thống còn ghi lại dữ liệu thực hiện công việc của mỗi nhân viên, từ đó giúp người quản lý giám sát và đánh giá khách quan hiệu suất làm việc của nhân viên kho đang thực hiện tốt hay không.

Các tính năng của hệ thống quản lý kho WMS
Các tính năng của hệ thống quản lý kho WMS

Lợi ích của hệ thống quản lý kho WMS

Tăng hiệu suất và hiệu quả hoạt động

Hệ thống WMS tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kho từ biên lai nhập hàng đến giao hàng xuất hàng. Nhờ vậy mọi hoạt động quản lý kho hiệu quả hơn, trơn tru hơn và khả năng xử lý khối lượng lớn hơn. Chúng làm giảm lỗi khi lấy hàng và vận chuyển hàng hóa và loại bỏ công việc trùng lặp và không cần thiết.

WMS cũng chia sẻ dữ liệu với các hệ thống quản lý ERP và vận chuyển, mang đến cho bạn một cái nhìn toàn diện vượt ra ngoài kho hàng của bạn và giúp đẩy nhanh quá trình di chuyển hàng hóa.

Giảm lãng phí và chi phí

Nếu bạn có hàng tồn kho dễ hết hạn sử dụng hoặc dễ hỏng, phần mềm WMS có thể xác định mặt hàng nào cần được lấy trước hoặc mặt hàng nào có thể cần thúc đẩy bán hàng để giảm thiểu lãng phí. Nó cũng có thể giúp bạn xác định cách sử dụng không gian kho hiệu quả nhất, từ việc sắp xếp hàng tồn kho đến các tuyến đường di chuyển tối ưu.

Một số hệ thống cung cấp các mô phỏng nâng cao để tạo sơ đồ mặt bằng và đặt pallet, kệ và thiết bị ở những vị trí tốt nhất để chạy ở hiệu suất cao nhất và tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Hơn nữa, hệ thống WMS còn giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình trạng bị thiếu nguyên vật liệu hoặc dư thừa quá nhiều trong kho. Từ đó giảm được chi phí lưu kho và giải quyết được vấn đề về “vốn lưu động”.

he thong quan ly kho hang la gi
Hệ thống WMS giúp giảm thiểu chi phí quản lý kho hàng

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

Sử dụng mã vạch, thẻ RFID, cảm biến hoặc các phương pháp theo dõi vị trí khác. Lúc này, hệ thống WMS cung cấp cho bạn thông tin chi tiết theo thời gian thực về hàng tồn kho khi chúng di chuyển vào kho, xung quanh kho và đến địa điểm tiếp theo.

Với khả năng hiển thị này, bạn có thể tạo dự báo nhu cầu chính xác hơn, chạy chiến lược hàng tồn kho đúng lúc và cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc, điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp cần thu hồi sản phẩm.

Quản lý lao động được cải thiện

WMS có thể giúp bạn dự báo nhu cầu lao động, lập lịch trình, tối ưu hóa thời gian di chuyển trong kho và phân công đúng nhiệm vụ cho đúng nhân viên dựa trên trình độ kỹ năng, khoảng cách và các yếu tố khác.

Một hệ thống WMS tốt cũng có thể hỗ trợ nâng cao tinh thần của nhân viên bằng cách tạo ra một môi trường thoải mái, có tổ chức và an toàn hơn, nơi người lao động cảm thấy thời gian của họ được trân trọng và được sử dụng một cách khôn ngoan.

wms công nghệ

Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp

Với WMS, khách hàng được cải thiện việc hoàn thành đơn hàng, giao hàng nhanh hơn và ít sai sót hơn, điều này làm tăng sự hài lòng và lòng trung thành của họ và cải thiện danh tiếng thương hiệu của bạn.

Bên cạnh đó, các nhà cung cấp cũng có thể giảm thời gian chờ đợi tại các bến bãi, nhờ vậy mối quan hệ được cải thiện giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, tạo ra mối quan hệ hợp tác bền vững đôi bên.

Phân loại hệ thống quản lý kho hàng WMS

Hệ thống WMS độc lập

Các hệ thống này thường được triển khai tại cơ sở của công ty bằng phần cứng riêng của doanh nghiệp. Chúng thường có thể hỗ trợ tùy chỉnh nhiều hơn (mặc dù có thể tốn kém) và tổ chức có thể duy trì quyền kiểm soát chặt chẽ hơn đối với dữ liệu và phần mềm của họ. Mặc dù chi phí ban đầu của hệ thống cao hơn đáng kể so với các tùy chọn khác, nhưng một khi công ty sở hữu nó, họ sở hữu nó.

Đồng thời, các bản cập nhật, bảo trì và chi phí liên quan đến chúng là trách nhiệm của tổ chức. Khi WMS cũ đi, việc tích hợp với các nền tảng khác và triển khai các công nghệ mới ngày càng trở nên khó khăn.

Hệ thống WMS đám mây (Cloud WMS)

Một số hệ thống Cloud WMS tiêu biểu như: Oracle Cloud Infrastructure Warehouse Management (OCI WMS); SAP Warehouse Management Cloud…

Hệ thống WMS dựa trên đám mây có thể được triển khai nhanh chóng với chi phí ban đầu thấp hơn. Được cung cấp dưới dạng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), chúng cung cấp nhiều tính linh hoạt hơn để hỗ trợ các điều kiện thị trường theo mùa và các điều kiện thay đổi khác – và chúng dễ dàng mở rộng hơn khi các công ty phát triển.

Thông qua các bản cập nhật thường xuyên, quản lý kho trên đám mây cung cấp một con đường nhanh hơn để đổi mới. Và một người khác sẽ gánh vác gánh nặng bảo trì và cập nhật hệ thống. Các nhà cung cấp SaaS cũng đầu tư rất nhiều tiền và chuyên môn vào các biện pháp bảo mật và cung cấp khả năng phục hồi sau thảm họa. Hệ thống quản lý kho trên đám mây cũng có thể dễ dàng tích hợp hơn với các giải pháp khác.

Một số hệ thống Cloud WMS tiêu biểu như: Oracle Cloud Infrastructure Warehouse Management (OCI WMS); SAP Warehouse Management Cloud…

Hệ thống WMS tích hợp với ERP dựa trên SCM

Một số hệ thống quản lý kho được xây dựng dưới dạng các mô-đun hoặc ứng dụng tích hợp với ERP và nền tảng chuỗi cung ứng. Ưu điểm của những hệ thống này là chúng có thể hoạt động tốt hơn với các giải pháp khác trong các lĩnh vực chồng chéo, chẳng hạn như kế toán và trí tuệ kinh doanh.

Chúng cung cấp góc nhìn toàn diện trên toàn bộ chuỗi kinh doanh và hậu cần để cho phép minh bạch từ đầu đến cuối và để các quy trình kho bãi và hậu cần được phối hợp và thực hiện cùng nhau. Cuối cùng, những khả năng này có thể được sử dụng để tối ưu hóa hoạt động và cung cấp trải nghiệm hoàn thành nhanh chóng, linh hoạt.

phân loại wms

Tóm lại

Có thể bạn đã nhận ra việc ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS là một trong những biện pháp thiết thực nhất để đổi mới kho của doanh nghiệp. Hiểu được lợi ích và tính năng của hệ thống WMS là bước đâù tiên, sau đó bạn cần xác định đúng nhu đặc điểm của doanh nghiệp để biết lựa chọn loại hệ thống nào là phù hợp nhất. Qua đó, giúp cho công tác quản trị kho hàng của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Bên cạnh đó liên quan về vấn đề kho bãi, với hơn 15 năm hoạt động về đào tạo, chúng tôi đã nghiên cứu và thiết kế ra khóa học quản trị kho bãi để cung cấp cho Học viên nguyên tắc cơ bản giúp việc quản trị kho bãi vừa đảm bảo kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, vừa an toàn, sắp xếp khoa học, chuyên nghiệp hơn. Nếu quý khách hàng có nhu cầu cần đào tạo, hãy liên hệ với chúng tôi ngay để nhận thông tin chương trình và ưu đãi ngay nhé!

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *