Quản lý kho bằng mã vạch là gì? Quy trình thực hiện và ứng dụng

Hiện nay, quá trình quản lý kho hàng bằng phương pháp truyền thống đang gặp nhiều hạn chế như kiểm soát tồn kho không chính xác, quy trình nhập và xuất kho bị tình trạng delay (chậm chạp), nhất là vấn đề về tìm kiếm và kiểm định thông tin hàng hóa theo thời gian thực.

Hơn nữa, việc quản lý kho thủ công tốn nhiều thời gian, công sức và nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Nhất là khi báo cáo, phân tích và ra quyết định thì doanh nghiệp lại không có đủ dữ liệu để đưa ra giải pháp kịp thời. Chính vì thế, giải pháp quản lý kho bằng mã vạch là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý kho tốt nhất hiện nay.

Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp sử dụng hệ thống công nghệ bằng nhãn mã vạch gắn trên bao bì sản phẩm để tối ưu cho quá trình theo dõi, kiểm kê và quản lý hàng hóa trong kho.

Thường mỗi sản phẩm sẽ gắn một mã vạch duy nhất, nó chứa những thông tin về sản phẩm như tên sản phẩm, số lượng, NSX, HSD, nơi sản xuất,… Khi đó, nhân viên quản lý kho chỉ cần sử dụng máy quét mã vạch (Handheld) chuyên dụng để quét thông tin hàng hóa được cập nhật tự động vào hệ thống. Điều này giúp quá trình quản lý kho tối ưu, tránh sai sót và tiết kiệm chi phí kho.

Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch mang lại lợi ích gì?

Quản lý kho bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích trong hoạt động quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp như:

• Quản lý tình hình số lượng vào ra sản phẩm.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý nhằm gia tăng lợi nhuận.
• Dễ dàng truy xuất thông tin về các mặt hàng trong kho.
• Tối ưu quá trình nhập, xuất, kiểm kho.
• Giảm sai sót, thất thoát hàng hóa.
• Xử lý nhanh chóng đơn đặt và giao hàng.
• Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp nhờ vào chủ động được vốn hàng tồn kho thấp.
• Nhân viên kho dễ dàng quản lý, phân tích và báo cáo số liệu cho quản lý cấp trên.

-> Đọc ngay: Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Quy trình thực hiện quản lý kho hàng bằng mã vạch

Thiết lập và gán mã vạch

Trước khi tiến hành nhập kho, bạn cần xác định sản phẩm đã được gắn mã vạch hay chưa? Đối với những mặt hàng chưa được cung cấp, người quản lý kho có thể tạo mã vạch bằng công cụ quản lý chuyên dụng.

Sau đó sử dụng máy in để in mã vào giấy decal để dán lên sản phẩm. Mã vạch được dán ở vị trí dễ quan sát và ít va chạm.

Nhập kho

Nhân viên kho được trang bị máy quét mã vạch để thực hiện công việc. Khi hàng hóa mới đến kho, thông tin về các sản phẩm như tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, giá trị… được máy quét qua và ghi nhận vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho.

Ngay sau đó, hệ thống sẽ ghi nhận lượng hàng nhập kho này và bắt đầu kiểm soát và quản lý kho bằng mã vạch.

Xuất kho và cập nhật tồn kho

Công đoạn xuất kho là quy trình tập trung vào việc chuẩn bị và đóng gói sản phẩm để gửi đến khách hàng hay người tiêu dùng. Trong công việc này, thông tin về đơn hàng được tích hợp trên mã vạch để đảm bảo tính chính xác về loại hàng cũng như số lượng của sản phẩm.

Nhân viên sẽ nhập thông tin đơn hàng, bao gồm mã đơn hàng, loại sản phẩm và số lượng hàng hóa vào hệ thống để kiểm tra số lượng sản phẩm cần xuất kho. Sau đó, hệ thống thực hiện kiểm tra tồn kho để đảm bảo sản phẩm có thể đáp ứng đơn hàng. Sau đó, tiếp tục sử dụng máy quét mã vạch để xác nhận các sản phẩm xuất đi trong đơn hàng và cập nhật lại số lượng giảm tồn kho tự động.

Quá trình này giúp cho sản phẩm được chuẩn bị và xuất kho một cách nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Nó cũng giúp kiểm kê lượng tồn kho được chính xác tuyệt đối, đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong quản lý kho bằng mã vạch.

Kiểm kho và theo dõi hàng hóa

Theo cách truyền thống, các doanh nghiệp thường sử dụng cách đếm, sao đó ghi nhận vào excel hoặc sổ sách. Điều này dẫn đến tình trạng tiêu tốn nhiều thời gian nhưng hiệu quả lại không đạt được như mong đợi.

Sử dụng giải pháp quản lý kho bằng mã vạch giúp cho công việc kiểm kho trở nên đơn giản và chính xác hơn. Việc quét mã vạch trên sản phẩm thay vì thực hiện kiểm tra thủ công giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Thông tin về sản phẩm được cập nhật tự động vào hệ thống, loại bỏ nguy cơ sai sót do con người. Điều này đồng nghĩa với việc kiểm kho trở nên nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch cũng cho phép quản lý tồn kho thời gian thực, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng kho hàng. Điều này hỗ trợ trong việc ra quyết định về tái đặt hàng, lập kế hoạch và tối ưu hóa vị trí lưu trữ.

Ứng dụng thực tế phương pháp quản lý kho bằng mã vạch

Chúng tôi sẽ đưa ví dụ ứng dụng phương pháp quản lý kho bằng mã vạch về một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử. Ban đầu, khi chưa áp dụng hệ thống này, các nhân viên họ phải đi kiểm tra thủ công từng lô hàng khi mới về, thời gian đầu thì việc kiểm tra diễn ra bình thường và suôn sẻ. Nhưng về sau, quá trình này trở nên có nhiều mặt hạn chế như mặt hàng càng nhiều loại khác nhau, mất nhiều thời gian kiểm tra và báo cáo dữ liệu không đúng thực tế.

Chính vì thế, doanh nghiệp đã bắt đầu tiến hành áp dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch. Do đó, quá trình nhập kho thì mỗi linh kiện sẽ được dán một mã vạch duy nhất cho từng loại sản phẩm, chứa thông tin về mặt hàng như ngày nhập, số lượng, nhà cung cấp. Lúc này nhân viên họ dùng máy quét để nhập thông tin lô hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật theo thời gian thực.

Ngoài ra, quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp nhân viên kho dễ dàng tìm kiếm sản phẩm ở mỗi khu vực khác nhau trong kho. Quá trình xuất kho, kiểm kê cũng trở nên nhanh chóng nhờ vào việc quét mã vạch để đối chiếu dữ liệu theo thời gian thực.

Bên cạnh đó, trang bị kỹ năng là quản lý kho là điều thiết yếu, để giúp bạn chuẩn bị tốt điều này. Học viện PMS đã xây dựng khóa học quản lý tồn kho và hoạch định nhu cầu vật tư với nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất.