Quản lý kho hàng là công việc tiêu tốn nhiều chi phí cũng như công sức bỏ ra. Vì vậy, trong quá trình đó, các công cụ hỗ trợ với nhiều tính năng siêu việt được ra đời với mục đích giúp cho công việc này được nhẹ nhàng hơn.
Trong số đó, công cụ mà chúng tôi đánh giá rất cao về mức độ hiệu quả cũng như những giải pháp tuyệt vời mà nó mang lại. Đó chính là việc ứng dụng phương pháp quản lý kho bằng mã vạch. Để hiểu chi tiết hơn về cách ứng dụng và quy trình chi tiết để thực hiện công việc này. Hãy cùng Học viện PMS tìm hiểu ngay bài viết sau đây:
Nếu bạn chưa thực sự hiểu rõ về công việc quản lý kho hàng, hãy đọc qua bài viết này trước nhé: Mô tả công việc và cách quản lý kho hàng hiệu quả.
Mục lục
1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?
Quản lý kho bằng mã vạch là việc ấn định các đoạn mã số để theo dõi thông tin của các mặt hàng chứa trong kho. Thông tin này có thể bao gồm mã số, tên sản phẩm, số lượng, vị trí lưu kho, ngày nhập và xuất kho…
Trước đây, các doanh nghiệp thường dùng sổ sách để ghi chép lại thông tin lưu trữ. Điều này diễn ra rất khó khăn, gây tiêu tốn thời gian và dễ dàng xảy ra sai sót. Do đó quản lý kho bằng mã vạch là một giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp tối ưu hệ thống quản lý kho hàng.
2. Giải pháp quản lý kho bằng mã vạch mang lại lợi ích gì?
Quản lý kho bằng mã vạch mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản lý cho doanh nghiệp như:
- Nâng cao hiệu quả sử dụng hàng tồn kho.
- Tiết giảm thời gian, chi phí hoạt động, tăng lợi nhuận và doanh thu.
- Nâng cao năng lực lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp nhờ chiến lược giá.
- Dễ dàng truy xuất thông tin về các mặt hàng trong kho.
- Nắm chính xác tuổi hàng tồn kho, tránh được 90% tình trạng quá hạn hàng hóa xảy ra.
- Hỗ trợ giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập, xuất, kiểm kho.
- Thể hiện được thời điểm thích hợp để nhập hàng/ sản xuất.
- Xử lý nhanh chóng đơn đặt và giao hàng.
- Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch còn giúp nhanh chóng xác định được từng loại mã hiệu của sản phẩm, giúp người vận hành kho dễ dàng kiểm soát và xử lý các lệnh xuất/ nhập hàng hóa.
3. Quy trình thực hiện quản lý kho hàng bằng mã vạch
Để quy trình quản lý kho được diễn ra thuận lợi, trước khi tiến hành nhập kho bạn cần xác định xem liệu sản phẩm đã được gắn mã vạch hay chưa? Đối với những mặt hàng chưa được cung cấp, người quản lý kho có thể tạo mã vạch bằng công cụ quản lý chuyên dụng.
Sau đó sử dụng máy in để in mã vào giấy decal để dán lên sản phẩm. Mã vạch được dán ở vị trí dễ quan sát và ít va chạm. Tiếp đến, chúng ta tiến hành công đoạn nhập kho:
3.1 Công đoạn nhập kho
Nhân viên quản lý quy trình nhập kho được trang bị máy quét mã vạch để thực hiện công việc. Khi hàng hóa mới đến kho, thông tin về các sản phẩm như tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, giá trị… được máy quét qua và ghi nhận vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho.
Ngay sau đó, hệ thống sẽ ghi nhận lượng hàng nhập kho này và bắt đầu kiểm soát và quản lý kho bằng mã vạch.
3.2 Công đoạn xuất kho
Công đoạn xuất kho là quy trình tập trung vào việc chuẩn bị và đóng gói sản phẩm để gửi đến khách hàng hay người tiêu dùng. Trong công việc này, thông tin về đơn hàng được tích hợp trên mã vạch để đảm bảo tính chính xác về loại hàng cũng như số lượng của sản phẩm.
Nhân viên sẽ nhập thông tin đơn hàng, bao gồm mã đơn hàng, loại sản phẩm và số lượng hàng hóa vào hệ thống để kiểm tra số lượng sản phẩm cần xuất kho. Sau đó, hệ thống thực hiện kiểm tra tồn kho để đảm bảo sản phẩm có thể đáp ứng đơn hàng. Sau đó, tiếp tục sử dụng máy quét mã vạch để xác nhận các sản phẩm xuất đi trong đơn hàng và cập nhật lại số lượng giảm tồn kho tự động.
Quá trình này giúp cho sản phẩm được chuẩn bị và xuất kho một cách nhanh chóng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Nó cũng giúp kiểm soát lượng tồn kho được chính xác tuyệt đối, đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong quản lý kho bằng mã vạch.
3.3 Công đoạn kiểm kho
Theo cách truyền thống, các doanh nghiệp thường sử dụng cách đếm, sao đó ghi nhận vào excel hoặc sổ sách. Điều này dẫn đến tình trạng tiêu tốn nhiều thời gian nhưng hiệu quả lại không đạt được như mong đợi.
Sử dụng phần mềm quản lý kho bằng mã vạch giúp cho công việc kiểm kho trở nên đơn giản và chính xác hơn. Việc quét mã vạch trên sản phẩm thay vì thực hiện kiểm tra thủ công giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Thông tin về sản phẩm được cập nhật tự động vào hệ thống, loại bỏ nguy cơ sai sót do con người. Điều này đồng nghĩa với việc kiểm kho trở nên nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.
Phần mềm quản lý kho cũng cho phép quản lý tồn kho thời gian thực, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình trạng kho hàng. Điều này hỗ trợ trong việc ra quyết định về tái đặt hàng, lập kế hoạch và tối ưu hóa vị trí lưu trữ.
4. Ứng dụng phương pháp quản lý kho bằng mã vạch vào sản xuất
Tại các doanh nghiệp, chúng tôi thường sử dụng hai phương án để dán nhãn cho sản phẩm như sau:
Phương án 1: Từng sản phẩm hay gói sản phẩm sẽ được quản lý bằng các mã vạch khác nhau. Các mã sản phẩm sẽ được kiểm soát theo lô hàng, dựa vào thời điểm nhập kho mà mỗi loại sản phẩm được đánh theo số thứ tự tăng dần trong mã vạch. Tuy điều này khiến cho số lượng mã cần quản lý tăng đáng kể nhưng lại giúp dễ dàng kiểm tra và truy xuất thông tin từng mặt hàng một cách chính xác trong quá trình quản lý kho bằng mã vạch.
Phương án 2: Các sản phẩm thuộc cùng một lô hàng sẽ được cung cấp một loại mã vạch. Không còn đánh theo riêng lẻ từng mặt hàng, phương án này sẽ đánh mã vạch để phân biệt cách lô hàng với nhau, hoặc có thể là giữa các loại sản phẩm (ví dụ như: phân loại giữa bánh xe đã gia công và khung xe…) Cách gắn mã này vẫn thể hiện được thông tin sản phẩm một cách chi tiết, chỉ khác ở chỗ là chúng sẽ đi theo từng lô hàng số lượng lớn.
Tuy nhiên, với trường hợp sản phẩm trong lô đó không xuất đi hết hay được xuất cho nhiều khách hàng khác nhau. Khi đó, hệ thống sẽ không kiểm soát được sản phẩm nào đã được phân phối đến ai, các thông tin về thời gian… cũng không thể ghi nhận chi tiết.
Vì vậy, trong quá trình thực hiện Tư vấn – Đào tạo. Học viện PMS chúng tôi thường khuyến khích đối tác linh hoạt sử dụng các phương án để phù hợp với từng điểm đặc thù riêng biệt trong từng doanh nghiệp.
Phương pháp quản lý kho bằng mã vạch là một công cụ tiện lợi giúp cho công tác quản lý hàng tồn kho được giảm bớt gánh nặng. Tuy nhiên, để thực hiện điều đó bạn cần có kỹ năng quản trị cũng như kinh nghiệm để sử dụng các công cụ quản lý mã vạch.
Trước tiên, trang bị kỹ năng là quản lý kho là điều thiết yếu, để giúp bạn chuẩn bị tốt điều này. Học viện PMS đã xây dựng Khóa Học Quản Lý Tồn Kho với nhiều kiến thức, cùng kinh nghiệm thực tiễn từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất. Sẽ tạo điều kiện cho bạn được nâng cao trình độ quản trị kho và là nền tảng cho việc xây dựng một quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiện đại và hiệu quả.
