Tổng quan vai trò và 7 bước thực hiện quy trình quản lý kho hàng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất việc thiết lập quy trình quản lý kho hàng là một công tác cần được thực hiện một cách bài bản chuyên nghiệp. Đáp ứng tốt điều này giúp doanh nghiệp duy trì được sự phát triển mạnh mẽ trong hoạt động kinh doanh, sản xuất. Trong bài viết này, chúng tôi dựa trên những kinh nghiệm thực tiễn nhất từ quá trình Tư vấn sản xuất, với mong muốn giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình và nghiệp vụ quản lý kho hàng. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Dành cho bạn muốn tìm hiểu Hàng tồn kho là gì?

1. Tổng quan quy trình quản lý kho là gì? 

Quy trình quản lý kho là một hệ thống trình tự các hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận, lưu trữ, kiểm soát và xử lý lượng hàng tồn kho. Cũng như việc xây dựng kế hoạch quản lý, vận chuyển, đào tạo đội ngũ vận hành kho trong một doanh nghiệp để đảm bảo quá trình cung ứng và quản lý hàng hóa đạt tối ưu hiệu suất.

quy trinh quan ly kho
Tổng quan các công việc trong quy trình quản lý kho

Với kinh nghiệm hơn 15 năm làm việc với các doanh nghiệp sản xuất, học viện PMS chúng tôi nhận thấy, để quy trình quản lý kho được thực hiện đầy đủ và dễ dàng bao quát công việc, doanh nghiệp nên triển khai quy trình 7 bước cơ bản đó là: Nhập hàng, Lưu kho, Lấy hàng, Đóng gói và xuất kho, Hoàn trả hàng, Kiểm kê, Thống kê và báo cáo số lượng.

2. Lợi ích của việc quản lý kho hàng theo quy trình 

Thực hiện một cách nghiêm túc và chuẩn chỉnh quy trình 7 bước quản lý kho hàng trên, giúp doanh nghiệp gặt hái được nhiều lợi ích cụ thể như:

  • Quy trình quản lý kho được vận hành trơn tru

Các bước quản lý kho được thực hiện một cách nghiêm túc giúp cho quá trình vận hành kho được diễn ra cách trơn tru. Nó cũng giúp cho nhà quản lý dễ dàng xử lý các sự cố phát sinh làm ngắt quãng quy trình sản xuất.

Khi có một quy trình cụ thể, các bộ phận liên quan dễ dàng theo dõi thực hiện các công việc theo yêu cầu của quy trình.

  • Nắm bắt số lượng hàng hóa, tránh thất thoát

Bằng cách chặt chẽ theo dõi tình hình xuất nhập kho, doanh nghiệp có thể nắm bắt số lượng hàng hóa một cách chính xác. Qua đó có kế hoạch điều chỉnh chiến lược phù hợp, nhằm giảm thiểu tình trạng thất thoát và lãng phí.

  • Tối ưu việc kiểm soát chất lượng hàng hóa

Quản lý kho theo quy trình giúp chất lượng hàng hóa được đảm bảo trước khi tới tay người tiêu dùng. Nó giúp kiểm soát và phát hiện sản phẩm kém chất lượng bằng những công đoạn kiểm duyệt chặt chẽ và tối ưu nhất.

  • Tiết kiệm thời gian, chi phí

Tối ưu hóa quy trình quản lý kho giúp tiết kiệm thời gian, nguồn nhân lực cần thiết để vận hành các hoạt động quản lý kho. Chi phí lưu kho cũng được tiết giảm đáng kể nhờ việc điều tiết xuất, nhập kho hợp lý và hiệu quả.

  • Gặt hái sự hài lòng từ phía khách hàng

Một trong những lợi ích mà chúng tôi muốn hướng đến nhất khi triển khai quy trình quản lý kho đó là giúp doanh nghiệp chiếm được sự tin tưởng từ phía khách hàng qua việc đem lại giá trị cho họ. Khách hàng thường đánh giá độ uy tín doanh nghiệp dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm đúng chất lượng và đúng thời gian.

Quản lý kho hiệu quả giúp đảm bảo những yếu tố này và giữ cho doanh nghiệp luôn vận hành hiệu quả. Cùng xem thêm vai trò của quản trị kho hàng trong Logistics như thế nào nhé!

3. Tổng quan 7 bước xây dựng quy trình quản lý kho hàng hiệu quả

Bước 1: Nhập hàng vào kho

Công đoạn đầu tiên của quy trình quản lý hàng tồn kho là nhập hàng hóa, đây là bước có ảnh hưởng lớn đến các công tác sau này, vậy nên doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc để quy trình quản lý được tối ưu hiệu suất. Việc nhập kho tỉ mỉ, chu đáo giúp sàng lọc những sản phẩm không đạt chất lượng làm ảnh hưởng đến thành phẩm của doanh nghiệp.

quy trinh quan ly kho hang
Công đoạn nhập kho cần được thực hiện tỉ mỉ

Trên hết, bạn cần quản lý nghiêm ngặt số lượng và thời điểm hàng hóa được nhập. Nếu công tác này không được đảm bảo dẫn đến sai số tồn kho gây ảnh hướng đến nhiều công đoạn sau này.

Chúng tôi khuyến khích bạn có riêng cho doanh nghiệp mình các yêu cầu tiêu chuẩn liên quan đến hàng hóa nhập kho như sau:

  • Hàng hóa cần được dán nhãn thông tin nguồn gốc rõ ràng
  • Số lượng và khối lượng tối đa trong 1 thùng hàng
  • Hàng hóa còn nguyên vẹn, không có hỏng hóc hay tình trạng vỡ bể…

Nếu nhà cung cấp không thể đáp ứng các tiêu chí mà bạn đưa ra, bạn hoàn toàn có thể gửi ý kiến phàn nàn để có biện pháp khắc phục cải thiện. Để điều này không ảnh hướng đến chất lượng sản phẩm công ty.

Khi nhận hàng, phía đơn vị giao hàng cần xuất trình được phiếu xuất kho hàng từ nhà cung cấp, trên đó phản ánh đầy đủ thông tin về số lượng, thời gian và có đặc điểm xác nhận hợp lệ. Điều này giúp bạn biết được nguồn gốc xuất xứ của đơn hàng, tránh các tình trạng rủi ro hay gian lận từ yếu tố ngoại quan.

Người đứng ra trực tiếp kiểm hàng sẽ thực hiện niêm phong, xác nhận lại các yêu cầu tiêu chuẩn đã nêu ở trên và ghi nhận vào phiếu theo dõi. Khi đơn hàng được đáp ứng, đơn hàng sẽ được tiếp nhận và chuyển đến công đoạn tiếp theo của quy trình quản lý kho.

Bước 2: Lưu kho

Tại bước này, sau khi đã hoàn thành công đoạn nhập kho, doanh nghiệp cần tổ chức sắp xếp và lưu kho. Công việc này khi được thực hiện khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn nhiều trong công tác tìm kiếm và quản lý hàng hóa.

Một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện lưu kho đó là công đoạn phân chia khu vực lưu trữ. Doanh nghiệp có thể thực hiện nhiệm vụ này theo các khu vực sau:

  • Khu vực hàng hóa mới nhập.
  • Khu vực hàng hóa lưu trữ theo thời gian (tuần, tháng, quý…).
  • Khu vực hàng hóa đang chờ đề xuất kho.

Ngoài ra, hàng hóa cũng có thể được lưu kho theo chủng loại, kích thước… miễn là thuận tiện cho việc tìm kiếm và quản lý. Cụ thể như:

  • Sử dụng các hệ thống kệ chuyên dụng, giá đỡ phù hợp để tối ưu diện tích kho.
  • Lắp đặt hệ thống chiếu sáng, thông gió… đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện lý tưởng.
  • Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, hỏng hóc do côn trùng trong suốt quy trình quản lý kho hàng.

Bước 3: Lấy hàng để thực hiện đơn hàng

Đây là bước tập kết số lượng và loại hàng hóa theo đơn hàng mà khách hàng yêu cầu. Nếu bước lưu kho trước đó được thực hiện một cách bài bản, thì việc tìm kiếm và lấy hàng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Theo kinh nghiệm từ các chuyên gia sản xuất PMS, doanh nghiệp có thể thực hiện lấy hàng theo 2 cách như sau:

  • Theo đơn hàng:

Đây là cách lấy hàng phổ biến, PMS thường sử dụng phương pháp này trong các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, đơn hàng không liên tục. Trong trường hợp này, người quản lý kho sẽ tiến hành lấy hàng theo số lượng từng đơn hàng riêng biệt. Cách này giúp dễ dàng kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa, đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

  • Theo cụm:

Lấy hàng theo cụm hay theo nhóm hàng hóa có cùng đặc điểm hoặc cùng một lô hàng. Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực cần để lấy hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện công đoạn lưu kho khoa học để đảm bảo hàng hóa trong cùng một cụm được lưu trữ ở cùng một vị trí. Đây là cách phù hợp với các doanh nghiệp lớn và có đơn hàng thường xuyên.

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Sau khi công tác lấy hàng được hoàn tất, người quản lý kho thực hiện đóng gói để vận chuyển đến cho khách hàng. Đây là công việc cần thực hiện kỹ càng, có sự kiểm soát chặt chẽ, tránh tình trạng bỏ sót hay lấy nhầm đơn hàng.

quy trinh quan ly kho hang hoa
Việc đóng gói và xuất kho giữ vai trò quan trọng

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy định khác nhau trong công tác đóng gói, cốt lõi là đảm bảo đáp ứng được 2 mục đích là:

  • Đảm bảo hàng hóa được an toàn, tối thiểu phát sinh hư hại sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
  • Tối ưu hóa số lượng hàng hóa trong mỗi lần vận chuyển để tiết kiệm chi phí giao hàng.

Sau khi bước đóng gói được hoàn thành, đơn hàng sẽ được chuẩn bị để chuyển đến người nhận. Sau đó đến với công đoạn xuất kho và ghi nhận lượng tồn kho phải giảm đi.

Bước 5: Hoàn trả hàng (nếu có)

Hoàn hàng là bước không doanh nghiệp nào muốn gặp phải. Khi điều này diễn ra, tức là chất lượng sản phẩm của bạn không đáp ứng được mong muốn của khách hàng. Gây tổn hại lớn về doanh thu và lãng phí sản xuất.

Để hoàn trả hàng, bên mua và bán cần thực hiện quá trình nhiều bước. Trong nội dung, chúng tôi chỉ trình bày một số nguyên tắc cơ bản trong quy trình quản lý kho hàng mà bạn cần tuân thủ:

  • Bên mua cần thực hiện đúng các cam kết trong chính sách hoàn trả hàng và thể hiện được lý do thực hiện điều này. Các nội dung cần được ghi chép phân tích kỹ càng để đưa ra bài học điều chỉnh cho quá trình thực hiện trong tương lai.
  • Thiết lập các chính sách đối với mặt hàng bị hoàn trả một cách rõ ràng, từ bao quát đến chi tiết các hoạt động: tái nhập kho, khắc phục sai sót, tái chế, tiêu hủy hay các công việc khác liên quan…
  • Ghi nhận doanh thu, lượng tồn kho cũng cần điều chỉnh lại cho phù hợp.

Bước 6: Kiểm kê hàng hóa

Kiểm hàng là công việc được thực hiện một cách thường xuyên hoặc đột xuất với mục đích là giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện các vấn đề thất thoát, hư hỏng hàng hóa.

quy trinh nghiep vu quan ly kho
Kiểm kê định kỳ và thường xuyên giúp kịp thời phát hiện sai sót

Nếu doanh nghiệp sắp xếp hàng tồn kho đảm bảo được các tiêu chuẩn của 5S, điều này giúp cho công tác kiểm kê được diễn ra một cách dễ dàng và nhanh gọn.

PMS nhận thấy các doanh nghiệp thường thực hiện kiểm kê với mục đích:

  • Kiểm soát số lượng và chất lượng hàng lưu trữ trong kho khớp với số liệu trong sổ sách.
  • Phát hiện kịp thời các nguyên nhân hình thành hỏng hóc, thất thoát hàng hóa.
  • Nắm bắt thông tin hàng hóa đủ để đáp ứng cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh khác.

Bước 7: Thống kê và báo cáo số lượng

Thống kê và báo cáo số lượng là bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho hàng. Công đoạn này được thực hiện để tổng hợp và phân tích thông tin về số lượng hàng tồn kho. Trong đó, một số thông tin cần ghi nhận để thực hiện thống kê và báo cáo:

  • Số lượng hàng tồn kho
  • Tình trạng chất lượng hàng hóa tồn kho
  • Giá trị hàng hóa tồn kho

Các thông tin này cần được ghi nhận đầy đủ và chính xác để sử dụng cho các bộ phận, hoạt động khác như hoạch định, phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Tổng kết

Qua bài viết này, Học viện PMS đã giúp bạn hiểu được vai trò và 7 bước cụ thể để thiết lập một quy trình quản lý kho hàng bài bản. Thêm vào đó, nhận thấy nhu cầu hiểu sâu hơn về công tác quản lý này. Các chuyên gia đầu ngành đến từ PMS đã cho xây dựng Chương trình đào tạo Quản trị Kho bãi, với nhiều giá trị mang lại cho người học.

Video: Cảm nhận của Học viên về Chương trình Quản trị Kho bãi của PMS 

Đây là cơ hội giúp người học nắm vững các quy trình quản lý kho hàng một cách cụ thể. Không những thế, khóa học còn cung cấp kỹ năng để hiểu và thực hành các công tác quản trị kho hàng một cách thực tiễn, giúp bạn tối ưu hóa hoạt động sản xuất và đảm bảo sự phát triển thành công trong môi trường kinh doanh ngày nay.