Nếu bạn đang ngồi tại bàn làm việc và nhìn vào danh sách công việc cần làm nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Bạn có thể tìm hiểu ngay nguyên tắc Pareto. Đây là nguyên tắc được áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau giúp bạn xác định những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao và mang lại tác động lớn nhất.
Hãy cùng PMS tìm hiểu nguyên tắc 80/20 là gì? Hoạt động ra sao? Ứng dụng của nó vào thực tế như thế nào?
1. Nguyên tắc 80 20 là gì?
Nguyên tắc 80/20 (tên gọi khác: quy luật Pareto) có nghĩa là 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân cho bất cứ sự kiện nào. Nguyên tắc này được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý có tên Vilfredo Pareto.

Vào đầu những năm 1900, Vilfredo Pareto phát hiện ra quy tắc 80/20 khi nghiên cứu sự phân chia đất đai tại nước Ý. Ông quan sát và cho rằng 80% đất ở Ý chỉ thuộc sở hữu của 20% dân số, ông cũng phát hiện tương tự quy tắc này ở những thứ khác trong cuộc sống của ông.
Để rõ hơn, chúng tôi sẽ đưa ra một số ví dụ để cho các bạn hình dung:
- 20% khách hàng tiềm năng tạo ra 80% doanh thu.
- 20% làm việc tập trung vào những việc quan trọng mang lại 80% kết quả tốt.
- 20% sản phẩm chủ lực đem lại 80% lợi nhuận cho công ty.
2. Quy tắc 80/20 hoạt động như thế nào?
2.1 Nguyên tắc cốt lõi
Về cốt lõi, quy tắc 80/20 được xác định là những tài sản tốt nhất của thực thể và sử dụng chúng hiệu quả để mang lại giá trị tối đa. Ví dụ, trong kỳ thi quan trọng sắp tới, các bạn học sinh cần xác định rõ 20% kiến thức nằm trong sách giáo khoa sẽ mang lại lợi ích tốt nhất và học phần đó trước tiên. Tuy nhiên, việc này không đồng nghĩa là bỏ qua các 80% kiến thức khác trong SGK.
2.2 Cách hiểu sai
Hãy nhớ, nguyên lý 80/20 là một nguyên tắc chứ không phải định luật toán học cứng nhắc. Bên cạnh đó, đầu vào (20%) và đầu ra (80%) không nhất thiết lúc nào tỷ lệ cũng là như vậy, con số này không đề cập đến mức độ nỗ lực mà bạn đang bỏ ra mà nó là nguyên nhân và kết quả mà bạn đang thực hiện.
Một cách mà nguyên lý Pareto bị hiểu sai đó là 20% đầu vào quan trọng nhất thì 80% còn lại không quan trọng. Đây là sai lầm thiếu sự logic, vì 80% có thể quan trọng ngay cả khi quyết định ưu tiên là 20%. Do đó, bạn phải nỗ lực 100% vào 20% công việc quan trọng này để đạt được 80% kết quả.
2.3 Các bước thực hiện
Kỹ thuật Pareto có thể giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt trong giải quyết vấn đề. Để thực hiện điều đó, bạn cần làm theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định vấn đề mà bạn đang gặp phải
- Bước 2: Xác định nguyên nhân của các vấn đề trên, sử dụng phương pháp 5 Whys để tìm ra các vấn đề mà bạn đang cần giải quyết.
- Bước 3: Phân loại vấn đề thành các nhóm tương tự, điều này giúp bạn có thể quyết định một giải pháp có thể giải quyết được nhóm vấn đề tương tự này không.
- Bước 4: Gắn giá trị cho từng vấn đề dựa trên mức độ tác động của nó, giá trị có thể đặt là con số từ 1 đến 10.
- Bước 5: Tập trung lập kế hoạch vào 20% vấn đề có ảnh hưởng hàng đầu. Khi bạn đã xác định được 20% vấn đề chính này, hãy liệt kê ra những giải pháp mang lại 80% kết quả.
PMS sẽ cho bạn một ví dụ mà nhân viên của chúng tôi hay áp dụng vào trong thực tế, cụ thể:
Ví dụ: Chuẩn bị cho buổi thuyết trình sắp tới
Phân chia 20% nhiệm vụ quan trọng:
- Nghiên cứu nội dung.
- Viết bài thuyết trình.
- Chuẩn bị slide cho buổi thuyết trình.
Phân chia 80% nhiệm vụ ít quan trọng:
- In tài liệu.
- Chuẩn bị phòng thuyết trình.
- Tập trình bày trước mọi người.
-> Đọc thêm: Cách áp dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý chất lượng
3. Case study về nguyên tắc Pareto trong thực tế
Nguyễn Xuân Bách, một sinh viên trường Đại Học XYZ nhận dự án tốt nghiệp về chủ đề là tạo một trang web về blog về chủ đề du lịch và theo dõi kết quả trong suốt khoảng thời gian 6 tháng.
Bách đã thiết kế và tạo ra website, trong 3 tháng đầu, mặc dù có mức độ hiển thị cao nhưng lưu lượng truy cập vào website lại thấp so với các bạn khác trong lớp về các chủ đề khác nhau.
Tình cờ, Bách đọc được một bài tin tức về nguyên tắc 80/20 và thấy rằng nó có thể giúp ích cho dự án này của mình, vì nó đáp ứng được hầu hết mọi lĩnh vực. Lúc này, Bách hiểu được vấn đề là dù nội dung bạn có hay, ấn tượng nhưng nó sẽ không có giá trị khi không ai đọc nó.
Để áp dụng định luật 80/20, Bách đã tiến hành phân tích trang web và đặt ra những câu hỏi:
- 20% người dùng hàng đầu mà tôi muốn tiếp cận là ai?
- Những nguồn nào chiếm 20% lưu lượng truy cập hàng đầu của website?
- 20% chủ đề nào trên website chiếm nội dung tốt nhất?
- Mình có đủ tài chính và công sức để làm 20% người tiêu dùng hài lòng không?
- …
Sau khi phân tích và trả lời cho những câu hỏi này, Bách đã tiến hành chỉnh sửa lại nội dung blog trên website của mình cho phù hợp bằng việc:
- Viết lại nội dung đáp ứng được đúng mong muốn, ý định của người đọc.
- Thiết kế và điều chỉnh lại UX-UI của website theo phong cách riêng phù hợp với đối tượng hàng đầu của mình.
- Chọn chủ đề mà nhiều người người quan tâm, sau đó tìm hiểu và trình bày sâu về một chủ đề đó thay vì viết nhiều địa điểm nhưng không chuyên sâu.
4. Hạn chế của việc sử dụng nguyên tắc 20/80
Đôi khi sử dụng quy luật 80/20, các thành viên trong nhóm có thể quá tập trung vào các công việc quan trọng và quên đi các công việc ít quan trọng khác như kiểm tra và trả lời email, xác nhận lịch hẹn, kiểm tra các giấy tờ hành chính,… Điều này tạo ra sự mất cân bằng trong công việc, ngay cả khi nó không mang lại 80% kết quả.
Để giải quyết các vấn đề này, chúng tôi gợi ý cho bạn những phương pháp có thể giúp bạn như ma trận quản lý thời gian Eisenhower, phương pháp Timeboxing hoặc phương pháp Getting Things Done.
5. Tóm lại
Nguyên tắc 80/20 không phải là số liệu thống kê chính xác mà nó là ước tính và quan sát. Hãy dành thời gian để làm những việc quan trọng để mang lại kết quả cao nhất. Nguyên lý này có thể giúp bạn giải quyết hầu hết mọi vấn đề trong nhiều khía cạnh như trong công việc, kinh doanh, học tập hoặc quản lý thời gian.
Nếu muốn hiểu và áp dụng đúng kỹ thuật Pareto, các bạn có thể khám phá chương trình đào tạo kỹ năng quản lý thời gian hoặc đào tạo lập kế hoạch công việc tại trung tâm đào tạo PMS. Nhận ưu đãi ngay khi đăng ký từ 03 Học viên trở lên hoặc đóng học phí trước 7 ngày.
Tham khảo các phương pháp quản lý thời gian khác:
- Định luật Parkinson: Cách áp dụng và ví dụ 6 ứng dụng thực tế
- Phương pháp quả cà chua là gì? Lợi ích và 5 bước thực hiện
- Quy tắc hai phút – Phương pháp giúp bạn vượt qua sự trì hoãn
- Quy tắc 40 30 20 10: Phương pháp giúp thoát khỏi tình trạng “dồn việc”
- Phương pháp 4D: Lợi ích và cách áp dụng trong công việc
- Phương pháp Task Batching: Lợi ích, cách thực hiện và điểm hạn chế
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS