Quy tắc 40 30 20 10 được xem là giải pháp hữu hiệu giúp bạn tránh rơi vào sự khủng hoảng bởi công việc quá tải và là khuôn khổ giúp bạn có thể kiểm soát khối lượng công việc hằng ngày. Vậy nó được sử dụng như thế nào trong việc lập kế hoạch cá nhân và thoát khỏi tình trạng “dồn việc”. Hãy cùng PMS tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.
1. Quy tắc 40 30 20 10 là gì?
Đây là quy tắc với mục đích phân bổ khung thời gian 24 giờ mỗi ngày cho hợp lý để có thể đảm bảo thời gian làm việc và thư giãn để phục hồi sức khỏe. Các con số trong quy tắc này sử dụng đơn vị phần trăm (%) để tượng trưng cho tỷ lệ thời gian mà bạn sẽ dành để giải quyết công việc tùy theo mức độ quan trọng của chúng.
Đối với thời gian trong ngày, quy tắc 40-30-20-10 được chia như sau:
- 40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho việc làm việc.
- 30% là 7,2 giờ dành cho việc nghỉ ngơi, phục hồi sức khỏe.
- 20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc tạo ra hoặc gìn giữ các mối quan hệ.
- 10% thời gian là 2,4 giờ còn lại trong ngày dành cho các nhu cầu thiết yếu cá nhân như ăn uống, tắm rửa, vệ sinh,…
Ngoài ra quy tắc này cũng được chia nhỏ dành riêng cho 9,6 giờ làm việc:
- 40% thời gian để làm những việc quan trọng nhất.
- 30% cho việc quan trọng thứ hai.
- 20% để làm những việc quan trọng thứ ba.
- 10% thời gian còn lại để làm tất cả mọi thứ còn lại.
2. Ưu và nhược điểm của quy tắc 40-30-20-10
Quy tắc này có những ưu điểm như sau:
- Tăng hiệu suất làm việc: Với việc tập trung hoàn thành công việc quan trọng nhất (40%), hiệu suất làm việc của bạn sẽ tăng lên đáng kể. Tránh tình trạng phân tâm, lãng phí thời gian.
- Giảm áp lực công việc và stress: Khi đã giải quyết xong khối lượng công việc quan trọng, với 10% còn lại bạn hoàn toàn có thể làm những việc nhẹ nhàng còn lại một cách thoải mái hơn.
- Hoàn thành mục tiêu thuận lợi hơn: Do bản chất của quy tắc 40-30-20-10 là ưu tiên dành phần lớn thời gian tập trung hoàn thành những mục tiêu quan trọng nhất nên sẽ giúp mục tiêu của bạn được định hình rõ ràng và hoàn thành hiệu quả hơn.
- Cân bằng thời gian làm việc và nghỉ ngơi: Với việc khuyến khích bạn dành 30% trong ngày cho việc thư giãn, hồi phục sức khỏe sẽ tạo điều kiện cho bạn nghỉ ngơi, hồi phục lại sức cho ngày làm việc tiếp theo.
Tuy nhiên quy tắc này cũng còn tồn tại một số hạn chế như:
- Thiếu tính linh hoạt: Sẽ có những việc đột xuất được giao sẽ khiến cho quỹ thời gian đặt ra ban đầu bị mất cân bằng.
- Các công việc nhỏ có thể không được hoàn thành: Đôi khi những công việc quan trọng thuộc 40-30-20 sẽ chiếm gần hết quỹ thời gian của bạn khiến cho thời gian những công việc nhỏ còn lại bị thu hẹp thậm chí có thể phải để dành vào hôm sau.
3. Cách áp dụng quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10 hiệu quả
3.1 Xác định mục tiêu cho từng nhóm
Bạn cần phải đánh giá chính xác tính chất quan trọng của công việc cho mỗi nhóm. Mức độ quan trọng sẽ tác động đến động lực cho mục tiêu mà bạn cần phải hoàn thành.
Chẳng hạn như với nhóm công việc 40% mang tính chất giải quyết những công việc quan trọng nhất, đó phải là những mục tiêu mà khi hoàn thành sẽ mang lại giá trị cao nhất cho bản thân, do đó việc đánh giá đúng mục tiêu cho mỗi nhóm vô sẽ tạo hướng đi giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả.
3.2 Ước tính thời gian cho mỗi công việc
Đối với riêng công việc thuộc nhóm học tập, đi làm chiếm khoảng 9,6 giờ trong ngày, do là khoảng thời gian lớn nhất vì vậy sẽ có rất nhiều những bài tập làm tại lớp, những công việc tại công ty với tính chất, độ khó không đều nhau.
Do đó, với mỗi công việc, nhiệm vụ trong ngày bạn cần phải linh hoạt trong việc xây dựng quỹ thời gian cho mỗi nhiệm vụ.
Những việc có thể giải quyết ngay hãy áp dụng kết hợp quy tắc 2 phút, còn đối với những việc mang tính chất phức tạp, cần nhiều thời gian, hãy lên kế hoạch chi tiết về tiến độ làm việc cho từng hạng mục trong công việc, bạn sẽ xây dựng được thời gian dự kiến để hoàn thành chúng.
3.3 Sắp xếp các công việc cần thực hiện vào nhóm thích hợp
Theo quy tắc 40-30-20-10 bạn cần phân biệt rạch ròi giữa việc “làm ra làm, chơi ra chơi’, “làm việc nào ra việc đó” vì vậy để sắp xếp các công việc, bạn đều phải dựa vào tính chất của từng nhóm để phân chia chúng vào nhóm thích hợp.
Chẳng hạn như bạn Không nên chia những nội dung công việc liên quan đến việc quan trọng thứ hai thuộc nhóm 30% vào nhóm 40% dành cho những việc quan trọng nhất vì quy tắc quản lý thời gian 40 30 20 10 đã định hình rõ mỗi con số sẽ đảm nhiệm những loại nhiệm vụ nào trong ngày.
Việc sắp xếp các công việc sai nhóm sẽ dẫn đến nguy cơ “dồn việc”, gây căng thẳng cho bạn.
3.4 Đánh giá hiệu suất làm việc
Sau khi công việc trong ngày hoàn thành xong bạn sẽ biết mình đã hoàn thành những gì và những công việc nào chưa hoàn thành như ý, chưa đảm bảo đúng tiến độ đã đặt ra.
Kiểm tra những nguyên do dẫn đến công việc chưa hoàn thành, nếu là những lý do liên quan đến bước 2.2 (Thời gian công việc chưa sắp xếp chính xác), bạn nên tìm cách điều chỉnh lại hiệu suất làm việc hoặc thay đổi mốc thời gian làm việc hợp lý hơn.
4. Những lưu ý với quy tắc 40-30-20-10
4.1 Tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu
Với phương pháp quản lý thời gian 40 30 20 10 trong công việc thì bạn không cần phải nhóm tất cả công việc của bạn lại và phải dành quá nhiều thời gian để suy nghĩ làm hết việc này đến việc khác.
Bí quyết ở đây là bạn hãy chọn ra trong số toàn bộ những công việc phải làm trong ngày, tuần, tháng khoảng ba công việc hàng đầu cần phải làm trước, mức độ quan trọng cao nhất và hoàn toàn tập trung vào nó trước.
4.2 Làm lần lượt ba việc ưu tiên đó trước
Khi đã xác định được top những công việc quan trọng cần phải làm, bạn hãy xác định mốc thời gian để giải quyết chúng. Thường những công việc quan trọng trong nhóm 40% do có tính cấp thiết cao sẽ cần được ưu tiên hoàn thành sớm hơn so với các công việc thứ tự xếp sau.
Quy tắc 40-30-20-10 khuyến khích bạn dành nhiều thời gian nhất cho công việc ưu tiên số một của bạn và lần lượt hoàn thành những công việc dựa theo mức độ quan trọng mà bản thân bạn sắp xếp.
4.3 Dành chút thời gian cho những việc còn lại
Với việc giải quyết xong những công việc quan trọng thì những việc còn lại được xếp vào nhóm 10% tức là những công việc không quan trọng bạn có thể thu xếp để làm vào ngày khác hoặc bạn vẫn có thể dành thời gian còn lại để hoàn thành những công việc đó nếu còn thời gian.
Quy tắc 40-30-20-10 sử dụng khá nhiều kỹ thuật số học trong việc tính toán quỹ thời gian phân chia công việc. Thông qua bài viết này sẽ là chưa đủ để bạn nắm bắt toàn diện quy tắc này. Do đó với khóa học kỹ năng quản lý thời gian tại Học Viện Tư vấn – Đào tạo PMS sẽ giúp bạn nắm bắt kỹ hơn quy tắc quản lý thời gian được áp dụng trong thực tế như thế nào.
Tham khảo các phương pháp quản lý thời gian khác:
- Eisenhower là gì? Lợi ích và 4 cập độ của Eisenhower
- Phương pháp học Pomodoro trong quản lý thời gian
- Phương pháp Pareto là gì là gì? Cách hoạt động và case study thực tế
- Định luật Parkinson là gì? Ý nghĩa và cách áp dụng
- Quy tắc 2 phút – Phương pháp giúp bạn vượt qua sự trì hoãn
- Cách thực hiện phương pháp Task Batching
- Mô hình quản lý thời gian 4D áp dụng như thế nào?
- Phương pháp Timeboxing là gì? Cách áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS