Ma trận quản lý thời gian Eisenhower: Lợi ích và các thành phần

Lập danh sách công việc là bước đầu tiên để bạn hoàn thành công việc. Nhưng làm sao để bạn xác định được công việc nào quan trọng ưu tiên giải quyết trước, khi bạn không có nhiều thời gian để hoàn thành nó trong một ngày.

Vì thế, ma trận Eisenhower mà chúng tôi nhắc đến ngay tại bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân loại được công việc nào khẩn cấp và quan trọng để bạn có thể có thể thiết lập quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn.

ma trận quản lý thời gian eisenhower

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix) hay còn gọi là ma trận ưu tiên, là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bằng việc phân loại, sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên dựa theo mức độ quan trọngkhẩn cấp.

Phương pháp Eisenhower bắt nguồn từ một báo của Dwight D. Eisenhower: “Tôi có hai loại vấn đề, một là quan trọng và hai là khẩn cấp. Khẩn cấp là không quan trọng, và các vấn đề quan trọng là không bao giờ khẩn cấp.

Stephen Covey, tác giả cuốn sách “7 thói quen của người thành đạt“, đã trích dẫn lời của Eisenhower và sử dụng chúng để phát triển một công cụ quản lý công việc phổ biến ngày nay, được gọi là Ma trận Eisenhower.

Phương pháp Eisenhower bắt nguồn từ Dwight D. Eisenhower
Phương pháp Eisenhower bắt nguồn từ Dwight D. Eisenhower

2. Lợi ích của việc sử dụng phương pháp Eisenhower

Sử dụng ma trận Eisenhower mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý thời gian và công việc, bao gồm:

  • Giảm căng thẳng và áp lực: Bằng cách loại bỏ những việc không cần thiết và có kế hoạch cho những việc quan trọng, bạn sẽ biết mình sẽ làm gì tiếp theo, từ đó giúp bạn giảm tải áp lực và kiểm soát công việc của mình tốt hơn.
  • Tập trung vào các việc quan trọng: Phương pháp Eisenhower giúp bạn xác định và ưu tiên những việc ảnh hưởng tới mục tiêu dài hạn của bạn và loại bỏ những thời gian lãng phí vào những việc không quan trọng.
  • Cân bằng cuộc sống: Không có giúp ích trong công việc, nó còn giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả cho các hoạt động cá nhân, đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn.
  • Nâng cao khả năng ra quyết định: Ma trận Eisenhower giúp bạn tự đánh giá công việc dựa theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, nhờ vậy bạn có thể đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc sử dụng thời gian hợp lý.
  • Nâng cao năng suất làm việc: Khi bạn biết sử dụng thời gian hợp lý và có kế hoạch cụ thể cho các nhiệm vụ quan trọng, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian nhất định.
5 Lợi ích chính của ma trận ưu tiên
5 Lợi ích chính của ma trận ưu tiên

3. Các thành phần của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trước khi tìm hiểu các thành phần trong ma trận thời gian Eisenhower, đầu tiên hãy cùng phân biệt giữa khẩn cấp và quan trọng. Nhìn chung thì khẩn cấp và quan trọng trông có vẻ giống nhau, tuy nhiên khi phân tích theo nguyên tắc Eisenhower thì nó lại hiểu theo ý khác, cụ thể:

3.1 Trục ngang – Mức độ nhiệm vụ khẩn cấp

Nhiệm vụ khẩn cấp là những việc bạn cần phải chú ý đến ngay lập tức. Nghĩa là khi có việc gì đó khẩn cấp cần phải thực hiện ngay bây giờ thì bạn phải làm nó ngay. Nếu không hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian nhất định, những hậu quả sẽ xảy ra rõ ràng.

Lưu ý, đây là những nhiệm vụ bạn không thể tránh khỏi, nếu càng trì hoãn, bạn sẽ rơi vào tình trạng căng thẳng dẫn đến kiệt sức.

Ví dụ những nhiệm vụ khẩn cấp:

  • Hoàn thành dự án theo thời hạn vào phút chót.
  • Xử lý yêu cầu khẩn cấp từ khách hàng.
  • Xử lý ống nước bị vỡ trong ngôi nhà của bạn.

3.2 Trục dọc – Mức độ nhiệm vụ quan trọng

Nhiệm vụ quan trọng là những việc không cần bạn phải chú ý ngay lập tức, nhưng những nhiệm vụ này sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu dài hạn.

Lưu ý, tuy những nhiệm vụ này không khẩn cấp không có nghĩa nó không quan trọng. Vì thế, bạn cần có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng cho những việc mình làm để bạn có thể sử dụng các tài nguyên tối ưu nhất.

Ví dụ các công việc quan trọng:

  • Lập kế hoạch chiến lược kinh doanh dài hạn.
  • Ôn tập và chuẩn bị trước cho kỳ thi quan trọng như cuối kỳ.
  • Xây dựng kế hoạch quản lý tài chính cá nhân, tiết kiệm và đầu tư cho tương lai.
Ma trận Eisenhower
Các thành phần trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower

3.3 Bốn ô trong ma trận Eisenhower và cách ứng dụng

Góc phần tư 1: Giải quyết ngay lập tức

Đây là nơi bạn đặt bất cứ việc khẩn cấp và quan trọng. Khi bạn thấy công việc trong danh sách này, bạn cần phải thực hiện ngay để tránh những hậu quả ảnh hưởng tới mục tiêu dài hạn của bạn.

Ví dụ như vấn đề sức khỏe, deadline từ cấp trên, sự kiện quan trọng,…

Góc phần tư 2: Lên kế hoạch

Đây là nơi bạn đặt những việc không khẩn cấp nhưng quan trọng. Nghĩa là những việc này vẫn ảnh hưởng tới mục tiêu dài hạn của bạn nhưng bạn không cần phải thực hiện ngay lập tức, vì thế bạn cần lên kế hoạch cho các công việc này sau.

Ví dụ như đăng ký khóa học phát triển chuyên môn, tham dự một sự kiện kết nối, thêm đề xuất cho dự án cá nhân,…

Bạn có thể giải quyết các việc này sau khi hoàn thành các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ 1. Ngoài ra bạn có thể sử dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả khác như nguyên tắc 80/20 hoặc phương pháp quả cà chua Pomodoro.

Góc phần tư 3: Bàn giao cho người khác (ủy quyền)

Đây là nơi bạn đặt những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Những công việc này cần phải hoàn thành ngay bây giờ nhưng nó không ảnh hưởng tới mục tiêu dài hạn của bạn. Vì thế nó khuyến khích bạn bàn giao việc này cho các thành viên khác trong nhóm của mình.

Ví dụ như việc gọi điện xác nhận lịch hẹn, nộp các giấy tờ hành chính, trả lời email không yêu cầu phản hồi ngay lập tức,…

Góc phần tư 4: Loại bỏ

Nhiệm vụ trong góc phần 4 là những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp còn sót lại. Nó là những việc không mang lại giá trị và làm lãng phí thời gian của bạn. Hãy xóa bỏ chúng khỏi danh sách công việc của bạn.

Ví dụ như lướt mạng xã hội, xem TV, hoạt động giải trí vô bổ,..

Để cung cấp thêm cái nhìn tổng quan hơn, chúng tôi sẽ chia sẻ ngay video từ Giảng Viên Huỳnh Hữu Minh Nhật nói về ma trận Eisenhower có trong khóa học lập kế hoạch công việc ngay dưới đây:

4. Mẹo sử dụng ma trận Eisenhower hiệu quả

4.1 Sử dụng mã màu để phân loại cho nhiệm vụ

Sử dụng mã màu để phân loại cho từng nhiệm vụ là một chiến thuật giúp bạn hình dung được các hạng mục có mức độ ưu tiên. Khi xem qua danh sách công việc cần làm, hãy tiến hành tạo ra bốn màu sắc dựa trên mức độ ưu tiên, chúng tôi sẽ đưa ra gợi ý cho bạn dễ hình dung dưới đây:

  1. Màu xanh lá cây = Ưu tiên cao nhất (Quan trọng và khẩn cấp)
  2. Màu vàng = Ưu tiên cao thứ hai (Quan trọng nhưng không khẩn cấp)
  3. Màu xanh dương = Ưu tiên cao thứ ba (Khẩn cấp nhưng không quan trọng)
  4. Màu đỏ = Không ưu tiên (Không quan trọng và không khẩn cấp)
Sử dụng mã màu để phân loại cho nhiệm vụ
Sử dụng mã màu để phân loại cho nhiệm vụ

4.2 GIới hạn nhiệm vụ ở mức 10 cho mỗi góc phần tư

Ngay cả khi có rất nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc làm, hãy cố gắng giới hạn nhiệm vụ ở mức 10 hạng mục trên mỗi góc phần tư, điều này giúp ma trận Eisenhower của bạn trở nên không lộn xộn, choáng ngợp.

Bạn có thể tạo ra nhiều ma trận riêng biệt cho danh sách công việc cá nhân và công việc nghề nghiệp của bạn. Yêu cầu các nhiệm vụ phải có mốc thời gian, nguồn lực và phương pháp thực hiện.

4.3 Xóa bỏ nhiệm vụ không ưu tiên

Loại bỏ những nhiệm vụ không cần thiết là cách bạn giải quyết được góc phần tư thứ 4 trước khi sang các góc phần tư thứ 1, thứ 2 và thứ 3. Bằng cách lướt qua danh sách các việc cần làm, hãy đánh giá xem nhiệm vụ nào không cần thiết đưa vào.

Với những thông tin mà PMS trình bày ở trên, chắc hẳn bạn đã biết tầm quan trọng của việc tích hợp Eisenhower ma trận vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn, nó sẽ giúp bạn sắp xếp, ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên những gì quan trọng nhất đối với bạn.

Để nắm rõ và áp dụng đúng ma trận quản lý thời gian Eisenhower vào cuộc sống và công việc, hãy tham gia khóa học quản lý thời gian hiệu quả tại PMS, chương trình được giảng dạy bởi Chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm, với nội dung 80% mang tính thực tiễn áp dụng vào trong khóa học, đây là sẽ chương trình hữu ích dành cho tất cả mọi người.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS