Phương pháp quản lý thời gian 4D là gì? Lợi ích và cách áp dụng

Phương pháp 4D được xuất hiện như tạo ra đáp án cho bài toán sử dụng thời gian như thế nào vừa hợp lý lại tạo ra sự linh hoạt. Nhưng không phải ai cũng hiểu bản chất cũng như cách mà phương pháp này vận hành. Hãy cùng PMS tìm hiểu sâu hơn về những lợi ích cũng như cách mà 4D áp dụng cho việc quản lý thời gian.

phương pháp 4d

1. Bản chất của phương pháp 4D

Có thể hiểu đơn giản phương pháp 4D là phương pháp mà bản thân bạn sẽ xác định những công việc, nhiệm vụ của bạn có tương thích với khả năng của bạn và xứng đáng với quỹ thời gian bỏ ra hay không, từ đó phân loại chúng vào những nhóm công việc theo công thức Do – Dump – Delegate – Defer của quy tắc 4D bao gồm:

  • Do (Làm ngay): Bao gồm những công việc rất quan trọng và cần bạn phải giải quyết ngay.
  • Dumb (từ bỏ): Bạn có thể loại bỏ công việc, nhiệm vụ không cần thiết cho mục tiêu của bạn để tiết kiệm thời gian, công sức.
  • Delegate (Giao phó cho người khác): Đây cũng là nhóm công việc quan trọng cần phải giải quyết, tuy nhiên nếu ai đó có thể làm tốt hơn bạn hay bạn đang gặp sự cố đột xuất, bạn có thể giao một phần việc cho người đó thực hiện giúp.
  • Defer (Hoãn lại): Nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành công việc ngay cũng như tính chất công việc đó chưa quá quan trọng bạn có thể tạm thời bỏ qua và lên kế hoạch thực hiện vào thời gian khác.

phương pháp quản lý thời gian 4d

2. Lợi ích của phương pháp quản lý thời gian 4D

2.1 Cải thiện hiệu quả công việc

Nhờ vào việc lên sẵn kế hoạch cho danh sách công việc dựa trên mức độ, tính chất quan trọng sẽ giúp bạn có thể lên kế hoạch chu đáo cho những công việc quan trọng. Nhờ vào sự chuẩn bị này sẽ giúp bạn hoàn thành công việc theo đúng tiến độ, từ đó đạt được kết quả tốt, hiệu quả công việc cải thiện rõ rệt so với việc bạn cứ làm việc ngẫu nhiên mà không có kế hoạch.

Đó là lý do mà phương pháp 4D rất được tin dùng đối với những người làm việc trong môi trường công sở, nơi mà công việc đến với bạn một cách liên tục, đa dạng với mức độ công việc biến đổi liên tục theo sự phát triển của doanh nghiệp.

2.2 Xây dựng tư duy tự chủ giải quyết vấn đề

Như đã nói ở trên, việc bạn lên kế hoạch công việc theo tính chất quan trọng của vấn đề, bạn sẽ tự giác rèn luyện được cách quản lý thời gian tối ưu nhất cho lịch trình hằng ngày của bạn.

Song song đó, bạn cũng sẽ có kinh nghiệm trong việc phân tích, đánh giá vấn đề đang gặp phải để phân loại chúng vào “nhóm D” thích hợp từ đó góp phần giúp khả năng giải quyết vấn đề của bạn được nâng cao lên.

2.3 Giảm căng thẳng

Chắc hẳn sẽ có không ít lần bạn gặp khó khăn khi có quá nhiều việc phải làm từ học tập cho đến công ty dẫn đến sự áp lực, căng thẳng tăng lên khiến công việc bị trì trệ không giải quyết kịp. Nghiêm trọng hơn, sự căng thẳng khi được giao nhiều nhiệm vụ cũng sẽ dẫn đến những ảnh hưởng sức khỏe cả về thể chất và tinh thần.

Chính vì vậy việc bạn biết cách để áp dụng 4D trong công việc với những nhóm Delegate, Defer và Dumb bạn sẽ phân tích được công việc nào có thể ủy quyền cho người khác, những việc chưa cần giải quyết ngay để lập kế hoạch sắp xếp chúng vào quảng thời gian hợp lý giúp cho công việc không bị dồn nén quá nhiều cùng lúc.

2.4 Mục tiêu được hoàn thành nhanh chóng hơn

Rõ ràng một người có kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian chắc chắn sẽ có hiệu suất làm việc tốt hơn so với những người không biết cách sắp xếp công việc hợp lý.

Việc áp dụng 4D sẽ giúp bạn vạch ra được nhóm công việc nào quan trọng nhất để lên kế hoạch, tìm cách giải quyết trước nhằm giúp những nhóm công việc chính phải làm ngay được hoàn thành nhanh hơn và bạn sẽ có thêm nhiều thời gian thực hiện công việc khác.

2.5 Cân bằng được công việc và cuộc sống

Nếu lúc nào bạn cũng làm việc liên tục mà bỏ qua đời sống tinh thần thì đây quả thật không phải là điều được khuyến khích vì quản lý thời gian có nghĩa là bạn phải rạch ròi giữa việc lúc nào cần làm việc và lúc nào cần thư giãn. Rất nhiều doanh nhân nổi tiếng dù bận trăm công nghìn việc vẫn có thể dành thời gian để vui chơi vậy tại sao bạn lại không thể.

Thái Công, chủ sở hữu Thái Công Interior Design, dù phải nghiên cứu, thiết kế rất nhiều công trình nội thất nhưng ông vẫn có thời gian để nghỉ ngơi, đọc sách, tham gia các bữa tiệc và thậm chí ông vẫn có thể dành thời gian để đi du lịch khắp nơi trên thế giới.

Nghe thật phi thường phải không nào, nhưng thực tế nếu bạn biết cách áp dụng kỹ thuật 4D trong việc tìm ra việc quan trọng cần phải làm, xác định những công việc có thể trì hoãn, bỏ qua, giao cho người khác làm thì tin chắc rằng bạn hoàn toàn có thể cân bằng được công việc và cuộc sống hiệu quả.

Lợi ích của phương pháp 4D

3. Cách áp dụng phương pháp 4D hiệu quả

Để áp dụng phương pháp 4D một cách chính xác nhất, bạn cần hiểu chi tiết về cách để phân loại công việc dựa trên tính chất quan trọng của chúng.

3.1 Phân loại công việc cần làm ngay để lập tức triển khai thực hiện (Do)

Những công việc được đánh giá là vô cùng quan trọng, mang ý nghĩa lớn và cần được giải quyết ngay cần phải sắp xếp vào nhóm này.

Với những công việc vừa mang tính cấp thiết lại phải dành nhiều chất xám bỏ ra và phải mất thời gian để hoàn thành bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho từng bước mà bản thân sẽ làm và bắt tay vào làm ngay.

Ngoài ra, với những công việc vẫn rất quan trọng bắt buộc phải làm ngay nhưng độ phức tạp không cao như viết Email, làm báo cáo, gọi điện thoại cho đối tác,… bạn có thể kết hợp thêm nguyên tắc 2 phút (Chỉ những công việc nếu có thể làm xong ngay thì hãy lập tức thực hiện).

Phân loại công việc cần làm ngay

3.2 Loại bỏ hoàn toàn những công việc thừa thãi cản trở mục tiêu (Dumb)

Với những công việc mang tính không cần thiết, có rủi ro gây hại cho mục tiêu của bạn và chiếm nhiều quỹ thời gian trong ngày bạn nên cân nhắc loại bỏ chúng trong lịch trình hằng ngày.

Chẳng hạn như bạn kiểm tra email, những thư không có tiêu đề rõ ràng thì bạn không cần đọc chúng và thêm chúng vào danh mục thư rác và bạn cũng đừng ngần ngại từ chối với những công việc được giao trái với chuyên môn, không mang lại giá trị thực tiễn cho bạn.

Loại bỏ hoàn toàn những công việc thừa thãi cản trở mục tiêu

3.3 Tìm người tin tưởng để ủy thác công việc khi cần thiết (Delegate)

Hãy tưởng tượng nếu bạn có quá nhiều công việc quan trọng, thậm chí có những việc không hoàn toàn là chuyên môn của bạn nhưng vẫn ráng gồng để làm thì chắc chắn kết quả công việc sẽ không đem lại hiệu quả cao.

Vì vậy, bạn có thể tìm cho mình một người bạn hay một người cấp dưới có khối lượng công việc tương đối ít hay có chuyên môn về một mảng nào đó bạn chưa có kinh nghiệm để thỏa thuận để giao một phần việc của bạn cho họ, vừa giúp bạn giảm được phần nào áp lực công việc, lại còn có thể đảm bảo được đầu ra, kết quả công việc hoàn thành tốt đẹp.

Chính vì điều này mà phương pháp 4D tạo ra sự linh hoạt vô cùng cho việc quản lý thời gian, trong trường hợp cấp bách hay đột xuất với việc đã lên kế hoạch giao phó dựa trên phương pháp 4D bạn sẽ không cần phải lo lắng đến rủi ro gián đoạn công việc.

Tìm người tin tưởng để ủy thác công việc khi cần thiết

3.4 Tạm thời bỏ qua những công việc chưa quan trọng (Defer)

Không ít những công việc đòi hỏi thời gian giải quyết dài hạn mà chắc chắn bạn chưa thể làm xong trong một ngày như luận văn, nghiên cứu khoa học,…

Hãy sắp xếp lịch trình cho những công việc như vậy vào một khoản thời gian thích hợp hơn vào cuối ngày khi những việc quan trọng trong ngày đã giải quyết xong hoặc vào cuối tuần, việc này sẽ giúp bạn tập trung tối đa cho công việc đang cần giải quyết cũng như khi không còn tạo sự phân tâm khi làm những dự án lâu dài thuộc nhóm Defer.

Tạm thời bỏ qua những công việc chưa quan trọng

4. Lưu ý khi áp dụng phương pháp 4D

4.1 Xác định chính xác mức độ cấp thiết của từng công việc trên nhiều phương diện

Khi lập ra bản danh sách công việc hãy luôn tự đặt ra những câu hỏi về tính cấp thiết cho mỗi việc bạn sắp làm như:

  • Thời gian có phải dành ra quá nhiều để làm không?
  • Có công việc nào bạn có thể giải quyết xong ngay hay không?
  • Nếu việc đó bạn không làm sẽ ảnh hưởng thế nào?
  • Việc đó bạn có thể tự làm một mình hay cần phải có sự giúp đỡ?

Khi trả lời được những câu hỏi trên cho từng công việc trong lịch trình bạn sẽ xác định được tính quan trọng cho mỗi việc và sắp xếp chúng vào những thời điểm hợp lý nhất.

4.2 Tránh xảy ra mâu thuẫn trong quá trình ủy thác

Kỹ năng giao tiếp cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc bạn có thể xây dựng được nhiều mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp bền chặt, bởi họ sẽ là những người giúp đỡ, hướng dẫn bạn rất nhiều trong công việc để cùng nhau phát triển.

Đôi khi có người quá bận rộn công việc mà bạn không thể ủy thác thì bạn vẫn còn những sự lựa chọn thứ hai, thứ ba những người đồng nghiệp có thể sẵn sàng giúp bạn và ngược lại.

Tuy nhiên, bạn cùng cần lưu ý chỉ nên ủy thác một vài công việc của bạn vào những lúc cấp bách khi bạn thật sự cần thiết phải tìm sự giúp đỡ, tránh tình trạng ỷ lại hoặc giao quá nhiều việc dẫn đến làm phiền người khác và gây mất thiện cảm cho bạn bè, đồng nghiệp.

4.3 Đặt ra thời gian hoàn thành công việc rõ ràng

Sau khi đã xác định được tính chất quan trọng cho mỗi công việc, hãy kết hợp với các phương pháp quản lý thời gian khác để lên thời gian dự kiến mà mỗi công việc sẽ được hoàn thành xong.

Đối với người được ủy thác, hãy trao đổi thật kỹ về thời gian họ có thể sắp xếp để giúp bạn hoàn thành công việc, để không chỉ công việc của bạn mà cả thời gian hoàn thành của người được giao việc phải được đảm bảo đúng kế hoạch.

Hãy chú ý đặt mốc thời gian cho công việc của bạn sao cho vẫn còn khoảng thời gian trống để thư giãn, ở bên gia đình và phục hồi sức khỏe cho ngày làm việc tiếp theo.

Lưu ý khi áp dụng phương pháp 4D

Bài viết trên đã cho chúng ta thấy được tầm quan trọng của phương pháp quản lý thời gian cũng như cách áp dụng, lưu ý để có thể sử dụng phương pháp 4D một cách đúng đắn nhất, đảm bảo sự cân bằng giữa hiệu suất công việc và đời sống tinh thần. Đây rõ ràng là kỹ năng cần thiết giúp bạn có thể sắp xếp công việc một cách khoa học, có hệ thống để quản lý thời gian hiệu quả.

Để có thể nắm bắt được chi tiết cách sử dụng phương pháp 4D cũng như các phương pháp quản lý thời gian khác áp dụng trong thực tế, bạn có thể đăng ký khóa học kỹ năng quản lý thời gian làm việc tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và đào tạo doanh nghiệp.

Tham khảo các phương pháp quản lý thời gian khác:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS