Định Luật Parkinson: Ý nghĩa và cách áp dụng trong quản lý thời gian

Định luật Parkinson được ra đời nhằm chứng minh rằng khi bạn dành ra quá nhiều thời gian cho một công việc đơn giản bạn sẽ vô tình làm cho việc đó trở nên khó khăn hơn, phức tạp hơn. Tại sao lại như vậy? Hãy cùng PMS tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây!

1. Định Luật Parkinson là gì?

Định luật Parkinson cho rằng nếu với một công việc đơn giản mà bạn lại hoàn thành quá lâu thì nó thì nó sẽ trở thành một công việc phức tạp, chiếm nhiều thời gian của chúng ta.

Ngược lại nếu ta biết cách hạn chế, rút gọn thời gian công việc tương ứng với giới hạn bản thân có thể làm thì nó sẽ trở nên đơn giản hơn để hoàn thành.

Định luật này được đặt theo tên của người đã phát hiện và phổ biến nó là nhà văn, nhà sử học Cyril Northcote Parkinson (1909-1993).

2. Định luật Parkinson ra đời như thế nào?

Cyril Northcote Parkinson trong khi đang quan sát các nhân viên làm việc tại cơ quan đã nhận ra cứ mỗi khi hệ thống được mở rộng, thời gian công việc kéo dài thì hiệu quả công việc sẽ bị giảm đi. Còn khi thời gian, nguồn lực bị giới hạn, thời hạn công việc ngắn hơn thì hiệu quả công việc gia tăng rõ rệt.

Sau quá trình nghiên cứu sâu hơn thì ông nhận thấy rằng rất nhiều nhà quản lý, điều hành ở Anh Quốc thời bấy giờ có xu hướng đưa ra thời gian làm việc kéo dài không cần thiết dẫn đến công việc bị trì trệ khiến các nhân viên cứ phải làm thêm giờ mà hiệu suất công việc vẫn không gia tăng là mấy. Ông cho rằng thời gian đặt ra cho mỗi công việc phải được chia nhỏ cho từng hạng mục và tương xứng với mức độ phức tạp của mỗi việc.

Chính vì tình hình thực tiễn vào thời điểm đó mà định luật Parkinson đã được hình thành và vẫn được phổ biến rộng rãi cho đến ngày nay.

3. Các cách áp dụng định luật Parkinson hiệu quả

3.1 Xây dựng bản kế hoạch chi tiết

Xây dựng kế hoạch chi tiết trước khi bắt tay vào công việc sẽ giúp các nhân viên quản lý tốt hơn khối lượng công việc và việc có Deadline sẽ giúp bản thân họ có thể phân chia thời gian làm việc sao cho hợp lý nhất. Bạn cần lưu tâm đặt cho bản thân những câu hỏi trước khi đặt ra mục tiêu như sau:

• Xác định mục tiêu SMART của bạn là gì?
• Danh sách những nhiệm vụ mà bạn cần phải giải quyết bao gồm?
• Các bước thực hiện như thế nào để giải quyết các công việc theo Deadline được giao?
• Những nguồn lực bạn cần là gì để hoàn thành nhiệm vụ được giao? (Thời gian, Thông tin, Con người, Tiền bạc)

3.2 Xác định thời gian hoàn thành cho từng công việc

Sau khi đã lên kế hoạch trước về những công việc, nhiệm vụ sắp thực hiện. Bạn cần phải đánh giá được từng mốc thời gian cho mỗi việc sẽ được hoàn thành trong bao lâu. Để làm được điều này, bạn cần thực hiện theo những bước sau đây:

• Đánh giá chính xác tính cấp thiết và những yêu cầu từ dự án: Hãy đọc sơ qua mỗi dự án từ khối lượng nhiệm vụ, ý nghĩa, cho đến những lưu ý công việc từ đó xem xét độ phức tạp của từng dự án và đưa chúng vào danh sách công việc tổng thể.
• Ưu tiên những công việc quan trọng: Những nhiệm vụ quan trọng nhất cần phải giải quyết ngay nên được đưa lên hàng đầu danh sách để bắt đầu thực hiện ngay khi kế hoạch hoàn chỉnh tránh trường hợp trễ tiến độ ảnh hưởng đến bản thân và doanh nghiệp.
• Tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp (Nếu cần): Sẽ có những việc liên quan đến hỗ trợ đội nhóm đòi hỏi sự linh hoạt và phối hợp ăn ý, hãy xác định xem họ đang phụ trách việc gì để có thể nhờ sự hỗ trợ kịp thời cũng như thỏa thuận với nhau về thời gian hoàn thành mỗi hạng mục được phân công.
• Đo lường, xác định mốc thời gian hoàn thành: Dựa vào ba bước trên đi kèm khối lượng công việc, hiệu suất làm việc của bản thân và kết hợp các phương pháp giới hạn thời gian để xác định.

3.3 Sử dụng khung thời gian giới hạn Timeboxing

Là một công cụ quản lý thời gian vô cùng hiệu quả được những doanh nhân nổi tiếng như Elon Musk, Bill Gates đang áp dụng thực hiện. Timeboxing sẽ giúp bạn ấn định được mốc thời gian chính xác tương đối cho mỗi công việc trong lịch trình hằng ngày.

Đây là phương pháp vô cùng hữu hiệu trong việc thúc đẩy động lực và hình thành áp lực cho giúp bạn hoàn thành hiệu quả nhiệm vụ đã đề ra.

3.4 Kết hợp phương pháp Pomodoro

Pomodoro sẽ là một phương pháp quản lý thời gian kết hợp hiệu quả với Parkinson, Với phương pháp Pomodoro bạn sẽ thiết lập những công việc quan trọng được làm việc theo khung thời gian 25 phút với cường độ cao sự tập trung tuyệt đối của bạn cho công việc, bên cạnh đó sẽ xen kẽ khoảng nghỉ ngắn để tránh rơi vào trạng thái căng thẳng, tụt năng lượng.

3.5 Kết hợp sử dụng các phần mềm, công cụ quản lý thời gian

Hiện nay khi ta tìm kiếm trên Google cũng như thông qua các nền tảng phân phối kỹ thuật số trên điện thoại như Google Play, App Store ta có thể dễ dàng tìm kiếm các phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian để áp dụng định luật Parkinson hiệu quả nhất.

Các phần mềm, công cụ quản lý thời gian hiện nay vô cùng đa dạng hoàn toàn miễn phí như như Google Calendar, Todoist, Evernote,… Các phần mềm sẽ là nơi giúp bạn quản lý lịch trình công việc, đưa ra gợi ý cho các công việc ưu tiên và đưa ra những con số thống kê hiệu suất làm việc để bạn có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời.

4. Định luật Parkinson ứng dụng được gì trong cuộc sống?

4.1 Phân bổ thời gian cá nhân hợp lý

Nhờ định luật Parkinson bạn có thể điều chỉnh những thói quen cá nhân không mang lại nhiều giá trị cho công việc như xem Tivi, lướt web, chơi game vào những khung thời gian thích hợp cũng như đặt ra giới hạn thời gian vừa đủ để bạn giải tỏa căng thẳng mà vẫn đảm bảo thời gian để làm những việc quan trọng trong ngày.

4.2 Phát triển kỹ năng bản thân

Khi bạn biết cách giới hạn thời gian để hoàn thành công việc thì song song với việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian, bạn còn có thể rèn luyện cho bản thân kỹ năng làm việc độc lập, lên kế hoạch và khả năng chịu đựng áp lực cao.

Những kỹ năng mềm đó sẽ đem lại cho bạn những lợi thế vô cùng lớn giúp bạn tạo ấn tượng tốt đối với doanh nghiệp.

4.3 Giảm căng thẳng trong công việc

Thời gian đầu áp dụng định luật này sẽ tạo ra chút khó khăn khi mới bắt đầu do bạn còn bỡ ngỡ trong việc rút ngắn thời gian.

Tuy nhiên sau khi đã quen với việc tạo giới hạn thời gian làm việc cho bản thân, bạn sẽ nhận thấy chính việc giới hạn thời gian lại sẽ giúp bạn giảm sự căng thẳng trong công việc. Bạn sẽ giảm áp lực thời gian cho những công việc kế tiếp cũng như có cho mình nhiều khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi hơn.

4.4 Tránh sự trì hoãn trong công việc

Sự trì hoãn chính là nguyên nhân chính khiến cho bạn không thể hoàn thành tốt công việc dù cho bạn có rất nhiều thời gian đi chăng nữa. Với những việc đơn giản, sự trì hoãn chính là quả bom nổ chậm khiến công việc dù là đơn giản vẫn có nguy cơ không hoàn thành được.

Định luật Parkinson chính là công cụ ngăn chặn tuyệt đối sự lãng phí thời gian, vì giới hạn thời gian được rút ngắn nên bạn không thể làm việc trong tình trạng “nước tới chân mới nhảy”, định luật này thúc đẩy bạn phải làm việc ngay khi đến mốc thời gian bắt đầu công việc nếu không muốn bị tình trạng “dồn việc” hay công việc chưa đạt yêu cầu.

4.5 Quản lý chi tiêu

Không chỉ hữu hiệu trong việc quản lý thời gian, định luật Parkinson còn được áp dụng hiệu quả liên quan đến các vấn đề tài chính cá nhân.

Bạn có thể giới hạn các khoản chi hàng tháng bằng cách lập bảng cân đối thu chi, những hạng mục chi tiêu không quan trọng như đi cafe, vui chơi, du lịch,.. có thể được cắt giảm sao cho cân đối nhất với mức thu nhập hàng tháng của bạn để bạn vẫn còn những khoản tiết kiệm đầu tư cho những dự án, mục tiêu trong tương lai.

4.6 Quản lý các chiến lược, dự án

Với những công việc mang tính chiến lược lâu dài như dự án, luận văn cần đòi hỏi nhiều thời gian hoàn thành nên không thể rút ngắn thời gian một cách tùy tiện và không có tổ chức

Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể chia nhỏ các hạng mục thời gian cho từng bước, quy trình thực hiện, thỏa thuận thời gian mà mỗi cá nhân cần để hoàn thành phần nhiệm vụ của mình nhằm đẩy nhanh tiến độ để đảm bảo đến ngày cuối cùng của dự án, ngày báo cáo luận văn, mọi thứ đều được chuẩn bị kỹ lưỡng không có sai sót.

Đọc thêm: Ban quản lý dự án là gì? Vai trò và các giai đoạn quản lý dự án

5. Các lưu ý để áp dụng định luật Parkinson hiệu quả

Để định luật Parkinson được áp dụng hiệu quả sẽ phụ thuộc rất lớn vào chính bản thân bạn cũng như văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Dưới đây là những lưu ý cho bạn và doanh nghiệp khi áp dụng định luật này:

• Sự quyết tâm của bản thân: Nếu bạn có sự tự tin, quyết đoán sẵn có trong công việc chắc chắn đây điều kiện thuận lợi cho Parkinson đạt được hiệu quả tối đa. Đối với những bạn chưa có động lực làm việc, các kênh Podcast truyền cảm hứng như Vietcetera, vì sao thế nhỉ, Gen Z tập lớn,… sẽ khiến bạn khi nghe xong là sẽ muốn ngồi vào bàn ngay để lên kế hoạch, làm việc, khi đó Parkinson sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn đạt được những mục tiêu bản thân.

• Xây dựng Deadline bám sát với tính chất công việc: Parkinson sẽ không phát huy hiệu quả nếu nhiệm vụ của họ quá phức tạp, bắt buộc phải đầu tư nhiều công sức trong khi thời gian thì lại bị rút quá ngắn. Vì vậy phải tùy tính chất công việc mà sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.
• Điều chỉnh Parkinson dựa trên tình hình nhân sự của doanh nghiệp: Không phải ai cũng có khả năng hoàn thành tốt công việc khi thời gian bị rút ngắn. Do đó doanh nghiệp cần phải nắm bắt tình hình, hiệu suất làm việc của từng phòng ban để có những điều chỉnh thích hợp.
• Áp dụng KPI để tăng sự quyết tâm: Hệ thống KPI kết hợp cùng định luật Parkinson và thưởng phạt phân minh sẽ tăng sự quyết tâm trong việc hoàn thành tốt công việc cho mỗi cá nhân, thúc đẩy thi đua giúp doanh nghiệp trở nên vững mạnh hơn.
• Thường xuyên động viên khích lệ nhân viên: Đem lại động lực và sự tự tin khi làm việc cho nhân sự, tăng sự kết nối, đoàn kết trong nội bộ.

Đối với các doanh nghiệp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tạo sự gần gũi giữa lãnh đạo với các cấp, phòng ban sẽ là yếu tố truyền cảm hứng rất lớn để mỗi cá nhân luôn hoàn thành công việc đúng tiến độ.

6. Ví dụ điển hình về định luật Parkinson

6.1 Định luật Parkinson trong Marketing

Ví dụ bạn là trưởng phòng Marketing, bạn phân công cho thực tập sinh Content và Design phối hợp cùng nhau để nghiên cứu 10 từ khóa tiềm năng và triển khai làm 10 bài viết trên Website. Tuy nhiên cả 2 bạn đều đang là sinh viên còn các buổi học và bài tập và hai bạn còn học ở hai trường khác nhau nên quỹ thời gian là không đều nhau.

Giải pháp ở đây là trưởng phòng hãy họp các thành viên và nắm bắt thời gian biểu của hai người cũng như thu thập nguyện vọng của họ về khoảng thời gian họ sẽ hoàn thành cho từng bài. Việc đó sẽ hiệu quả hơn rất nhiều so với việc bạn đặt đại thời hạn cho cả 10 bài mà không nắm bắt được tình hình nhân sự của mình.

6.2 Định luật Parkinson trong thiết kế

Một nhà thiết kế nội thất cần hoàn thành việc thiết kế căn biệt thự, quá trình chỉnh sửa cấu trúc bên trong ngôi nhà đã xong và các vật dụng trang trí cần thiết đã sẵn sàng. Tuy nhiên vì quá kỹ tính, anh liên tục thử nghiệm việc đặt vị trí các vật dụng mà không có sự tính toán kỹ lưỡng dẫn đến thời hạn bàn giao lại nhà cho khách đã đến mà việc thiết kế nội thất vẫn chưa hoàn chỉnh.

Giải pháp ở đây là anh nên mời chủ nhà cùng tham gia đóng góp ý kiến, trình bày nguyện vọng, bàn bạc cụ thể thời gian dự kiến hoàn thành cho mỗi phòng, thay vì nói đại một mốc thời gian hoàn thành cả ngôi nhà mà không có sự tính toán cho từng hạng mục, việc đó sẽ giúp anh có thể nắm bắt được nhu cầu của khách, lên ý tưởng trình bày ngôi nhà theo phong cách mà họ mong muốn, sự tập trung tạm thời được rút gọn cho mỗi khu vực thiết kế trước.

Việc này sẽ tránh sự chậm trễ, các kế hoạch, bản vẽ thiết kế được trình bày kỹ lưỡng, đảm bảo sự hài lòng và quan trọng nhất là mỗi hạng mục trang trí đều được hoàn thành đúng tiến độ.

Bài viết trên đã cho chúng ta hiểu rõ lý do tại sao hiệu suất công việc sẽ tăng lên khi bạn biết cách áp dụng định luật Parkinson để rút gọn thời gian một cách hợp lý.

Nếu bạn muốn tìm một nơi để được đào tạo chi tiết, được tham gia thực hành cách thiết lập định luật Parkinson cho bản thân, bạn có thể đăng ký khóa học kỹ năng quản lý thời gian tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và đào tạo doanh nghiệp.

Cùng với phương pháp Parkinson, khóa học sẽ chia sẻ cho bạn các phương pháp quản lý thời gian hữu hiệu khác như Ma trận Eisenhower, phương pháp Pomodoro, Nguyên lý 80 20,… để bạn có thể thấu hiểu cách vận hành của từng phương pháp và tự xây dựng được quỹ thời gian hợp lý cho bản thân.

Tham khảo các phương pháp quản lý thời gian khác:

• Quy luật 2 phút – Cách giúp bạn vượt qua sự trì hoãn
• Quy tắc quản lý thời gian 40-30-20-10: Giải pháp thoát khỏi tình trạng “dồn việc”
• Phương pháp  quản lý thời gian 4D áp dụng như thế nào?
• Phương pháp Task Batching: Lợi ích, cách thực hiện và điểm hạn chế