Quy tắc 2 phút – Phương pháp để vượt qua sự trì hoãn và lười biếng

Bạn đã bao giờ tự hỏi thời gian của mình đã trôi đi đâu sau một ngày làm việc bận rộn chưa? Với nhịp độ làm việc nhanh như hiện nay, rất dễ dàng quên mất thời gian của mình. Nếu bạn không muốn trì hoãn công việc và muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình, hãy tìm hiểu về quy tắc 2 phút.

Hãy cùng PMS tìm hiểu nguyên tắc 2 phút là gì? Lợi ích và cách áp dụng thông qua bài viết dưới đây.

quy tắc 2 phút

1. Quy tắc 2 phút là gì?

Quy tắc 2 phút được định nghĩa từ phương pháp quản lý quy trình làm việc của David Allen, cuốn sách có tên là Getting Things Done (GTD). Quy tắc này nói rằng, nếu bạn phải đối mặt với một nhiệm vụ chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy hành động ngay lập tức và đừng trì hoãn.

David Allen
David Allen với cuốn sách Getting Thing Done

Trong thực tế, các nhiệm vụ nhỏ thường gây ra sự phiền nhiễu, gây gián đoạn công việc của bạn. Bằng cách giải quyết các nhiệm vụ nhỏ hay tức thời, bạn sẽ tránh được tình trạng công việc chồng chất lên nhau. Nhờ vậy, bạn sẽ duy trì sự tập trung làm việc hiệu quả và giúp đầu óc luôn trong trạng thái tốt nhất.

2. Lợi ích của quy tắc hai phút

lợi ích quy tắc 2 phút

2.1 Tránh được sự trì hoãn

Nguyên tắc hai phút tuy nhỏ nhưng mang lại thay đổi lớn trong việc loại bỏ sự trì hoãn từ những việc nhỏ nhặt trong cuộc sống và công việc. Bằng cách này, nó có thể thúc đẩy chúng ta hành động, hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng trong vòng 2 phút thay vì phải để nhiệm vụ vào danh sách công việc hoặc để đó làm mãi không xong.

2.2 Xây dựng động lực

Mỗi ngày, chúng ta phải thường xuyên đối mặt với nhiều nhiệm vụ lớn nhỏ khác nhau trong công việc và cuộc sống. Khi áp dụng quy tắc 2 phút, bạn sẽ hoàn thành được các công việc nhỏ, điều này sẽ tạo ra cảm giác phấn khích, thúc đẩy tinh thần làm những nhiệm vụ tiếp theo tích cực hơn.

2.3 Thay đổi tích cực

Khi sử dụng thời gian 2 phút để hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ, điều này giúp bạn xây dựng được những thói quen tốt và loại bỏ những thói quen trì hoãn công việc. Hãy nhớ rằng, mỗi ngày chỉ cần những cố gắng thay đổi nhỏ, dần dần sẽ tạo ra những thay đổi lớn cho bạn.

2.4 Cải thiện tinh thần

Chỉ cần bắt tay vào hành động ngay các nhiệm vụ nhỏ, bạn sẽ ngăn chặn được sự tích tụ của những nhiệm vụ nhỏ, từ đó làm giảm căng thẳng, mệt mỏi về tinh thần liên quan đến sự trì hoãn kéo dài.

2.5 Không có quy trình làm việc phức tạp

Nguyên tắc 2 phút sẽ không sẽ một quy trình làm việc phức tạp nào. Thay vào đó, nó dễ thực hiện và nhanh chóng đối với những ai cảm thấy mệt mỏi với những quy trình và thủ tục rườm rà.

Ví dụ thực tế:

  1. Trả lời email công việc thật ngắn gọn.
  2. Dọn dẹp bát đĩa ngay sau khi ăn, tránh để dồn sau vài ngày.
  3. Chuẩn bị nguyên liệu cho bữa ăn cho ngày hôm sau.
  4. Tưới nước cho tất cả các cây cùng một lúc trong phòng làm việc.

Bên cạnh quy tắc 2 phút, bạn có thể kết hợp các phương pháp giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn như phương pháp làm việc Pomodoro, ma trận Eisenhower.

3. Làm sao để xây dựng thói quen với nguyên tắc 2 phút?

Xây dựng thói quen là chủ đề quan trọng nhất trong cuốn sách “Atomic Habits” của James Clear, ông đề cập rằng: “Khi bắt đầu một thói quen mới, bạn sẽ mất ít hơn 2 phút để thực hiện”.

Ý ở đây là, khi bạn muốn bắt đầu một điều gì đó mới và muốn xây dựng một thói quen để duy trì nó, hãy chia nhiệm vụ thành những phần nhỏ mà bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút một phần.

Ví dụ: Nhiều khi bạn có ý định tập thể dục nhưng sau đó lại trì hoãn vì cảm thấy và mệt mỏi và không có thời gian để thực hiện. Thay vì bạn tập nhiều bài trong khoảng thời gian dài, bạn hãy chia những bài tập thành mỗi bài tập nhỏ trong vòng 2 phút.

Tiếp theo, hãy chọn thời điểm phù hợp trong ngày bạn có thể tiến hành luyện tập, khi đã chọn ra thời điểm thích hợp để tập, hãy hẹn giờ trong vòng 2 phút cho mỗi bài tập và tập trung hoàn thành bài tập đó. Hãy cố gắng duy trì thói quen này thường xuyên, bạn sẽ cảm thấy việc bắt đầu luyện tập sẽ không khó khăn nữa, để từ đó bạn có thể tập những bài tập khác và có thể kéo dài thời gian thêm cho mỗi bài tập thay vì chỉ 2 phút.

4. Cách áp dụng quy tắc 2 phút hiệu quả

Trong bất kỳ môi trường làm việc hay cá nhân, những công việc ngẫu nhiên luôn xuất hiện mà bạn không thể biết trước. Khi bạn phải làm những việc ngẫu nhiên này, bạn cần xác định các công việc đó là gì và quyết định xem công việc này có khả thi để hoàn thành trong vòng 2 phút hay không?

Nếu công việc này có thể thực hiện và quan trọng, bạn sẽ quyết định hành động của mình tiếp theo. Đây là lúc có thể áp dụng quy tắc 2 phút, cụ thể:

  • Nếu nhiệm vụ mất ít hơn hai phút để hoàn thành, hãy làm ngay.
  • Nếu nhiệm vụ mất nhiều hơn 2 phút, hãy ủy thác công việc cho người khác hoặc nhóm nó vào dự án công việc của mình để thực hiện sau.

cách sử dụng nguyên tắc 2 phút

Nhờ vào việc áp dụng quy tắc 2 phút theo hệ thống trên, bạn có thể đánh giá nhất quán tác động của việc hoàn thành các nhiệm vụ nhỏ trong bối cảnh các dự án lớn hơn của mình. Khi bạn sàng lọc các công việc hằng ngày của mình, bạn sẽ thấy trước mắt mình là những nhiệm vụ vừa khẩn cấp, vừa quan trọng.

5. Hạn chế của quy tắc the 2-minute

Mặc dù quy tắc hai phút có thể nâng cao hiệu quả làm việc, tuy nhiên nếu không được sử đúng mục đích sẽ bị phản tác dụng, cụ thể:

Nếu bạn ưu tiên làm những việc quan trọng kéo dài trong 2 phút, thì một ngày làm việc của bạn có thể trôi qua mà không thấy dấu hiệu đáng kể về mặt năng suất hoặc tiến độ công việc.

Hiểu đơn giản là bạn có thể hoàn thành các nhiệm kéo dài trong hai phút mang lại cảm giác thỏa mãn nhưng nó không đóng góp nhiều cho các mục tiêu dài hạn của bạn. Vì vậy, bạn cần ưu tiên các công việc mang tính chất quan trọng hơn.

Ví dụ, một nhân viên áp dụng quy tắc 2 phút với mục đích dành cả ngày làm việc của mình chỉ để kiểm tra hộp thư email quá nhiều. Đa số các email này chưa cần đến 2 phút để xem qua, trả lời hay gắn dấu sao cho hành động tiếp theo hoặc xóa. Mặc dù hộp thư có thể gọn gàng vào cuối buổi làm việc, nhưng các nhiệm vụ cấp bách sẽ bị tình trạng trì trệ cho thiếu sự chú ý.

Quy tắc The 2-Minute Rule

Tóm lại, bằng cách quy tắc 2 phút giúp, bạn sẽ hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ nhanh chóng và hiệu quả. Nhờ vậy, bạn có thể tạo ra một thói quen làm ngay những nhiệm vụ nhỏ, tránh sự trì hoãn trong công việc. Đồng thời, nó còn tạo ra động lực cho bạn và giảm căng thẳng, cải thiện sự tập trung và nâng cao năng suất làm việc.

Bên cạnh đó, để nâng cao khả năng quản lý thời gian và công việc của bản thân, hãy khám phá ngay Khóa học kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc tại tổ chức giáo dục PMS. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, đã đào tạo hơn hàng ngàn Học Viên trên cả nước, PMS tự tin là một trong những đơn vị mang lại những giá trị thiết thực, hữu ích cho mọi người.

Tham khảo các phương pháp quản lý thời gian khác:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS