Kaizen là gì? Lợi ích và cách triển khai phương pháp Kaizen hiệu quả

Có thể bạn đã nghe qua thuật ngữ Kaizen, nhưng lại chưa thực sự hiểu rõ Kaizen là gì?. Lợi ích mà phương pháp Kaizen mang lại cho doanh nghiệp và cách thức triển khai như thế nào? Bài viết này PMS sẽ giải đáp mọi thắc mắc ngay dưới đây.

1. Kaizen là gì?

Kaizen là phương pháp quản lý xuất phát từ Nhật Bản và có nghĩa là “thay đổi về phía tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Kaizen tập trung vào việc cải thiện liên tục mọi khía cạnh của công việc và tổ chức. Mục tiêu là loại bỏ các lãng phí, tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời.

Bạn có thường nghe 5S có mối liên hệ với Kaizen, tìm hiểu thêm Khái niệm 5S là gì?

1.1 Các yêu cầu đối với Kaizen

Kaizen không chỉ là trách nhiệm của một nhóm hoặc bộ phận duy nhất. Tất cả nhân viên ở mọi cấp độ trong tổ chức đều cần tham gia và đóng góp ý kiến để cải tiến quá trình làm việc.

Tạo một môi trường làm việc mà mọi người cảm thấy thoải mái để đề xuất ý kiến và thử nghiệm cải tiến. Khuyến khích sự sáng tạo và động viên người khác tham gia.

Nguyên tắc Kaizen tập trung vào việc cải tiến nhỏ hơn và thường xuyên. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn và cam kết đối với quá trình cải tiến liên tục.

1.2 Ví dụ về Kaizen trong sản xuất

Đây là một ví dụ về “Cải thiện quy trình sản xuất trong một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử”:

• Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử đang gặp vấn đề về lỗi trong sản phẩm và thời gian sản xuất dài hơn so với kế hoạch.
• Nhà máy bắt đầu tiến hành tạo nhóm Kaizen bao gồm những người làm việc trực tiếp trong quy trình sản xuất, quản lý và chuyên gia.
• Tiếp theo, thu thập dữ liệu về số lượng sản phẩm lỗi, thời gian sản xuất và các thông số khác liên quan đến quy trình sản xuất.
• Nhóm Kaizen sử dụng dữ liệu và phân tích nguyên nhân vấn đề.
• Xác định rằng nguyên nhân xuất hiện từ việc sử dụng nguyên liệu không chất lượng, quy trình sản xuất chưa tối ưu.
• Từ đó đưa ra các đề xuất cải tiến, bao gồm kiểm tra chất lượng nguyên liệu khi nhận hàng và loại bỏ, sắp xếp lại các vị trí máy móc trong dây chuyền sản xuất giảm thời gian.
• Bắt đầu thực hiện các cải tiến và theo dõi kết quả.
• Theo dõi hiệu suất và so sánh dữ liệu hiện tại với dữ liệu ban đầu để đánh giá sự cải thiện mới.
• Dựa vào những dữ liệu đã có, nhóm Kaizen tiến hành đánh giá và điều chỉnh cải tiến nếu cần thiết.

Một câu chuyện về cách thực hiện Kaizen đã trở thành nhiều nguồn cảm hứng cho các doanh nghiệp trên thế giới. Cùng xem cách Ứng dụng Kaizen tại Toyota có điều gì thú vị đến vậy nhé!

2. Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen

2.1 Tăng hiệu suất và năng suất

Khi áp dụng Kaizen vào sản xuất sẽ giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, thúc đẩy hiệu suất làm việc. Điều này đã giúp tổ chức doanh nghiệp thực hiện công việc hiệu quả hơn.

2.2 Phát triển kỹ năng và sự đoàn kết

Khi áp dụng Kaizen vào dự án, thường đòi hỏi sự đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên. Điều này đã giúp các nhân viên có cơ hội phát triển các kỹ năng cá nhân và chuyên môn.

Ngoài ra, Kaizen khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả các thành viên trong tổ chức. Mọi người được khuyến khích đóng góp ý kiến, đưa ra ý tưởng và tham gia vào quá trình cải tiến. Điều này giúp tạo ra sự tham gia tích cực và làm việc đồng đội hiệu quả.

2.3 Cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Kaizen luôn đặt khách hàng lên hàng đầu. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng và tập trung vào việc cải thiện sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng và vượt qua các kỳ vọng của khách hàng.

Qua việc liên tục cải tiến quy trình, tạo ra sản phẩm và dịch vụ chất lượng, điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng và tạo ra danh tiếng cho tổ chức.

2.4 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Khi áp dụng Kaizen vào các dự án, giúp doanh nghiệp tập trung loại bỏ các loại gây lãng phí trong quy trình làm việc. Lãng phí có thể bao gồm thời gian không cần thiết, nguyên liệu sản xuất bị lãng phí, lao động không hiệu quả hay tài nguyên không được sử dụng tối ưu. Bằng cách này, tổ chức có thể tiết kiệm được tài nguyên, thời gian và giảm chi phí không đáng có.

Ngoài ra, Kaizen liên tục tối ưu quy trình làm việc. Dẫn đến việc rút ngắn thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc sản xuất một sản phẩm.

2.5 Tăng khả năng cạnh tranh

Việc liên tục tối ưu quy trình làm việc, giúp tổ chức tối ưu hóa được hiệu suất và làm việc hiệu quả hơn. Sản phẩm và dịch vụ có giá thành cạnh tranh hơn, giúp thu hút khách hàng và thị trường.

Kaizen giúp tổ chức linh hoạt và nhanh chóng thích nghi với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này giúp tăng khả năng cạnh tranh và duy trì sự bền vững.

-> Xem ngay: Dịch vụ tư vấn 5S Kaizen cho các loại hình Doanh nghiệp

3. Khi nào nên áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

Kaizen có thể được áp dụng trong doanh nghiệp ở nhiều trường hợp và giai đoạn khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể nên áp dụng phương pháp Kaizen:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc:Bạn thấy rằng quy trình làm việc hiện tại chưa được như mong muốn, cần cải thiện hiệu suất và chất lượng công việc, Kaizen là một phương pháp thích hợp.
• Giảm lãng phí: Kaizen giúp xác định và loại bỏ những lãng phí trong quy trình sản xuất và quản lý. Nhờ vào việc tích hợp cùng phương pháp Six Sigma để loại bỏ hoàn toàn khuyết điểm trong quy trình. Qua đó cho thấy, áp dụng Kaizen là công việc giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giảm chi phí không đáng có.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: Việc nâng cao hệ thống quản lý chất lượng toàn diện cho sản phẩm hoặc dịch vụ là điều không thể thiếu trong doanh nghiệp. Giúp duy trì hoặc nâng cao danh tiếng và sự hài lòng của khách hàng thì đừng bỏ qua phương pháp Kaizen.
• Nâng cao tính cạnh tranh:Trong môi trường kinh doanh luôn cần sự đổi mới liên tục, Kaizen giúp cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ có tính cạnh tranh hơn, thu hút khách hàng trong thị trường.

Hiện nay, các khóa học thực hành 5S Kaizen chưa được phổ biến nhiều cho các doanh nghiệp. Nhưng tại Học Viện PMS, chương trình này đang được nhiều khách hàng là doanh nghiệp đánh giá cao về độ thực tiễn và kiến thức chuyên sâu giúp Doanh nghiệp hiểu đúng và áp dụng triển khai 5S và Kaizen hiệu quả để cải thiện môi trường làm việc và tăng năng suất lao động.

4. Cách triển khai các phương pháp Kaizen hiệu quả

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

• Bước 1: Lựa chọn chủ đề
• Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
• Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
• Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
• Bước 5: Thực hiện biện pháp
• Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
• Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
• Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.

Để hiểu rõ chi tiết hơn về các bước triển khai, bạn có thể tham khảo các bước cơ bản để tiến hành triết Lý Kaizen.

5. Các chương trình Kaizen cơ bản

• 5S: Là viết tắt của 5 từ Nhật Bản là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.
• KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần và sự tham gia tích cực của người lao động thông qua các kích thích về tài chính và kinh tế thường thấy trong các hệ thống kiểu Mỹ. Qui mô của hệ thống khuyến nghị Kaizen Nhật Bản được mô tả bởi số lượng khuyến nghị được gửi hàng năm. Trong năm 1990, tỷ lệ số lượng khuyến nghị được gửi sẽ được sử dụng là 32 ở Nhật Bản và 0.11 tại Mỹ.
• QCC: Nhóm chất lượng là một nhóm nhỏ tình nguyện thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng tại nơi làm việc, thực hiện công việc liên tục như một phần trong chương trình kiểm soát chất lượng toàn công ty, tự phát triển, giáo dục lẫn nhau và Kaizen trong nơi làm việc.
• JIT: Đúng thời hạn là một kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất. Đó chính là một phần trong hệ thống sản xuất của TOYOTA. Hệ thống được Taiichi Ohno thiết kế và hoàn thiện tại công ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí khi sản xuất.
• 7 công cụ thống kê: Là các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các quyết định, chúng bao gồm: phương pháp thu thập và phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.
• Hệ thống quản lý chất lượng QMS: Hệ thống QMS bao gồm các quá trình, tiêu chuẩn được hình thành với mục đích đảm công tác quản lý chất lượng và cải tiến liên tục luôn được vận hành một cách hiệu quả trong tổ chức.

-> Đọc thêm: Sự khác biệt giữa Kaizen và đổi mới

6. Sự khác biệt giữa Kaizen và vòng tròn PDCA

Kaizen và PDCA (Plan-Do-Check-Act) đều là các phương pháp cải tiến quy trình và quản lý chất lượng.

Tuy nhiên, Kaizen hướng đến việc tạo ra sự cải thiện nhỏ hơn, thường xuyên cải tiến trọng mọi khía cạnh, theo dõi và đánh giá hiệu suất, sau đó điều chỉnh khi có đề xuất cải tiến mới. Chu trình PDCA thì cụ thể hơn, PDCA bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, sau đó thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh để hoàn thiện quy trình hoặc dự án.

Tóm lại Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục và không có điểm dùng. Còn PDCA là phương pháp được thực hiện trong một chu kỳ.

Bên cạnh đó, một kỹ thuật kết hợp giữa PDCA là phương pháp 5 Whys, phương pháp này dùng để phân tích nguyên nhân gốc rễ, trong đó người sử dụng sẽ liên tục hỏi 5 lần câu hỏi “tại sao” để tìm ra lý do gây ra lỗi từ mỗi câu trả lời. Nhưng có rất nhiều vấn đề trong một nguyên nhân gốc rễ, do đó chúng ta hoàn toàn có thể tìm ra chúng bằng cách sử dụng biểu đồ xương cá, một công cụ tìm ra lỗi phổ biến hiện nay.

Hy vọng qua bài viết này, Học Viện PMS đã bạn đã hiểu rõ hơn về Kaizen là gì và các lợi ích cũng như cách thức triển khai phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp. Hãy áp dụng nó vào tổ chức của bạn một cách hiệu quả và liên tục để tạo ra sự cải tiến liên tục và tiến bộ.