QMS là gì? Và tại sao hệ thống quản lý chất lượng QMS lại mang giá trị to lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp? Đây là câu hỏi hẳn nhiều người sẽ thắc mắc khi chưa được tiếp xúc với khái niệm này trước đây.
Vậy, cùng nhìn lại tình hình thực tế trong thị trường. Việc duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ đã trở thành một trong những mối quan tâm hàng đầu. Vì khi công việc này được đảm bảo sẽ mang lại sự thành công và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Để tìm hiểu rõ hơn hệ thống quản lý chất lượng QMS là gì, bạn đọc cùng tìm hiểu ngay bài viết bên dưới nhé!
Mục lục
1. QMS là gì?
QMS là từ viết tắt của Quality Management System hay còn gọi là Hệ thống Quản lý Chất lượng được dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Đây là một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm các quy trình, chính sách, tiêu chuẩn và các thủ tục được thiết kế, nhằm thực hiện công tác kiểm soát và cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm đầu ra.
QMS có sự tác động đáng kể đối với các hoạt động trong doanh nghiệp. Cụ thể, hệ thống quản lý chất lượng hỗ trợ quản lý các công việc như:
- Giám sát mức độ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng
- Giảm lãng phí và cải tiến hiện trường sản xuất
- Kiểm tra và quản trị kho bãi
- Xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực
- Thiết lập chính sách phát triển cho tổ chức
Đọc thêm: Bộ tiêu chuẩn iso 9000 gồm mấy tiêu chuẩn?
2. Các yếu tố hợp thành hệ thống QMS
2.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng QMS, nó đề cập đến cách thức tổ chức và quản lý cấp bậc nhân sự, đảm bảo mọi cá nhân trong nhóm ý thức được trách nhiệm và vai trò của mình trong việc duy trì và nâng cao chất lượng. Một cơ cấu tổ chức được thiết lập hiệu quả giúp tạo ra môi trường làm việc có trật tự và sự phân chia rõ ràng về trách nhiệm, từ cấp quản lý cao nhất cho đến nhân viên cơ sở.
2.2 Hệ thống quy chế, quy định cần tuân thủ
Hệ thống quản lý chất lượng QMS yêu cầu các quy định khi đã được đặt ra thì cần phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt, không có ngoại lệ. Những quy định này có thể bao gồm cách thức vận hành dây chuyền sản xuất, tiêu chuẩn hàng hóa đạt chất lượng, nơi lưu trữ tài liệu, thậm chí là đến cách làm việc với đối tác và khách hàng. Việc luôn thi hành đúng các quy định giúp mọi hoạt động trong tổ chức luôn được diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng.
2.3 Quy trình thực hiện công việc
Xây dựng một quy trình rõ ràng giúp từng nhân viên dễ dàng xác định chính xác các bước công việc cần thực hiện để đảm bảo quy trình kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm luôn được thực hiện đầy đủ.
Xem thêm: Quản lý chất lượng là gì và các nguyên tắc cơ bản
3. Các yếu tố và yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng QMS nào cũng đều có chức năng là giúp doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, thế nên những yếu tố cơ bản mà hệ thống này cần có như:
- Chính sách và tiêu chuẩn chất lượng mà doanh nghiệp đặt ra.
- Sổ tay chất lượng (ISO 9001).
- Quy trình thực hiện các thủ tục, hỗ trợ và lưu trữ hồ sơ.
- Quản lý hệ thống thông tin, dữ liệu nội bộ.
- Quy trình giải quyết thủ tục nội bộ.
- Sự cảm nhận của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm.
- Các nguyên tắc Kaizen cải tiến liên tục.
- Các tiêu chuẩn phân tích trong hệ thống quản lý chất lượng.
- Tuân thủ 7 nguyên tắc trong quản lý chất lượng.
Xem bài viết Kaizen nghĩa là gì? hay Nghệ thuật Kaizen tuyệt vời của Toyota
4. Lợi ích của hệ thống QMS
QMS có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Mang lại sự hài lòng của khách hàng: Hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp thấu hiểu được hành vi của khách hàng, từ đó cung cấp sản phẩm/dịch vụ phù hợp với mong muốn của họ. Điều này tạo ra sự hài lòng khi sử dụng, giúp doanh nghiệp chiếm được lòng tin và sự trung thành từ khách hàng.
- Giảm thiểu rủi ro phát sinh: Khi quá trình kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng được duy trì, doanh nghiệp có thể tránh khỏi các rủi ro gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, tránh được những tổn thất về tài chính phát sinh và giữa gìn hình ảnh thương hiệu.
- Nâng cao năng suất: QMS tác động tích cực đến quy trình để cải thiện hiệu quả và hiệu suất bằng việc giảm thiểu các chi phí phát sinh, cải tiến liên tục các công đoạn trong sản xuất.
- Tạo ra lợi thế cạnh tranh: Hệ thống quản lý chất lượng QMS tạo ra điểm sáng trong cạnh tranh bằng cách tạo ra sản phẩm mang chất lượng cao nhưng giá cả hợp lý, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Cụ thể, đối với từng loại hình doanh nghiệp, hệ thống quản lý chất lượng QMS mang lại những lợi ích như:
- Doanh nghiệp sản xuất: cải thiện chất lượng sản phẩm đầu ra, tối thiểu sản phẩm lỗi, nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí phát sinh.
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo ra sự hài lòng to lớn của khách hàng, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí quản lý và vận hành.
Xem thêm các chủ đề liên quan:
- Nhân viên QC – Nhân viên QA là gì?
- Kỹ năng của nhân viên ISO cần trang bị là gì?
5. Các bước tiến hành và triển khai QMS
Để lên kế hoạch và chuẩn bị các bước tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Trước tiên, doanh nghiệp cần có tầm nhìn chiến lược rõ ràng, sau đó cần thiết lập một quy trình có sự kết nối đa chức năng của các công đoạn, cá nhân khác nhau nhưng vẫn xác định được mục tiêu hướng đến hàng đầu đó là tạo ra sự hài lòng cho khách hàng.
Quy trình hệ thống quản lý chất lượng được tối ưu nhất là khi đã chịu sự tác động và có điều chỉnh cần thiết để phù hợp với từng mục tiêu cụ thể của từng thời điểm khác nhau. Vì hệ thống quản lý QMS được xây dựng và cải tiến liên tục dựa trên chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Art) nên có một vài điểm tương đồng trong cách thức vận hành. Dưới đây là một số bước thực hiện cơ bản:
- Thiết kế
- Xây dựng
- Triển khai
- Kiểm soát
- Đo lường
- Xem xét
- Cải tiến
Tìm hiểu: Các bước thực hiện Kaizen trong doanh nghiệp.
5.1 Thiết kế và xây dựng
Thiết kế và xây dựng cơ sở để hình thành khung cấu trúc QMS, qua đó phát triển lên kế hoạch và quy trình thực thiện. Trong bước này, các nhà quản lý luôn phải bám sát với khung cấu trúc đã được thiết kế. Qua đó chỉ đạo và ban hành các chiến lược thực thi mà vẫn đảm bảo đáp ứng được yếu tố đó là đặt nhu cầu của khách hàng làm trọng tâm trọng mọi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
5.2 Triển khai
Quá trình triển khai hệ thống quản lý QMS được thực hiện tốt nhất khi quản lý chi tiết từng công đoạn nhỏ, qua đó thực hiện các công tác đào tạo đội ngũ nhân viên cách thức triển khai hệ thống, ghi chép tài liệu, xử lý và lưu trữ số liệu liên quan. Thời điểm hiện tại, mạng lưới nội bộ ngày càng được tích hợp nhiều để hỗ trợ việc triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.
5.3 Kiểm soát & đo lường
Kiểm soát và đo lường là hai nội dung cốt lõi hình thành nên tầm quan trọng của hệ thống quản lý QMS. Công việc này cần được thực hiện một cách thường xuyên, có định kỳ, có thể ứng dụng 7 công cụ thống kê trong quản lý chất lượng để có cơ sở đo lường hiệu quả. Cách thực hiện hay khối lượng công việc sẽ tùy thuộc vào quy mô từng doanh nghiệp khác nhau, cũng như các rủi ro và tác động khác ngoài thị trường.
5.4 Xem xét và cải tiến
Bước cuối cùng trong quy trình này giúp đánh giá những gì hệ thống quản lý chất lượng QMS đã làm được, xác định mức độ hiệu quả mang lại. Qua đó có những chiến lược cải tiến hay đổi mới trong thời gian tiếp theo. Truyền đạt lại cho đội ngũ nhân viên về tình hình kết quả, cùng nhau xem xét và phát triển các phương pháp, quy trình tốt hơn để phát huy tối đa sức mạnh mà hệ thống mang lại.
Qua đây, PMS mong rằng đã có lời giải đáp cho thắc mắc của bạn về câu hỏi QMS là gì? Và hơn thế nữa bạn đã có cái nhìn chính xác về lợi ích và nắm bắt được các bước để triển khai một hệ thống quản lý chất lượng cụ thể. Hãy ứng dụng những phương pháp đặc biệt hữu ích này vào chính công việc của bạn nhé!
