Để thực hiện 7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cốt lõi như: Hướng theo khách hàng, Vai trò lãnh đạo, Sự tham gia và đóng góp, Quá trình tiếp cận, Cải tiến, Ra quyết định, và các mối quan hệ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn đọc cùng Học Viện PMS tìm hiểu chi tiết ngay phần nội dung bên dưới bạn nhé!
Mục lục
Nguyên tắc 1: Hướng theo khách hàng
Nguyên tắc 1 của tiêu chuẩn này là Hướng theo khách hàng. Đây là một nguyên tắc quan trọng, đảm bảo rằng tổ chức có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu, thậm chí là vượt cả những mong đợi của khách hàng.
Xét thật kỹ thì khách hàng là yếu tố cốt lõi trong các hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ khó tồn tại nếu không mang lại giá trị cho khách hàng.
Điều này càng quan trọng với tình hình kinh tế bây giờ, sự cạnh tranh khốc liệt trên thương trường luôn đặt ra những thách thức cho doanh nghiệp làm thế nào để thu hút lượng khách hàng tiềm năng, tạo ra khách hàng mới và giữ chân những khách hàng đã xây dựng mối quan hệ với doanh nghiệp.
Trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng thì nguyên tắc 1 được thực hiện tối ưu nhất nhờ việc tập trung vào khách hàng thông qua các hoạt động sau:
- Định hướng mục tiêu doanh nghiệp sẽ tạo ra những gì để hướng vào khách hàng.
- Nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu khách hàng, lắng nghe phản hồi và hiểu rõ yêu cầu cụ thể của thị trường, từ đó tích hợp chúng vào quá trình sản xuất và cung ứng.
- Xây dựng mối quan hệ và các kênh kết nối khách hàng để lắng nghe và tiếp thu các ý kiến của khách hàng một cách chủ động.
- Theo dõi và đo lường mức độ hài lòng của khách hàng để có những bước xử lý và giải quyết kịp thời.
- Tạo ra chất lượng sản phẩm, dịch vụ đạt chuẩn: Tổ chức cần thiết lập các quy tắc quản lý để đảm bảo chất lượng đầu ra được sản xuất đáp ứng sự đòi hỏi của khách hàng.
Xem ngay: Ví dụ về quản lý chất lượng
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
7 nguyên tắc quản lý chất lượng được phát huy tối đa hiệu hiệu quả khi có sự giám sát và tác động của ban lãnh đạo. Trong nguyên tắc này lãnh đạo cần phát huy vai trò của mình, xây dựng hướng đi có sự đồng nhất giữa mục tiêu đã đề ra với quá trình thực hiện nhiệm vụ, xây dựng tầm nhìn dài hạn để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Việc quản lý ISO sẽ không đạt hiệu quả nếu chính sách không được định hướng cụ thể và rõ ràng.
Một số vấn đề mà ban lãnh đạo cần phải thực hiện và giải quyết được như:
- Truyền thông nội bộ những nội dung, thông điệp về sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược kinh doanh, các chính sách, nội quy liên quan đến doanh nghiệp.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cách tích cực và công bằng.
- Khuyến khích sự đóng góp với mục đích cải tiến đổi mới quy trình sản xuất.
- Khen thưởng những đóng góp, sự cống hiến của thành viên trong quá trình thực hiện quản lý chất lượng.
Đảm bảo nguồn nhân lực luôn có sẵn và có sự bổ sung kịp thời.
Tham khảo bài viết:
- Tiêu chuẩn iso 9000 là gì?
- Nhân viên ISO làm những gì? Công việc và chức năng đảm nhận.
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Doanh nghiệp không có sự phối hợp đồng lòng của các thành viên thì rất khó để đảm bảo quy trình được diễn ra suôn sẻ. Và nếu bạn nghĩ chỉ cần một phòng ban ISO nhỏ có thể giải quyết được điều này thì quả là một ý nghĩ sai lầm.
Chính vì vậy, nguyên tắc quản lý này thể hiện rằng: sự kết nối và đồng lòng của các thành viên chính là chìa khóa giúp quá trình hoạt động trong doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả.
Để tất cả những điều trên được vận hành tốt, doanh nghiệp nên:
- Sự hợp tác giữa các phòng ban cũng giúp các thành viên nhìn nhận đúng đắn về năng lực, có cơ hội được công nhận những đóng góp, tạo động lực và tinh thần làm việc hăng say.
- Phân chia vai trò và trách nhiệm cho từng phòng ban, từng nhân viên một cách cụ thể, đảm bảo cân bằng khối công việc được giao trong từng bộ phận.
- Xây dựng môi trường tốt nhất để nhân viên phát huy khả năng và phẩm chất của mình.
- Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 có sự hợp tác và kết nối giữa từng phòng ban, từng bộ phận.
- Thúc đẩy sự trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm thực tiễn và kiến thức chuyên môn giữa các thành viên.
- Có sự ghi nhận và khen thưởng cho từng cá nhân, đội nhóm có những đóng góp tích cực và cống hiến cao.
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Hệ thống quản lý chất lượng – QMS (Quality management system) là một quá trình diễn ra liên tục và cần phải tuân thủ các chỉ tiêu nhất định. Để hoạt động này đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp phải có kế hoạch nghiệm thu, đánh giá quy trình thường xuyên và có khoa học. Đảm bảo các khâu sản xuất từ đầu vào, đầu ra đều được kiểm soát kỹ càng.
Mục đích của nguyên tắc này là đảm bảo sự tối ưu hiệu quả trong sản phẩm đầu ra của mỗi quy trình, đạt mục tiêu đã đề ra. Quy trình được thiết lập rõ ràng cũng là điều kiện giúp doanh nghiệp phân bố hợp lý nguồn nhân lực cần thiết cho từng công đoạn, tiết kiệm thời gian cũng như tối thiểu hóa lãng phí và sản phẩm dư thừa.
Nguyên tắc thứ 4 trong 7 nguyên tắc quản lý chất lượng được phát huy hiệu quả khi thực hiện các công việc:
- Lên kế hoạch chi tiết và danh sách nhiệm vụ cần thực hiện để đạt mục tiêu.
- Thiết lập phạm vi tác động, có thể ảnh hưởng đến công việc của từng quy trình.
- Tiến hành đánh giá hiệu suất bằng các công cụ quản lý chất lượng để có phương án điều chỉnh phù hợp.
- Dự báo các rủi ro có thể xảy đến khi thực thi quy trình, lên kế hoạch thực hiện biện pháp xử lý khi vấn đề xảy ra.
- Xác định đúng vai trò của chuyên viên kiểm soát chất lượng QC – phòng ngừa hay khắc phục hậu quả?
Video “Phòng ngừa hay khắc phục hậu quả trong quản lý chất lượng”
Nguyên tắc 5: Cải tiến
Trong quá khứ, chúng ta không khó để gặp những thương hiệu tầm cỡ đã rớt xuống vực thẳm khi không chịu đổi mới và cải tiến sản phẩm của mình. Đúng vậy, xã hội hiện nay ngày vàng phát triển kéo theo nhu cầu về trải nghiệm dịch vụ ngày cũng cao hơn, điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi theo chiều hướng tốt hơn để có thể tiếp tục duy trì và tồn tại.
Với 7 nguyên tắc quản lý chất lượng, đặc biệt là ở nguyên tắc số 5 thì doanh nghiệp có thể cải tiến ở nhiều mặt khác nhau như: chính sách quản lý, hoạt động kinh doanh, quy trình, thiết bị, công nghệ, nguồn nhân lực…
Những công việc cần thực hiện để đảm bảo công việc cải tiến luôn được các thành viên coi trọng:
- Khơi gợi tinh thần đóng góp của thành viên cách khéo léo, lắng nghe một cách chân thành tất cả các ý tưởng sáng tạo và đôi lúc có tính “điên rồ”.
- Có kế hoạch cải tiến áp dụng cho từng quá trình cụ thể, không đặt nặng vấn đề KPI thì cải tiến mới phát huy được sức mạnh.
- Việc cải tiến phải phù hợp với nhu cầu cần thiết để tránh lãng phí thời gian và công sức.
- Xây dựng các chương trình đào tạo thường xuyên không chỉ góp phần nâng cao tay nghề của nhân viên mà qua đó giúp họ phát huy tinh thần đổi mới sáng tạo trong công việc.
- Ghi nhận, đặc biệt khen thưởng những cá nhân, tổ chức có đóng góp phương án cải tiến mang lại giá trị và tính ứng dụng hiệu quả.
Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng
Trước khi có quyết định xử phạt hay kỷ luật một cá nhân nào, cần phải xem xét kỹ càng nguyên nhân và sai sót dẫn đến tình trạng này. Chỉ nên ra quyết định khi có bằng chứng rõ ràng và đủ thuyết phục. Những bằng chứng này được hiểu là toàn bộ tài liệu, sự việc, con người có thể phản ánh và thể hiện cho một thông điệp nào đó. Những dữ liệu này cần được thu thập với tính chính xác và tin cậy cao.
Dựa trên những điều này, người quản lý có thể xác định các nguyên nhân dẫn đến kết quả, những hệ quả có thể tiếp tục xảy đến. Nhờ đó, hỗ trợ việc ra quyết định được chính xác và nhanh chóng, giảm thiểu tình trạng ra quyết định sai lầm gây tổn hại cho doanh nghiệp. Thực hiện tốt điều này, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy tắc như:
- Cập nhật các số liệu một cách đều đặc và thường xuyên vì đây là nguồn “bằng chứng” sẽ rất cần thiết hỗ trợ cho việc ra quyết định.
- Đảm bảo người ghi chép, thu thập số liệu phải có đủ năng lực.
- Thống nhất hệ thống tài liệu, hồ sơ được lưu trữ chính xác và đảm bảo tính cần thiết.
- Việc ra quyết định của quản lý phải có sự cân đo đong đếm, kết hợp với kinh nghiệm làm nghề.
Tìm hiểu bài viết có liên quan:
Nguyên tắc 7: Quản lý các mối quan hệ
Bước cuối cùng của 7 nguyên tắc quản lý chất lượng đòi hỏi sự phát huy hiệu quả của các mối quan hệ tích cực cả bên trong và ngoài tổ chức.
Doanh nghiệp cần thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác, bởi họ là những người trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một đối tác hay nhà cung cấp phù hợp với chính sách hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu quả quản lý chi phí và nguồn lực, góp phần xây dựng một mối quan hệ Win-Win.
Với tình hình nội bộ, xây dựng một môi trường gắn kết là điều nên làm, khi có sự hợp tác giữa các bộ phận, mọi người sẽ cùng đồng lòng hướng đến mục tiêu chung giúp xây dựng một văn hóa làm việc phát triển và thành công.
Vậy, những công việc nào cần thực hiện để giúp việc xây dựng các mối quan hệ được tốt hơn? Câu trả lời là:
Đối với bên ngoài:
- Thường xuyên quan tâm, nắm rõ nhu cầu của đối tác, nhà cung cấp… để hiểu rõ và xây dựng sự kết nối bằng các chính sách phù hợp cho cả đôi bên.
- Duy trì sự hợp tác tự nguyện, tăng cường trao đổi thông tin và lợi ích.
- Thúc đẩy sự hợp tác dài hạn và phối hợp cải tiến phương pháp quản lý chất lượng.
Đối với nội bộ:
- Cần có sự kết nối giữa các bộ phận và thành viên để công việc được diễn ra suôn sẻ
- Tổ chức các chương trình, hoạt động vui chơi nhằm gia tăng các mối quan hệ và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm tăng cao.
Qua đây có thể thấy rằng, việc tuân thủ 7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 là một trong những phương thức phù hợp, có nền tảng để phát huy năng lực quản lý của doanh nghiệp. Mong rằng bài viết đã cung cấp cho bạn đủ thông tin cần thiết để thực hiện điều này.
Tham khảo ngay một số khóa học liên quan về quản lý chất lượng:
