10 nguyên tắc cốt lõi trong triết lý Kaizen của người Nhật

Tại đất nước Nhật Bản, Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng đã được hình thành và áp dụng hiệu quả cho rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, để thực hiện thành công các nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức cần hiểu rõ về chúng. Vậy những nguyên tắc Kaizen cần thực hiện là gì?

Trong bài viết dưới đây, Học viện PMS đã đúc kết kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực Tư vấn và Đào tạo cho Doanh nghiệp. Mang đến cho bạn 10 nguyên tắc Kaizen cần tuân thủ. Tìm hiểu ngay nhé!

nguyên tắc kaizen
Tổng hợp 10 nguyên tắc Kaizen

Trước khi tìm hiểu về các nguyên tắc, hãy tìm hiểu rõ hơn về khái niệm Kaizen tại bài viết: Kaizen là gì?

10 nguyên tắc Kaizen của người Nhật Bản bao gồm:

1. Định hướng khách hàng

Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc bất biến hàng đầu trong quản trị kinh doanh hiện đại. Trong triết lý Kaizen cũng tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc này. 

Mặc dù các công cụ Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ.

2. Liên tục cải tiến

Theo nguyên tắc trong triết lý Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp. 

Nguyên tắc này tin rằng, các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Vì vậy quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục rõ ràng.

10 nguyên tắc của kaizen
Nguyên lý Kaizen đem đến sự cải tiến sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng

Trong các nhà máy tại Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới hay những nhãn hiệu điện tử mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu, với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục. 

Vậy nhờ đâu các sản phẩm “Made in Japan” lại được quyến rũ như vậy? Thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay. 

Bí quyết ở chỗ là các nhà sản xuất luôn tận dụng những cơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hoá sản phẩm, cung cấp đến người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn mới. Quá trình đánh giá và Kaizen cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã gặt hái được những sản phẩm và thương hiệu “đổi mới” hàng đầu thế giới như SONY, HONDA, TOYOTA…

Tìm hiểu xem cách Ứng dụng Kaizen tại Toyota 

3. Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”

Đây là một thuật ngữ khoa học trong quản lý kinh doanh hiện đại đã được nhiều học giả và các nhà quản trị doanh nghiệp nghiên cứu và áp dụng thành công. Đi vào chi tiết thì có rất nhiều vấn đề nghiên cứu bên trong một thuật ngữ này. 

Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do tập thể”. Phân bổ trách nhiệm phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao. Đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên đổ lỗi cho các yếu tố xung quanh.

Trước công chúng, trước khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường văn hoá không đổ lỗi. Ngược lại, cần nhận trách nhiệm về chính mình. Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốt nhất có thể. Qua đó xây dựng thương hiệu ngày càng uy tín hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường.

4. Thúc đẩy môi trường văn hoá mở

Sự cởi mở được coi là một điểm mạnh để nhân viên sửa chữa sai sót nhanh nhất. Xây dựng một môi trường văn hoá mở giúp nhân viên trong công ty dám nhìn thẳng vào sai sót, chỉ ra các điểm yếu trong quá trình hoạt động. 

Thật sai lầm nếu mỗi nhân viên đều coi kiến thức là của riêng mình. Nhà quản lý cần xây dựng tốt hệ thống thông tin quản lý nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

10 nguyên tắc Kaizen
Thúc đẩy môi trường văn hoá mở trong Kaizen

5. Phương pháp làm việc theo nhóm

Tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả. 

Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến theo nhóm (QCC). Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.

6. Quản lý theo chức năng chéo

Theo nguyên tắc này, các bước thực hiện Kaizen được hình thành trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty. 

Một ví dụ cụ thể: Tập đoàn Boeing đã kết hợp các bộ phận trong nội bộ công ty liên kết với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng sản xuất thế hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân và cánh máy bay. 

Kết quả đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing: Không chỉ có chu kỳ sản xuất và chi phí được giảm xuống đáng kể so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747 mà còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công và rõ ràng là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty.

7. Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”

Người Nhật thường không thích kẻ thù hay những quan hệ đối đầu mà thường khuyến khích cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng một yếu tố kết quả công việc. Họ cũng không phù hợp với văn hoá đổ lỗi mà họ luôn duy trì văn hoá tập thể rất tốt, đảm bảo sự đồng nhất trong công ty. 

Với lẽ đó, các nhà lãnh đạo Nhật Bản luôn xây dựng các chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Đặc biệt là các khóa học dành cho những người quản lý và lãnh đạo – những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất.

10 nguyên tắc Kaizen
Nuôi dưỡng quan hệ hữu hảo là điều mà nguyên tắc Kaizen hướng đến

Nhiều người phương Tây khi gia nhập các công ty của Nhật đã sững sờ ngạc nhiên khi nhận thấy rằng các công ty ở đây thường dành quỹ thời gian khổng lồ để đào tạo các chương trình như vậy. Nhưng kết quả còn bất ngờ hơn khi người ta phát hiện ra đó chính là một khoản đầu tư để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài trong công ty.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật tự giác

Ý thức kỷ luật tự giác đã hình thành một cách tự nhiên trong con người Nhật Bản thông qua giáo dục tại nhà trường, nhà thờ và các tổ chức xã hội. Người Nhật thường tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội để họ luôn cảm nhận được thoải mái, đồng thời khẳng định sự đầy đủ và sức mạnh bên trong của mỗi người. 

Ý thức kỷ luật như vậy còn chưa so sánh được với khả năng họ hi sinh bản thân để mong có được sự đồng nhất với đồng nghiệp và để phù hợp với cương lĩnh của công ty. Họ luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, sẵn sàng đặt công ty, nhóm hay trưởng nhóm lên trên bản thân và gia đình.

9. Thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại. Thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp thời, chính xác, đầy đủ, đúng đối tượng. 

Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạt được mục tiêu cao nhất.

nguyên tắc trong triết lý kaizen
Truyền đạt thông tin hiệu quả đến cán bộ công, nhân viên

Kết quả nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã khẳng định rằng không thể yêu cầu nhân viên đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu họ không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty. 

Vì vậy, duy trì mọi nhân viên đều được chia sẻ thông tin chính là một phương thức để san sẻ khó khăn thách thức của công ty cho mỗi thành viên.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Thực hiện các nguyên tắc trong triết lý Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên thông qua tổng hợp các phương pháp gồm:

  • Đào tạo đa kỹ năng.
  • Khuyến khích và tạo ra động cơ làm việc.
  • Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc.
  • Phân quyền cụ thể.
  • Phát huy khả năng làm việc chủ động và kỹ năng ra quyết định.
  • Khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực (dữ liệu thông tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…).
  • Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ra ý kiến phản hồi.
  • Luân chuyển công việc.
  • Khen ngợi.
  • Ứng dụng Hệ thống quản lý chất lượng QMS; Chu trình PDCA…

Bài viết đã thể hiện được cách người Nhật Bản quản lý và thực hiện 10 nguyên tắc Kaizen. Công việc này đòi hỏi doanh nghiệp bạn cần có sự nỗ lực và các chiến lược thực thi rõ ràng. Mong rằng với những kinh nghiệm được đúc kết trên, bạn sẽ biết cách áp dụng Kaizen một cách hợp lý và thành công.

Vậy để áp dụng Kaizen sao cho hiệu quả, các bạn có thể tìm hiểu ngay cho mình Khóa đào tạo 5S Kaizen tại Học Viện PMS, nếu thấy hữu ích hay nhanh tay đăng ký để nhận ưu đãi Học miễn phí ngay nhé!

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS