Kaizen là gì? Nguyên lý, quy tắc, lợi ích và các bước thực hiện Kaizen

Trong thời buổi kinh doanh hiện đại, nhu cầu khách hàng ngày càng thay đổi, cải tiến liên tục sẽ là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường. Một trong những phương pháp cải tiến hiệu quả được nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu áp dụng rộng rãi đó là Kaizen.

Vậy Kaizen là gì, nguyên lý, quy tắc ứng dụng, lợi ích và quy trình thực hiện Kaizen như thế nào? Hãy cùng PMS tìm hiểu ngay bên dưới nhé!

Kaizen là gì?

Kaizen trong tiếng Nhật (改善) có nghĩa là “cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”. Đây là một triết lý tập trung vào những cải tiến nhỏ liên tục trong thời gian dài nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, thường áp dụng trong lĩnh vực sản xuất. Nhưng phải có sự tham gia của tất cả các bộ phận trong công ty.

Không chỉ riêng trong sản xuất, mà mọi khía cạnh trong doanh nghiệp cũng có thể áp dụng Kaizen, từ quản lý quy trình làm việc, quản lý con người đến dịch vụ khách hàng.

Kaizen còn có nghĩa là thực hiện những điều bình thường một cách bình thường. Kẻ thù được xem của Kaizen đó là “CÁI TỐT NHẤT”

Trước kia, Kaizen chỉ áp dụng tại các công ty sản xuất tại Nhật như Toyota, Suzuki, Honda,… Sau đó, nó được phát triển và sử dụng phổ biến hơn ở nhiều lĩnh vực như logistics, chăm sóc sức khỏe, tâm lý trị liệu, huấn luyện, chính trị và ngân hàng.

Còn theo quan niệm phương Tây, sự phát triển cần phải cải tiến và đổi mới không ngừng. Vì thế, Kaizen là phương pháp giúp nâng cao hiệu quả công việc, ghi nhận sự tham gia từ các nhà quản lý và nhân viên để nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và cắt giảm chi phí hoạt động.

Xem thêm: 5S là gì? Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Các quan điểm cơ bản của Kaizen

Triết lý Kaizen cơ bản sẽ có những quan điểm sau:

• Mọi hoạt động hiện tại đều có nhiều cơ hội để cải tiến.
• Các phương pháp, công cụ đang sử dụng đều có thể được cải tiến với một nỗ lực nào đó.
• Nhiều cải tiến nhỏ sẽ tạo ra một sự biến đổi lớn.
• Tạo điều kiện lôi cuốn toàn thể công nhân viên cùng tham gia.
• Phản hồi nhanh, áp dụng các đề xuất sáng kiến.

Nguyên lý và quy tắc ứng dụng Kaizen hữu hiệu

3 nguyên lý khi ứng dụng Kaizen:

• Thay đổi từng phần, chứ không thay đổi toàn thể.
• Khi thay đổi, hãy nhìn sự việc theo nhiều góc độ.
• Điều chỉnh cấp độ, nếu cần khi thực hiện thay đổi.

3 quy tắc cần biết khi ứng dụng Kaizen:

• Dừng: ngừng thực hiện điều không còn phù hợp.
• Giảm: giảm những vật và các hoạt động không cần thiết.
• Thay đổi: hãy cải tiến nhỏ để cho điều gì đó để tốt hơn.

Đặc biệt hơn, có 3 yếu tố giúp Kaizen hữu hiệu hơn đó là:

• Ứng dụng: hãy thực hiện.
• Hiển thị: hãy viết ra.
• Chia sẻ: công bố, thảo luận.

Lợi ích của phương pháp Kaizen

Áp dụng Kaizen mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp:

• Tích lũy các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (tích tiểu thành đại).
• Giảm các lãng phí chi phí và tăng năng suất làm việc.
• Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến, nếu ý tưởng đó mang lại giá trị lớn doanh nghiệp sẽ ghi nhận và khen thưởng cho ý tưởng đó.
• Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.
• Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí trong sản xuất và vận hành.
• Xây dựng văn hóa cho công ty ngày càng tốt hơn.
• Tăng sự đổi mới cho doanh nghiệp bằng những ý kiến mới mang lại sự cải tiến cho doanh nghiệp.

Nếu bạn chưa biết tại sao việc áp dụng Kaizen sẽ mang lại lợi ích gì, hãy xem hình minh họa thực tế bên dưới trước và sau khi áp dụng Kaizen để cải tiến:

Xem thêm: Câu chuyện ứng dụng Kaizen tại Toyota thành công

10 nguyên tắc cốt lõi của Kaizen

Nguyên tắc 1: Liên tục cải tiến

Trong triết lý Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc, mà cần tiếp tục cải tiến liên tục ở những giai đoạn khác. Vì cơ bản, nhu cầu khách hàng ngày càng thay đổi, các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai.

Doanh nghiệp cần biết rằng, cải tiến một sản phẩm cũ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí so với sản xuất ra một sản phẩm mới hoàn toàn.

Đó là lý do mà các nhà máy sản xuất ở Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới và những nhãn hiệu mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục. Vì thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay.

Nguyên tắc 2: Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”

Trước hết, cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do tập thể”. Phân bổ trách nhiệm phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao. Đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên đổ lỗi cho các yếu tố xung quanh.

Trước công chúng và khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường văn hoá không đổ lỗi. Ngược lại, cần nhận trách nhiệm về chính mình. Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốt nhất có thể. Qua đó xây dựng thương hiệu ngày càng uy tín hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường.

Nguyên tắc 3: Làm việc theo nhóm

Thiết lập các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng của Kaizen. Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định. Trong đó. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả.

Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến theo nhóm (QCC). Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.

Nguyên tắc 4: Quản lý theo chức năng chéo

Theo nguyên tắc này, các bước thực hiện Kaizen được hình thành trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty.

Một ví dụ cụ thể: Tập đoàn Boeing đã kết hợp các bộ phận trong nội bộ công ty liên kết với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng sản xuất thế hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân và cánh máy bay.

Kết quả đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing: Không chỉ có chu kỳ sản xuất và chi phí được giảm xuống đáng kể so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747 mà còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công và rõ ràng là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty.

Nguyên tắc 5: Cung cấp thông tin đến mọi người

Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại. Thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần thường xuyên, chính xác và minh bạch.

Các nhà quản lý doanh nghiệp không thể yêu cầu nhân viên đạt kết quả xuất sắc trong công việc nếu họ không thấu hiểu tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 6: Ra quyết định dựa trên dữ liệu chứ không cảm tính

Dữ liệu giúp loại bỏ rủi ro về cảm tính, kinh nghiệm và quan điểm của mỗi người. Nhờ vậy, những quyết định đưa ra sẽ hiệu quả, giúp giảm lỗi và liên tục cải tiến và hướng đến mục tiêu chung.

Nguyên tắc 7: Duy trì văn hóa tập thể tốt

Duy trì văn hóa tập thể doanh nghiệp là cách giúp nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, nhận ra các điểm còn thiếu sót và cần sự hỗ trợ từ quản lý và đồng nghiệp, đặc biệt là văn hóa “không đổ lỗi”. Đồng thời, doanh nghiệp cần tạo dựng mạng lưới truyền thông nội bộ cho tất cả mọi người để họ có thể cập nhật được những tin tức mới nhất từ doanh nghiệp, thuận tiện cho việc trao đổi và chia sẻ kinh nghiệm giữa các bộ phận với nhau.

Nguyên tắc 8: Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”

Trong Kaizen, người Nhật thường không thích kẻ thù hay những quan hệ đối đầu. Họ cũng không phù hợp với văn hoá đổ lỗi mà họ luôn duy trì văn hoá tập thể rất tốt, đảm bảo sự đồng nhất trong công ty.

Với lẽ đó, các nhà lãnh đạo Nhật Bản luôn xây dựng các chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Đặc biệt là các khóa học dành cho quản lý và lãnh đạo.

Nhiều người phương Tây khi làm việc các công ty của Nhật đã cảm thấy ngạc nhiên khi nhận thấy các công ty ở đây thường dành quỹ thời gian khổng lồ để đào tạo các chương trình như vậy. Nhưng kết quả còn bất ngờ hơn khi người ta phát hiện ra đó chính là một khoản đầu tư để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài.

Nguyên tắc 9: Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Mọi thành viên trong tổ chức cần có sự tự nguyện thích nghi, tuân theo các nghi lễ và luật lệ xã hội. Dám chấp nhận hy sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty.Hơn thế nữa, luôn đặt lợi ích công ty lên trên bằng cách tự xem xét, kiểm soát bản thân của mình với những điều còn thiếu sót.

Nguyên tắc 10: Thúc đẩy việc nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc

Kết hợp nhiều phương pháp như đào tạo nội bộ, phân công và giao quyền cụ thể, công nhận thành tích và khen thưởng, phát huy sự chủ động và ra quyết định của từng cá nhân, khuyến khích nhân viên chủ động đưa ra ý kiến mới,…

Các bước thực hiện Kaizen cho doanh nghiệp

Triển khai Kaizen thường sẽ trải qua 8 bước sau, bao gồm:

Bước 1: Chọn đề tài và xác định mục tiêu

Cần trả lời các câu hỏi sau:

• Vấn đề có nghiêm trọng không?
• Nhóm có khả năng giải quyết vấn đề không?
• Lợi ích gì sẽ đạt sau khi giải quyết vấn đề?
• Lãnh đạo có quan tâm, ủng hộ?

Sau đó, hãy tìm các điểm cần cải tiến:

• Yếu kém nhất.
• Có tổn thất cao nhất.
• Có tính phổ biến nhất
• Có thể đạt kết quả nhanh.

Cuối cùng là xác định mục tiêu bằng cách sử dụng nguyên tắc SMART.

Bước 2: Tìm hiểu tình hình thực tế của doanh nghiệp

• Thu thập các thông tin có sẵn.
• Chọn lọc thông tin phù hợp với phạm vi vấn đề cần giải quyết.
• Quan sát hiện trường, để có thêm bằng chứng cụ thể, khách quan.

Bước 3: Loại trừ các bất thường

• Cần đưa về tình trạng bình thường trước khi tiến hành phân tích.
• Tình trạng thiếu ổn định của thiết bị thường gây nhiễu trong quá trình giải quyết vấn đề.
• Các tiêu chuẩn vệ sinh + bôi trơn + kiểm tra cần được duy trì.
• “Cải tiến” phải đi kèm với “Tự bảo trì”.

Bước 4: Phân tích nguyên nhân

• Sử dụng các công cụ (Pareto, biểu đồ xương cá, 5 Why. . .).
• Sử dụng thông tin tin cậy để sàng lọc.
• Tìm ra nguyên nhân khả dĩ.
• Cần khách quan.
• Nên sử dụng phương pháp “động não” (brainstorming), để khuyến khích đưa ra nhiều ý kiến.

Bước 5: Lập kế hoạch cải tiến

• Sử dụng phương pháp 5 Whys.
• Lên danh sách những việc cần làm.
• Phân công, quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm.
• Xác định, thống nhất thời hạn hoàn thành.
• Thảo luận nhóm, nhằm đạt được mức độ cam kết cao nhất.

Bước 6: Thực hiện các hoạt động cải tiến

• Làm theo phân công.
• Theo dõi tiến độ thực hiện.
• Giám sát, kiểm tra, điều chỉnh nếu cần.

Bước 7: Kiểm tra kết quả, so sánh với yêu cầu

• Kiểm tra kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra.
• Điều chỉnh, nhằm đạt kết quả theo mục tiêu.

Bước 8: Tiêu chuẩn hóa và duy trì tránh trở lại tình trạng cũ

• Tiêu chuẩn hóa các thành quả đạt được.
• Huấn luyện, hướng dẫn.
• Giám sát kết quả, duy trì, tránh trở lại tình trạng cũ.
• Phổ biến, trao đổi.

Ai sẽ là người thực hiện Kaizen?

Kaizen: Quá trình cải tiến liên tục, có hệ thống, trong cách đang được thực hiện. Đó là những thay đổi nhỏ, bình thường nhưng sẽ đạt đến những hiệu quả cao (Mọi người đều tham gia).

Duy trì: Tiếp tục các hoạt động sản xuất, làm các công việc hàng ngày (nhân viên).

Đổi mới: Đến với những ý tưởng mới và phương pháp mới (cấp quản lý).

Để thực hiện Kaizen hiệu quả hơn, ban lãnh đạo cần nắm bắt và vận dụng các khái niệm cơ bản dưới đây:

• Kaizen và quản lý
• Quá trình và kết quả quá trình
• Chu trình PDCA
• Chất lượng là hàng đầu
• Quyết định dựa trên sự kiện
• Quá trình tiếp theo là khách hàng

Khác biệt giữa Kaizen và vòng tròn cải tiến PDCA, SDCA

Kaizen và PDCA (Plan-Do-Check-Act), SDCA (Plan-Do-Check-Act) đều là các phương pháp cải tiến quy trình và quản lý chất lượng.

Tuy nhiên, Kaizen hướng đến việc tạo ra sự cải thiện nhỏ, thường xuyên trọng mọi khía cạnh công việc và không có điểm dừng. Còn PDCA và SDCA thì cụ thể hơn, bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, sau đó thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh để hoàn thiện quy trình hoặc dự án theo một vòng tròn lặp đi lặp lại trong một chu kỳ.

Việc áp dụng Kaizen giúp doanh nghiệp luôn được cải tiến và phát triển hơn để đạt được mục tiêu đề ra tốt nhất. Triết lý kinh doanh này mang lại sự thay đổi trong hoạt động của công ty ngày càng được tốt hơn, tăng cường năng suất sản phẩm, dịch vụ, giảm thiểu chi phí mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên.

Hiện nay, khóa học hiểu đúng và thực hành 5S & Kaizen chưa được phổ biến nhiều cho các doanh nghiệp. Nhưng tại Học Viện PMS, chương trình này đang được nhiều khách hàng là doanh nghiệp đánh giá cao về độ thực tiễn và kiến thức chuyên sâu giúp Học viên áp dụng được ngay vào trong thực tế.