Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng (Make to Order – MTO)

Đối với các công ty sản xuất nhỏ, việc cung cấp các sản phẩm chất lượng cao đúng hạn cho khách hàng là điều rất quan trọng. Tuy nhiên, việc liên tục đạt được cả hai mục tiêu về chất lượng cao và đúng thời hạn có thể là một thách thức, đặc biệt là khi phải giải quyết những phức tạp trong việc thực hiện các đơn đặt hàng tùy chỉnh. Lúc này, lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng sẽ là lời giải đáp cho doanh nghiệp.

lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Sản xuất theo đơn đặt hàng là gì?

Sản xuất theo đơn đặt hàng (Make to Order – MTO) là một chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty thường cho phép khách hàng mua các sản phẩm được tùy chỉnh theo thông số kỹ thuật của họ. Do đó, sản xuất theo đơn hàng là một quá trình sản xuất một sản phẩm chỉ bắt đầu sau khi nhận được đơn đặt hàng được xác nhận từ khách hàng.

MTO là một phần của mô hình sản xuất kéo, xảy ra khi các công ty sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của người tiêu dùng. Nó phổ biến trong một số ngành công nghiệp nhất định, chẳng hạn như ngành công nghiệp máy bay và ô tô.

Sản xuất theo đơn hàng

Tuy nhiên, sản xuất theo đơn đặt hàng cũng có ưu và nhược điểm như:

  • Ưu điểm: MTO có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của khách hàng, giảm tình trạng lỗi thời của hàng tồn kho và hàng thành phẩm, cũng như giảm thiểu lãng phí nói chung.
  • Nhược điểm: Chi phí tăng và thời gian chờ đợi để có được sản phẩm hoàn thiện lâu.

Vai trò của MTO trong lập kế hoạch sản xuất

Theo truyền thống, các công ty sản xuất hàng hóa đã sử dụng phương thức sản xuất để lưu kho (Make to Stock – MTS), bao gồm sản xuất và lưu trữ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

MTS có lợi vì nó cho phép sản xuất số lượng lớn và mua nguyên liệu thô với số lượng lớn. Tuy nhiên, phương pháp này có thể dẫn đến sản xuất quá mức, tồn kho dư thừa và lãng phí khi sản phẩm không đạt được doanh số mong đợi.

Lập kế hoạch MTO là một giải pháp thay thế cho MTS, đặc biệt phổ biến đối với các doanh nghiệp nhỏ. Với MTO, sản phẩm chỉ được sản xuất khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng. Phương pháp này được gọi là “just-in-time”, loại bỏ nhu cầu duy trì hàng tồn kho, giảm chi phí hàng tồn kho và giảm lãng phí sản xuất.

► Xem thêm: Order Picking là gì? Cách tìm kiếm và lấy hàng theo đơn đặt hàng

Làm thế nào để thực hiện chiến lược lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng?

Để triển khai thành công kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng tại công ty sản xuất của bạn, sau đây là một số bước chính cần thực hiện:

Phát triển một kế hoạch sản xuất chặt chẽ

Phát triển kế hoạch sản xuất theo đơn hàng chặt chẽ

Khi doanh nghiệp hiểu được nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sản xuất phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình. Chiến lược này nên bao gồm việc mua sắm nguyên liệu thô, quản lý hàng tồn kho, lập lịch sản xuất, phân bổ lao động, kiểm soát chất lượng và hậu cần giao hàng.

Điều quan trọng là phải đảm bảo kế hoạch sản xuất linh hoạt để xử lý mọi thay đổi đối với thông số kỹ thuật của khách hàng hoặc các vấn đề bất ngờ trong sản xuất. Chiến lược này cũng nên xem xét các yếu tố như tính khả dụng và hiệu quả của hàng tồn kho, cũng như năng lực sản xuất dựa trên quy mô nhóm sản xuất.

Hiểu nhu cầu của khách hàng

Đầu tiên, bạn cần phải biết rõ yêu cầu của khách hàng. Bạn phải hiểu đầy đủ về thông số kỹ thuật sản phẩm, khối lượng đơn hàng, thời hạn giao hàng và kỳ vọng của khách hàng.

Bằng cách hiểu nhu cầu của khách hàng, bạn có thể lập kế hoạch theo đơn hàng và thực hiện quy trình sản xuất hiệu quả. Bạn cũng có thể tránh được sự chậm trễ, lỗi sản phẩm và sự không hài lòng của khách hàng.

► Xem thêm: Cách giảm tối đa sản phẩm lỗi trong sản xuất

Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp

Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp nguyên vật liệu

Quan hệ đối tác chặt chẽ với các nhà cung cấp rất quan trọng để tạo ra một lịch trình lập kế hoạch theo đơn đặt hàng thành công. Bạn phải làm việc tích cực với các nhà cung cấp của mình để đảm bảo rằng họ cung cấp nguyên vật liệu chất lượng và kịp thời.

Bạn phải phối hợp với các nhà cung cấp của mình để tối đa hóa mạng lưới hậu cần, giảm chi phí liên quan đến vận chuyển và cải thiện thời gian giao hàng. Ngoài ra, bạn có thể hưởng lợi từ việc chia sẻ kiến thức và chuyên môn với các đối tác, học thêm kỹ năng mới và nâng cao năng lực sản xuất của nhóm.

Sử dụng công nghệ để hợp lý hóa quy trình làm việc

Để đảm bảo kế hoạch sản xuất theo đơn hàng diễn ra suôn sẻ, bạn nên kết hợp công nghệ vào quy trình làm việc của mình. Bằng cách sử dụng Hệ thống thực thi sản xuất (MES), bạn có thể tự động hóa quy trình sản xuất, theo dõi tiến độ của từng đơn hàng và nhận phản hồi theo thời gian thực.

Ngoài ra, MES có thể giúp bạn quản lý mức tồn kho, lên lịch kiểm tra bảo trì và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.

Bằng cách tận dụng công nghệ, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm thời gian thực hiện, cắt giảm chi phí chung và cải thiện hiệu quả sản xuất.

Theo dõi, đánh giá và cải thiện quy trình

lập kế hoạch theo đơn đặt hàng

Để duy trì lợi thế cạnh tranh, doanh nghiệp phải liên tục giám sát, đánh giá và cải thiện quy trình lập kế hoạch sản xuất MTO của mình. Phải đo lường sự thành công của sản phẩm bằng cách ghi lại tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, thời gian giao hàng, số lượng lỗi và chi phí sản xuất.

Dựa vào dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề, khoảng cách và cơ hội cải tiến. Ngoài ra, doanh nghiệp nên tương tác thường xuyên với khách hàng để nhận phản hồi về trải nghiệm của họ và sử dụng thông tin này để thay đổi kế hoạch sản xuất của mình.

Các bước lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Các bước lập kế hoạch theo đơn hàng

Xác định nhu cầu sản xuất

Đầu tiên, bộ phận kinh doanh phải tiếp nhận yêu cầu đơn đặt hàng từ khách hàng, sau đó chuyển tới bộ phận sản xuất có đáp ứng được nhu cầu này hay không. Nếu đáp ứng được, bộ phận sản xuất sẽ tiến hành phân tích, tính toán đơn hàng bao gồm số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng,…

Hoạch định năng lực sản xuất

Khi đã xác định được nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp cần đánh giả khả năng sản xuất và nguồn lực sản xuất như máy móc, thiết bị, công nhân,… có đáp ứng được trong một khoảng thời gian nhất định hay không. Việc này nhằm đảm bảo những nguồn lực của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả, đi đúng tiến độ sản xuất và đáp ứng được các yêu cầu chất lượng sản phẩm từ khách hàng.

Ví dụ như một nhà máy sản xuất nước yến xác định được một tháng có thể sản xuất ra 2000 thùng nước yến. Tuy nhiên, nếu máy móc thiết bị gặp sự cố hoặc công nhân làm việc không năng suất thì có thể chỉ sản xuất ra khoảng 1700 thùng nước yến trong một tháng.

► Xem thêm: Hoạch định năng lực sản xuất (Capacity Planning) là gì?

Hoạch định nguyên vật liệu

Doanh nghiệp cần tính toán số lượng và thời điểm nguyên vật liệu có thể đáp ứng được nhu cầu sản xuất. Nhờ có kế hoạch về nguyên vật liệu cụ thể, doanh nghiệp có thể biết được lúc nào cần nhập thêm nguyên vật liệu nhằm đảm bảo đơn hàng luôn đảm bảo đúng số lượng và đúng tiến độ.

Lấy ví dụ ở trên, một nhà máy sản xuất nước yến sau khi xác định được yêu cầu từ khách hàng và thời gian hoàn thành sản xuất, bộ phận mua hàng cần lên kế hoạch mua nguyên vật liệu tổ yến từ nhà cung cấp để có thể cung cấp kịp thời.

► Xem thêm: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất

Phân công nhiệm vụ và theo dõi quá trình thực hiện

Sau khi đã hoạch định xong mọi thứ, tiếp theo doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho mỗi bộ phận và nhân viên mình hợp lý để mọi người có thể hiểu rõ trách nhiệm, công việc của mình. Khi dự án đã được triển khai, bộ phận giám sát sản xuất cần theo dõi mọi hoạt động sản xuất để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru, theo đúng kế hoạch.

Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch theo đơn hàng

Bước quan trọng không kém để đánh giá mức độ hiệu quả của kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng là việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc giữa kế hoạch so với thực tế, chẳng hạn như thời gian sản xuất có đúng tiến độ không? Số lượng sản phẩm hoàn thành có đúng theo kế hoạch không? Chất lượng sản phẩm có đáp ứng được yêu cầu từ khách hàng không?

Bên cạnh đó, nếu có sự thay đổi đơn hàng từ phía khách hàng, doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh lại kế hoạch một cách linh hoạt, kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu của họ.

Những khó khăn khi sản xuất theo đơn đặt hàng

khó khăn khi sản xuất theo đơn đặt hàng

Lập kế hoạch theo đơn hàng là quá trình phức tạp đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự linh hoạt và chính xác cao. Vì thế, sẽ có những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải như:

  • Thay đổi đơn đặt hàng đột ngột: Nhiều khách hàng thường yêu cầu thay đổi số lượng sản xuất sản phẩm, thời gian giao hàng, yêu cầu chất lượng sau khi đã xác nhận trước đó với bên kinh doanh. Với những thay đổi này, doanh nghiệp phải thay đổi lại kế hoạch đã lập trước đó và sẽ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất.
  • Phân bổ nguồn lực: Việc phân bổ nguồn lực doanh nghiệp như máy móc, thiết bị từng đơn hàng đang là một bài toán khó, vì doanh nghiệp phải cân bằng giữa các đơn hàng để tránh tình trạng công nhân làm việc quá tải hoặc thiếu việc làm.
  • Thời gian giao hàng: Doanh nghiệp phải đối mặt với khó khăn là giao hàng đúng hạn từ phía khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch sản xuất chặt chẽ và khả năng thích ứng cao với những sự cố bất ngờ xảy ra như máy móc hư hỏng, thiếu hụt nguyên vật liệu,…
  • Quản lý nguyên vật liệu: Một số doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc dự báo chính xác nhu cầu nguyên vật liệu cho từng đơn hàng do thiếu kinh nghiệm, nhất là với những đơn hàng nhỏ lẻ và đa dạng.

Tóm lại, lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng (MTO) có thể là một bước ngoặt đối với các doanh nghiệp sản xuất nhỏ. Bằng cách hiểu nhu cầu của khách hàng, phát triển kế hoạch sản xuất vững chắc, tận dụng công nghệ, hợp tác với các đối tác và liên tục cải thiện quy trình của mình, bạn có thể triển khai thành công MTO và gặt hái được lợi ích to lớn.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *