Môi trường kinh doanh ngày càng trở nên cạnh tranh hơn. Có nhiều lựa chọn cho người tiêu dùng đối với hầu hết mọi sản phẩm trên thị trường. Các công ty phải duy trì giá cả cạnh tranh để tồn tại và có những công ty lắng nghe khách hàng và cung cấp các sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong khi vẫn duy trì chất lượng và độ tin cậy cao. Các công ty này thường đo lường chi phí chất lượng và sử dụng thông tin thu được để tạo lợi thế cho mình.
Chi phí chất lượng là gì?
Chi phí chất lượng (CoQ – Cost of Quality) là phương pháp cho phép một doanh nghiệp xác định mức độ sử dụng nguồn lực của mình cho các hoạt động ngăn ngừa chất lượng sản phẩm kém, đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức và phát sinh từ các lỗi bên trong, bên ngoài.
Nhờ có thông tin đó, doanh nghiệp có thể xác định được mức chi phí tiết kiệm bằng cách thực hiện cải tiến quy trình sản xuất.
Chi phí chất lượng kém (COPQ) là gì?
Chi phí chất lượng kém (CoPQ – Cost of Poor Quality) được định nghĩa là chi phí liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng kém. Có ba loại:
- Chi phí thẩm định là chi phí phát sinh để xác định mức độ tuân thủ các yêu cầu về chất lượng.
- Chi phí lỗi nội bộ là chi phí liên quan đến các lỗi được phát hiện trước khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Chi phí lỗi bên ngoài là chi phí liên quan đến các lỗi được phát hiện sau khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ.
Để hình dung rõ hơn về các thành phần chi phí của CoQ, các bạn tiếp tục đọc những nội dung bên dưới.
Các loại chi phí chất lượng
Hiện tại, chi phí chất lượng được chia cụ thể ra thành 4 loại bao gồm: chi phí phòng ngừa, chi phí thẩm định, chi phí nội bộ, chi phí hỏng hóc bên ngoài.
Chi phí phòng ngừa
Chi phí phòng ngừa là các khoản chi phí được tiêu vào việc ngăn ngừa sự cố hoặc lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Chúng bao gồm các hoạt động và biện pháp để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và không gặp sự cố. Chi phí này thường bao gồm:
- Đánh giá sản phẩm mới
- Xây dựng chiến lược quản lý chất lượng
- Đánh giá khả năng của nhà cung ứng
- Đánh giá khả năng xử lý sự cố
- Tổ chức cuộc họp nhóm để cải thiện chất lượng
- Triển khai dự án nâng cao chất lượng
- Giám sát quản lý và bảo trì hệ thống quản lý chất lượng
- Đào tạo và giáo dục về quản lý chất lượng
- Kiểm tra và phát hiện lỗi
- Tối ưu hóa hệ thống quản lý
- Thực hiện kiểm toán
- Lập kế hoạch kiểm tra
Chi phí thẩm định
Chi phí thẩm định là các khoản chi phí liên quan đến việc kiểm tra, kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi chúng đã được sản xuất hoặc cung cấp, các việc này bao gồm:
- Đánh giá nguồn gốc và chất lượng của vật liệu mua
- Thực hiện kiểm tra trong quá trình và kiểm tra cuối cùng
- Đảm bảo kiểm tra sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ
- Chuẩn hóa thiết bị đo lường và thử nghiệm
- Quản lý vật tư và nguồn cung cấp vật liệu
Chi phí lỗi nội bộ
Chi phí lỗi nội bộ là chi phí liên quan đến việc phát hiện và sửa chữa lỗi hoặc sự cố trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ trước khi sản phẩm hoặc dịch vụ đạt tới khách hàng. Đây có thể là chi phí:
- Lãng phí: Thực hiện các công việc không cần thiết hoặc duy trì hàng tồn kho do sai sót, tổ chức kém hiệu quả hoặc giao tiếp không hiệu quả.
- Quản lý phế liệu: Xử lý sản phẩm hoặc vật liệu bị lỗi mà không thể sửa chữa, sử dụng hoặc bán được.
- Thực hiện lại hoặc sửa chữa: Điều chỉnh hoặc sửa lỗi trong tài liệu hoặc sản phẩm.
- Phân tích sự cố: Tiến hành các hoạt động cần thiết để xác định nguyên nhân của lỗi trong sản phẩm hoặc dịch vụ nội bộ.
Chi phí hỏng hóc bên ngoài
Chi phí hỏng hóc bên ngoài là chi phí liên quan đến việc phát hiện và sửa chữa lỗi hoặc sự cố sau khi sản phẩm hoặc dịch vụ đã được giao cho khách hàng, bao gồm các khoản phí:
- Thực hiện sửa chữa và bảo dưỡng: Bao gồm việc sửa chữa cả sản phẩm trả lại và duy trì các sản phẩm tại hiện trường.
- Đáp ứng các yêu cầu bảo hành: Bao gồm việc thay thế sản phẩm bị lỗi hoặc thực hiện lại các dịch vụ theo chính sách bảo hành.
- Xử lý khiếu nại: Bao gồm tất cả công việc và chi phí liên quan đến việc giải quyết và phục vụ các khiếu nại từ phía khách hàng.
- Quản lý trả hàng: Xử lý và tiến hành điều tra về các sản phẩm bị từ chối hoặc thu hồi, bao gồm cả chi phí liên quan đến vận chuyển.
Công thức và cách tính chi phí chất lượng
Chi phí chất lượng có thể định lượng được, cách tính COQ sẽ tùy theo từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các công thức tính đều giống nhau, cụ thể:
Chi phí chất lượng (COQ) = Chi phí chất lượng tốt (COGQ) + Chi phí chất lượng kém (COPQ)
Trong đó:
- Chi phí chất lượng tốt (COGQ) = Chi phí phòng ngừa (PC) + Chi phí thẩm định (AC)
- Chi phí chất lượng kém (COPQ) = Chi phí lỗi nội bộ (IFC) + Chi phí lỗi bên ngoài (EFC)
Các doanh nghiệp có thể xác định chi phí chất lượng bằng phương trình này:
COQ = COGQ + COPQ = (PC + AC) + (IFC + EFC)
Ví dụ về chi phí chất lượng
Đây là ví dụ về thương hiệu Vinamilk gặp phải nhiều trường hợp sản phẩm lỗi, bao gồm:
- Sữa tươi bị phình: Một số lô sản phẩm sữa tươi của họ gặp sự cố phình, khiến cho sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng.
- Sữa vị cam Vfresh và sữa chua bị ôi, mốc: Một số lô sản phẩm Vfresh và sữa chua bị ôi, mốc trước khi hết hạn sử dụng, dẫn đến việc phải loại bỏ chúng và mất chi phí.
- Sữa tươi tiệt trùng Fino 220ml đông đặc: Nhiều lô hàng của sản phẩm sữa tươi tiệt trùng fino 220ml trở nên đông đặc, gây khó khăn cho quá trình sử dụng của khách hàng và yêu cầu xử lý và tái sản xuất.
- Sữa hộp hiệu “ông Thọ” nổi váng màu vàng: Một số sản phẩm sữa hộp có hiệu “ông Thọ” xuất hiện tình trạng nổi váng và màu vàng không thường, tạo ra sự cố về chất lượng.
Các trường hợp sản phẩm lỗi này có nguồn gốc từ nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm quản lý chất lượng, nguyên liệu, quá trình vận chuyển, quy trình công nghệ và chất lượng nguồn lao động. Vinamilk phải đối mặt với các chi phí liên quan đến loại bỏ, tái sản xuất và khôi phục uy tín sau những sự cố này. Điều này thể hiện rõ sự quan tâm đối với chất lượng và sự hài lòng của khách hàng trong ngành công nghiệp thực phẩm.
Chi phí chất lượng không chỉ là các khoản chi phí mà tổ chức phải chịu để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, mà còn là một phần quan trọng của việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Mỗi loại chi phí đóng một vai trò riêng trong việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giảm thiểu lỗi và sự cố và tối ưu hóa hiệu suất tổ chức.
Tầm quan trọng của CoQ trong kinh doanh
Trong bối cảnh sản xuất đang ngày càng trở nên cạnh tranh. Khách hàng càng có nhiều sự lựa chọn, nghĩa là các doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng cao hơn bao giờ hết.
Chi phí chất lượng kém (CoPQ) có tác động đáng kể đến lợi nhuận của doanh nghiệp và có thể khiến họ bị loại khỏi cuộc cạnh tranh sản phẩm trên thị trường. Vì sản phẩm chất lượng kém có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của công ty. Chỉ khi doanh nghiệp coi trọng các khiếm khuyết, lỗi và sai sót trong sản xuất thì họ mới có thể tự khẳng định vị thế của mình với những đối thủ khác trên thị trường.
Bên cạnh chi phí hữu hình, doanh nghiệp cũng phải cân nhắc đến các cơ hội bán hàng bị bỏ lỡ do khách hàng không tin tưởng. Thực hiện các bước để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt ngay từ đầu sẽ tốn ít chi phí hơn so với việc khôi phục mối quan hệ với khách hàng hoặc sửa lỗi sau này. Làm như vậy sẽ giảm đáng kể chi phí cho chất lượng kém và giúp doanh nghiệp xây dựng được ấn tượng tốt trong lĩnh vực của mình.
Tóm lại, các doanh nghiệp nên chủ động quản lý chi phí chất lượng và đầu tư mạnh vào chi phí phòng ngừa và đánh giá để giảm thiểu rủi ro do cả chi phí lỗi nội bộ và lỗi bên ngoài. Điều này có thể đạt được bằng nhiều phương pháp khác nhau như giám sát máy móc thiết bị hoặc áp dụng công nghệ IIoT. Nếu còn thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với PMS để được giải đáp.
► Xem thêm bài viết liên quan:
Cảm ơn PMS