PDCA là một triết lý trong lĩnh vực quản lý chất lượng cải tiến liên tục, được phát triển vào năm 1950 và được áp dụng rộng rãi cho đến thời điểm hiện tại. Vậy chu trình PDCA là gì mà còn tồn tại đến ngày nay? Trong bài viết này, cùng PMS khám phá tất tần tật mọi thứ về quy trình PDCA nhé!
Mục lục
1. PDCA là gì?
Chu trình PDCA là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến liên tục được phát triển bởi Walter A. Shewhart và sau đó được W. Edwards Deming phổ biến trong lĩnh vực quản lý và sản xuất.
Được viết tắt của các từ Plan; Do; Check; Act – PDCA là một vòng tròn giúp cải tiến tục hiệu suất, chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Cụ thể, quy trình PDCA bao gồm:
- Plan: Là quá trình thiết lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.
- Do: Thực hiện, triển khai kế hoạch.
- Check: Đánh giá, kiểm tra kết quả công việc so với kế hoạch ban đầu.
- Action: Thông qua các kết quả thu được để đề xuất những điều chỉnh thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những cải tiến và đổi mới.
2. Các giai đoạn của chu trình PDCA
PDCA bao gồm bốn công đoạn chính, mỗi bước đều có mục tiêu cuối cùng là hướng tới việc cải thiện hiệu suất và chất lượng. Cụ thể, các công việc cần thực hiện và giải quyết trong quy trình PDCA bao gồm:
2.1 Plan (Lập kế hoạch)
Đầu tiên, để bắt đầu tiến hành quy trình tối ưu hóa, doanh nghiệp xác định mục tiêu và chiến lược cụ thể mà họ muốn đạt được. Điều này bao gồm việc xác định các công việc cần cải thiện, quy trình muốn tối ưu hóa. Trong bước này, doanh nghiệp phải đáp ứng thực hiện được các công việc như:
- Thu thập và phân tích dữ liệu: Để hiểu rõ tình hình doanh nghiệp hiện tại, công tác thu thập dữ liệu cần được diễn ra có định kỳ và chính xác. Dựa vào dữ liệu thu thập được để hiểu rõ những điểm mạnh và những công việc làm chưa tốt cần cải thiện trong quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm.
- Xác định mục tiêu: Dựa trên dữ liệu đã phân tích, doanh nghiệp xác định mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được. Chia nhỏ khối lượng mục tiêu cho các phòng ban để đảm bảo các yếu tố trong mô hình SMART được thực hiện một cách tối ưu.
- Lập kế hoạch hành động: Sau khi mục tiêu đã được thiết lập, doanh nghiệp cần xây dựng một bản kế hoạch cụ thể bao gồm các công việc và biện pháp cần thiết để đạt được mục tiêu đó, thể hiện được thời gian thực hiện và nguồn lực cần được trang bị.
2.2 Do (Thực hiện)
Sau khi kế hoạch được thiết lập, giai đoạn tiếp theo của vòng tròn PDCA là (DO) thực hiện. Trong bước này, doanh nghiệp căn cứ vào các biện pháp đã đề ra trong kế hoạch để thực hiện để thực tế hóa mục tiêu. Điều quan trọng trong quá trình này là đảm bảo rằng các bước thực hiện được tuân thủ theo các mô hình quản lý chất lượng như: phương pháp Kaizen, tiêu chuẩn ISO… Sau đó cần đảm bảo công tác lưu trữ các thông tin liên quan bao gồm các bước tiến hành, dữ liệu thu thập về quá trình.
Xem thêm bài viết khác: 8 bước thực hiện Kaizen là gì?
2.3 Check (Kiểm tra)
Kiểm tra là công việc kế tiếp cần thực hiện. Tại bước này, doanh nghiệp sẽ check lại kết quả của quá trình thực hiện so với mục tiêu có được đáp ứng hay không. Do đó, sau khi thực hiện đánh giá hiệu suất và chất lượng, có hai trường hợp có thể xảy ra như sau:
- Kết quả thực tế đáp ứng được các tiêu chí với mục tiêu đã đề ra trong giai đoạn lập kế hoạch. Khi này, doanh nghiệp xem đây là thước đo cho những kế hoạch trong tương lai.
- Khi mục tiêu không đạt được như kế hoạch, doanh nghiệp xác định nguyên nhân và điểm yếu của quy trình hoặc sản phẩm. Công việc này hỗ trợ cho các công tác kế tiếp.
2.4 Act (Hành động cải tiến)
Tại giai đoạn thứ tư này chu trình PDCA sẽ cùng mô hình Kaizen thực hiện hành động cải tiến. Dựa trên những kết quả và phân tích từ giai đoạn kiểm tra, doanh nghiệp đề xuất và thực hiện các biện phương án điều chỉnh, thay đổi để cải tiến quy trình được tốt hơn.
Phương pháp PDCA là một quá trình được diễn ra liên tục, do đó sau khi hoàn thành một chu kỳ, doanh nghiệp cần rút kinh nghiệm và thiết lập kế hoạch cho vòng lặp tiếp theo để tiếp tục cải tiến.
Các giai đoạn của chu trình PDCA đem lại sự cải tiến liên tục trong môi trường doanh nghiệp, giúp họ không chỉ duy trì năng suất chất lượng mà còn hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh và phát triển của tổ chức ngày càng lớn mạnh.
Bài viết khác: Hệ thống quản lý chất lượng QMS là gì?
3.Tại sao Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình PDCA
Mô hình PDCA không những giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình, mà còn là phương pháp hỗ trợ mạnh mẽ trong việc duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Sau đây là một số lợi ích của phương pháp PDCA và tại sao nó là một phần quan trọng trong chiến lược quản lý của doanh nghiệp:
- Là cơ sở giúp các quy trình được cải tiến liên tục để đạt được mục tiêu đề ra.
- Thay đổi cách thức quản lý hiệu suất và chất lượng.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh của Doanh nghiệp trên thị trường.
- Theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả, toàn diện.
- Giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn với một dự án nhất định theo nhiều cách.
- Nâng cao hiệu suất lao động của đội ngũ cán bộ nhân viên trong Doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm về cách xây dựng mô hình Kaizen của Toyota
4. Chu trình PDCA áp dụng trong giám sát quản lý chất lượng
Quy trình PDCA có thể được tích hợp cùng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001 để trở thành một công cụ hữu ích thúc đẩy sự cải tiến mạnh mẽ trong doanh nghiệp.
Tiêu chuẩn ISO đặt ra các yêu cầu chặt chẽ để đảm bảo chất lượng sản phẩm, còn PDCA giúp doanh nghiệp thực thi những yêu cầu này. Chu trình PDCA tích hợp với hệ thống quản lý chất lượng được thể hiện như sau:
- Plan (Lập kế hoạch):
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp lập kế hoạch đều đặn cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào quy trình hoạt động theo chu kỳ tối thiểu 1 năm/ lần. Điều này bao gồm:
- Xác định các yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng
- Phạm vi tác động của hệ thống QMS
- Phân bố quyền hạn, trách nhiệm cho các bộ phận liên quan đến QMS
- Hoạch định sự thay đổi
- Xác định các nguồn lực cần thiết cho hệ thống QMS
- Do (Thực hiện)
Thực triển khai kế hoạch đi vào thực tế bằng các biện pháp cụ thể để tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001. Công việc thực hiện cần đảm bảo các bước như: thực hiện từng công đoạn trong quy trình, đào tạo nâng cao năng lực nhân viên, áp dụng các biện pháp kiểm soát chất lượng…
- Check (Kiểm tra)
Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra và giám sát quy trình hoạt động để đảm bảo các tiêu chuẩn ISO 9001 được tuân thủ nghiêm ngặt. Đánh giá hiệu suất để xác định mức độ đáp ứng và thực hiện cải tiến cần thiết.
- Act (Hành động cải tiến)
Dựa trên kết quả kiểm tra, các biện pháp cải tiến được thực hiện đúng thời điểm để giảm thiểu những thiếu sót, đảm bảo việc nâng cao chất lượng và hiệu suất. Điều này bao gồm việc điều chỉnh quy trình QMS và thực hiện các cải tiến để đáp ứng yêu cầu của hệ thống ISO.
Trên đây là các bước tổng quan để tiến hành áp dụng PDCA, Học viện PMS cũng đã trình bày cụ thể hơn cách thức ứng dụng thành công PDCA tại video dưới đây:
Video: Vòng tròn cải tiến PDCA và Câu chuyện thành công
Tới đây thì chắc hẳn bạn đã hiểu Chu trình PDCA là gì rồi. Tóm lại, PDCA là một công cụ quan trọng trong quản lý chất lượng, không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì cải tiến liên tục mà còn có tác động to lớn cho sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực kinh doanh sản xuất. Bằng cách tuân thủ các tiêu chuẩn PDCA, tổ chức sẽ tạo ra cơ hội để đổi mới và sẵn sàng xử lý các vấn đề hiệu quả hơn. Do đó, Khóa Đào Tạo QC tại Học Viện PMS có thể sẽ giúp ích cho các bạn, cùng tìm hiểu ngay nhé.
