PDCA là gì? Cách ứng dụng chu trình PDCA cho doanh nghiệp

PDCA là một triết lý trong lĩnh vực quản lý chất lượng cải tiến liên tục, được phát triển vào năm 1950 và được áp dụng rộng rãi cho đến thời điểm hiện tại. Vậy chu trình PDCA là gì và ứng dụng như thế nào cho doanh nghiệp? Tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây!

PDCA là gì?

Chu trình PDCA là phương pháp quản lý quy trình và cải tiến liên tục, viết tắt của các từ Plan – Do – Check – Act (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Cải tiến). Mục tiêu của mô hình này là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu suất, nâng cao sự hài lòng của khách hàng, tăng cường cạnh tranh với đối thủ, sáng tạo và phát triển các giải pháp mới,…

PDCA được nghiên cứu và phát triển bởi Tiến sĩ Walter A. Shewhart, ban đầu PDCA được gọi là chu trình Shewhart để tưởng nhớ ông. Sau đó, chu trình được cải tiến liên tục bởi tiến sĩ Deming và ông giới thiệu cho người Nhật, vì vậy người nhật hay gọi là chu trình Deming hoặc vòng tròn Deming.

Hiện nay, PDCA là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, ISO 1400, ISO 22000,…

► Xem thêm: Chu trình DMAIC liên quan gì với chu trình PDCA

Nội dung của chu trình PDCA

PDCA bao gồm 4 công đoạn, mỗi công đoạn đều có mục tiêu hướng tới việc cải thiện hiệu suất và chất lượng. Cụ thể, công việc cần thực hiện và giải quyết trong chu trình bao gồm:

Plan (Lập kế hoạch)

Bước đầu tiên, bạn cần phải tiến hành lập kế hoạch cho mỗi dự án, thời gian hoàn thành cho từng bản kế hoạch sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp và quy mô của dự án. Lập kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được mục tiêu, vấn đề cần giải quyết, cách thực hiện,… Để giúp bạn hình dung rõ hơn về công đoạn này, doanh nghiệp cần phải trả lời được những câu hỏi sau để có thể đưa ra kế hoạch phù hợp:

• Mục tiêu doanh nghiệp hướng tới là gì?
• Để thực hiện điều đó cần những nguồn lực gì?
• Mất bao lâu để đạt được mục tiêu đó?
• Doanh nghiệp cần phải giải quyết các vấn đề cốt lõi nào?
• Giải pháp để khắc phục các vấn đề cốt lõi là gì?
• Mức độ hiệu quả của kế hoạch được đánh giá dựa trên yếu tố gì?

Do (Thực hiện)

Sau khi kế hoạch được thiết lập xong, bước tiếp theo là tiến hành thực hiện các nội dung được thống nhất trong bản kế hoạch. Ở bước này, bạn hãy sử dụng các phương pháp, công cụ và nguồn lực để thực hiện công việc theo đúng tiến độ được giao. Trong quá trình thực hiện, bạn cần ghi lại những thông tin vì đây là cơ sở để đánh giá trong tương lai.

Đối với các nhà quản lý, bạn cần truyền đạt thông tin đến với mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình đối với dự án.

Điều quan trọng trong quá trình này là đảm bảo các bước thực hiện được tuân thủ theo các mô hình quản lý chất lượng như phương pháp Kaizen, tiêu chuẩn ISO,…

Check (Kiểm tra)

Sau khi đã triển khai được khoảng thời gian nhất định, thường là 1 tuần hoặc 1 tháng tùy thuộc vào thời hạn doanh nghiệp đặt ra trong bản kế hoạch ban đầu. Ở giai đoạn này, bạn cần tiến hành kiểm tra và đánh giá các công việc ban thực hiện đã hoàn thành bao nhiêu % so với kế hoạch. Bằng việc so sánh các dữ liệu trước đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các câu hỏi liên quan và cách giải quyết như:

• Kế hoạch trước đó đã đem phù hợp và đem lại hiệu quả chưa?
• Vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai là gì?
• Nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề đó là gì?
• Điểm nào cần loại bỏ và cần được cải thiện để tránh những rủi ro sẽ xảy ra?

Act (Hành động cải tiến)

Ở giai đoạn cuối cùng, vòng tròn PDCA sẽ thực hiện hành động cải tiến dựa trên những kết quả và phân tích từ giai đoạn kiểm tra. Doanh nghiệp đề xuất các hành động khắc phục và phương án điều chỉnh để thay đổi nhằm cải tiến quy trình được tốt hơn. Sau đó quay về bước 1 để chỉnh sửa kế hoạch và triển khai lại cho tối ưu ở bước 2.

Trong trường hợp, mọi thứ diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch thì các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau đưa ra các phương án mới để cái tiến quy trình thực hiện mới nhanh hơn. Lưu ý, khi thay đổi quy trình, nhà quản lý cần theo dõi mức độ hiệu quả thực hiện của các thành viên đối với dự án.

Các giai đoạn trong chu trình PDCA đem lại sự cải tiến liên tục trong môi trường doanh nghiệp, giúp họ không chỉ nâng cao năng suất chất lượng mà còn hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh ngày càng tối ưu hơn.

► Xem thêm: Giải mã CAPA là gì? Lợi ích và cách thực hiện CAPA

Lợi ích khi áp dụng mô hình PDCA cho doanh nghiệp

Mô hình PDCA là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phân tích được những vấn đề trong quá trình vận hành, từ đó tìm ra những nguyên nhân, lỗ hổng ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và đưa ra được những giải pháp khắc phục và cải tiến, các lợi ích phải kể đến như:

• Giúp quy trình được cải tiến liên tục để đạt được mục tiêu đề ra nhanh hơn.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất hiệu quả.
• Đưa ra được những quyết định đúng dựa trên việc phân tích dữ liệu.
• Giúp giải quyết vấn đề hiệu quả.
• Nâng cao tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm.
• Nâng cao hiệu suất làm việc nhân viên.

Chu trình PDCA nên áp dụng khi nào?

PDCA rất linh hoạt, nên chu trình có thể triển khai cho nhiều loại hình doanh nghiệp, phù hợp với mục đích như:

• Cải tiến quy trình làm việc mới.
• Tìm ra những vấn đề trong quá trình vận hành và cách loại bỏ.
• Tìm ra những cơ hội mới để tiến hành cải tiến tốt hơn.
• Muốn phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.
• Tối ưu quy trình vận hành kinh doanh hiện tại.

► Xem ngay: Diễn giải 7 nguyên tắc quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015

Ví dụ về chu trình PDCA

Tại bệnh viện, sau thời gian làm việc họ thấy được thời gian chờ đợi của các bệnh nhân từ lúc đăng ký cho tới lúc được vào khám rất lâu, điều này gây ra sự ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng không tốt đối với dịch vụ của họ. Lúc này, họ tiến hành ứng dụng chu trình vào PDCA theo 4 giai đoạn gồm:

Plan (Lập kế hoạch):

Họ xác định mục tiêu là giảm thời gian chờ đợi từ 1 tiếng xuống còn 30 phút. Tiếp theo họ tiến hành thu thập dữ liệu chờ đợi tại các khâu như đăng ký, xét nghiệm, chờ khám,… và phỏng vấn bệnh nhân để tìm ra nguyên nhân nào gây ra tình trạng trên.

Do (Thực hiện):

Tiếp theo, họ tiến hành triển khai các hạng mục công việc đã liệt kê như trong kế hoạch. Họ ghi nhận lại thời gian chờ của mỗi bệnh nhân ở từng khâu và mức độ hài lòng sau khi đã thực hiện lại.

Check (Kiểm tra):

Sau khi thực hiện xong, họ so sánh thời gian chờ đợi trung bình thực tế so với mục tiêu ban đầu là 30 phút đã đề ra và mức độ hài lòng của họ. Sau khi kiểm tra xong, hãy tìm ra những khâu còn gây ra sự chậm trễ để cải thiện và những nguyên nhân vẫn còn khiến khách hàng chưa hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại bệnh viện.

Act (Điều chỉnh):

Nếu thời gian chờ đợi trung bình của bệnh nhân đã giảm hơn so với mục tiêu ban đầu đề ra và mức độ hài lòng bệnh nhân đã tăng lên, hãy tiếp tục theo dõi và kiểm soát để mọi thứ luôn diễn ra suôn sẻ.

Trường hợp ngược lại, nếu chưa đạt yêu cầu, hãy tiếp tục phân tích nguyên nhân gốc rễ gây ra tình trạng đó và đề xuất các giải pháp khắc phục.

Ứng dụng chu trình PDCA trong giám sát quản lý chất lượng

Chu trình PDCA có thể được tích hợp cùng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để trở thành một công cụ hữu ích thúc đẩy sự cải tiến mạnh mẽ trong doanh nghiệp. PDCA tích hợp với QMS được thể hiện như sau:

Plan (Lập kế hoạch): Trong giai đoạn này, doanh nghiệp lập kế hoạch cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào quy trình hoạt động theo chu kỳ tối thiểu 1 năm/ lần. Điều này bao gồm:

• Xác định các yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng
• Phạm vi tác động của hệ thống QMS
• Phân bố quyền hạn, trách nhiệm cho các bộ phận liên quan đến QMS
• Hoạch định sự thay đổi
• Xác định các nguồn lực cần thiết cho hệ thống QMS

Do (Thực hiện): Tiếp theo, triển khai kế hoạch đi vào thực tế bằng các phương pháp tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001 và cần đảm bảo các bước như thực hiện từng công đoạn trong quy trình, đào tạo nâng cao năng lực nhân viên, áp dụng các biện pháp kiểm soát chất lượng…

Check (Kiểm tra): Doanh nghiệp thực hiện kiểm tra và giám sát quy trình hoạt động để đảm bảo các tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được tuân thủ nghiêm ngặt. Đánh giá mức độ đáp ứng có hiệu quả hay không và những điểm nào cần cải thiện?

Act (Hành động cải tiến): Dựa trên kết quả kiểm tra, các giải pháp cải tiến được thực hiện đúng thời điểm để giảm thiểu những thiếu sót, đảm bảo việc nâng cao chất lượng và hiệu suất. Sau đó, tiến hành lặp lại chu trình PDCA để tiếp tục cải tiến.

Tóm lại, PDCA là một công cụ quan trọng trong quản lý chất lượng, không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp duy trì cải tiến liên tục mà còn hướng tới sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực sản xuất.