Giao việc là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng, nhưng không phải ai cũng làm đúng. Việc phân công đúng người, đúng việc không chỉ giúp nhà quản lý giảm tải mà còn tối ưu hóa hiệu suất của cả đội ngũ.
Qua bài viết này, PMS mong sẽ giúp bạn nắm rõ tầm quan trọng của kỹ năng giao việc, và các lợi ích mà nó mang lại. Mong bạn sẽ tìm được cách giao việc hiệu quả nhất để cải thiện khả năng quản lý và phát triển đội ngũ.
Kỹ năng giao việc là gì?
Kỹ năng giao việc là khả năng quan trọng mà nhà quản lý cần có để phân công nhiệm vụ cho cấp dưới. Việc giao nhiệm vụ đúng cách giúp đảm bảo nhân viên phát huy tối đa năng lực và hoàn thành công việc hiệu quả.
Đây là quá trình phân chia công việc, song, cũng giúp nhà quản lý tận dụng nguồn lực hiệu quả, phát triển đội ngũ và nâng cao năng suất.
Giao việc hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về năng lực của từng nhân viên hiểu rõ độ phức tạp của nhiệm vụ. Nhà quản lý cần đảm bảo:
- Mục tiêu rõ ràng
- Giao đúng người, đúng việc
- Trao quyền và hỗ trợ nhân viên
Khi giao việc hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt gánh nặng công việc để đảm bảo công việc luôn được hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, đây còn là cơ hội để nhân viên cấp dưới được phát triển bản thân cũng như biết cách chủ động hơn trong công việc.
Nghiên cứu của Gallup đã chỉ ra rằng, nếu nhà quản lý giỏi trong việc ủy quyền công việc cho nhân viên sẽ tạo ra doanh thu sẽ cao hơn khoảng 33%.
Lợi ích khi giao việc hiệu quả
Việc ủy quyền không chỉ là giao nhiệm vụ mà còn là trao cho nhân viên quyền tự quyết trong việc thực hiện công việc. Điều này giúp nhà quản lý có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn, đồng thời phát triển khả năng và tinh thần làm việc của nhân viên. Dưới đây là những lý do tại sao việc ủy quyền lại quan trọng trong môi trường doanh nghiệp.
Đối với nhà quản lý
Khi nhà quản lý giao việc hiệu quả, họ có thể tận dụng nguồn lực một cách tối ưu và tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn. Việc phân công nhiệm vụ đúng người sẽ giúp tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất công việc.
Theo một nghiên cứu của Harvard Business School, những nhà quản lý giao việc hiệu quả dành khoảng 20% thời gian làm việc cho các nhiệm vụ chiến lược, giúp họ đạt được các mục tiêu lớn hơn cho doanh nghiệp như:
- Giảm tải công việc: Nhà quản lý có thời gian tập trung vào việc xây dựng chiến lược dài hạn và phát triển doanh nghiệp.
- Phát triển kỹ năng lãnh đạo: Giao việc đúng cách giúp nhà quản lý phát triển kỹ năng giám sát, đánh giá và hướng dẫn nhân viên hiệu quả.
- Gia tăng hiệu quả quản lý: Khi mọi công việc được phân công hợp lý, nhà quản lý sẽ giảm được tình trạng quá tải và kiểm soát mọi thứ tốt hơn.
- Tối ưu hóa nguồn lực trong tổ chức: Ủy quyền hiệu quả giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc của tổ chức. Thay vì để nhà quản lý phải đảm nhiệm quá nhiều công việc chi tiết, họ có thể phân bổ nhiệm vụ cho cấp dưới để mọi người cùng đóng góp vào mục tiêu chung.
Đối với nhân viên
Đối với nhân viên, giao việc hiệu quả mang lại nhiều lợi ích lớn về cả kỹ năng cá nhân và sự nghiệp. Nó tạo cơ hội để họ học hỏi, phát triển và thể hiện năng lực.
Một công ty công nghệ tại Mỹ đã triển khai chương trình phát triển kỹ năng cho nhân viên thông qua việc giao các dự án thử thách. Kết quả cho thấy, nhân viên tham gia các dự án này đã phát triển kỹ năng làm việc độc lập và tăng 30% năng suất làm việc sau 6 tháng.
- Phát triển kỹ năng chuyên môn: Nhân viên có cơ hội thực hành những kỹ năng mới và nâng cao năng lực của bản thân.
- Tăng cường tinh thần trách nhiệm: Khi được giao nhiệm vụ, nhân viên có cơ hội chứng tỏ khả năng làm việc và tạo dựng niềm tin với nhà quản lý.
- Nâng cao động lực làm việc: Khi cảm thấy được trao quyền và tin tưởng, nhân viên sẽ có thêm động lực hoàn thành công việc tốt nhất có thể.
Tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ
Giao việc hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn tạo ra sự gắn kết chặt chẽ hơn giữa các thành viên trong đội ngũ. Khi mọi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình và đóng góp vào mục tiêu chung, sự hợp tác và tinh thần đồng đội sẽ được nâng cao.
Một khảo sát của Gallup cho thấy, các nhóm làm việc có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và hiệu quả có mức độ gắn kết cao hơn 25% so với các nhóm không có quy trình giao việc rõ ràng. Từ đó có thể:
- Cải thiện tinh thần làm việc nhóm: Nhân viên cảm thấy họ là một phần quan trọng của đội, tạo ra môi trường làm việc tích cực.
- Tăng cường sự hợp tác: Khi nhiệm vụ được phân công hợp lý, các thành viên có thể hỗ trợ lẫn nhau tốt hơn.
- Xây dựng văn hóa tin tưởng: Giao việc rõ ràng giúp tạo ra môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau.
Bằng cách thực hiện quy trình giao việc hợp lý, nhà quản lý không chỉ phát triển đội ngũ nhân viên mà còn đảm bảo hiệu suất công việc cao và bền vững. Các lợi ích cụ thể mà giao việc mang lại sẽ giúp tổ chức vận hành hiệu quả và lâu dài.
5 nguyên tắc giao việc hiệu quả hơn cho nhân viên
Việc giao việc không chỉ đơn thuần là phân công nhiệm vụ mà còn là một kỹ năng quan trọng giúp nhà quản lý tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên. Dưới đây là 5 nguyên tắc vàng để giao việc hiệu quả hơn, giúp nhà quản lý đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng tiến độ và mang lại kết quả tốt nhất.
Chọn đúng người cho đúng việc
Nguyên tắc đầu tiên và quan trọng nhất là phân công đúng nhiệm vụ cho người phù hợp. Nhà quản lý cần hiểu rõ năng lực, kinh nghiệm và điểm mạnh của từng nhân viên để giao việc một cách hợp lý. Giao đúng người giúp đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa khả năng của họ.
Giao việc với mục tiêu và thời gian rõ ràng
Khi giao việc, nhà quản lý cần phải cung cấp đầy đủ thông tin về mục tiêu của nhiệm vụ, kết quả mong đợi và các tiêu chí đánh giá. Nhân viên cần hiểu rõ những gì họ cần hoàn thành và tại sao công việc của họ quan trọng đối với mục tiêu chung của tổ chức.
Cung cấp hướng dẫn và công cụ cần thiết
Một yếu tố quan trọng để giao việc hiệu quả là nhà quản lý cần đảm bảo nhân viên có đủ công cụ, tài nguyên và hướng dẫn cần thiết để hoàn thành công việc. Nếu không có sự hỗ trợ thích hợp, ngay cả những nhiệm vụ đơn giản cũng có thể gặp khó khăn.
Trao quyền tự quyết và theo dõi tiến độ
Giao việc hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc phân công nhiệm vụ mà còn cần trao quyền tự quyết cho nhân viên. Điều này giúp họ cảm thấy tự chủ và có động lực hơn trong công việc. Tuy nhiên, nhà quản lý vẫn cần theo dõi sát sao tiến độ để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng.
Đánh giá kết quả và phản hồi thường xuyên
Một nguyên tắc quan trọng khác khi giao việc là nhà quản lý cần đánh giá và phản hồi thường xuyên, cụ thể cho nhân viên. Phản hồi không chỉ giúp cải thiện chất lượng công việc mà còn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách họ có thể phát triển kỹ năng trong tương lai. Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cũng giúp duy trì sự tích cực và cải thiện hiệu quả công việc.
Giao việc hiệu quả cho nhân viên không chỉ đòi hỏi sự rõ ràng và linh hoạt mà còn cần sự hỗ trợ, theo dõi sát sao và phản hồi kịp thời. Bằng cách áp dụng 5 nguyên tắc này, nhà quản lý có thể giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực, tăng cường động lực và cải thiện hiệu suất công việc.
Cách giao việc hiệu quả cho nhân viên cấp dưới
Giao việc cho cấp dưới là một phần thiết yếu trong quản lý, và để thực hiện thành công, nhà quản lý cần có phương pháp hợp lý. Việc giao nhiệm vụ đúng người, đúng cách sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc và phát triển đội ngũ nhân viên. Dưới đây là các cách giao việc hiệu quả mà nhà quản lý cần áp dụng.
Xác định rõ mục tiêu và kết quả mong đợi
Khi giao việc cho cấp dưới, việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ mục tiêu của nhiệm vụ. Mọi công việc cần được gắn liền với một kết quả cụ thể, thời gian hoàn thành rõ ràng, và các tiêu chí đánh giá chi tiết.
Giao việc đúng người, đúng năng lực
Phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực và kỹ năng của nhân viên là yếu tố quyết định sự thành công trong giao việc. Nhà quản lý cần phải nắm rõ khả năng của từng thành viên trong đội ngũ để giao đúng việc.
Trao quyền tự quyết và hỗ trợ khi cần thiết
Khi giao việc, không chỉ giao nhiệm vụ mà nhà quản lý còn phải trao quyền tự quyết cho nhân viên. Điều này giúp họ có thể chủ động trong việc ra quyết định và giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, nhà quản lý cũng cần theo dõi sát sao và sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn.
Đặt kỳ vọng rõ ràng và kiểm tra tiến độ thường xuyên
Giao việc hiệu quả cũng bao gồm việc thiết lập các kỳ vọng rõ ràng về thời gian, chất lượng và quy trình làm việc. Ngoài ra, việc theo dõi tiến độ thường xuyên là cần thiết để đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn và theo đúng tiêu chuẩn.
Phản hồi và đánh giá sau khi công việc hoàn thành
Phản hồi là bước quan trọng để nhân viên hiểu rõ những gì họ đã làm tốt và những điểm cần cải thiện. Nhà quản lý cần đưa ra nhận xét cụ thể và mang tính xây dựng sau khi công việc hoàn thành, giúp nhân viên học hỏi và phát triển thêm kỹ năng.
Việc giao việc cho cấp dưới hiệu quả không chỉ giúp hoàn thành nhiệm vụ mà còn là cơ hội để nhà quản lý phát triển nhân viên và xây dựng một môi trường làm việc năng động. Sự rõ ràng trong mục tiêu, giao đúng người, trao quyền tự quyết và cung cấp phản hồi kịp thời là các yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý thực hiện thành công quy trình này.
Những khó khăn thường gặp khi nhà quản lý ủy thác công việc
Ủy thác công việc là một phần không thể thiếu trong quản lý, nhưng không phải lúc nào nó cũng diễn ra suôn sẻ. Nhiều nhà quản lý gặp khó khăn trong việc giao nhiệm vụ cho cấp dưới, dẫn đến hiệu suất công việc kém hoặc thất bại trong việc đạt được mục tiêu đề ra. Sau đây là những thách thức phổ biến mà nhà quản lý thường gặp phải khi ủy quyền và cách giải quyết.
Không biết được năng lực của mỗi thành viên trong nhóm
Có những nhà quản lý rất giỏi kỹ năng chuyên môn, nhưng khi lãnh đạo đội nhóm của mình họ lại thiếu sự quan sát và hiểu được năng lực của họ. Do đó, khi giao việc họ thường giao việc quá nhiều cho những nhân viên không đủ năng lực để thực hiện.
Điều này dẫn đến việc nhân viên không thể hoàn thành nhiệm vụ hoặc làm không đúng yêu cầu. Từ đó, dẫn đến tình trạng họ bị áp lực, kiệt sức trong công việc. Thậm chí sinh ra tâm lý chán nản do không hoàn thành đúng tiến độ công việc và không đảm bảo chất lượng.
Thiếu tin tưởng vào nhân viên
Một trong những khó khăn lớn nhất là nhà quản lý thường không tin tưởng rằng nhân viên có thể hoàn thành công việc tốt như họ mong đợi. Sự thiếu tin tưởng này dẫn đến việc nhà quản lý giữ lại quá nhiều nhiệm vụ và không sẵn lòng ủy quyền.
Muốn tự làm hết
Thực tế hiện nay cho thấy rằng, có rất nhiều nhà quản lý muốn tự làm hầu hết công việc vì lo sợ rằng nhân viên sẽ không thực hiện được tốt hoặc không hoàn thành đúng tiến độ vì thiếu năng lực. Nhưng đây cũng chính là việc làm khiến nhà quản lý thường xuyên chìm đắm trong bộn bề công việc, dẫn đến quá tải công việc và không có thời gian làm những việc quan trọng hơn,
Đồng thời, nếu không biết cách giao việc cho nhân viên, họ sẽ không có cơ hội để thể hiện bản thân, trau dồi kiến thức và kỹ năng mới trong công việc. Điều này dẫn đến nhân viên sẽ không phát triển được bản thân, không có động lực làm việc và dễ rơi vào tình trạng nghỉ việc.
Không giám sát và theo dõi công việc
Không chỉ có nhiệm vụ là ủy quyền công việc, mà nhà quản lý cần phải giám sát và theo dõi công việc. Điều này tránh được tình trạng nhân viên làm việc hời hợt, thiếu trách nhiệm vì không có người giám sát.
Ngoài ra, sự thiếu giám sát sẽ dẫn đến tình trạng hao tổn tài nguyên, công việc không được đảm bảo chất lượng và không hoàn thành đúng tiến độ.
Thiếu hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng
Nhà quản lý thường không đưa ra hướng dẫn chi tiết hoặc mục tiêu rõ ràng khi giao nhiệm vụ, dẫn đến việc nhân viên không biết phải làm gì và kết quả công việc không đạt yêu cầu. Điều này gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Không trang bị cho bản thân kỹ năng giao việc hiệu quả
Tình trạng thường thấy ở các nhà quản lý hiện nay đó là chưa trang bị cho mình kỹ năng giao việc hiệu quả cho nhân viên vì họ không xác định được những nguyên tắc khi giao việc.
Để giúp các nhà quản lý nâng cao kỹ năng giao việc và cải thiện hiệu suất lãnh đạo, Học Viện PMS mang tới khóa học kỹ năng lãnh đạo hiệu quả. Chương trình này sẽ trang bị cho các nhà quản lý những kỹ năng cần thiết để dẫn dắt đội ngũ nhân viên hướng đến mục tiêu chung, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn qua Hotline: 0965 845 468.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS