Gantt Chart là gì? Mẫu sơ đồ Gantt miễn phí và hướng dẫn cách vẽ

Sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phổ biến. Với các bạn mới vừa theo học các chuyên ngành về kinh tế thì khi nghe đến Gantt Chart sẽ cảm thấy có chút lạ lẫm nhưng thực chất khi được vẽ ra lại vô cùng đơn giản và dễ hiểu.

Vậy Gantt Chat là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt và nó được sử dụng trong thực tế như thế nào? Hãy cùng PMS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (Gantt chart) là loại biểu đồ được trình bày dưới dạng hình ngang, gồm hai trục chính là trục tung (nằm ở chiều dọc và trục hoành (nằm ở chiều ngang). Trong đó trục tung đề cập đến các công việc cần làm còn trục hoành là các mốc thời gian mà công việc hoàn thành. Biểu đồ Gantt được phát minh bởi chuyên gia cố vấn dự án Henry Gantt (1861–1919) vào cuối thập niên 10 thế kỷ 20.

Sơ đồ Gantt được hoạt động như là công cụ kiểm soát tiến độ công việc, lập kế hoạch, điều phối công việc để việc quản lý được tiến hành đồng bộ. Các thành phần của Gantt Chart bao gồm:

• Trục thời gian: Được biểu diễn tại trục hoành, trục thời gian được chia thành đơn vị thời gian như là ngày, tuần, tháng hoặc quý tùy theo quy mô của chiến lược, dự án của doanh nghiệp.
• Các thanh công việc: Được thể hiện tại trục tung, chúng bao gồm các danh sách công việc, nhiệm vụ cần phải làm thuộc dự án. Mỗi nhiệm vụ sẽ tương ứng với mỗi thanh ngang trong sơ đồ, chiều dài của mỗi thanh ngang tương đương với thời gian dự kiến hoàn thành công việc đó.
• Thời gian bắt đầu và hoàn thành công việc: Mỗi công việc trong biểu đồ Gantt đều có ký tự đặc biệt nhằm biểu hiện thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Cột mốc: được biểu hiện bằng những điểm đánh dấu hay nhãn dán tại trục thời gian để đánh dấu những sự kiện hay cột mốc quan trọng hoàn thành trong dự án.
• Phân công công việc: Sơ đồ Gantt có thể cung cấp các dữ liệu chẳng hạn như tên, chức vụ mã số về người được phân công thực hiện từng công việc, được hiển thị tại gần vị trí công việc tương ứng.
• Liên kết công việc: Bằng việc sử dụng các đường nối hoặc là hình mũi tên, sơ đồ Gantt có thể cho ta thấy mối quan hệ phụ thuộc của những nhiệm vụ trong dự án. Những công việc này tùy vào tính chất có thể diễn ra lần lượt hoặc được làm song song với nhau.

-> Đọc thêm: Flowchart là gì? Hướng dẫn vẽ Flowchart đơn giản

Cách vẽ sơ đồ Gantt đơn giản

Bước 1: Xác định danh sách những công việc cần thực hiện trong dự án

Để bắt đầu bạn cần phải lập một danh sách những công việc cần thực hiện trong dự án.

Sau khi đã lên danh sách đầy đủ, bạn bắt đầu tiến hành phân loại công việc dựa trên mức độ quan trọng và mức độ tác động của chúng đến tiến độ công việc và sự thành công của dự án là lớn như thế nào.

Bước 2: Đánh giá mối quan hệ giữa các công việc đã được liệt kê

Trong sơ đồ Gantt, có ba mối liên kết phổ biến để bạn có thể biết những công việc nào nên được làm trước hay có thể làm song song với nhau bao gồm:

• Finish to Start (FS): Là công việc không thể bắt đầu cho đến khi công việc trước đó kết thúc. Đến khi công việc trước đó kết thúc, công việc FS sẽ được bắt đầu làm.
• Start to Start (SS): Là công việc không thể bắt đầu cho đến khi một công việc nào đó được tiến hành. Liên kết này sẽ dành cho những công việc đòi hỏi bạn phải làm song song với nhau.
• Finish to Finish (FF): Đối với mối liên kết SS sẽ có một vài trường hợp hai công việc vừa buộc phải bắt đầu cùng lúc và kết thúc cũng phải cùng thời điểm.
• Start to Finish (SF): Chỉ một công việc không thể kết thúc cho đến khi có một công việc khác bắt đầu. Liên kết này rất ít khi xảy ra.

Bước 3: Biểu diễn dữ liệu công việc đã liệt kê lên sơ đồ

Sau khi bước 2 hoàn thành ta đã có được những dữ liệu công việc cần thiết và được gắn các mối quan hệ liên kết. Kế đến chúng ta sẽ biểu diễn dữ liệu công việc đã liệt kê lên sơ đồ. Có nhiều cách thức để bạn chọn từ vẽ tay cho đến sử dụng các công cụ hỗ trợ trong Word, Excel và một số phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên dụng như Paymo hay Teamgantt.

Bước 4: Thường xuyên kiểm tra, cập nhật tiến độ

Bạn cần phải thường xuyên theo dõi tiến độ công việc và cập nhật những thay đổi khi cần thiết cho dự án trên biểu đồ Gantt. Sẽ có những sự cố ngoài ý muốn có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Chẳng hạn như các công việc A phải được các thành viên trong nhóm kết thúc cùng lúc mới bắt đầu nhưng đến hạn có vài người chưa hoàn chỉnh công việc A vì vài lý do khách quan buộc trưởng ban dự án phải điều chỉnh lại tiến độ cho phù hợp để các thành viên khác kịp cập nhật tình hình, tránh ảnh hưởng đến cả dự án.

Việc điều chỉnh, cập nhật tiến độ nếu bạn viết tay sẽ rất bất tiện vì bạn phải gạch xóa, rồi mới bổ sung, chỉnh sửa được khiến cho sơ đồ Gantt của bạn trở nên mất thẩm mỹ. Do đó khuyến khích bạn nên sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ như Word, Excel để thuận tiện hơn trong việc lập biểu đồ Gantt.

Để xem hướng dẫn chi tiết về cách vẽ biểu đồ Gantt trong Word và Excel mời bạn xem qua hai bài viết sau:

• Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Word
• Cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

Ví dụ về sơ đồ ngang Gantt trong thực tế

Sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Khi lập kế hoạch cho một dự án bạn sẽ lập danh sách công việc kèm với việc phân chia nhiệm vụ đến các thành viên trước khi bắt đầu tiến hành các chiến lược, dự án. Sử dụng sơ đồ Gantt trong việc quản lý dự án sẽ giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian và công sức hơn so với cách phân chia thông thường khiến cho các cá nhân không nắm bắt được công việc của nhau dẫn đến việc hoàn thành không đồng bộ.

Với sơ đồ Gantt khi được làm trên các phần mềm máy tính bạn chỉ cần lập danh sách nhiệm vụ kèm Deadline sao đó đặt chúng vào trong sơ đồ. Các mục cần được thể hiện trong sơ đồ bao gồm:

• Các đầu mục công việc thuộc dự án.
• Thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành.
• Người chịu trách nhiệm thực hiện đầu mục công việc tương ứng.
• Công việc phụ thuộc vào tiến độ của công việc khác (Nếu có).

Biểu đồ Gantt trong việc lên kế hoạch sản xuất

Để thiết lập sơ đồ Gantt cho việc lên kế hoạch sản xuất, các nhà quản lý cần nắm vững các thông tin như sau: Phân chia giai đoạn sản xuất như thế nào? Ai đảm nhiệm phận nào? Thời hạn của từng giai đoạn là bao lâu? Có thể thực hiện song song các giai đoạn không hay phải thực hiện theo trình tự?

Sơ đồ Gantt được dùng trong việc lập kế hoạch sản xuất có các mục như:

• Lệnh sản xuất.
• Công việc phụ thuộc vào tiến độ của việc khác (Nếu có).
• Trạng thái thực hiện.
• Năng lực sản xuất.
• Thời gian bắt đầu, thời hạn kết thúc dự kiến.
• Người chịu trách nhiệm cho công việc tương ứng.

Sơ đồ Gantt trong tổ chức sự kiện

Khi đảm nhận vị trí trưởng ban tổ chức cho một sự kiện, nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm cho vị trí này chắc hẳn là bạn sẽ rất bối rối trong việc phân chia từng bộ phận sự kiện (team), công việc của các bộ phận, một sự kiện luôn rất đa dạng các bộ phận nào là âm thanh, ánh sáng, Marketing, trang trí, hậu cần, lễ tân,… Sẽ rất mất thời gian nếu bạn cứ đến gặp từng cá nhân và phân chia công việc cho họ.

Do đó việc lập kế hoạch triển khai một sự kiện cần phải được lập kế hoạch chu toàn kỹ lưỡng và thực hiện theo một quy trình chặt chẽ. Sơ đồ sẽ là công cụ đắc lực giúp ban tổ chức sự kiện có thể quản lý sự kiện dễ dàng hơn, góp phần giúp cho sự kiện tổ chức thành công tốt đẹp. Các mục cần được thể hiện trong sơ đồ ngang Gantt liên quan đến việc tổ chức sự kiện bao gồm:

• Những nhiệm vụ mà mỗi bộ phận cần làm trong quá trình chuẩn bị sự kiện.
• Các bộ phận đảm nhận (Kèm với tên trưởng bộ phận).
• Thời hạn hoàn thành.

Sau khi đã thiết lập sơ đồ Gantt thì quá trình xuyên suốt từ khâu chuẩn bị, diễn tập, cho đến ngày tổ chức sự kiện chính thức sẽ đều được vận hành liền mạch, trơn tru. Khi nhìn vào sơ đồ, các thành viên thuộc mỗi bộ phận đảm nhiệm trong sự kiện sẽ nắm bắt bao quát nhất về thông tin sự kiện cũng như các công việc phải được hoàn thành đầy đủ, đúng Deadline để chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp.

Ưu và nhược điểm của Gantt Chart

Ưu điểm

• Thông tin hiển thị rõ ràng, dễ hiểu: Biểu đồ Gantt giúp người dùng có thể nắm rõ các thông tin cần thiết của kế hoạch, dự án: Công việc đó là gì? Ai là người chịu trách nhiệm thi hành? Thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành công việc là khi nào? Mối quan hệ giữa mỗi nhiệm vụ với toàn bộ tiến độ kế hoạch, dự án.
• Đề cao tinh thần làm việc chủ động, có trách nhiệm: Sự chậm trễ của bất cứ cá nhân nào trong dự án đều sẽ gây ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án. Với sơ đồ Gantt mỗi thông tin về nhiệm vụ thuộc dự án mà bạn cần đều được thể hiện rõ ràng sẽ tạo động lực cho mỗi cá nhân chủ động hoàn thành công việc một cách tốt hơn.
• Phối hợp hiệu quả giữa các bên liên quan: Sơ đồ ngang Gantt sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về sự phối hợp giữa các bên thực hiện dự án, để trưởng ban dự án đánh giá sự hiệu quả trong quá trình làm việc.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Sơ đồ Gantt sẽ đặt ra thời gian dự kiến cho từng công việc và việc thể hiện chúng trên sơ đồ sẽ tạo nên bức tranh toàn cảnh cho toàn bộ dự án từ đó trưởng phòng kế hoạch, ban quản lý dự án sẽ ước tính được dự án cần bao nhiêu lâu để hoàn thành.

Nhược điểm

• Rủi ro sự cố đột xuất trong khi thực hiện công việc: Nếu có sai lầm trong khâu thực hiện, có người bỏ dự án, thời gian đưa ra không hợp lý thì sẽ rất khó chỉnh sửa sơ đồ Gantt.
• Chỉ phù hợp cho các dự án quy mô nhỏ: Chẳng hạn như có một cột mốc cần phải hoàn thành nhiều công việc cần thiết mà nó lại bao gồm thêm nhiều công việc nhỏ bên trong thì chúng sẽ khó mà hiển thị được trên Gantt Chart. Do đó, Sơ đồ Gantt sẽ mất đi hiệu quả đối với các dự án có nhiều công việc mang tính chất phức tạp.
• Khó tìm ra sự ưu tiên nếu có quá nhiều công việc: Do bản chất của sơ đồ này tập trung nhiều vào thời gian, mà lại không mô tả được hai yếu tố cũng vô cùng quan trọng trong một dự án là quy mô và chi phí, chưa kể là khi nhìn vào một biểu đồ Gantt có quá nhiều công việc liên tiếp nhau, bạn sẽ khó nhận biết được bản thân nên ưu tiên thực hiện công việc nào.

Những ai nên sử dụng sơ đồ Gantt?

Gantt chart sẽ là sự lựa chọn tối ưu với những đối tượng như sau:

• Học sinh, sinh viên đang tham gia các bài tập làm việc nhóm như tiểu luận, đồ án, chuẩn bị các dự án trình chiếu đề tài trên Powerpoint.
• Trưởng các phòng ban liên quan đến thiết kế, tiến hành chạy các chiến dịch, dự án.
• Những nhân viên đang tham gia vào các dự án, kế hoạch của phòng ban.

Tóm lại, sơ đồ Gantt giúp cho các nhà quản lý dự án và các nhân viên tham gia vào dự án nắm bắt một cách tổng quan về lịch trình, vai trò của bản thân và thời gian hoàn thành cho công việc của mỗi người để từ đó mọi người đều có theo dõi được tiến độ của nhau để đảm bảo các chiến lược, kế hoạch, dự án được hoàn thành tốt đẹp.

Để có thể hiểu sâu hơn về cách thiết lập sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc nói riêng cũng như nắm bắt thêm những bí quyết lập kế hoạch tối ưu cho công việc, học tập. Bạn hãy tham khảo khóa học giám sát và quản lý sản xuất hiệu quả tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS.

Với đội ngũ giảng viên là những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn đào tạo doanh nghiệp, cùng chương trình đào tạo với phương châm “Thực tiễn tạo khác biệt” học viên sẽ được đào tạo những phương pháp lập kế hoạch tối ưu cho bản thân, các bước triển khai công việc hiệu quả, dự phòng được những rủi ro có thể xảy ra để lên phương án phòng ngừa.