Sơ đồ PERT là gì? Nguyên tắc và hướng dẫn cách vẽ PERT Chart

Sơ đồ PERT được xem là công cụ hỗ trợ hiệu quả của các nhà quản trị, đây là sơ đồ nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trong việc quản lý các dự án, giám sát tiến độ hoạt động. Vậy sơ đồ PERT là gì? Bao gồm các yếu tố nào? Nguyên tắc vẽ và cách vẽ sơ đồ này như thế nào? Hãy tiếp tục tìm hiểu ngay dưới đây!

Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT viết tắt của từ “Program Evaluation and Review Technique” là một công cụ dùng để lập kế hoạch, quản lý và theo dõi tiến độ của những dự án phức tạp. Mục đích của PERT Chart là giúp nhà quản lý, nhân viên nắm được quy trình trình thực hiện dự án, đồng thời có thể phát hiện những rủi ro tiềm ẩn để có thể đưa ra các giải pháp phòng tránh.

Các yếu tố cần thiết của một dự án bao gồm các hoạt động trong dự án, mối quan hệ phụ thuộc giữa những hoạt động đi kèm với chi phí và thời gian thực hiện đều sẽ được phản ánh chi tiết thông qua PERT

Các yếu tố của sơ đồ mạng PERT

Sự kiện

Đây là cột mốc để đánh dấu điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một hay nhiều công việc nào đó trong dự án, đối với biểu đồ PERT các sự kiện được thể hiện dưới dạng hình tròn có đánh số.

Tại sự kiện đầu tiên đường mũi tên đi ra, ngược lại, sự kiện kết thúc hướng mũi tên mặc định sẽ chỉ đi vào, bên cạnh đó các sự kiện còn lại thuộc giai đoạn giữa của quy trình sẽ bao gồm cả hướng mũi tên đi vào và đi ra.

Công việc

Được thể hiện song song theo đường mũi tên dẫn đến các sự kiện tương ứng, chiều dài của mũi tên được biểu hiện cho thời gian hoàn thành công việc, mũi tên càng dài thì cho thấy công việc cần phải làm để dẫn đến sự kiện tiếp theo càng phức tạp, cần nhiều thời gian để hoàn thành.

Thời gian dự trữ

Hay còn được gọi là thời gian dự phòng cho các công việc có nguy cơ theo chậm tiến độ. Tuy nhiên, thời gian dự phòng chỉ được sử dụng với các công việc có tính chất phức tạp cao và cần phải đảm bảo rằng sự trì hoãn đó có thể được bù đắp bằng thời gian hợp lý tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ chung trong dự án.

Việc sử dụng thời gian dự trữ không hợp lý có thể dẫn tới tâm lý ỷ lại, chần chừ, làm giảm động lực làm việc gây tác động xấu đến toàn bộ dự án

Đường găng

Giải thích một chút về đường găng thì đây là chuỗi những hoạt động quan trọng nhất của dự án, được liên kết với nhau theo thứ tự để hoàn thiện một dự án nếu đường găng xảy ra trục trặc thì toàn bộ dự án sẽ đều bị ngưng trệ.

-> Đọc thêm: Flowchart là gì? Hướng dẫn vẽ lưu đồ flowchart trong 5 bước

So sánh sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT

Về bản chất, sơ đồ PERT và sơ đồ GANTT là những dạng biểu đồ quản lý dự án được sử dụng trong việc lập kế hoạch, theo dõi và điều phối các công việc trong dự án. Tuy nhiên, hai sơ đồ này có một số điểm khác biệt như sau:

Những nguyên tắc của sơ đồ PERT

Trước khi vẽ sơ đồ PERT, các nhà quản lý cần phải nắm và tuân theo các nguyên tắc dưới đây:

• Xác định được thời gian dự kiến hoàn thành công việc khi thiết lập.
• Mối liên hệ giữa các công việc cũng cần được thể hiện một cách khoa học, chính xác vì nó sẽ ảnh hưởng lớn đến cách mà người quản lý sẽ phân bổ nguồn lực (chi phí cần thiết, nguồn lực,..) cho mỗi công việc trong dự án.
• Chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc. Đây là nguyên tắc chung cho quy trình thiết lập dự án, mặc dù trong sơ dồ PERT sẽ có nhiều bước cùng với nhiều nhánh cung rẽ tùy theo công việc lựa chọn để tiến hành sự kiện. Nhưng chúng đều chỉ dẫn đến một kết thúc duy nhất và kết thúc đó phải theo hướng tích cực để quá trình tối ưu hóa dự án được diễn ra trọn vẹn
• Các đường biểu diễn cần được ước lượng chiều dài đúng chuẩn bởi độ dài đường mũi tên biểu diễn sẽ tương ứng một cách tương đối với khoảng thời gian thực hiện công việc đó

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ PERT đơn giản

Bước 1: Xác định nhiệm vụ thuộc dự án

Kế hoạch cho một dự án sẽ không thể triển khai nếu bạn không xác định được nhiệm vụ mà bạn sẽ làm, do đó nhà quản lý cần phải thu thập thông tin cần thiết để làm cơ sở xác định nhiệm vụ mà các thành viên trong nhóm sẽ phải làm.

Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ

Thông qua mức độ ưu tiên và sự phụ thuộc của các công việc tác động lẫn nhau, bạn hãy lập một danh sách và sắp xếp các chuỗi sự kiện, nhiệm vụ theo một thứ tự hợp lý để quá trình hoàn thành dự án được vận hành có trật tự

Bước 3: Liên kết các nhiệm vụ trong dự án

Sử dụng các đường mũi tên để kết nối các nhiệm vụ đồng thời các nhiệm vụ để đến được mỗi mốc sự kiện sẽ chạy song song với đường mũi tên, các mốc sự kiện được ký hiệu bằng nút hình tròn (hoặc đôi khi cũng có thể là hình chữ nhật)

Bước 4: Tính khối lượng thời gian của các công việc trong dự án

Các ban quản lý dự án bắt buộc phải tính toán thời gian thực hiện của các công việc trong dự án, có như vậy mới đảm bảo được tính chi tiết về mặt thời gian và đảm bảo tiến độ hoàn thành dự án nằm trong sự kiểm soát của họ.

Việc tính toán ở bước này sẽ rất phức tạp và đòi hỏi bạn phải trải qua quá trình đào tạo, trải nghiệm thực tế với sự hướng dẫn của những chuyên gia dày dặn kinh nghiệm mới giúp bạn thành thạo trong bước này.

Đối với quy trình tính thời điểm sớm của các sự kiện:

• Đối với sự kiện đầu tiên được ký hiệu theo công thức là Ts1, dưới dạng đơn vị thời gian = 0.
• Sự kiện tiếp theo sẽ có thời gian là Ts2, lần lượt đến sự kiện 3,4,… là Ts3,4,…
• Công thức tính lần lượt là Ts2 = Ts2 + Ts12, Ts3 = Ts3 + Ts23 + Ts12…
• Trong trường hợp giá trị khoảng công việc chưa rõ ràng ta sử dụng công chỉ số tối đa Max cho công thức tính phía trên.

Đối với quy trình tính thời điểm muộn của các sự kiện:

• Bắt đầu với sự kiện cuối cùng với Tm = Ts.
• Từ giá trị này, tính ngược lại thời gian các sự kiện Tm1, Tm2,… tương tự với cách tính thời điểm sớm, nhưng trong trường hợp giá trị khoảng chưa rõ ràng thì thay vì max, sẽ dùng chỉ số thấp nhất min.

Bước 5: Thiết lập đường găng đi qua các sự kiện

Để có thể xác định được đường găng trong dự án của bạn là gì hãy đánh giá tính chất quan trọng của các sự kiện dẫn đến kết thúc và thời gian để đến mỗi mốc sự kiện.

Trong tất cả các chuỗi sơ đồ PERT của mỗi dự án thì chuỗi đường dẫn sự kiện nào quan trọng nhất trong dự án, thì đó chính là đường găng đòi hỏi bạn cần phải dành nhiều thời gian và sự tập trung cao độ để ưu tiên thực hiện các sự kiện theo đường găng đã thiết lập để dự án được hoàn thành thuận lợi, đúng tiến độ.

Ưu và nhược điểm của sơ đồ PERT

Ưu điểm

Sơ đồ PERT được ưu tiên tin dùng trong các dự án ở quy mô lớn, nên sẽ có rất nhiều ưu điểm bao gồm:

• Mọi thông tin được thể hiện một cách trực quan: Bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả, đánh giá chính xác nguồn lực thực hiện dự án, phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn, xác định đường đi của quy trình có hợp lý hay không.
• Dễ dàng trong việc điều phối công việc: Nhờ sơ đồ PERT, mọi người sẽ hiểu rõ vai trò, trách nhiệm được giao cho bản thân trong dự án
• Nhìn thấy được bức tranh tổng thể của toàn bộ dự án từ lúc bắt đầu dự án cho đến khi kết thúc
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhờ vào sự rõ ràng trong công việc trong dự án cộng với sự thúc đẩy của thời gian, công việc sẽ được các phòng ban sắp xếp lịch trình hợp lý để thúc giục các nhân viên hoàn thành đúng tiến độ.
• Sự liên lạc giữa các bộ phận được dễ dàng. Mỗi hạng mục công việc do một bộ phận đảm nhận,nên nếu có bất cứ vấn đề nào dẫn đến quy trình bị tạm ngưng họ sẽ biết cần tìm đến bộ phận nào để tìm cách giải quyết, đưa quy trình trở lại đúng quỹ đạo dẫn đến kết thúc tốt đẹp.

Nhược điểm

Tuy phù hợp cho các dự án quy mô lớn, nhưng chính vì lẽ đó ngoài những điểm mạnh thì cũng sẽ có vấn đề khi sử dụng sơ đồ này:

• Tốn nhiều công sức xây dựng: Sơ đồ PERT đòi hỏi người thiết kế phải có nhiều năm kinh nghiệm với vai trò chuyên viên kế hoạch, đi kèm với óc sáng tạo, cùng với hiểu biết sâu về vấn đề, dự án đang nghiên cứu.
• Tập trung quá nhiều vào yếu tố thời gian: dẫn đến tầm nhìn về các yếu tố khác chẳng hạn như nguồn lực hay tài chính đôi khi sẽ bị bỏ qua.
• Thiếu tính linh hoạt: Với một sơ đồ chằng chịt đường mũi tên và các bước khiến cho mỗi thao tác chỉnh sửa khi có vấn đề trong quy trình dự án sẽ gặp nhiều khó khăn và có thể gây tác động tiêu cực đến kết quả của dự án
• Vẫn tồn tại yếu tố chủ quan: Dù sơ đồ PERT với quy trình đầy đủ và chi tiết thế nào thì khả năng làm việc của các cá nhân cùng với kinh nghiệm điều hành của nhà quản lý vẫn sẽ là yếu tố tiên quyết ảnh hưởng đến kết quả của dự án. Không có tiêu chuẩn, nguyên tắc nào của PERT Chart có thể định hướng được quyết định của bạn là sai hay đúng.

Đây là dạng sơ đồ khá phức tạp và bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để có thể tự nghiên cứu và thực hiện. Vì vậy để nắm khóa học quản lý và giám sát sản xuất chuyên nghiệp nằm trong lĩnh vực sản xuất, nếu bạn có nhu cầu về áp dụng PERT vào trong sản xuất, có thể tìm hiểu về khóa học của chúng tôi.