Cùng một khoảng thời gian 24h/ngày nhưng khối lượng xử lý và giải quyết công việc của mỗi người lại khác nhau. Có người chỉ làm công việc chuyên môn và trở về nhà, có người hoàn thành công việc, tham gia các khóa học, chơi thể thao. Có người vừa vận hành Doanh nghiệp, tham gia các nhóm dự án, làm từ thiện,.. Sự khác nhau đó đến từ kỹ năng quản lý thời gian. Thực tế nhiều người thành công đều sở hữu kỹ năng sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả.
1. To do list và thời gian biểu
Hãy dành ít nhất 30 phút cuối mỗi ngày sắp xếp danh sách các việc cần làm và timeline rõ ràng cho từng hạng mục công việc. Sau đó bạn có thể sử dụng công cụ quản lý thời gian của outlook hoặc các app quản lý thời gian nhằm nhắc việc cho bạn. Mẹo khi lên thời gian biểu chính là hãy chừa ra một khoảng thời gian dự trù nghỉ giữa mỗi công việc nhằm giúp bạn tập trung tốt hơn. Bên cạnh đó, đừng lên kín việc với khung thời gian bạn có vì sẽ đột nhiên có những việc khẩn cấp chen ngang công việc của bạn và bạn sẽ không muốn lịch làm việc bị rối tung lên.
2. Phân chia mức độ ưu tiên trong công việc
Ma trận Eisenhower là một trong những công cụ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc phổ biến. Một trong những cạm bẫy trong việc sắp xếp thời gian chính là việc bạn phung phí thời gian vào các công việc “không quan trọng nhưng khẩn cấp” và “không quan trọng không khẩn cấp”.
Bạn sẽ mất thời gian cho những việc “không quan trọng nhưng khẩn cấp” như: trả lời mail của quản lý, đối tác, tham gia họp đột xuất…Đây là những hạng mục bạn cần nắm bắt thông tin và phân bổ sớm, có những công việc cần phân chia thời gian cố định trong ngày để thực hiện nhằm đảm bảo bạn không quên hay bỏ sót. Hoặc có những công việc bạn cần tập trung xử lý ngay, đặt lịch nhắc phản hồi, nhằm quay lại công việc ưu tiên đã sắp xếp thời gian làm việc từ trước.
Còn đối với những việc “không quan trọng không khẩn cấp” bạn cần dành cho mình một thời gian vừa đủ và cam kết tuân thủ nhằm quay lại các công việc quan trọng giúp bạn đạt được mục tiêu của bản thân (ví du: học tiếng anh, dành thời gian rèn luyện thể dục, tham gia khóa học chuyên môn…)
3. Thực hiện những việc quan trọng trong khung giờ “vàng”
Có người sẽ tràn đầy năng lượng vào buổi sáng, có người lại làm việc hiệu quả nhất từ 9h-11h, người thì sau thời gian nghỉ trưa mới cảm thấy tỉnh táo. Mỗi người có một khung thời gian, sinh hoạt và đặc thù công việc khác nhau. Vì vậy, nhằm tối ưu hiệu suất làm việc nhất, hãy dành những việc quan trọng thực hiện vào khung giờ “vàng” của bạn nhé.
4. Đồng hồ đếm thời gian
Đồng hồ nhắc giờ trên màn hình máy tính hoặc đồng hồ đeo tay sẽ là biện pháp hiệu quả nhắc nhở bạn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc. Điều đó cũng giúp bạn cân chỉnh thời gian cho hợp lý khi lên thời gian biểu công việc.
5. Sắp xếp gọn gàng nơi làm việc
Sắp xếp nơi ở, làm việc gọn gàng giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm đồ đạc, dụng cụ khi cần thiết. Bao gồm cả việc sắp xếp dữ liệu làm việc trên máy tính, bạn sẽ không muốn bị đánh giá thấp nếu như quản lý muốn bạn gửi ngay một file báo cáo từ năm ngoái đúng không?
6. Luôn tìm kiếm các giải pháp tiết kiệm và rút ngắn thời gian
Thực hiện báo cáo như thế nào để nhanh và chính xác? --> Bạn có cần bổ sung thêm một khóa kỹ năng về các hàm excel?
Quản lý công việc bằng công cụ nào để theo sát tiến độ công việc? --> Tìm kiếm phần mềm giúp bạn quản lý các công việc là một giải pháp tốt.
Học tiếng anh như thế nào để nhanh áp dụng vào công việc?
Hãy luôn đặt ra những câu hỏi nhằm giúp bạn tập trung đi tìm giải pháp. Luôn có giải pháp cho mọi vấn đề, vì vậy đừng để não bộ “lười biếng” nhé, giải pháp luôn ở xung quanh bạn.
7. Dành thời gian để tập thể dục hoặc thiền
Tập thể dục hoặc thiền đều tốt cho sức khỏe và trí não, nó còn giúp tăng khả năng tập trung hơn cho bản thân. Chính vì thế, bạn nên dành thời gian thiền 5-10 phút mỗi ngày. Trong một ngày, bạn có thể ngồi thiền 1-2 phút ở từng thời điểm khác nhau trong ngày.
8. Hạn chế sử dụng mạng xã hội trong lúc làm việc
Nhiều người hay có thói quen là kiểm tra các thông báo từ các lượt like, comment từ bạn bè hay xem các đoạn video ngắn trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Tiktok,…Điều này sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến sự tập trung làm việc của bạn mỗi khi điện thoại thông báo liên tục. Chính vì thế, trong lúc làm việc bạn nên tắt hoặc hạn chế sử dụng (trừ khi nó là một phần trong công việc).
Trên đây là một số chia sẽ về một số kỹ năng sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả mà PMS đã tổng hợp lại, mong rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp cho bạn đọc.
Cùng với đó, để biết cách sắp xếp và quản lý thời gian làm việc hiệu quả, các bạn có thể tìm hiểu ngay khóa học kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả tại Học Viện PMS được giảng dạy bởi các Chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, phương pháp dạy độc đáo và đặc biệt mang tính ứng dụng thực tiễn cao. Nếu có bất cứ thắc mắc nào về khóa học, các bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua số Hotline 0965 845 468 để được hỗ trợ.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS