Lịch trình sản xuất là gì? 6 bước lên lịch trình sản xuất hiệu quả

Lịch trình sản xuất là một bản kế hoạch cụ thể để doanh nghiệp tổ chức các quy trình từ giai đoạn tìm nguồn vật tư, tiến hành sản xuất và đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng kịp thời. Vậy lịch trình sản xuất là gì? Làm sao để thiết lập một lịch trình sản xuất hiệu quả và trải qua những giai đoạn nào, mọi thông tin sẽ có trong bài viết dưới đây!

Lịch trình sản xuất là gì? 

Lịch trình sản xuất (Production schedule) là một bản kế hoạch chi tiết trong sản xuất, bao gồm việc chuẩn bị danh sách công việc, điều phối, phân công nhiệm vụ cho mỗi bộ phận và từng cá nhân theo trình tự công việc đi cùng với thời gian cần thiết để sản xuất lô sản phẩm. Nhờ đó, dự án được đảm bảo đúng tiến độ sản xuất theo nguồn lực của doanh nghiệp.

Lịch trình sản xuất cũng là kênh liên lạc hiệu quả giữa đội ngũ bán hàng với sản xuất. Bằng cách, bộ phận bán hàng thông báo cho đội ngũ sản xuất biết về mức độ tiêu thụ sản phẩm, từ đó đội ngũ sản xuất có thể dự báo nhu cầu sắp tới và biết số lượng cần sản xuất và thông báo cho đội ngũ bán hàng khi sản phẩm đã sẵn sàng.

Mục tiêu của việc lên lịch trình sản xuất sẽ là:

• Thiết lập khung thời gian nhất định để triển khai công việc của nhà máy.
• Đảm bảo thời gian sản xuất cho một đơn đặt hàng nhằm đảm bảo thời gian giao hàng.
• Tối ưu hóa hiệu suất nguồn lực của doanh nghiệp.
• Cải thiện dòng chảy công việc ở mọi giai đoạn trong quy trình sản xuất.

6 bước lập lịch trình sản xuất

Lịch trình sản xuất giúp các nhà sản xuất tổ chức nhiều quy trình phức tạp và triển khai hiệu quả sẽ qua 6 giai đoạn sau:

Bước 1: Lập kế hoạch

Bước đầu của lập lịch trình sản xuất là lập kế hoạch, đây là bước quan trọng nhất. Ở giai đoạn này, người lập kế hoạch cần xác định mục tiêu sản xuất và phân tích nguồn lực và ngân sách hiện có để đạt được mục tiêu đó. Thường sẽ có hai loại lập kế hoạch sản xuất, gồm:

• Kế hoạch tĩnh: Bản kế hoạch này giả định rằng các giai đoạn trong sản xuất đều tuân thủ theo một lịch trình mà không có sự thay đổi.
• Kế hoạch hành động: Bản kế hoạch này thì giả định rằng sẽ có những thay đổi trong lịch trình trước khi đạt được mục tiêu sản xuất.

Hãy cần nhắc lựa chọn lịch trình sản xuất nào phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp bạn. Đồng thời ghi chép lại đầy đủ lịch trình rõ ràng, đầy đủ đế quá trình thực hiện dễ dàng và chủ động hơn.

Bước 2: Xác định lộ trình thực hiện

Ở giai đoạn này, bạn cần sắp xếp các đầu mục công việc trong danh sách theo mức độ ưu tiên, cấp bách trước. Nhờ đó, bạn sẽ tập trung thực hiện những công việc quan trọng mang lại kết quả lớn và loại bỏ những việc không phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn lực doanh nghiệp.

Bước 3: Lên lịch sản xuất

Việc thiết lập khung thời gian cho từng giai đoạn sản xuất rất quan trọng. Nó đảm bảo được thời hạn để hoàn thành một dự án. Để lên lịch trình tổng thể để sản xuất ra một sản phẩm trong một thời gian cụ thể, bạn cần xác định được các yếu tố như nguồn nhân lực, ngân sách, xác định hướng triển khai của công ty.

Bước 4: Điều phối

Điều phối bao gồm việc triển khai các quy trình mà người lập lịch sản xuất đã chuẩn bị trước đó. Tại đây, phụ trách lịch trình sản xuất cần đảm bảo các nguồn lực đã sẵn sàng bắt đầu đưa vào hoạt động sản xuất. Đồng thời, họ là người điều phối công việc và hướng dẫn nhân viên tham gia vào quá trình sản xuất để hiểu rõ vai trò của mình.

Bước 5: Triển khai

Ở bước này là bước đã bắt tay vào thực hiện hóa các kế hoạch đề ra ở trên, người phụ trách cần đảm bảo những điều sau:

• Tất cả quy trình đều hoạt động hiệu quả, trơn tru.
• Lô sản xuất cần hoàn thành theo đúng khung thời gian đã thiết lập, để mỗi khách hàng đều nhận được đơn hàng của mình kịp thời và chất lượng.

Bước 6: Theo dõi và cập nhật thường xuyên

Sẽ có những thay đổi trong suốt quá trình sản xuất, điều này ảnh hưởng tới lịch trình ban đầu đề ra và khiến người lập lịch sản xuất phải tiến hành điều chỉnh kế hoạch. Việc theo dõi và cập nhật trong suốt quá trình sản xuất sẽ giúp các nhà quản lý sản xuất đảm bảo được kế hoạch liên tục.

Lưu ý, khi cập nhật lịch trình mới, phải thông báo lại với các bên liên quan và các thành viên trong nhóm đều nắm được kế hoạch và kỳ vọng mới.

Lợi ích của lịch trình sản xuất khi thiết lập đúng

Khi thiết lập lịch trình sản xuất chuẩn, doanh nghiệp sẽ nhận được một số lợi ích, bao gồm:

• Tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức: Trong lịch trình sản xuất, có khâu tính toán nguyên vật liệu cần thiết dùng để sản xuất ra thành phẩm. Điều này ngăn ngừa được tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến chậm trễ trong việc hoàn thành đơn hàng hay thậm chí cả việc tồn kho quá mức.
• Giảm chi phí: Lịch trình sản xuất giúp nhà sản xuất giảm được chi phí sản xuất bằng cách xác định những cách ít tốn kém nhất từ khâu chuyển đối nguyên liệu thô thành thành phẩm. Đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp biết được những phương pháp sản xuất hiệu quả nhất về mặt chi phí cho nhân công và vận chuyển sản phẩm.
• Rút ngắn thời gian chờ: Lịch trình sản xuất cho phép doanh nghiệp rút ngắn được thời gian chờ, nghĩa là doanh nghiệp biết được thời gian khách hàng lên đơn đặt hàng cho tới khi nhận được hàng. Từ đó tăng sự hài lòng của khách hàng bằng việc hoàn thành đơn hàng kịp thời, nhanh chóng và có thể duy trì mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Bằng cách phân bổ từng công đoạn, thời gian hợp lý cho từng khâu, bao gồm cả việc sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm cho tới đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng được tiêu chuẩn. Nhờ đó mà chất lượng sản phẩm được cải thiện, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

Các yếu tố cần xem xét khi tiến hành lập lịch sản xuất

Khi tiến hành lập lịch trình sản xuất, những chuyên gia lập lịch cần phải xem xét những yếu tố sau:

• Thời gian: Công việc chính của lập lịch trình sản xuất là thiết lập mốc thời gian phù hợp đúng với kỳ vọng của khách hàng.
• Chi phí: Khoản tiền cần thiết mà một dự án có thể phát sinh, hãy đảm bảo bạn tính toán được chi phí cho từng phần của quy trình sản xuất, giúp công ty đạt được mục tiêu mà không cần chi tiêu những khoản không cần thiết.
• Nguyên vật liệu: Là quá trình mua sắm vật tư cho dự án, hãy cần nhắc việc mua sắm nguyên vật liệu vừa đủ cho một dự án, vì quá nhiều hay quá ít vật tư cũng dẫn đến các vấn đề về chi phí và sự hiệu quả.
• Nhân sự: Người phụ trách lịch sản xuất cần đảm bảo mình có đủ số lượng nhân sự phù hợp để làm việc cho từng giai đoạn của quy trình sản xuất.
• Máy móc: Cũng như nhân sự, hãy cần đảm bảo nhà máy có đủ máy móc cần thiết và mọi thiết bị đều được hoạt động theo đúng mục đích.

Tóm lại, lịch trình sản xuất có vai trò tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp. Một lịch trình hiệu quả sẽ giảm thời gian chờ, tiết kiệm ngân sách và đáp ứng các đơn hàng kịp thời tới khách hàng. Hy vọng với những thông tin trên mà chúng tôi chia sẻ, bạn đã hiểu và biết cách thiết lập lịch sản xuất cho doanh nghiệp với vai trò là người phụ trách nhé.

>> Có thể bạn quan tâm: Khóa học lập kế hoạch vận hành và điều độ sản xuất