Năng suất là gì? Đây là cụm từ chúng ta thường nghe nói tới khi làm việc tại các doanh nghiệp hiện nay. Vậy năng suất có vai trò và ý nghĩa như thế nào? Cách tính ra sao và những thước đo năng suất phổ biến hiện nay là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.
Năng suất là gì?
Năng suất là có thể được hiểu là một thước đo để đo lường mức độ hiệu quả của việc sử dụng những nguồn lực được tận dụng để tạo ra những sản phẩm hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định.
Khi sản phẩm/dịch vụ đạt được năng suất cao đồng nghĩa với một lượng nguồn lực được giao để sản xuất số lượng sản phẩm hoặc đề ra doanh thu dự kiến theo chỉ tiêu đã đạt được hiệu quả về cả số lượng và doanh thu tương đương hoặc vượt hẳn mức chỉ tiêu đặt ra.
Ý nghĩa và vai trò của năng suất
Ý nghĩa
Tăng năng suất giúp doanh nghiệp có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn với cùng một lượng lao động và vốn, từ đó giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận. Ngoài ra, năng suất tăng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn với cùng một lượng vốn, thời gian hay nguyên vật liệu bỏ ra
Hiện nay khi mà các doanh nghiệp đang cạnh tranh gay gắt trên thị trường thì doanh nghiệp nào đạt được năng suất và hiệu suất cao thường sẽ có lợi thế cạnh tranh tốt hơn, dễ dàng mở rộng quy mô sản xuất và đạt được thị phần lớn hơn trên thị trường.
Năng suất cao giúp doanh nghiệp gia tăng sản lượng, từ đó góp phần thúc đẩy gia tăng GDP của quốc gia. Khi mà GDP tăng sẽ kéo theo sự tăng trưởng của nền kinh tế, nâng cao đời sống cá về vật chất và tinh thần cho nhân dân.
Vai trò
Tăng năng suất được xem là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp hay một quốc gia. Năng suất cao được biểu hiện khi một doanh nghiệp biết cách tận dụng triệt để nguồn lực sẵn có để đạt được số lượng sản phẩm đã đề ra qua đó tiết kiệm được phần lớn chi phí sản xuất so với các chi phí phát sinh khi nguồn lực bị tận dụng một cách hoang phí.
Khi năng suất và hiệu suất tỷ lệ thuận với nhau theo chiều hướng tăng cũng sẽ giúp doanh nghiệp phát huy những đổi mới sáng tạo, lợi nhuận đạt được sẽ là nguồn lực bổ sung để doanh nghiệp đầu tư cho việc nghiên cứu và phát triển để tạo ra những sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường.
Các thước đo năng suất
Năng suất lao động
Hiện nay năng suất lao động được xem là thước đo năng suất phổ biến nhất. Năng suất lao động là số lượng sản phẩm được người lao động sản xuất ra trong một đơn vị thời gian hoặc số lượng nhân lực được tận dụng cho công việc sản xuất đó.
Ví dụ đơn giản, cùng một thời gian là 3 giờ nhưng chỉ cần 2 giờ là bạn A đã có thể hoàn thành tất cả 7 bài tập về nhà được giao, trong khi bạn B cần đến 3 tiếng rưỡi đồng hồ mới có thể làm xong nên suy ra bạn A có năng suất lao động cao và ngược lại, do bị lố thời gian đã đặt ra trong tiêu chí nên bạn B có năng suất lao động thấp.
Năng suất vốn
Năng suất vốn phản ánh sản lượng đã đạt được so với tổng số vốn mà doanh nghiệp đã bỏ ra.
Ví dụ như một công ty vận tải có tổng giá trị tài sản cố định (xe tải, kho bãi) là 4 tỷ đồng. Trong vòng một năm, công ty này đạt được doanh thu 7 tỷ đồng. Do đạt được lợi nhuận vượt ngưỡng so với nguồn vốn bỏ ra, nên công ty đó đạt được năng suất vốn cao
Năng suất vật liệu
Năng suất vật liệu phản ánh về sản lượng đầu ra thực tế đạt được so với ản lượng định mức được đạt ra ban đầu dựa trên số lượng (hoặc khối lượng) đầu vào để tạo ra những sản phẩm đó.
Chẳng hạn như một công ty may muốn sản xuất ra 8 chiếc áo thun từ 10 mét vải ban đầu. Trong quá trình thiết kế, do làm hỏng 1 vài chi tiết nên chỉ được 6 cái áo thun. Điều đó cho thấy, công ty chưa tận dụng được triệt để vật liệu đầu vào để đạt được lượng sản phẩm như chỉ tiêu ban đầu.
Năng suất nhân tố tổng hợp
Năng suất tổng hợp được đo lường thông qua việc chia sản lượng đạt được cho toàn bộ nguồn lực được sử dụng bao gồm 3 nguồn lực đã kể bên trên (Thời gian, vốn, vật liệu) và một vài yếu tố khác (Công nghệ, nhân lực,…).
Ví dụ như một công ty áp dụng hệ thống dây chuyền sản xuất mới vào trong sản xuất, năng suất được công ty đo lường lúc này sẽ không chỉ còn là về khối lượng nữa mà còn phải xét đến một số khía cạnh khác để đánh giá năng suất tổng hợp có cao hay không chẳng hạn như:
So với sản xuất truyền thống thì loại hình nào tạo ra sản phẩm trong thời gian nhanh hơn.
Nguồn vốn đầu tư cho máy móc đó là ít hơn hay nhiều hơn so với chi phí phát sinh để khắc phục những sản phẩm lỗi từ sản xuất truyền thống
Hệ thống dây chuyền sản xuất mới đó có tận dụng được tối đa số vật liệu được giao để cho ra các sản phẩm hoàn chỉnh hay không.
Cách tính cho từng loại năng suất và ví dụ thực tiễn
Việc tính toán năng suất rất đơn giản, chỉ cần chia sản phẩm hoặc doanh thu của công ty cho những nguồn lực được sử dụng để tạo ra nó. Công thức tính sẽ phụ thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn thước đo nào để quyết định năng suất cho các hoạt động sản xuất của mình.
Ví dụ thực tiễn cho cách tính năng suất lao động
Một nhà máy sản xuất 5000 chiếc xe hơi trong một tháng với 100 công nhân. Năng suất lao động của nhà máy này là:
Năng suất lao động = số lượng sản phẩm/nhân viên (Hoặc thời gian bỏ ra) = X (Số lượng/nhân viên (thời gian)
5000 xe hơi / 100 công nhân = 50 xe hơi/công nhân
Năng suất này được đánh giá là cao hay thấp còn phải đối chiếu với tiêu chí đề ra ban đầu, so sánh với đối thủ cạnh tranh, kèm theo chỉ số năng suất trung bình trong ngành.
Ví dụ thực tiễn cho cách tính năng suất vốn
Trong năm 2024, công ty ABC đạt được tổng doanh thu là 450 tỷ đồng, trong đó tổng vốn đầu tư (bao gồm thiết bị, máy móc, nhà xưởng,…) là 170 tỷ đồng
Năng suất vốn = Tổng doanh thu / Tổng vốn đầu tư
Năng suất vốn = 450 tỷ đồng / 170 tỷ đồng = 2.65
Điều này có nghĩa là cứ mỗi 1 đồng vốn đầu tư, công ty tạo ra được 2.65 đồng doanh thu trong năm 2024.
Ví dụ thực tiễn cho cách tính năng suất vật liệu
Trong tháng 5/2024, công ty XYZ sản xuất 1000 chiếc bàn gỗ. Tổng lượng gỗ sử dụng để sản xuất số bàn này là 5000 mét khối. Định mức tiêu hao gỗ cho mỗi chiếc bàn là 5.5 mét khối. Cách tính năng suất vật liệu như sau:
- Sản lượng thực tế: 1000 chiếc bàn
- Lượng vật liệu sử dụng thực tế: 5000 mét khối gỗ
- Định mức tiêu hao vật liệu: 5.5 mét khối gỗ/bàn
- Sản lượng định mức = Lượng vật liệu sử dụng thực tế / Định mức tiêu hao vật liệu
- Sản lượng định mức = 5000 mét khối gỗ / 5.5 mét khối gỗ/bàn = 909.09 chiếc bàn
- Năng suất vật liệu = Sản lượng thực tế / Sản lượng định mức
- Năng suất vật liệu = 1000 chiếc bàn / 909.09 chiếc bàn = 1.1
=> Kết luận: Năng suất vật liệu của công ty XYZ trong tháng 7/2023 là 1.1, Điều này có nghĩa là công ty đã sản xuất được nhiều hơn 10% số lượng bàn so với định mức tiêu hao gỗ.
Ví dụ thực tiễn cho cách tính năng suất nhân tố tổng hợp
Công thức tính cho thước đo năng suất này là rất phức tạp do kết hợp rất nhiều yếu tố thuộc nguồn lực để tạo ra sản phẩm. Chúng tôi xin đưa ra một công thức tổng quát nhất để mọi người có thể hình dung cơ bản về cách tính năng suất nhân tố tổng hợp.
Tăng trưởng TFP (Năng suất nhân tố tổng hợp) = Tăng trưởng sản lượng – Đóng góp của vốn – Đóng góp của lao động
Chẳng hạn như 1 doanh nghiệp có mức tăng trưởng sản lượng của năm 2023 so với năm 2022 là 20%, đóng góp của vốn và đóng góp của lao động lần lượt là 6% và 7% (Hai đóng góp này được tính bằng cách sử dụng mức tăng trưởng vốn và lao động của 2023 so với 2022 kết hợp hàm Cobb-Douglas để mô hình hóa sản xuất)
Áp dụng vào TFP sẽ là: = 20% – 6% – 7% = 7%
Kết quả này cho thấy TFP của Doanh nghiệp trên đã tăng 7% từ năm 2022 đến năm 2023.
Làm sao để tăng năng suất cho doanh nghiệp?
Phân bổ công việc theo đúng chuyên môn
Nếu giao cho họ một công việc nào đó không thuộc lĩnh vực của bản thân hay phân công cho nhân viên làm quá nhiều việc cùng lúc thì đó là cách phân bổ nguồn nhân lực chưa thật sự hiệu quả dễ dẫn đến tình trạng quá tải công việc khiến cả năng suất và hiệu suất công việc không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Để giúp năng suất làm việc được tăng lên đòi hỏi nhà quản lý cần phân công nhiệm vụ công việc một cách hợp lý, phù hợp với kiến thức chuyên môn của từng nhân viên.
Trong trường hợp bắt buộc phải đa nhiệm hãy đề nghị với những người có trình độ chuyên môn gần nhất với công việc được giao hoặc ít nhiều gì cũng có kiến thức về một lĩnh vực khác ngoài công việc chuyên môn.
Chuẩn hóa quy trình làm việc
Chuẩn hóa quy trình sẽ giúp thúc đẩy tới 35% năng suất làm việc và giảm tới 40% chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Để chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tạo trình tự công việc theo tiêu chuẩn
Đó sẽ là những công đoạn cũng như thao tác bắt buộc nhân viên phải thực hiện theo trình tự được định sẵn. Nhờ vào việc mô tả một cách rõ ràng trình tự thực hiện sẽ giúp mọi nhân viên đều có thể thực hiện công việc đúng theo quy trình để đảm bảo sự chuyên nghiệp cho tổ chức.
Bước 2: Tính thời gian thực hiện công việc
Đây được xem là thời gian cần thiết để các sản phẩm được làm ra và là khung tham chiếu để nhà quản lý có thể điều phối cũng như giám sát từng công đoạn làm việc để quy trình được diễn ra đúng tiến độ.
Bước 3. Xác định mức tồn kho tiêu chuẩn
Là số lượng những nguyên liệu tối thiểu cần phải có để đảm bảo quy trình được diễn ra một cách xuyên suốt, liền mạch, tránh để thiếu nguồn nguyên liệu đầu vào dẫn đến sự trì trệ cho cả quy trình.
Sau khi đã tạo ra một quy trình chuẩn, quản lý của bộ phận cần truyền đạt một cách cụ thể và rõ ràng cho nhân viên để đảm bảo họ đã nắm rõ những yếu tố cần thiết để tối ưu năng suất cho quy trình.
Ngoài ra, việc vận hành những hoạt động trong quy trình cần phải đi kèm với việc cải tiến liên tục quy trình theo nguyên tắc Kaizen để nâng cao hiệu quả vận hành lâu dài và hạn chế những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra
Sau khi đã thiết kế được một quy trình chuẩn, nhà quản lý cần truyền đạt lại cho nhân viên, đảm bảo họ nắm rõ các yếu tố cần thiết để tối ưu năng suất quy trình. Bên cạnh đó, việc cải tiến liên tục quy trình cũng cần được triển khai song song với việc vận hành các hoạt động. Điều này giúp hạn chế những rủi ro cũng như nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.
Xây dựng môi trường làm việc theo quy tắc 5S
Trong tất cả các cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên thì cải thiện môi trường là hoạt động không thể bỏ qua. Một cách mà doanh nghiệp có thể sử dụng để nâng cao trải nghiệm làm việc của nhân viên là phương pháp 5S, đây là phương pháp quản lý của người Nhật, đơn giản, dễ áp dụng và không tốn kém.
Các phương pháp tăng năng suất làm việc khác sẽ khó mà phát huy hiệu quả nếu như môi trường làm việc của doanh nghiệp không đảm bảo hoặc thiếu đi sự an toàn trong lao động.
Đó chính là lý do mà phương pháp quản lý 5S được ra đời để tối ưu hóa tổ chức cũng như quản lý hiệu quả khu vực làm việc sao cho đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về an toàn môi trường, lao động và mọi vật dụng phục vụ cho sản xuất được sắp xếp theo quy củ, khoa học.
Xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Nhân viên chỉ có thể làm việc hiệu quả và đạt được năng suất tối đa khi họ nắm bắt rõ những công việc mình cần làm là gì và phải làm như thế nào. Vì vậy, công đoạn đào tạo và phát triển nhân viên với một lộ trình rõ ràng là vô cùng quan trọng nếu như muốn cải thiện năng suất cho các hoạt động của doanh nghiệp.
Hoạt động đào tạo nhân viên và phát triển nhân viên không khỉ giúp họ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn có thể giúp họ hiểu rõ về văn hóa tổ chức, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp, từ đó họ sẽ có động lực phấn đấu để chứng minh bản thân có thể làm được những điều tương xứng với mục tiêu và sứ mệnh doanh nghiệp đang hướng đến.
Để hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên diễn ra hiệu quả cần doanh nghiệp phải tạo ra một quy trình đào tạo chuyên nghiệp, nhất quán, đi kèm với kế hoạch cụ thể.
Thưởng phạt phân minh
Để cải thiện năng suất làm việc cho nhân viên thì cũng cần phải thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên bằng cách ghi nhận thành tích và khen thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của họ.
Song song đó, để đảm bảo tính công bằng trong thi đua thành tích, doanh nghiệp cũng phải có biện pháp nhắc nhở, khiển trách đối với những cá nhân lười biếng, chưa thật sự tạo ra hiệu quả trong công việc.
Quý anh chị quan tâm đến các khóa học để nâng cao trình độ chuyên môn của bản thân có thể tham khảo danh sách các khóa đào tạo Public được thiết kế với những kiến thức chuyên môn riêng biệt cho nhiều bộ phận khác nhau.
Quý anh/chị hoàn toàn có thể an tâm về chương trình đào tạo và chất lượng giảng dạy khi chương trình được thiết kế bởi các chuyên gia kiêm giảng viên với hơn 20 năm kinh nghiệm, ưu tiên vào việc áp dụng những kiến thức thực tiễn vào công tác giảng dạy thay vì những kiến thức lý thuyết khô khan khó áp dụng.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS