Mô hình SMART là gì? 5 nguyên tắc và cách thiết lập mục tiêu SMART

SMART là phương pháp hỗ trợ thiết lập mục tiêu chi tiết và hiệu quả, nó còn giúp người sử dụng dễ dàng có được sự đánh giá kết quả trong công việc một cách chính xác. Điều này ngày càng được chứng minh khi SMART đã được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp trên toàn thế giới và Học Viện PMS cũng là một trong số đó.

PMS rất tự hào về những thành tựu đã đạt được thông qua việc áp dụng phương pháp SMART. Qua việc đúc kết được nhiều kinh nghiệm quý báu, chắc chắn đây không chỉ là bài học quan trọng mà còn là nguồn cảm hứng cho những ai muốn tìm hiểu và áp dụng phương pháp này.

Với mong muốn chia sẻ những trải nghiệm và bài học đến bạn, đội ngũ chuyên gia của PMS đã biên soạn và trình bày nó trong bài viết này. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá ý nghĩa sâu sắc của mục tiêu SMART, tìm hiểu về các nguyên tắc, học cách thiết lập mục tiêu một cách thông minh và hiệu quả. Cùng bắt đầu ngay nhé!

1. SMART là gì?

Mô hình mục tiêu SMART bao gồm 5 nguyên tắc chính, được viết tắt từ các từ đầu tiên của các từ tiếng Anh: Specific (Tính cụ thể), Measurable (Khả năng đo lường), Achievable (Tính khả thi), Relevant (Tính liên quan) và Time-bound (Khung thời gian). Công thức để hình thành nên SWOT bao gồm các thành phần sau:

• S – Specific – Tính cụ thể

Điều này có nghĩa là mục tiêu phải được xác định cụ thể về mục đích, phạm vi và kết quả mong muốn. Nếu mục tiêu không được đặt ra một cách rõ ràng, người đặt mục tiêu sẽ dễ bị mất định hướng và không biết phải làm gì để đạt được mục tiêu.

• M – Measurable – Khả năng đo lường

Khả năng đo lường, tức là mục tiêu phải có thể được đánh giá bằng số liệu cụ thể. Điều này giúp quan sát được mức độ của mục tiêu và có thể điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.

• A – Achievable – Tính khả thi

Là sự yêu cầu về mục tiêu cần thiết thực, có khả năng đạt được nhờ vào nguồn tài nguyên hiện có. Nếu mục tiêu quá cao hoặc không thực tế, người đặt ra mục tiêu sẽ dễ bị nản chí và không hoàn thành công việc.

• R – Relevant – Tính liên quan

Là tiêu chí để đảm bảo rằng mục tiêu được đặt ra phải có ý nghĩa và phù hợp với các mục tiêu lớn hơn, chiến lược tổng thể hay các giá trị cốt lõi của cá nhân hoặc tổ chức.

• T – Time-bound – Khung thời gian

Sự thể hiện rằng mục tiêu SMART cần có thời gian ràng buộc, qua đó giúp người đặt ra mục tiêu có thể theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả trong một thời gian nhất định.

2. Ý nghĩa của các nguyên tắc SMART là gì?

SMART là sự kết hợp của các thành phần Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound. Với mỗi nguyên tắc đều mang những ý nghĩa khác nhau, cụ thể:

• Yếu tố Specific giúp đưa ra câu trả lời cho câu hỏi 5W: WHO: Ai tham gia vào mục tiêu này? – WHAT: Tôi muốn đạt được điều gì? – WHERE: Mục tiêu này cần đạt được ở đâu? – WHEN: Khi nào tôi muốn đạt được mục tiêu này? – WHY: Tại sao tôi muốn đạt được mục tiêu này?
• Measurable giúp giải đáp: Mục tiêu đạt được là con số cụ thể nào? Chỉ số tiến bộ đang ở mức nào?
• Yếu tố Achievable để xác định được: Tôi có đủ nguồn lực và khả năng để đạt được mục tiêu này không? Nếu không thì còn thiếu những gì? Trước đây đã có ai từng đạt được mục tiêu này chưa?
• Ý nghĩa của Relevant giải đáp: Liệu mục tiêu này có xứng đáng hay không? Đâu là thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu? Người thực hiện có phù hợp với nhiệm vụ không? Mục tiêu thực hiện có phù hợp với tình hình hiện tại không?
• Time-bound giúp trả lời câu hỏi: Liệu mục tiêu có thể đạt đúng thời hạn không?

Qua đây có thể thấy, bằng cách trả lời các câu hỏi trên, người đặt mục tiêu sẽ có kế hoạch rõ ràng và có kỹ năng đánh giá kết quả một cách chính xác. Ngoài ra, các nguyên tắc SMART còn giúp người đặt ra mục tiêu trở nên tự tin hơn và có thể dễ dàng thuyết phục những người khác tham gia vào việc đạt được mục tiêu.

3. Cách thiết lập mục tiêu SMART với ví dụ cụ thể

Để minh họa cho việc thiết lập mục tiêu SMART, chúng ta sẽ lấy ví dụ về một một công ty công nghệ vừa và nhỏ – gọi là ABC Tech.

Nam là một chuyên viên Marketing đã được giao nhiệm vụ thúc đẩy lưu lượng sử dụng của người dùng trên ứng dụng di động của ABC Tech. Anh ấy biết rằng cần phải có sự hỗ trợ của tất cả mọi người để thực hiện được điều này, nhưng có một vấn đề.

Trước đây, khi Nam thiết lập mục tiêu cho toàn bộ đội nhóm, các hạng mục công việc thường không đi theo những dự tính ban đầu. Mọi người thường không nắm bắt được mục đích công việc. Tiến độ các hạng mục cũng không được theo dõi rõ ràng. Vì vậy mà việc thiết lập mục tiêu trước đó coi như thất bại.

Trong trường hợp lần này, PMS sẽ hóa thân thành Nam để sử dụng các mục tiêu SMART cho kế hoạch hành động. Cũng từ đó hướng dẫn bạn cách thiết lập các nguyên tắc SMART một cách cụ thể. Đầu tiên là:

3.1 Tính cụ thể: Specific

Để một mục tiêu có hiệu quả, nó cần phải cụ thể. Như chúng tôi đã thể hiện ở phần trước đó, một mục tiêu chuẩn chỉnh là khi có thể trả lời những câu hỏi sau:

• Cần hoàn thành điều gì?
• Ai là người chịu trách nhiệm cho nó?
• Những bước nào cần được thực hiện để đạt được mục tiêu?

Thực hiện điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu mà bạn đang hướng tới. Dưới đây là những mục tiêu cụ thể mà Nam có thể đặt ra:

• Điều cần đạt được là: tăng lượng người dùng trên ứng dụng di động của ABC Tech.
• Chỉ định người chịu trách nhiệm:xác định ai trong nhóm hoặc công ty sẽ chịu trách nhiệm cho các phần khác nhau của mục tiêu.
• Lập kế hoạch thực hiện: chi tiết về các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Xác định kết quả mong đợi: kết quả mong đợi từ việc thực hiện mục tiêu, chẳng hạn như số lượng người dùng tăng, mức độ tương tác của người dùng hoặc các chỉ số khác…

3.2 Đo lường: Measurable

Sau bước khởi đầu với sự cụ thể, việc tiếp theo bạn cần thực hiện là đo lường mục tiêu. Điều này giúp việc theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng hơn và tính toán được thời điểm bạn đạt được mục tiêu cuối cùng.

Ở đây, mục tiêu của Nam cùng Ban lãnh đạo là tăng số lượng người dùng ứng dụng di động của họ – nhưng tăng bao nhiêu? Nếu họ chỉ có một người đăng ký mới, điều đó vẫn tính là tăng trưởng – nhưng liệu họ đã hoàn thành mục tiêu? Tương tự như vậy, nguyên cả một chiến lược tổng thể sẽ có rất nhiều hạng mục cần xác định để đo lường.

3.3 Tính khả thi: Achievable

Đây là thời điểm trong quá trình bạn cần nhìn nhận lại tính thực tế của mục tiêu đã đặt ra. Các mục tiêu nên khả thi và nằm trong khả năng mà bạn có thể thực hiện được.

Đối với trường hợp của Nam, có thể sau khi trung thực nhìn lại vào mục tiêu đã đề ra. Nam nhận ra rằng, với nguồn lực hiện tại, việc triển khai cùng lúc 4 chiến dịch quảng bá là quá nhiều để họ “take care” từng công việc. Vì vậy, Nam quyết định ưu tiên chạy 2 chiến dịch cho quý đầu tiên và 2 chiến dịch sẽ thực hiện sau.

3.4 Tính liên quan: Relevant

Đây là lúc mà bạn cần suy nghĩ về bức tranh tổng thể và các yếu tố khác liên quan. Tức là những mục tiêu riêng lẻ mà bạn đặt ra nó phải phục vụ cho mục đích cốt lõi cuối cùng mà bạn mong muốn.

Từ trường hợp của Nam để ta có thể hình dung dễ hơn về vấn đề này. Nam cần hiểu rằng, những kết quả của việc giữ chân khách hàng và thúc đẩy việc sử dụng ứng dụng là để phục vụ cho mục đích lớn lao chính là phát triển doanh thu của công ty.

3.5 Khung thời gian: Time-bound

Để việc mục tiêu được diễn ra thuận lợi, bạn cùng đội nhóm cần thống nhất ngay từ đầu về yếu tố thời gian như: Thời hạn của từng hạng mục công việc là bao lâu? Khi nào nhóm sẽ bắt đầu và thực hiện các nhiệm vụ đã được xác định? Thời điểm nào cần hoàn thành? Tóm lại, mục tiêu SMART nên chứa các hạng mục liên quan đến thời gian để mọi người biết cách duy trì tiến độ trong khung thời gian đã được chỉ định.

Nam sẽ lên kế hoạch mục tiêu với các khung thời gian cụ thể như: Tăng số lượng người dùng hàng tháng của ứng dụng di động ABC Tech lên 1.000 trong Q1 năm 2024. Điều này sẽ được đạt được bằng cách tạo ra các chiến dịch truyền thông xã hội, sẽ bắt đầu chạy vào tháng 2 năm 2024, trên ba nền tảng truyền thông xã hội là Facebook, Twitter và Tiktok… Khi Nam thực hiện những điều trên, mục tiêu SMART của anh ấy sẽ gặt hái được thành quả.

Qua những nội dung trên cho thấy, việc thiết lập mục tiêu SMART một cách chuẩn chỉnh là yếu tố giúp bạn đạt được mục tiêu của mình, cho dù điều đó có là lớn hay nhỏ.

>>> Đọc thêm bài viết SWOT là gì? Cách phân tích mô hình ma trận SWOT chi tiết

4. Tầm quan trọng của việc đặt mục tiêu SMART

Việc đặt mục tiêu SMART không chỉ giúp mỗi cá nhân đạt được sự thành công, mà còn mang tầm quan trọng to lớn cho đội nhóm và tổ chức. Dưới đây, chúng tôi sẽ tổng hợp một số lợi ích mà qua đó bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của phương pháp này:

• Tập trung và định hướng: SMART giúp chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các mục tiêu cụ thể và dễ dàng thực hiện, từ đó định hướng và giúp bạn tập trung vào kết quả cốt lõi.
• Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu: Ta có thể xác định các chỉ số và đánh giá điểm mạnh và điểm yếu, qua đó biết cách cải thiện và nâng cao những hạng mục cần thiết.
• Tạo động lực để thành công: Sau khi đặt ra mục tiêu, hầu hết mọi người sẽ có tinh thần và mong muốn làm việc chăm chỉ để đạt được chúng.
• Đạt được kết quả nhanh hơn: Việc tuân theo các mục tiêu SMART giúp ta không phí hoài thời gian khi mất định hướng, từ đó bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để đạt được kết quả.
• Nhận diện vấn đề tiềm ẩn: SMART là một công cụ hỗ trợ tăng hiệu suất làm việc và giúp bạn xác định các hạng mục cần cải thiện.

5. So sánh phương pháp SMART và OKR

Cả phương pháp SMART và OKR đều là các phương pháp thiết lập mục tiêu. Tuy nhiên, chúng đều có những điểm tương đồng và khác nhau. Cụ thể:

5.1 Sự giống nhau giữa mô hình SMART và OKR

Mục tiêu SMART và OKR là đều tập trung vào việc đạt được mong muốn cốt lõi, chúng đều có kế hoạch rõ ràng cũng như thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu. Đặc biệt hơn hai phương pháp này đều được dựa trên 5 nguyên tắc S.M.A.R.T để hình thành nên tiêu chí của riêng nó:

• Cụ thể: Cả SMART và OKR yêu cầu mục tiêu cụ thể và rõ ràng, giúp người đặt mục tiêu hiểu rõ nhiệm vụ và hướng đi cụ thể.
• Đo lường được: Nhấn mạnh tính định lượng của mục tiêu. Trong SMART, điều này là cốt lõi để theo dõi tiến độ, trong khi OKR sử dụng Key Results để đánh giá sự thành công.
• Khả thi: Mục tiêu trong cả SMART và OKR phải thực tế và khả thi, dựa trên nguồn lực và điều kiện hiện có.
• Liên quan: Hai phương pháp đều thể hiện rằng mục tiêu không chỉ hướng đến cá nhân mà còn phải liên quan với mục tiêu chung của tổ chức hay đội nhóm.
• Thời hạn: Trong mục tiêu SMART, điều này tạo cảm giác khẩn cấp và là cơ sở cho kế hoạch. Trong OKR, mục tiêu thường được đặt theo chu kỳ nhất định để theo dõi và đánh giá tiến độ.

5.2 Điểm khác nhau của SMART và OKR

Tóm lại, phương pháp SMART tập trung vào việc đặt ra mục tiêu cụ thể và có kế hoạch rõ ràng để đạt được mục tiêu, trong khi OKR tập trung vào việc thiết lập các chỉ số đo lường (Key Results) để đánh giá mức độ đạt được của mục tiêu. Tuy nhiên, cả hai đều là những công cụ hữu ích để giúp người đặt mục tiêu gặt hái được sự thành công.

Mong rằng với những nội dung đã được chúng tôi đúc kết trên đây đã giúp bạn hình dung được mục tiêu SMART là gì. Tóm lại SMART là một phương pháp hiệu quả để đặt ra và đạt được mục tiêu thông minh và cụ thể. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc SMART, bạn hoàn toàn có thể xây dựng kế hoạch chuẩn chỉnh và đạt được những kết quả tốt đẹp nhất. PMS chúc bạn luôn thành công với công việc của mình!

Cùng với đó, chúng tôi cũng triển khai các chương trình đào tạo kỹ năng mềm – lãnh đạo được đánh giá cao từ nhiều Doanh nghiệp, Học Viện trên thị trường. Nếu các bạn có quan tâm, có thể liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian sớm nhất.