Thủ kho là gì? Mô tả công việc và mức lương nhân viên thủ kho

Với những doanh nghiệp sản xuất thì công việc quản lý hàng hóa trong kho rất quan trọng, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh có trơn tru và hiệu quả hay không. Lúc này, vị trí người thủ kho đóng vai trò quan trọng để thực hiện nhiệm vụ này. Vậy một người thủ kho cần đảm bảo những công việc gì và yêu cầu gì cho vị trí thủ kho. Hãy xem ngay bài viết dưới đây và những thông tin liên quan đi kèm!

Thủ kho là gì?

Thủ kho là người có trách nhiệm trông coi, quản lý và đảm bảo hàng hóa trong kho được lưu trữ an toàn và sẵn sàng xuất kho khi có đơn đặt hàng hoặc vận chuyển hàng hóa tới các kênh phân phối. Đây được xem là vị trí hậu cần quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kho hàng luôn ổn định.

Mô tả công việc của thủ kho

Tùy vào doanh nghiệp thì khối lượng công việc của một thủ kho sẽ khác nhau, tuy nhiên thường thủ kho sẽ có đầu công việc chính sau:

Quản lý công tác xuất – nhập hàng hóa

• Kiểm soát các biên lai, hồ sơ, chứng từ và phiếu xuất hàng – nhập hàng.
• Thực hiện nhập – xuất hàng hóa theo quy trình và chứng từ hợp lệ.
• Ghi lại và lưu trữ các phiếu nhập kho – xuất kho.
• Tiếp nhận, lưu trữ và chuyển các chứng từ xuất – nhập hàng cho bộ phận kế toán hoặc các bên liên quan.
• Theo dõi số lượng tồn kho mỗi ngày so với số lượng hàng hóa xuất – nhập, đối chiếu định mức hàng tồn kho tối thiểu để có thể đưa ra những phương án xử lý kịp thời.

Quản lý hàng tồn kho

• Theo dõi và cập nhật số liệu tồn kho vào hệ thống hằng ngày.
• Theo dõi định mức hàng tồn kho tối thiểu thường xuyên, vì mỗi hàng hóa đều có định mức riêng, nếu có biến động hãy báo cáo với cấp trên để đưa ra phương án thay đổi định mức tồn kho tối thiểu.
• Kiểm kê kho theo định kỳ, thường theo hàng tuần/tháng/quý hoặc đột xuất theo yêu cầu.
• Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học theo từng vị trí lưu trữ được định sẵn để thuận tiện cho việc kiểm kê, tìm kiếm và vận chuyển.
• Thực hiện dán nhãn, mã hóa vật tư khi có yêu cầu.
• Kiểm tra hàng hóa và báo cáo cho Giám sát kho để ghi nhận và xử lý.
• Báo cáo tình trạng hàng tồn kho (hư hỏng, thiếu hụt, mất cắp, hạn sử dụng…) và các báo cáo khác liên quan tới kho bãi.
• Báo cáo bất cứ sự việc gì xảy ra tại kho với cấp trên.

Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? Hướng dẫn phân loại hàng tồn kho

Đảm bảo công tác PCCC

Phòng cháy, chữa cháy (PCCC) là công việc rất quan trọng đối với một nhân viên thủ kho hiện nay. Thử nghĩ khi một kho hàng cháy thì doanh nghiệp sẽ tổn thất như thế nào, do đó người thủ kho cần phải trang bị kiến thức về công tác đảm bảo PCCC, cụ thể:

• Nắm và tuân thủ các quy tắc PCCC tại kho hàng như cấm hút thuốc, đốt lửa hoặc sử dụng các thiết bị dễ cháy nổ trong kho.
• Giữ gìn kho bãi luôn sạch sẽ và gọn gàng, loại bỏ các vật dụng dễ cháy nổ.
• Kiểm tra hệ thống điện trong kho có trục trặc hay có dấu hiệu cháy nổ không.
• Không dùng các thiết bị điện có dấu hiệu hư hỏng hoặc quá tải nhiệt.
• Tham gia hoạt động tuyên truyền PCCC của công ty dành cho cán bộ, nhân viên kho.
• Luyện tập và nâng cao kỹ năng sử dụng thành thạo các dụng cụ PCCC tại nơi làm việc.

Vị trí nhân viên thủ kho yêu cầu những gì?

Khi thiết lập lịch trình sản xuất chuẩn, doanh nghiệp sẽ nhận được một số lợi ích, bao gồm:

Điều kiện ứng tuyển

Để trở thành một người thủ kho xuất sắc, bạn cần phải đáp ứng một số điều kiện ứng tuyển mà doanh nghiệp thường hay đặt ra, cụ thể:

• Trình độ học vấn: Tối thiểu tốt nghiệp THPT và các ngành liên quan tới Logistic, kinh tế, thương mại hoặc kế toán.
• Kỹ năng chuyên môn: Thao tác thành tạo tin học văn phòng cơ bản (Excel, Word,…); biết sử dụng các phần mềm quản lý kho; có khả năng sắp xếp và quản lý công việc; kỹ năng giao tiếp và kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
• Yêu cầu khác: Tỉ mỉ, cẩn thận, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc; có sức khỏe tốt và chịu được áp lực công việc cao.

Tùy vào tính chất công việc thì nhà tuyển dụng sẽ cần một số yêu cầu đặc thù khác từ ứng viên.

Đảm bảo hoàn thành KPI

Để đánh giá hiệu quả công việc, vị trí thủ kho cũng cần phải đảm bảo một số KPI riêng, cụ thể:

• Đảm bảo các đơn hàng được giao đúng hạn, đúng số lượng và chất lượng.
• Đảm bảo không sai sót về các chứng từ hóa đơn hàng hóa.
• Đảm bảo yêu cầu về thời gian vận chuyển hàng từ nơi khởi hành đến kho và ngược lại.
• Xác định được tỷ lệ sai lệch hàng tồn kho khi nhập vào.
• Xác định được tỷ lệ hàng hóa bị hư hại khi nhập kho để đưa ra các phương lý kịp thời.
• Xác định được thời gian mua hàng trung bình của từng loại hàng hóa.

Làm sao để trở thành một thủ kho xuất sắc?

Để hoàn thành tốt các nghiệp vụ của thủ kho, bạn cần phải trang bị cho mình những tổ chất, kiến thức và kỹ năng cần thiết cho vị trí thủ kho. Cụ thể:

Tố chất cần có

• Tỉ mỉ và cẩn thận: Công việc này đòi hỏi sự chính xác cao vì một sai sót cũng dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa, dẫn đến không đủ số lượng giao hàng và chất lượng đơn hàng.
• Đánh giá được vấn đề: Làm kho phải hiểu về kho, nghĩa là thủ kho là người phân tích và dự đoán được nhu cầu hàng hóa trên thị trường bằng các dữ liệu những năm trước đó, từ đó đưa ra được những phương án hiệu quả nhất. 
• Lãnh đạo: Đối với những vị trí quản lý kho, giám sát kho thì yêu cầu về khả năng lãnh đạo đội nhóm của mình trong việc hướng dẫn sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa học và logic nhất.

Các kỹ năng cần trang bị

• Giao tiếp: Các thủ kho cần phải giao tiếp linh hoạt quản lý kho, kế toán và khách hàng để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
• Làm việc nhóm: Một kho sẽ có rất nhiều nhân viên khác nhau, mỗi người sẽ có từng nhiệm vụ riêng biệt. Vì vậy, khả năng làm việc nhóm ăn ý và phối hợp nhịp nhàng sẽ giúp mọi hoạt động trong kho diễn ra hiệu quả hơn.
• Quản trị rủi ro: Nhận định rủi ro trong kho hàng là việc quan trọng mà các thủ kho cần thực hiện. Hãy phân tích những rủi ro có thể xảy ra để từ đó đưa ra những phương án xử lý kịp thời hoặc dự trù để tránh những ảnh hưởng xấu tới kho hàng.
• Bảo quản hàng hóa: Đây là kỹ năng cần thiết với mỗi thủ kho, biết cách bảo quản hàng hóa tốt sẽ không bị thất thoát và hư hỏng hàng hóa, vì nó ảnh hưởng tới tài sản của doanh nghiệp.
• Tổ chức và sắp xếp: Với đa dạng số lượng hàng hóa được chứa trong kho, kỹ năng tổ chức và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học, logic sẽ giúp thuận tiện trong việc kiểm kê, tìm kiếm và bảo quản hàng hóa trong kho.
• Kỹ năng kiểm tra và lập phiếu xuất kho: Đây là công việc thường ngày, nên nó cần được thực hiện chính xác theo đúng quy định, nhằm tránh những sai sót không đáng có xảy ra.
• Sử dụng thành thạo phần mềm quản lý kho: Với đa dạng số lượng, mẫu mã hàng hóa trong kho bắt buộc người thủ kho cần phải biết sử dụng các phần mềm quản lý kho để giúp đối chiếu dữ liệu, cập nhật và tra cứu dữ liệu, phục vụ cho việc kiểm kê và báo cáo hiệu quả.

Các câu hỏi thường gặp thủ kho

Mức lương của vị trí thủ kho là bao nhiêu?

Theo nghiên cứu và khảo sát của chúng tôi, hiện tại mức lương của một nhân viên thủ kho sẽ giao động từ 07 – 28 triệu đồng/tháng. Mức lương sẽ tùy thuộc cấp bậc (nhân viên, quản lý, trưởng kho), trình độ chuyên môn, quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và khối lượng công việc một người thủ cần thực hiện.

Ngoài lương cứng, tại một số doanh nghiệp thì thủ kho sẽ được nhận các quyền lợi khác từ công ty như:

• Phụ cấp dành riêng khi bưng bê hàng hóa, tăng ca, ăn uống, điện thoại,…
• Thưởng tháng hoặc năm khi đạt KPI.
• Được đào tạo để cập nhật và cải tiến kỹ năng chuyên môn.
• Có cơ hội thăng tiến từ nhân viên lên vị trí quản lý.

Công việc của một thủ kho có vất vả không?

Đây được xem là một công việc khá vất vả, bạn cần phải có sức khỏe đủ tốt và chịu được áp lực cao trong công việc thì mới đảm nhận được mọi nhiệm vụ của một thủ kho (tùy vào quy mô doanh nghiệp). Thủ kho phải là người có trách nhiệm trong việc quản lý và bảo quản hàng hóa trong kho luôn trong tình trạng tốt nhất từ giai đoạn nhập hàng, kiểm kê, sắp xếp, bảo quản và xuất kho theo đúng quy định.

Tuy công việc vất vả nhưng thủ kho thường được công ty trợ cấp các khoản phụ cấp thêm như ăn uống, sinh hoạt, tăng ca,… để có thể duy trì sức khỏe và tinh thần tốt nhất.

Học ngành gì để ra làm thủ kho?

Hiện không có một ngành học nào đào tạo riêng cho vị trí thủ kho. Tuy nhiên có một số ngành học có thể bổ trợ cho vị trí thủ kho như Logistic, kế toán tổng hợp, TMĐT, quản trị kinh doanh,… đây là ngành cung cấp nền tảng cho những ai yêu thích công việc thủ kho.

Tóm lại, thủ kho là vị trí quan trọng đối với các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất nhằm đảm bảo hàng hóa trong kho không bị thất thoát, hư hỏng và nâng cao hiệu quả hoạt động kho và tối ưu chi phí lưu kho. Tuy không yêu cầu về trình độ học vấn, nhưng công việc thủ kho đòi hỏi bạn phải trang bị những kỹ năng thực chiến và tố chất riêng thì mới có thể đảm nhận vị trí này hiệu quả.

Hiểu được tầm quan trọng của vị trí thủ kho, Học Viện PMS chúng tôi đã nghiên cứu, thiết kế và cung cấp một số chương trình dành riêng cho thủ kho cải thiện, nâng cấp những kỹ năng cần thiết:

• Khóa học quản lý tồn kho và hoạch định nhu cầu vật tư
• Khóa học nghiệp vụ quản trị kho bãi hiệu quả