Hourensou là gì? Ý nghĩa, tầm quan trọng và cách ứng dụng Horenso

Bạn đã bao giờ gặp tình huống nào mà mọi việc trở nên rối ren chỉ vì… không ai báo cáo, kết nối hay tham vấn không?

Nếu bạn đã tiếp xúc với phong cách làm việc của người Nhật, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Đối với họ, đây không chỉ là phương pháp làm việc nhóm hiệu quả mà còn là nét văn hóa doanh nghiệp tại đất nước Nhật Bản.

Nhờ bí quyết này mà khi bạn làm việc tại các công ty Nhật Bản, bạn sẽ thấy họ có tinh thần làm việc tập thể rất cao, chuyên nghiệp. Để giúp bạn hiểu rõ hơn về nét văn hóa Horenso về ý nghĩa, cách áp dụng và tầm quan trọng, hãy đọc bài viết dưới đây nhé!

Horenso là gì?

Horenso hay Hourensou (Hō-Ren-Sō) là một nguyên tắc cốt lõi trong văn hóa công ty tại Nhật Bản, được biết là một phương pháp làm việc nhóm và giao tiếp kinh doanh nhằm tối ưu hóa việc báo cáo, liên lạc và tham khảo ý kiến trong công việc.

Horenso được viết tắt của ba chữ gồm:

Horenso xuất phát điểm dựa vào văn hóa Nhật Bản, vì họ đề cao tính kỷ luật – trách nhiệm tập thể – hạn chế làm phiền người khác. Vì sau thế chiến thứ II, các công ty Nhật cần sự phối hợp cực kỳ chặt chẽ để tăng năng suất.

Thực tế, Horenso không chỉ áp dụng cho mỗi Nhật, vì trong bối cảnh thời đại phức tạp, tốc độ và tính kết nối cao nên mọi tổ chức trên thế giới cần sự minh bạch và chủ động trong trao đổi thông tin.

Khái niệm này được Tomiji Yamazaki, chủ tịch công ty Yamatane giới thiệu và hệ thống hóa trong cuốn sách có tựa đề “Strengthen Your Company with Ho-Ren-So” xuất bản vào năm 1982.

Giải mã ý nghĩa và áp dụng Horenso trong văn hóa doanh nghiệp

Houkoku – Báo cáo

Khi bạn mắc một lỗi nhỏ, bạn có thể cảm thấy cần báo cáo cho cấp trên của mình. Nhưng thực tế, bạn có thể tự mình giải quyết mà không cần làm phiền tới sếp. Tuy nhiên, đây không phải là cách làm việc thường thấy ở các công ty Nhật Bản, vì họ không có thẩm quyền và tự đưa ra quyết định. Thay vào đó, họ phải báo cáo mọi vấn đề đó tới cho cấp trên.

Là nhân viên cấp dưới, điều quan trọng là bạn phải thực hiện báo cáo mọi vấn đề cho sếp của mình. Không chỉ báo cáo kết quả, mà cả khi có vấn đề, chậm trễ, thay đổi bất thường thì cấp trên cần phải biết sớm để phản ứng kịp. Mục đích của báo cáo không để “kể chuyện”, mà là giúp cấp trên đưa ra quyết định nhanh và chính xác.

Đừng để sếp của bạn luôn trong tình trạng lo lắng, không biết nhiệm vụ đó đang thực hiện ra sao? Chủ động chính là giải pháp mà sếp bạn cảm thấy hài lòng nhất. Nhưng nên báo cáo vào thời điểm nào? Báo cáo những gì và sao cho tốt nhất?

Cách thực hiện đúng Hokoku (Báo cáo):

Cách thực hành Hokoku hiệu quả và không hiệu quả:

► Xem thêm: Cách quản lý nhân sự của người Nhật

Renraku – Liên lạc, thông báo

Renraku được cho là khó nhất trong Horenso, Renraku không chỉ là “thông báo” mà nó còn là:

• Cập nhật (Update) giúp đồng nghiệp và cấp trên nắm được tình hình công việc hiện tại.
• Điều phối (Coordinate) giúp phối hợp các bộ phận, tránh xung đột hoặc làm trùng lặp.
• Duy trì nhịp công việc (Maintain flow) giúp đảm bảo thông tin không bị đứt đoạn, giúp công việc diễn ra trơn tru.

Khi liên lạc, cần phải thực hiện theo đúng nguyên tắc đúng lúc – đúng người – đúng cách. Khi liên lạc, bạn cần nhớ là phải nói đúng sự thật, không mơ hồ, không nói những nhận định cá nhân hoặc tin đồn. Nhờ vậy, mọi người có thể nắm được thông tin chính xác bạn truyền tải, chẳng hạn như tiến độ dự án, công việc đã triển khai, hoàn thành được bao nhiêu %,…

*Lưu ý, trong liên lạc cần tránh trình bày dài dòng, lan man, không liên quan tới công việc.

Kênh và công cụ sử dụng trong Renraku:

Soudan – Trao đổi, bàn bạc

Sodan được hiểu là cách để mọi người có thể giải quyết công việc hiệu quả nhất. Bằng cách đóng góp ý kiến, thảo luận hoặc xin ý kiến sau khi hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể lấy ý kiến từ các thành viên trong nhóm, các bên liên quan hoặc cấp trên của mình, thường sẽ sử dụng hình thức trao đổi trực tiếp để tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề mình thường gặp phải.

Khi áp dụng Horenso, bạn sẽ không bao giờ cảm thấy bị cô lập trong một dự án. Các công ty ở Nhật áp dụng quy tắc này để coi trọng tinh thần làm việc nhóm hơn là độc lập. Xin lời khuyên từ người khác không có nghĩa là bạn phụ thuộc vào người khác, mà đây là cách để thu hút người khác nhằm thúc đẩy sự hợp tác đôi bên.

Vậy khi nào nên thực hiện Sodan?

• Trước khi đưa ra quyết định ảnh hưởng đến tập thể hoặc công việc chung.
• Khi bản thân chưa rõ hướng đi, cần ý kiến/quan điểm khác.
• Khi gặp khó khăn, trở ngại không tự mình giải quyết được.

Khi thực hiện Soudan, bạn cần biết những kỹ năng sau:

• Lắng nghe tích cực: Chú ý, không ngắt lời, ghi nhận cảm xúc người nói.
• Đặt câu hỏi đúng trọng tâm: Câu hỏi mở – khám phá; câu hỏi đóng – xác định.
• Ghi nhận và phản hồi:
  • Ghi nhận bằng lời và hành động (gật đầu, viết xuống).
  • Phản hồi rõ ràng, thể hiện tiếp thu và phản ánh suy nghĩ tích cực.

Xem thêm Podcast chia sẻ về phương pháp Horenso – Phương pháp phối hợp công việc hiệu quả của người Nhật:

Ví dụ việc áp dụng kỹ năng Horenso

Với những nội dung chúng tôi vừa trình bày ở trên, chắc hẳn bạn đã hiểu quy tắc Horenso là như thế nào rồi phải không? Nếu chưa, hãy xem tiếp những ví dụ dưới đây để hình dung rõ hơn nhé!

Ví dụ: Khi báo cáo tiến độ công việc đang thực hiện theo tuần cho cấp trên biết.

“Tôi xin trình bày về tiến độ thực hiện công việc tuần vừa qua. Hiện tại, các nhiệm vụ theo yêu cầu với khách hàng đã thực hiện xong một cuộc họp trực tiếp với họ. Dự án vẫn đang triển khai theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra.”

Ví dụ: Khi thông báo việc đi làm trễ vì sự cố không mong muốn.

“Thưa sếp, trên đường đi tôi gặp sự cố lốp xe bị hỏng, nên sẽ xin đi làm trễ khoảng 1 tiếng. Tôi xin lỗi vì đến trễ giờ làm việc.”

Ví dụ: Khi cần tham vấn một vấn đề nào đó tự dự án.

“Thưa sếp, dự án gặp một vấn đề về thời gian triển khai quá ngắn, mà chưa phương án xử lý phù hợp để hoàn thành đúng tiến độ. Vì vậy, tôi cần trao đổi để được tư vấn, tham khảo ý kiến để đưa ra phương án triển khai đảm bảo đúng tiến độ ạ. Vui lòng cho tôi thời gian để được trao đổi trong chiều nay.”

Tại sao quy tắc Hourensou lại quan trọng?

Kỹ năng Horenso rất cần thiết tại nơi làm việc, vì nó giúp hoạt động công ty diễn ra trơn tru. Vì giao tiếp hiệu quả chính là chìa khóa để mọi người hợp tác và làm việc hướng tới mục tiêu chung.

Hourensou cũng giúp củng cố sự liên kết giữa cấp trên và cấp dưới. Vì khi áp dụng quy tắc này, họ thường xuyên làm việc, liên lạc và trao đổi với nhau những vấn đề trong công việc, tăng sự tin cậy và hiệu quả trong công việc hơn.

Lợi ích khi áp dụng Horenso phải nói đến như:

• Trạng thái công việc rõ ràng, cấp quản lý dễ theo dõi.
• Nhân viên chủ động báo cáo tạo niềm tin từ cấp trên.
• Các bộ phận phối hợp trơn tru, hạn chế hiểu lầm.

Ứng dụng kỹ năng Horenso trong làm việc nhóm

Giao tiếp nội bộ nhóm là quá trình chia sẻ thông tin, theo dõi tiến độ và phản hồi trong nội bộ nhóm làm việc. Và ứng dụng Horenso vào làm việc nhóm bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Tăng cường sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau.
• Hạn chế sai sót, giảm thiểu rủi ro do thiếu thông tin.
• Tạo môi trường làm việc tích cực, trách nhiệm và minh bạch.

Cách thực hiện Horenso vào giao tiếp nhóm:

• Houkoku (Báo cáo): Thiết lập thời điểm, phương thức và nội dung báo cáo.
• Renraku (Liên lạc): Tạo lịch trình cập nhật và chia sẻ thông tin giữa các thành viên.
• Soudan (Tham khảo): Quy định thời điểm cần xin ý kiến, phản hồi hoặc hỗ trợ từ cấp trên / thành viên khác.

Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch giao tiếp:

• Biểu mẫu theo dõi Horenso (Excel, Google Sheet, Notion…).
• Nhóm chat nội bộ, kênh báo cáo riêng theo vai trò.

Trong Hourensou, kỹ năng lãnh đạo thông qua báo cáo & phản hồi nhanh. Người lãnh đạo nhóm cần làm gì?

• Chủ động gợi mở báo cáo (tránh chờ đợi).
• Tạo không gian an toàn để các thành viên báo cáo sai sót sớm.
• Đưa ra phản hồi nhanh, rõ ràng và có tính hành động.

Và một mô hình phản hồi tích cực trong Horenso mà chuyên gia chúng tôi chia sẻ bạn có thể áp dụng: Lắng nghe -> Ghi nhận -> Hỏi lại -> Đề xuất -> Giao việc tiếp theo.

Honrenso không phải là hình thức, nó là quy trình tạo dòng thông tin liên tục và minh bạch.

Quy tắc Horenso tuy đơn giản, nhưng để hiểu và áp dụng đúng, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi để thiết kế chương trình đào tạo về phương pháp làm việc nhóm theo quy tắc Hourensou dành riêng cho doanh nghiệp. Để được hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua Hotline 0965 845 468 hoặc qua email info@pms.edu.vn để được tư vấn miễn phí.