Tất tần tật về phong cách lãnh đạo quan liêu bạn cần biết

Bạn có biết tại sao tập đoàn bán lẻ lớn nhất thế giới như Walmart lại có thể hoạt động một cách trơn tru và hiệu quả như vậy không? Bí mật nằm ở cách sử dụng phong cách lãnh đạo quan liêu của họ. Điều này bao gồm việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc và quy trình đã được thiết lập ra.

Để hiểu rõ hơn về khái niệm lãnh đạo quan liêu, hãy cùng PMS Education tìm hiểu đặc điểm, ưu nhược điểm, ví dụ và khi nào nên áp dụng phong cách này.

1. Lãnh đạo quan liêu là gì?

Lãnh đạo quan liêu (Bureaucratic leadership) được xem như một hệ thống, phương pháp quản lý tuân theo hệ thống phân cấp trong tổ chức để tạo ra một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng dựa trên các quy tắc và quy định đã được thiết lập.

Nó phản ánh lý thuyết quản lý của nhà xã hội học Max Weber, ông mô tả cơ cấu quản lý như một hệ thống tổ chức chính thức, trong đó tổ chức tuân theo các quy tắc và thủ tục tiêu chuẩn, có mức độ phân cấp rõ ràng và mọi quyết định đều thuộc về ban lãnh đạo cấp cao.

Nhà quản lý Peter Drucker nói rằng: “Không có gì phá hoại sự đổi mới nhanh hơn là một hệ thống cấp bậc quan liêu.”

Mục tiêu chính của lãnh đạo theo phong cách quan liêu là nâng cao hiệu suất tổ chức và đạt được mục tiêu bằng cách xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức.

2. Đặc điểm của lãnh đạo theo phong cách quan liêu

Cùng xem một số đặc điểm chính của lãnh đạo quan liệu, cụ thể:

• Cấu trúc phân cấp chính thức: Kiểu lãnh đạo này xây dựng các quy tắc, chính sách và thủ tục rõ ràng để điều chỉnh hành vi và hoạt động của toàn bộ nhân viên.
• Ra quyết định tập trung: Các quyết định được đưa ra bởi cơ quan có thẩm quyền cao nhất và được chuyển đến các thành viên ở cấp bậc thấp hơn của tổ chức thông qua một chuỗi mệnh lệnh.
• Chuyên môn hóa: Liên quan đến việc phân chia tổ chức thành các bộ phận chuyên môn và giao nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi bộ phận dựa trên năng lực và kỹ năng của nhân viên.
• Quy tắc và quy định: Áp dụng các quy tắc và quy định nghiêm ngặt để đảm bảo trật tự và kỷ luật trong tổ chức.
• Tính khách quan: Phong cách này chú trọng vào việc tối ưu hoá hiệu suất hoạt động của tổ chức hơn là sự đóng góp cá nhân của nhân viên.
• Tính công bằng: Hệ thống quan liêu đối xử với nhân viên một cách công bằng, khách quan và không thiên vị, giúp giảm bớt sự phân biệt đối xử.

3. Tác động của lãnh đạo quan liêu với nhân viên

Mặc dù nổi tiếng với tính hiệu quả và khả năng dự đoán, nên cũng cần nhớ rằng phong cách lãnh đạo này có tác động đáng kể đến nhân viên trong tổ chức. Hãy xem nó tác động đến nhân viên như thế nào ngay dưới đây:

3.1 Tác động tích cực

• Xác định vai trò, trách nhiệm rõ ràng: Phong cách quan liêu làm cho nhân viên hiểu rõ về vai trò của họ trong tổ chức và cách thực hiện. Điều này làm giảm nguy cơ nhầm lẫn hoặc hiểu lầm và tăng cường hiệu quả của nhân viên. Hơn nữa, nó cũng cho phép nhân viên đặt ra các mục tiêu rõ ràng để phát triển trong tổ chức.
• Đối xử công bằng với nhân viên: Phong cách này thúc đẩy sự đối xử công bằng và không thiên vị đối với nhân viên. Điều này loại bỏ sự không công bằng tại môi trường làm việc, từ đó tạo ra một môi trường luôn ổn định và an toàn.

3.2 Tác động tiêu cực

• Quản lý vi mô: Hệ thống quan liêu có thể dẫn đến quản lý vi mô khi các nhà lãnh đạo liên tục giám sát hiệu suất của nhân viên. Điều này có thể gây ra sự không thoải mái và thiếu động lực từ nhân viên.
• Giảm cơ hội phát triển: Trong lãnh đạo quan liêu, nhân viên không được phép đặt câu hỏi về ban quản lý hoặc thực hiện các sáng tạo cá nhân. Họ phải làm theo các nhiệm vụ, điều này ngăn chặn sự phát triển năng lực của họ.

Đọc thêm: Lý thuyết lãnh đạo phục vụ bắt đầu từ đâu?

4. Khi nào nên sử dụng phong cách lãnh đạo quan liêu?

Các nhà lãnh đạo quan liêu tập trung vào việc duy trì tình trạng hiện tại và giữ gìn trật tự hơn là chấp nhận rủi ro, họ tìm kiếm thách thức hoặc đề xuất các giải pháp sáng tạo. Họ thường dựa vào các chính sách và quy trình để ra quyết định thay vì dựa vào trực giác hoặc kinh nghiệm cá nhân.

Vì thế, phong cách lãnh đạo này thường phát huy hiệu quả trong các tổ chức lớn hoặc trong các cơ quan chính phủ, nơi ổn định và nhất quán được coi là quan trọng. Tuy nhiên, nó có thể không hiệu quả trong môi trường năng động hoặc nhịp độ nhanh yêu cầu sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Để hình dung rõ hơn, phong cách này được áp dụng trong các tình huống sau:

• Các tổ chức lớn và phức tạp cần một cấu trúc phân cấp rõ ràng để quản lý trơn tru.
• Khi môi trường làm việc đòi hỏi mức độ dự đoán và tính nhất quán cao.
• Khi có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc và thủ tục để đảm bảo tuân thủ luật pháp, quy định hoặc tiêu chuẩn ngành.
• Các cơ quan tình báo hoặc an ninh khi xử lý nhiều dữ liệu nhạy cảm.

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng ra quyết định: Vai trò và cách ra quyết định hiệu quả

5. Ưu và nhược điểm của lãnh đạo quan liêu

5.1 Ưu điểm

• Cách tiếp cận khách quan cho phép các thành viên trong nhóm tuân thủ các quy tắc, quy trình và đưa ra các quyết định chiến lược để đạt được mục tiêu.
• Phong cách này đảm bảo sự dự đoán trong môi trường kinh doanh và cho phép nhà quản lý đưa ra các quyết định có tính toán.
• Với sự tập trung vào chuyên môn hóa của lãnh đạo quan liêu, khuyến khích sự phân công giúp tăng hiệu suất công việc tổng thể.

5.2 Nhược điểm

• Do quy trình làm việc phải tuân theo các tiêu chuẩn về quy trình, nên không còn nhiều không gian cho sự sáng tạo, độc đáo và sự thử nghiệm.
• Do cơ cấu tổ chức cứng nhắc, nên gây khó khăn cho mọi người trong việc thích ứng với sự thay đổi.

Bài viết cùng chủ đề:

• Nhược điểm của phong cách lãnh đạo tự do
• Nhược điểm phong cách lãnh đạo theo tình huống

6. Sự khác nhau giữa lãnh đạo quan liêu và lãnh đạo chuyên quyền

Nhiều người vẫn hay nhầm lẫn giữa lãnh đạo quan liêu và lãnh đạo chuyên quyền. Để làm rõ hơn, cùng tìm hiểu với chúng tôi.

Phong cách quan liêu liên quan đến việc tuân thủ các quy tắc, thủ tục và quy định đã được thiết lập. Nên việc ra quyết định cũng sẽ dựa trên các quy tắc và thủ tục đó.

Còn đối với phong cách lãnh đạo chuyên quyền, người lãnh đạo có toàn quyền tự chủ hoặc tự đưa ra quyết định dựa trên trực giác, sự lựa chọn cá nhân hoặc đánh giá cá nhân. Lãnh đạo chuyên quyền thường là độc đoán, trong đó một người đưa ra tất cả các quyết định mà không tham khảo ý kiến của các thành viên khác trong nhóm.

7. Ví dụ về phong cách lãnh đạo quan liêu

Dưới đây là một số thương hiệu nổi tiếng áp dụng phong cách lãnh đạo giao dịch:

• Nokia: Trước đây, Nokia là một trong những nhà sản xuất điện thoại di động hàng đầu trên thế giới. Tuy nhiên, họ đã dần mất đi vị thế dẫn đầu do không thể đáp ứng kịp thời xu hướng thị trường. Một trong những nguyên nhân chính là phong cách lãnh đạo quan liêu của họ. Quy trình ra quyết định của Nokia rất phức tạp và chậm chạp. Các dự án mới phải đi qua nhiều cấp quản lý, dẫn đến việc mất nhiều thời gian để đưa ra thị trường. Hơn nữa, Nokia còn thiếu sự linh hoạt và sáng tạo, tập trung vào việc tuân thủ quy trình và quy định hơn là đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Vinfast: Đây là một công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực sản xuất ô tô và xe máy điện tại Việt Nam, họ đã gặp nhiều chỉ trích về phong cách quan liêu. Họ có một hệ thống cấp bậc phức tạp và quy trình làm việc rườm rà. Các nhà lãnh đạo của Vinfast được cho là thiếu sự cởi mở và minh bạch trong việc giao tiếp với nhân viên.
• Vietjet Air: Đây là hãng hàng không giá rẻ lớn nhất tại Việt Nam. Tuy nhiên, họ cũng từng gặp phải một số tranh cãi xoay quanh phong cách lãnh đạo quan liêu. Vietjet Air áp dụng quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên khá phức tạp. Các nhà lãnh đạo của Vietjet Air được cho là thiếu sự quan tâm đến cuộc sống và tinh thần của nhân viên.

Hi vọng với những gì mà PMS chia sẻ ở trên, mong rằng bạn đã hiểu được định nghĩa của lãnh đạo quan liêu. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn phát triển sự nghiệp của mình với bất kể lĩnh vực nào bạn hoạt động, thì với khóa học kỹ năng lãnh đạo của PMS, bạn có thể học các kỹ năng và kỹ thuật lãnh đạo từ những chuyên gia – giảng viên hàng đầu trong ngành, từ đó giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp của mình.

Xem thêm các phong cách lãnh đạo khác:

• Phong cách dân chủ là gì? Làm sao để phát huy hiệu quả?
• Phong cách huấn luyện là gì? Đặc điểm, ưu và nhược điểm
• Phong cách lãnh đạo chuyển đổi: Ưu và nhược điểm, ví dụ
• Transactional Leadership là gì? Ưu và nhược điểm của lãnh đạo giao dịch