Kỹ năng ra quyết định là gì? Vai trò & cách ra quyết định hiệu quả

Kỹ năng ra quyết định là khả năng phân tích khách quan và cân nhắc các lựa chọn khác nhau của bạn. Việc đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác còn giúp bạn gặt hái được nhiều thành công và trở thành một người có sự uy tín trong mắt của nhân viên. Hỗ trợ cho quá trình thăng tiến trong công việc.

Hiểu được tầm quan trọng của loại kỹ năng mềm này, đội ngũ giảng viên dày dặn kinh nghiệm của PMS đã thiết kế nội dung “Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định” được chiêu sinh thành các khóa đào tạo. Còn trong bài viết này, dựa vào những kiến thức thực tế đó, chúng tôi sẽ thảo luận về kỹ năng ra quyết định và quy trình thực hiện chúng, đồng thời đưa ra hướng dẫn về cách rèn luyện và cải thiện một cách hiệu quả. Mời bạn cùng tìm hiểu ngay!

1. Kỹ năng ra quyết định là gì?

Kỹ năng ra quyết định là loại khả năng hỗ trợ bạn trong việc lựa chọn và xem xét các phương án tốt nhất dựa trên mục tiêu của bạn. Kỹ năng này liên quan đến việc phân tích thông tin và và xem xét nhiều quan điểm khác nhau, từ đó củng cố khả năng ra quyết định chính xác. Mọi cá nhân có kỹ năng đưa ra quyết định tốt sẽ dễ dàng thành công và thuận lợi trong công việc.

Ngoài ra, để vận dụng kỹ năng này thành công, bạn nên biết rằng việc ra quyết định có thể được phân loại thành các yếu tố như:

• Quyết định theo chuẩn

Đây là những quyết định dựa trên những chuẩn mực có sẵn, nó có thể từ các quy định, quy trình phải tuân thủ. Thông thường, những quyết định này thường mang tính bền vững, ít thay đổi. Vì vậy bạn không cần dành quá thời gian để suy nghĩ hay phân tích quá chi tiết. Một số công việc cụ thể của loại này như: Quyết định cho nghỉ phép…

• Quyết định theo cấp thời 

Loại này thường mang tính cấp bách, thời gian có hạn. Vì vậy bạn cần cõ kỹ năng ra quyết định nhanh chóng, để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh. Những quyết định này thường xảy ra nhất thời, không có dự tính trước và đòi hỏi người ra quyết định phải có khả năng phán đoán logic và chính xác. Ví dụ như: Quyết định khắc phục bảo mật, thay đổi nhân sự công tác, quyết định sơ cứu vết thương…

• Quyết định có chiều sâu

Điều này yêu cầu bạn cần có khả năng nghiên cứu kỹ lưỡng, xây dựng kế hoạch rõ ràng trước khi ra quyết định để có được kết quả tốt nhất. Những quyết định này thường mang tính chiến lược, tác động to lớn đến doanh nghiệp. Vì vậy, đòi hỏi người ra quyết định phải trang bị dày dặn kiến thức cũng như kinh nghiệm chuyên môn. Cụ thể như: Quyết định đầu tư mở rộng thị trường hay quyết định đổi mới công nghệ…

2. Vai trò của kỹ năng ra quyết định

Kể cả trong công việc hay cuộc sống, việc trang bị khả năng ra quyết định tốt giúp chúng ta giải quyết vấn đề, lập kế hoạch hiệu quả và tránh được những quyết định sai lầm. Những vai trò quan trọng dưới đây sẽ là lý do tại sao kỹ năng ra quyết định lại quan trọng và cần thiết đến như vậy:

• Cải thiện khả năng tư duy phản biện.
• Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề.
• Thúc đẩy sự tập trung, nâng tầm khả năng quan sát.
• Tự tin hơn vào kỹ năng của bản thân.
• Nâng cao khả năng đưa ra quyết định đúng đắn.
• Cải thiện quản lý thời gian.
• Giảm căng thẳng và lo lắng.
• Cải thiện kỹ năng giao tiếp.
• Xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn và tích cực với người khác.
• Sự hài lòng và thỏa mãn với cuộc sống.

3. Quy trình các bước thực hiện ra quyết định 

Trong quá trình nghiên cứu từ các chuyên gia hàng đầu PMS, họ đã giúp chúng tôi đã thiết kế một quy trình bảy bước để giải quyết thực hiện ra quyết định được bài bản nhất. Tất nhiên, bạn không cần thiết phải tuân theo chính xác hoàn toàn các bước này, nhưng đây có thể là một khuôn mẫu để bạn hình thành nên kỹ năng ra quyết định trước khi bạn đưa ra một quyết định lớn trong công việc. Bước đầu tiên đó là:

• Bước 1: Xác định vấn đề 

Đầu tiên, bạn cần hiểu được vấn đề và xác định những gì mình muốn đạt được trước khi đưa ra quyết định. Bước này rất quan trọng vì mọi bước trong quy trình đều dựa trên những gì bạn quyết định ở bước này. Hãy đảm bảo bạn hiểu đúng tình huống, vấn đề và những mong muốn đạt được trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

• Bước 2: Xem xét các yếu tố liên quan

Đối với bất kỳ quyết định nào, điều cần có là các thông tin cơ bản, qua đó để xem xét và chọn lựa phương án tối ưu nhất. Đôi khi điều này chỉ đơn giản là các nội dung đã được thống nhất từ các cuộc họp, hoặc có thể là số liệu đã được thu thập và nghiên cứu kỹ càng phục vụ cho việc ra quyết định. Qua đây cho thấy, việc xác định những thông tin quan trọng là yếu tố cần thiết để đảm bảo quy trình thực hiện kỹ năng ra quyết định được thực hiện cách chuyên nghiệp.

• Bước 3:Suy nghĩ và liệt kê các phương án

Tại bước này, hãy suy nghĩ và ghi nhận lại càng nhiều giải pháp càng tốt. Khoan đã tính đến phương án đó có tốt hay xấu, bạn chỉ cần kiệt kế tất cả các phương án mà mình có thể nghĩ tới.

Hãy thoải mái trong việc suy nghĩ sáng tạo ở bước này. Không có lựa chọn nào sẽ ảnh hưởng xấu vì đây mới chỉ là giai đoạn liệt kê về tất cả các kết quả có thể xảy ra. Từ đây, bạn sẽ có danh sách tất cả các lựa chọn để quyết định.

• Bước 4: Phân tích và đánh giá các phương án

Đây là bước mà bạn sẽ đánh giá lại tất cả các phương án của mình đã có. Hãy xem lại danh sách các giải pháp bạn đưa ra ở bước trước và kiểm tra xem những giải pháp nào cảm thấy hợp lý và tốt hơn đối với bạn.

Khi lựa chọn phương án, đừng quên ghi nhớ mục tiêu bạn cần đạt là gì, từ đó xem xét và lựa chọn giải pháp cách chủ động.

• Bước 5: Đưa ra quyết định

Đến lúc chọn một trong những lựa chọn bạn đã đưa ra. Hãy nhớ rằng bạn có thể chọn một giải pháp tốt nhất hoặc kết hợp nhiều phương án với nhau. Điều này là không ràng buộc, miễn là bạn đã phân tích nó kỹ càng và tự tin quyết định điều bạn cảm thấy tốt nhất.

• Bước 6: Hành động theo quyết định 

Sau khi đã có quyết định làm gì, hãy bắt đầu hành động để thực hiện đưa ra quyết định. Những bước này có thể lớn hoặc nhỏ, nhưng hãy luôn giữ sự tập trung và quyết tâm hoàn thành công việc.

Ngoài ra, ở bước này bạn cũng nên có những sự hỗ trợ cần thiết của người khác. Đặc biệt là đối với những quyết định lớn tại nơi làm việc, bạn có thể cùng đồng nghiệp thực hiện hoặc giao việc cho cấp dưới để giúp bạn hoàn thành nó.

• Bước 7: Xem xét, đánh giá và cải thiện

Cuối cùng, hãy nhìn lại sau một thời gian đưa ra quyết định để xem xét hiệu quả của nó. Hãy đánh giá các kết quả để xem xét liệu những quyết định có mang lại kết quả như bạn mong muốn hay không.

Dành thời gian để đánh giá và cải thiện về kỹ năng ra quyết định là một cách tuyệt vời để không chỉ để cải thiện kỹ năng mà còn giúp bản thân bạn ngày càng hoàn thiện hơn.

4. Các kỹ năng hỗ trợ việc ra quyết định hiệu quả

Trong quá trình ra quyết định, bạn thực sự phải sử dụng rất nhiều các kỹ năng khác nhau. Dưới đây là một số kỹ năng bạn nên có để công việc đưa ra quyết định mang lại nhiều hiệu quả hơn:

• Giải quyết vấn đề
• Lãnh đạo
• Tư duy logic
• Trực giác
• Làm việc nhóm
• Trí tuệ cảm xúc
• Sáng tạo
• Quản lý thời gian
• Tổ chức

4.1 Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một phần quan trọng của quá trình ra quyết định. Bạn cần có khả năng tính đến các cách giải quyết khác nhau để đưa ra quyết định tốt nhất. Điều quan trọng là phải nhìn nhận và lựa chọn giải pháp từ một góc độ trung lập và không mang tính cảm xúc. Kỹ năng giải quyết các vấn đề cũng có thể giúp bạn tập trung hơn vào các chi tiết liên quan và đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

4.2 Lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo có thể giúp bạn truyền cảm hứng cho nhân viên đạt được mục tiêu và đóng góp vào việc thúc đẩy tinh thần làm việc. Hãy dành thời gian để xây dựng các mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, từ đó giúp nhân viên cảm thấy thoải mái khi trao đổi với bạn. Qua những trao đổi, bạn có nhiều thông tin hơn, hiểu rõ vấn đề để ra quyết định chính xác hơn.

4.3 Tư duy logic

Một trong những kỹ năng cần thiết để ra quyết định hiệu quả đó là bạn cần đạt được sự logic trong lối tư duy. Hãy chắc chắn rằng bạn đã tính đến tất cả các lợi ích và bất lợi của mỗi giải pháp có thể trước khi đưa ra quyết định. Cân nhắc tất cả các dữ liệu liên quan để giúp bạn định hướng quyết định của mình.

4.4 Trực giác

Trực giác là việc tin tưởng vào bản năng của bản thân. Bản năng của bạn đến từ những kinh nghiệm đã trải qua và các giá trị cốt lõi thúc đẩy bạn mỗi ngày. Tổng hợp các kinh nghiệm và bài học bạn đã học được từ chúng sẽ ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Bạn cần liên kết trực giác của mình với các hành động để xem xét liệu quyết định của bạn có hợp lý và khả thi hay không.

4.5 Làm việc nhóm

Đôi khi, bạn có thể cần có sự hợp tác với đồng nghiệp để đạt được mục tiêu tốt nhất. Ví dụ, bạn cần đưa ra quyết định với quản lý marketing để tìm xây dựng chiến lược tiếp thị sắp tới. Việc làm việc nhóm để cùng nhau đưa ra những ý tưởng tốt nhất. Ngoài ra, trong quá trình bàn luận từ nhiều phía sẽ cho ra những góc nhìn khác nhau, từ đó hình dung được quyết định nào là sáng suốt và thông minh nhất.

4.6 Trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc có nghĩa là bạn nhận thức và kiểm soát được cảm xúc của mình, biểu hiện chúng một cách tích cực để động viên những người xung quanh. Sự lan truyền cảm hứng cũng là một cách để tìm ra giải pháp và đưa ra quyết định cho các vấn đề đang gặp phải.

4.7 Sáng tạo

Khi sự sáng tạo kết hợp cùng suy nghĩ logic và cảm xúc, nó sẽ tạo ra các giải pháp độc đáo. Bạn cũng có thể khuyến khích sự sáng tạo trong các cuộc trò chuyện với nhân viên và khuyến khích họ đóng góp các ý tưởng độc đáo. Hãy cân nhắc việc tổ chức các buổi họp hàng tuần để tối đa hóa sáng tạo của nhân viên và tăng cường sự đóng góp chung trong việc giải quyết vấn đề.

4.8 Kỹ năng quản lý thời gian

Khi cần phải đưa ra quyết định nhanh chóng, kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn làm tốt hơn công việc này. Bạn sẽ có nhiều thời gian để phổ biến cho mọi người trong tổ chức cập nhật về tình trạng vấn đề và giải pháp. Nếu bạn đang đối mặt với các vấn đề phức tạp cần quyết định nhiều thứ, thì kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn tổ chức công việc trong từng giai đoạn của quá trình ra quyết định.

4.9 Tổ chức

Kỹ năng tổ chức giúp bạn ưu tiên các công việc cần thiết nhất để giải quyết trước. Ngoài ra, nó cũng có thể giúp bạn phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, duy trì sự kiểm soát trong khi phải đảm nhận quản lý nhiều dự án khác nhau.

5. Bí quyết rèn luyện và cải thiện kỹ năng ra quyết định

5.1 Xác định tình huống

Vấn đề có thể được nhận ra bởi bất kỳ thành viên nào trong tổ chức. Họ nên báo cáo cho người quản lý bộ phận hoặc đại diện nhân sự. Sau đó tùy thuộc vào tính nghiêm trọng của tình huống để lên lịch một cuộc họp với tất cả các bên liên quan trước khi thông báo cho toàn bộ tổ chức.

5.2 Ghi nhận các giải pháp 

Tiếp theo, ghi lại tất cả các giải pháp có thể giải quyết vấn đề trước mắt. Truyền đạt hướng xử lý cho đội nhóm, để họ có thể tham gia tích cực vào quá trình này. Từ các giải pháp đã có, hãy liệt kê và phân chia các nhiệm vụ cần thực hiện cho tất cả các thành viên để thực hiện và đưa ra quyết định theo kế hoạch đã triển khai.

5.3 Liệt kê ưu và nhược điểm giải pháp

Thảo luận về ưu và nhược điểm một cách kỹ lưỡng để xem xét xem các lựa chọn tốt chất và đi đến giai đoạn đưa ra quyết định. Dành thời gian và tính toán các ưu và nhược điểm một cách tỉ mỉ để xem xem liệu nó có phù hợp với mục tiêu và chỉ số KPI để đánh giá thành công.

5.4 Ra quyết định và đánh giá kết quả

Hãy coi quyết định bạn đưa ra là một quyết định có ảnh hưởng ngắn và dài hạn. Tin tốt là bạn sẽ luôn học hỏi từ những quyết định mà bạn đưa ra, vì vậy hãy theo dõi hiệu suất của quyết định này để đối chiếu với ưu và nhược điểm bạn đã liệt kê.

5.5 Nâng cao năng lực giải quyết vấn đề và ra quyết định

Việc nâng cao năng lực ra quyết định đóng vai trò quan trọng trong mọi khía cạnh của cuộc sống và sự nghiệp. Tại PMS, khóa học “Kỹ năng Giải quyết Vấn đề và Ra quyết định” không chỉ mang lại kiến thức chuyên sâu mà còn giúp bạn phát triển tư duy phản biện và khả năng đưa ra quyết định chính xác.

Đây chắc chắn sẽ là một cơ hội tốt giúp bạn được trang bị sự bản lĩnh cần thiết để đối mặt với các thách thức để đạt được sự thành công trong tình hình nhiều biến động như hiện nay. Hãy khám phá thêm về giá trị và lợi ích của khóa học này ngay tại đây nhé!

6. Khó khăn thường gặp khi đưa ra quyết định

• Quyết định ảnh hưởng xấu đến người khác
• Không có thông tin để ra quyết định
• Phải lựa chọn giữa hai quyết định có tính quan trọng tương tự nhau

Việc ra quyết định có thể ảnh hưởng không tốt đến những người khác xung quanh chúng ta. Đôi khi, chúng ta phải đối mặt với những tình huống khó khăn và không có đủ thông tin để đưa ra quyết định chính xác.

Việc lựa chọn giữa hai quyết định cũng có thể gây ra những áp lực và căng thẳng cho chúng ta. Chúng ta có thể lo lắng rằng quyết định của mình sẽ ảnh hưởng xấu đến người khác hoặc có thể không đem lại kết quả tốt như mong đợi. Điều này càng trở nên khó khăn hơn khi chúng ta không có đủ thông tin để đánh giá và đưa ra quyết định đúng đắn. Tuy nhiên, tất cả những điều này hoàn toàn có thể cải thiện nếu bạn trang bị kỹ năng ra quyết định đủ tốt.

Đọc thêm bài viết:

• Suy nghĩ tích cực là gì? Phương pháp rèn luyện tư duy tích cực
• Tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp