Đào tạo nội bộ là gì? Lợi ích và quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả

Hoạt động đào tạo nội bộ hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp chú trọng đầu tư nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, update kiến thức, xu hướng mới và kỹ năng cần thiết cho người lao động để không bị chậm so với thị trường lao động, nhất là trong bối cảnh thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh ngày nay.

Vậy đào tạo nội bộ là gì, vì sao nó quan trọng, có những hình thức đào tạo nào phổ biến hiện nay và quy trình đào tạo nội bộ thực hiện hiệu quả sẽ như thế nào? Mọi thông tin PMS sẽ cung cấp trong bài viết này!

Đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ (In-house training) là hoạt động doanh nghiệp cử những thành viên có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn trong doanh nghiệp, thường là các cấp quản lý để tiến hành truyền đạt kiến thức mới, nâng cấp kỹ năng và củng cố chuyên môn cho đội ngũ nhân viên bằng các khóa học ngắn hạn.

Các chương trình đào tạo Inhouse nội bộ thường sẽ được thiết kế riêng dựa theo nhu cầu và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đối tượng học, nội dung cũng được xây dựng khác nhau để đáp ứng đúng yêu cầu công việc hiện tại nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến hiện nay:

• On the job Training (đào tạo ngay tại chỗ).
• Mentoring & Coaching (đào tạo qua việc kèm cặp và huấn luyện).
• Đào tạo qua các khóa học trực tuyến có sẵn.
• Đào tạo qua các buổi hội thảo (Workshop).
• Đào tạo qua các dự án thực tế đang triển khai.

Vì sao đào tạo nội bộ lại quan trọng?

Đối với doanh nghiệp

• Tăng năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh. Nhân viên đảm bảo được chất lượng công việc, làm việc hiệu quả hơn dựa vào những kiến thức, kỹ năng được học trong các buổi đào tạo nội bộ.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình triển khai công việc của nhân viên. Dựa vào những tiêu chuẩn và quy trình mà doanh nghiệp cung cấp.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo phương châm làm việc mang tính học hỏi, cùng nhau phát triển.
• Tăng sự hài lòng, gắn bó lâu dài của người lao động khi được quan tâm và đầu tư phát triển.
• Nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường thông qua đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Đối với người lao động

• Nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng. Tiền đề cho cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp.
• Khi được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết, người lao động có thể tăng cơ hội tìm kiếm việc làm, vì trình độ chuyên môn của họ có thể đáp ứng được các yêu cầu công việc trên thị trường lao động.
• Trình độ chuyên môn người lao động được nâng cao đồng nghĩa thu nhập của họ cũng tăng theo hoặc yêu cầu mức lương cao hơn khi làm ở công ty khác.
• Khi người lao động thấy được doanh nghiệp có đầu tư cho việc học và phát triển của họ, mức độ gắn kết và sự hài lòng sẽ tăng lên. Điều này tạo động lực cho họ cống hiến cho sự phát triển doanh nghiệp.

Quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo

Việc quan trọng cần làm đầu tiên là xác định đúng nhu cầu đào tạo của từng bộ phận/phòng ban trong doanh nghiệp. Việc xác định đúng nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nội dung chương trình phù hợp với mục tiêu phát triển doanh nghiệp và tránh lãng phí nguồn lực.

Doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu đào tạo bằng cách tạo cuộc khảo sát nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc của các bộ phận/phòng ban dựa vào KPI hoặc quan sát trực tiếp những kỹ năng thiếu sót trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo

Khi xác định được nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu của buổi đào tạo lần này là gì? Doanh nghiệp hãy áp dụng công cụ đặt mục tiêu SMART gồm: cụ thể, đo lường được, có tính khả thi, có liên quan tới công việc và có thời hạn cho buổi đào tạo.

Ví dụ:

• Nhân viên các phòng ban biết cách quản lý thời gian hiệu quả trong công việc và cuộc sống.
• Nâng cao năng lực dẫn giảng cho đội ngũ Trainer nội bộ, chuyên nghiệp và tự tin trước học viên.

Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ xây dựng outline và nội dung chương trình theo mục tiêu đào tạo, nội dung cần phù hợp với trình độ người học và đặc thù công việc của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét phương pháp và hình thức đào tạo phù hợp, chẳng hạn như Mentoring, Coaching tại chỗ, Workshop hoặc đào tạo trực tuyến (E-learning)…

Bước 4: Triển khai đào tạo

Tại bước này, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khai đào tạo theo đúng kế hoạch đề ra. Nhưng trước đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu học cho học viên, dụng cụ, cơ sở vật chất để buổi đào tạo nội bộ diễn ra hiệu quả. Đồng thời, quá trình triển khai cần được giám sát và đánh giá thường xuyên từ người đào tạo.

Để buổi đào tạo nội bộ diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần tạo không gian thoải mái, cởi mở và khuyến khích nhân viên tích cực tương tác trong buổi học, có thể đưa ra các phần quà nhỏ cho học viên tích cực tham gia.

Bước 5: Đo lường, đánh giá và cải tiến sau đào tạo

Cuối cùng, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá kết quả sau đào tạo để xác định được buổi đào tạo lần này có đạt hiệu quả không, có cải tiến nào cho các buổi tiếp theo không. Để đánh giá hiệu quả khóa học, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng các cách sau: qua khảo sát, phỏng vấn trực tiếp hoặc gửi bài kiểm tra sau khóa học. Những dữ liệu thu thập này là cơ sở để doanh nghiệp cải tiến khung chương trình, nội dung hoặc phương pháp dạy cho lần sau.

Những khó khăn trong đào tạo nội bộ tại doanh nghiệp

Nội dung không thực tế với công việc hiện tại

Nhiều doanh nghiệp hiện nay thiết kế nội dung chương trình học không phù hợp với công việc hiện tại của nhân viên. Những kiến thức chủ yếu lấy trên mạng, hoặc tổng hợp từ các nguồn khác nhau chứ không dựa vào nhu cầu và mục tiêu đào tạo thực tế của doanh nghiệp. Điều này khiến người học cảm thấy chán nản và không muốn học do nội dung không thực tế, không mang lại giá trị gì cho họ.

Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung tập trung vào những kỹ năng chuyên môn, kiến thức mới liên quan tới đặc thù ngành nghề để nội dung thiết thực và mang lại đúng giá trị cho người học và doanh nghiệp.

Trainer nội bộ thiếu chuyên môn

Giỏi chuyên môn chưa chắc đã biết cách dẫn giảng hiệu quả cho người học, đây cũng là điều thường thấy trong đội ngũ Trainer nội bộ doanh nghiệp. Khi người đào tạo không có khả năng dẫn giảng thực tế, thiết kế nội dung bài giảng, cấu trúc bài giảng và đánh giá kết quả đào tạo, sẽ dẫn đến:

• Nhân viên khó khăn trong việc tiếp thu kiến thức.
• Nhân viên thụ động, không tương tác sôi nổi trong quá trình học.
• Nhân viên không hài lòng về buổi đào tạo.
• Buổi đào tạo không đạt được mục tiêu đề ra.

Tham khảo: Khóa học Train The Trainer – Đào Tạo Giảng Viên tại PMS

Thời gian hạn chế

Trong doanh nghiệp, hầu hết nhân viên sẽ rất bận rộn với lịch trình làm việc và dự án cần hoàn thành theo đúng timeline. Việc sắp xếp dành thời gian cho các buổi đào tạo nội bộ sẽ trở nên khó khăn, do dễ xảy ra xung đột giữa thời gian đào tạo và thời gian hoàn thành các yêu cầu công việc trong ngày. Đặc biệt với các công ty lớn với các bộ phận/phòng ban với số lượng nhân viên lớn.

Kiến thức sơ sài, quy trình đào tạo không hệ thống

Hiện nay, đào tạo nội bộ tại doanh nghiệp vẫn còn khá mới mẻ đối với một số doanh nghiệp. Do là mới, nên công tác tổ chức đào tạo chưa được chuyên nghiệp, chỉnh chu và còn sơ sài ở nhiều điểm. Dễ thấy nhất là kiến thức đào tạo sơ sài, không có trình tự logic giữa các mạch nội dung hoặc nội dung không sát với mục tiêu đào tạo. Điều này khiến nhân viên bị rối, khó tiếp thu kiến thức và không áp dụng được vào công việc.

Tạm kết

Có thể thấy, đào tạo nội bộ là hoạt động không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Khi được triển khai đúng, doanh nghiệp sẽ chuẩn hóa được quy trình làm việc, nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên, từ đó họ có thể đáp ứng và thích nghi được với những sự thay đổi trên thị trường.

Doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự tại công ty với những khóa học chất lượng, update mới với thị trường không? Hãy tham khảo: Chương trình đào tạo inhouse doanh nghiệp tại PMS nhé!