Kỹ năng tổ chức là gì? Tầm quan trọng & cách rèn luyện kỹ năng tổ chức

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, việc duy trì môi trường làm việc ngăn nắp có thể giúp nhân viên tuân thủ thời hạn một cách dễ dàng hơn, giảm bớt căng thẳng và tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công việc.

Theo kết quả nghiên cứu này, thiếu kỹ năng tổ chức có thể dẫn đến việc lãng phí khoảng 40% thời gian làm việc trong ngày. Vậy làm sao để rèn luyện kỹ năng này, hãy cùng PMS tìm hiểu ngay bài viết dưới đây!

1. Kỹ năng tổ chức là gì?

Kỹ năng tổ chức là cách bạn bố trí và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả nhất. Tổ chức công việc nghĩa là việc bạn tối ưu hóa cách quản lý thời gian, nhân lực và không gian làm việc của mình. Qua đó để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao một cách thành công.

Kỹ năng tổ chức giúp bố trí và sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất
Kỹ năng tổ chức giúp bố trí và sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất

Kỹ năng tổ chức có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy theo từng môi trường làm việc cụ thể. Nhưng thông thường, nó bao gồm một số công việc phổ biến như duy trì không gian làm việc gọn gàng, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và việc hoàn thành công việc đúng thời hạn.

2. Tầm quan trọng của kỹ năng tổ chức

Tổ chức công việc tốt thường liên quan đến việc trang bị một số kỹ năng mềm quan trọng và cần thiết như:

2.1 Trong cuộc sống

  • Giúp quản lý thời gian tốt hơn:

Kỹ năng tổ chức giúp bạn xác định và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng, dể từ đó bạn có thể phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý, giúp hoàn thành công việc một cách suôn sẻ. Điều này giúp bạn tránh khỏi trì hoãn, giảm bớt căng thẳng và cảm giác mệt mỏi do quản lý thời gian không hiệu quả.

  • Giúp giảm bớt căng thẳng:

Vấn đề của căng thẳng thường xuất phát từ cảm giác quá tải và mất kiểm soát. Vì thế, tổ chức tốt giúp quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả hơn, giúp bạn cảm thấy kiểm soát tốt mọi tình huống. Khi có một kế hoạch rõ ràng và việc biết rõ mình cần làm gì giúp giảm cảm giác choáng ngợp, từ đó dễ dàng đạt được mục tiêu của bạn.

  • Giúp cân bằng các hoạt động trong cuộc sống xung quanh:

Khi có kỹ năng tổ chức tốt sẽ giúp mỗi người kiểm soát tốt mọi hoạt động trong cuộc sống của mình hơn như học tập, công việc và các mối quan hệ xung quanh khác. Nhờ vào điều này, sẽ giúp bản thân được giảm bớt căng thẳng và có nhiều thời gian hơn cho bản thân và gia đình hơn.

Biết cách tổ chức mang lại nhiều lợi ích trong cuộc sống và công việc
Biết cách tổ chức mang lại nhiều lợi ích trong cuộc sống và công việc

2.2 Trong công việc

  • Nâng cao hiệu suất làm việc:

Kỹ năng tổ chức giúp mỗi cá nhân thiết lập một hệ thống làm việc hiệu quả, thông qua việc lập kế hoạch làm việc cụ thể và danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện. Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp gia tăng sự tập trung, tránh xao nhãng và bỏ xót các nhiệm vụ.

Ngoài ra, kỹ năng tổ chức còn giúp tạo dựng một không gian làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ. Khi môi trường làm việc được sắp xếp khoa học sẽ giúp tìm kiếm thông tin và tài liệu một cách nhanh chóng mà còn đóng góp vào việc giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng hiệu quả công việc.

  • Công việc luôn hoàn thành đúng tiến độ:

Việc lên kế hoạch cẩn thận và tổ chức công việc một cách có hệ thống giúp mỗi người tối đa hóa hiệu suất và đảm bảo hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Ngoài ra, kỹ năng tổ chức còn hỗ trợ việc theo dõi tiến độ công việc, đồng thời giúp nhận diện và giải quyết các thách thức cũng như trở ngại trong quá trình làm việc. Khi nhận biết các yếu tố có thể gây cản trở và ảnh hưởng đến kế hoạch công việc, chúng ta có thể kịp thời đưa ra các giải pháp nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ được giao.

  • Tạo ấn tượng với đồng nghiệp và cấp trên:

Khi bạn biết cách tổ chức công việc tốt trên công ty, điều này sẽ tạo ấn tượng cho cấp trên và động nghiệp về sự chuyên nghiệp, có trách nhiệm.

Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc nhóm, nếu biết cách tổ chức thì bạn sẽ biết cách phân công nhiệm vụ hợp lý cho mỗi người để từ đó công việc luôn được triển khai suôn sẻ, hiệu quả.

3. Các yếu tố cấu thành nên kỹ năng tổ chức

Tổ chức công việc tốt thường liên quan đến việc trang bị một số kỹ năng mềm quan trọng và cần thiết như:

3.1 Quản lý thời gian

Quản lý thời gian tốt là điều cần thiết nhất để giúp cho kỹ năng tổ chức đạt hiệu quả. Bạn cần hiểu thế này, khi thời gian thực hiện các nhiệm vụ được phân bổ một cách hợp lý, nó giúp loại bỏ tình trạng chồng chéo công việc. Bạn luôn có quỹ thời gian hợp lý để tổ chức công việc và hoàn thành nó kịp thời. Nên nhớ, đừng dành quá nhiều thời gian cho một thứ gì đó mà hãy cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Tóm lại, việc quản lý thời gian tốt giúp bạn tiết kiệm năng lượng và giữ bình tĩnh hơn trong công việc. Do đó, bạn có thể tham khảo ngay các kỹ năng của lãnh đạo được áp dụng nhiều hiện nay.

3.2 Giao tiếp

Nếu bạn nghĩ hai yếu tố này không có sự liên quan thì quả là một sai lầm. Bởi một người có kỹ năng giao tiếp khéo léo sẽ dễ dàng chia sẻ và tiếp nhận thông tin hơn. Bằng cách nhanh chóng tiếp nhận và đưa ra hướng dẫn chính xác và truyền đạt thông tin một cách kịp thời giúp cho kỹ năng tổ chức luôn được diễn ra suôn sẻ và linh hoạt.

3.3 Đặt mục tiêu cho công việc

Thiết lập các mục tiêu để phấn đấu cũng là điều cần thiết cho công tác tổ chức tại nơi làm việc. Những nhiên viên có tính tổ chức thường sẽ đặt ra các mục tiêu để phấn đầy và điều này sẽ được lan tỏa và truyền cảm hứng đến các nhân viên khác. Khi đã có mục tiêu cụ thể, hãy chia nhỏ nó thành các mục tiêu hàng ngày và hàng tuần để việc tập trung được cấu trúc hóa một cách chi tiết và bài bản.

Đặt mục tiêu là kỹ năng tổ chức công việc quan trọng
Đặt mục tiêu là kỹ năng tổ chức công việc quan trọng

3.4 Trao quyền

Biết được thời điểm nào nên ủy quyền nhiệm vụ và trách nhiệm cho người khác cũng là một kỹ năng tổ chức. Người biết cách tổ chức tốt thường nhận ra những hạn chế của bản thân và biết được khi nào nên ủy thác các nhiệm vụ cho đồng nghiệp để cải thiện năng suất của nhóm. Điều quan trọng là họ phải xác định được cá nhân nào phù hợp nhất để đảm nhận các nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể, bằng cách liệt kê và tổ chức các công việc cụ thể – đây là trách nhiệm của họ.

3.5 Làm việc dưới áp lực

Làm việc trong môi trường áp lực cao và thời hạn khắt khe cũng yêu cầu kỹ năng tổ chức tốt để giữ được sự bình tĩnh và tập trung. Nếu bạn luôn duy trì điều này và gặt hái được một số thành công nhất định, chắc chắn bạn sẽ rất có giá trị và có sức ảnh hưởng lớn đến công ty.

3.6 Tạo động lực

Tự tạo động lực cho bản thân là một yếu tố quan trọng của kỹ năng tổ chức. Những người này thường nhận thức được các nhiệm vụ của mình và có thể hoàn thành nó một cách độc lập mà không cần đến sự giám sát. Ý thức tự giác và động lực là yếu tố giúp cá nhân mở ra cơ hội cho sự phát triển chuyên môn và nghề nghiệp.

3.7 Tư duy phân tích

Tư duy phân tích thường liên quan đến khả năng diễn giải thông tin và rút ra kết luận hợp lý. Từ đó giúp nhân viên xác định được các nguyên nhân vấn đề cách logic, là cơ sở để họ hướng đến những giải pháp cụ thể và thiết thực.

ghi chép và phân tích cách tổ chức công việc
Tư duy tốt giúp đưa ra các giải pháp cụ thể, thiết thực

3.8 Chú ý từng chi tiết 

Là việc liên quan đến mức độ kỹ lưỡng và chính xác của bạn trong cách thực hiện các nhiệm vụ. Những người có kỹ năng này nhận ra rằng việc đầu tư thời gian và công sức để thực hiện công việc một cách hoàn hảo sẽ giúp họ tránh khỏi những vấn đề phát sinh trong tương lai vì sai sót. Kỹ năng tổ chức này giúp đảm bảo mọi mặt của một nhiệm vụ được xử lý chi tiết để mỗi bước đều đạt tiêu chuẩn chính xác.

3.9 Ra quyết định

Nhân viên có kỹ năng tổ chức hiệu quả là người biết ra quyết định đúng đắn. Để đưa ra quyết định sáng suốt đòi hỏi bạn cần thu thập thông tin cần thiết, khả năng suy đoán và dự báo kết quả. Điều này được phát huy mạnh mẽ nhất khi bạn có khả năng kết hợp các yếu tố khác như: kỹ năng giao tiếp hiệu quả, tư duy logic hay cách tiếp cận theo mục tiêu, tất cả đều rất cần thiết trong việc ra quyết định hiệu quả.

3.10 Lập kế hoạch công việc

Cuối cùng, kỹ năng lập kế hoạch công việc là một khía cạnh thiết yếu nhất của kỹ năng tổ chức vì nó liên quan đến việc tối đa hóa thời gian và tài nguyên của bạn. Điều này thường đòi hỏi việc bám sát lịch trình cụ thể, đúng giờ giấc trong công việc và có kế hoạch tổ chức lịch họp chi tiết. Việc hình thành và lập kế hoạch phù hợp có thể giúp nhân viên có tổ chức kiểm soát khối lượng công việc của mình và tránh bị trễ thời hạn và tiến độ công việc.

4. Cách rèn luyện kỹ năng tổ chức hiệu quả

Trong quá trình đúc kết từ việc nghiên cứu và vận dụng, Học viện PMS mang đến cho bạn một số cách để cải thiện kỹ năng tổ chức như sau:

người đảm nhận nhiều kỹ năng hiệu quả
Cách rèn luyện khả năng tổ chức hiệu quả
  • Hãy lập danh sách các công việc cần thực hiện: Đây là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất, nó giúp cho bạn kiểm soát được khối lượng và trình tự các nhiệm vụ cần phải hoàn thành một cách ngăn nắp. Bạn chỉ cần thực hiện một cách thật đơn giản như ghi chép vào tờ giấy hay checklist trên điện thoại, máy tính. Miễn là điều đó tiện lợi cho việc theo dõi và ghi nhận đối với bạn.
  • Tiếp theo là luôn bám sát lịch trình công việc: Từ việc ghi chép danh sách ở trên, bạn phải theo dõi nó và biết được mình đã hoàn thành được việc gì, điều gì còn dang dở cần phải giải quyết ngay. Nhìn thì có vẻ đơn giản nhưng giá trị của điều này là rất lớn, không chỉ giúp bạn không bỏ sót mà luôn giữ cho các nhiệm vụ luôn được hoàn thành đúng thời hạn.
  • Sử dụng các công cụ tổ chức: Bạn có thể dùng nó như một yếu tố bổ trợ để tăng cường tổ chức và hiệu quả công việc. Một số công cụ giúp bạn lên lịch trình như: Google Calendar, Microsoft Outlook… Hay các công cụ khách hỗ trợ trong việc ghi chép và take note công việc: Todo List, Trello, Asana, Evernote, OneNote…

>>> Tìm hiểu thêm: Kỹ năng đàm phán thương lượng trong kinh doanh

5. Cách để làm nổi bật kỹ năng tổ chức là gì?

5.1 Trong một buổi phỏng vấn

Trong một cuộc phỏng vấn việc làm, hãy chia sẻ về các thành quả bật đã đạt được nhờ duy trì sự tổ chức khi làm việc ở các công việc trước đó.

Bạn có thể giải thích loại công cụ bạn sử dụng để lên lịch thời gian, xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và cách giao quyền cụ thể. Một phần quan trọng của việc tổ chức là có khả năng làm việc tốt trong mọi môi trường. Vì vậy bạn cũng có thể đề cập đến cách tư duy về khả năng tổ chức sẽ ảnh hưởng thế nào đến hiệu suất của bạn trong công việc mới.

kỹ năng khi phỏng vấn
Khi đi phỏng vấn cần chia sẻ các thành quả nổi bật

5.2 Trên hồ sơ xin việc

Trước khi chuẩn bị thực hiện thiết kế hồ sơ công việc, hãy tham khảo các mô tả công việc trong danh sách cụ thể để các nhà tuyển dụng thấy được sự tổ chức chuyên nghiệp trên CV.

Còn đối với kỹ năng tổ chức, bạn hoàn toàn có thể chứng minh việc bạn sở hữu kỹ năng này qua các chứng chỉ nhận được từ các đơn vị đào tạo uy tín, chuyên nghiệp. Điều này giúp cho Kỹ năng của bạn được nổi bật trong CV mà còn mang độ tin cậy cao. Vì thế mà Khóa học kỹ năng lãnh đạo cho nhà quản lý là chương trình sẽ giúp ích cho bạn trong việc tổ chức công việc hiệu quả.

Bên cạnh đó, có những khóa học mà giúp ích trong việc tổ chức công việc hiệu quả, cùng tìm hiểu ngay dưới đây:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *