- Bạn muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình?
- Bạn muốn thăng tiến nhanh trong công việc?
- Bạn muốn công việc cải thiện hơn nhờ giao tiếp tốt?
Kỹ năng giao tiếp là một thành phần quan trọng để thành công trong hầu hết mọi nghề nghiệp. Cho dù bạn là người quản lý dự án, cố vấn tài chính hay bất cứ vị trí nào khác, kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều cần có trong quá trình làm việc. Vậy làm thế nào để cải tiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả? Hãy cùng PMS theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Để hiểu rõ hơn về kỹ năng này, PMS khuyến khích bạn nên tìm hiểu trước chủ đề: Kỹ năng mềm là gì?
Mục lục
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) là khả năng truyền đạt bằng ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt những ý kiến, cảm nhận, suy nghĩ cho người nghe một cách rõ ràng và thuyết phục và giúp tương tác giao hai chiều.
Hiện nay kỹ năng này là một kỹ năng quan trọng trong mọi lĩnh vực trong cuộc sống bao gồm công việc, học tập và các mối quan hệ khác. Do đó, bạn cần rèn luyện và trao dồi cho mình mỗi ngày.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp
Có thể việc giao tiếp thông thường thì sao lại phải quan tâm nhiều như thế? Đó là bạn chưa nhận ra rằng tầm quan trọng của việc giao tiếp trong cuộc sống. Hằng ngày, bạn phải tiếp xúc ít hoặc nhiều các mối quan hệ xung quanh, nhưng nếu bạn không lắng nghe, không để tâm đến câu chuyện của họ sẽ làm ảnh hưởng tới mối quan hệ của bạn. Còn trường hợp là đối tác, khách hàng mà bạn dùng ngôn ngữ nói không phù hợp thì liệu bạn nghĩ có thể ký được hợp đồng hay không?
Qua đó, có thể thấy kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống mỗi người. Khi bạn giao tiếp tốt, đồng nghĩa với việc bạn sẽ là người chủ động trong các cuộc trò chuyện, khiến cho người nghe luôn cảm thấy hào hứng, được quan tâm và tôn trọng. Điều này sẽ giúp cho bạn có thêm được nhiều mối quan hệ, tự đó có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân hơn trong cuộc sống.
Một số ví dụ về kỹ năng giao tiếp trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống để hiểu được tầm quan trọng của nó, cụ thể:
- Trong học tập: Giao tiếp tốt giúp bạn hiểu bài giảng của giáo viên, kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm cũng giúp bạn hoàn thành các bài tập một cách hiệu quả.
- Trong công việc: Giao tiếp nơi công sở tốt sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp bán hàng cũng giúp bạn thuyết phục người khác, trang bị kỹ năng giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.
- Trong mối quan hệ cá nhân: Giao tiếp tốt giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ thân thiết với bạn bè, gia đình và các mối quan hệ xung quanh.
3. Các kỹ năng giao tiếp cơ bản hiệu quả cần có
Có nhiều loại kỹ năng giao tiếp khác nhau mà bạn có thể học hỏi và thực hành để giúp bạn trở thành một người giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản phổ biến nhất:
3.1 Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực là một kỹ năng giao tiếp hiệu quả mà ở đó bạn tập trung vào người đang nói, hiểu chính xác những gì họ đang nói và tư duy phản biện – critical thinking một cách thích hợp. Kỹ năng này yêu cầu các kỹ thuật phi ngôn ngữ và ngôn từ để thể hiện sự tập trung của bạn vào người nói.
- Đưa ra lời khẳng định bằng lời nói.
- Đặt câu hỏi cụ thể.
- Diễn giải thông tin được truyền đạt.
- Duy trì giao tiếp bằng mắt.
Đọc thêm nội dung: Tư duy tích cực là gì và 8 phương pháp để rèn luyện
3.2 Đồng cảm
Sự đồng cảm đề cập đến khả năng quan sát, chia sẻ và hiểu cảm xúc của người khác. Để thể hiện kỹ năng giao tiếp nơi công sở, bạn có thể nhấn mạnh với người khác và cho họ thấy rằng bạn đang nói đúng và chính xác hơn những gì họ đang cố gắng truyền đạt. Một ví dụ về sự đồng cảm ở nơi làm việc là xem xét quan điểm của người khác và tôn trọng quan điểm đó ngay cả khi bạn không đồng ý với quan điểm đó.
3.3 Trí tuệ cảm xúc
Trí tuệ cảm xúc là khả năng quản lý cảm xúc của bạn theo cách đảm bảo chúng không cản trở khả năng giao tiếp của bạn. Bốn thành phần chính của trí tuệ cảm xúc bao gồm quản lý mối quan hệ, nhận thức xã hội, nhận thức bản thân và quản lý bản thân.
3.4 Thân thiện
Thân thiện là một kỹ năng giao tiếp quan trọng và giúp người khác tiếp nhận thông điệp của bạn dễ dàng hơn. Một ví dụ sự thân thiện ở nơi làm việc chẳng hạn như chúc ai đó buổi tối tốt lành, khi giao tiếp.
3.5 Giao tiếp phi ngôn ngữ
Nét mặt, ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp bằng mắt là tất cả những cách chúng ta giao tiếp không lời với người khác. Nhận thức được các tín hiệu phi ngôn ngữ khi giao tiếp sẽ khuyến khích giao tiếp hiệu quả hơn và giúp bạn hiểu rõ hơn những gì đang được nói.
3.6 Nhận xét
“Cởi mở” với phản hồi là rất quan trọng để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả giữa các cá nhân. Bạn nên hỏi ý kiến phản hồi từ những người khác tại nơi làm việc và sử dụng phản hồi này để củng cố khả năng truyền đạt và diễn giải thông tin của bạn.
3.7 Cởi mở
Bắt đầu cuộc trò chuyện với tinh thần cởi mở là điều cần thiết để đảm bảo bạn có thể hiểu quan điểm của người khác và giao tiếp hiệu quả với họ.
3.8 Kính trọng
Khi ai đó cảm thấy họ được tôn trọng, họ thường cởi mở hơn trong việc giao tiếp và chia sẻ ý kiến cũng như mối quan tâm của họ. Dành thời gian để tích cực lắng nghe, duy trì giao tiếp bằng mắt và tránh bị phân tâm là những cách tuyệt vời để thể hiện sự tôn trọng của bạn khi tương tác với người khác.
3.9 Trong trẻo
Truyền đạt ý của bạn một cách rõ ràng điều bắt buộc để đảm bảo những người khác hiểu những gì bạn đang diễn đạt. Cố gắng đảm bảo rằng bạn không nói quá nhiều hoặc quá ít và những từ ngữ bạn sử dụng là cần thiết để hiểu rõ quan điểm của bạn, đừng sử dụng những lời nói “xuề xòa” khiến người khác bối rối hoặc mất tập trung.
3.10 Khả năng đáp ứng
Những người trả lời nhanh thường được coi là có kỹ năng giao tiếp hiệu quả hơn những người mất vài giờ hoặc vài ngày để trả lời. Nếu như phản hồi cần nhiều thời gian để suy nghĩ, việc cho đối phương biết bạn đã nhận được tin nhắn của họ và sẽ liên hệ lại có thể giúp ích cho việc giao tiếp hiệu quả hơn rất nhiều.
3.11 Kiểm soát căng thẳng
Căng thẳng có thể có tác động tiêu cực đến khả năng giao tiếp của bạn vì nó ảnh hưởng đến cảm xúc, tâm trạng. Hãy thực hành các kỹ năng kiểm soát cảm xúc, chẳng hạn như các bài tập thở và hoạt động thể chất, có thể sẽ khiến bạn trở thành một người giao tiếp tốt hơn.
4. Làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn?
4.1 Nhận biết giọng nói và ngôn ngữ cơ thể của bạn
Các tín hiệu phi ngôn ngữ như giọng nói và ngôn ngữ cơ thể đóng một vai trò quan trọng trong cách cảm nhận giao tiếp của bạn. Hãy dành thời gian để làm quen với các tín hiệu ngôn ngữ cơ thể phổ biến của bạn và giọng điệu bạn sử dụng khi nói chuyện với người khác và cố gắng đảm bảo những tín hiệu này phù hợp với những gì bạn đang cố gắng truyền đạt.
4.2 Tìm kiếm cơ hội giao tiếp
Bạn nên chủ động tìm các cơ hội vì trong công việc đòi hỏi bạn phải liên tục sử dụng các kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Điều này giúp bạn được duy trì tốt và giúp bạn có thêm nhiều cơ hội để thực hành các kỹ năng mới.
Mời bạn xem thêm nội dung Kỹ năng nghe và trả lời điện thoại với khách hàng
4.3 Nhờ bạn thân hoặc đồng nghiệp phản hồi
Để có cái nhìn khách quan, hãy hỏi bạn thân hoặc đồng nghiệp thân trên công ty để ra phản hồi trung thực, đáng tin cậy của họ nhưng mang tính xây dựng. Vì thế bạn có thể hiểu được những gì bạn nên tập trung vào và những gì nên cải thiện.
4.4 Yêu cầu phản hồi
Yêu cầu và đưa ra phản hồi là một cách tuyệt vời để có được ý tưởng chính xác về cách người khác tiếp nhận thông tin liên lạc của bạn và cho phép bạn cho đồng nghiệp biết cách bạn diễn giải phương pháp giao tiếp của họ. Trang bị kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh sẽ là cơ hội tuyệt vời để thảo luận về bất kỳ rào cản hiện tại nào đang ngăn cản bạn và những người khác chuyển tiếp thông tin cho nhau một cách hiệu quả.
4.5 Loại bỏ phiền nhiễu
Khi bạn đang giao tiếp với người khác, điều quan trọng là phải loại bỏ những phiền nhiễu như cảnh báo qua điện thoại hoặc email để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào những gì người đó đang nói. Hãy rèn luyện kỹ năng lắng nghe vì điều này thể hiện sự tôn trọng và truyền tải thông điệp rằng bạn đang tôn trọng người đối diện.
6. Lời kết
Trên đây là những kỹ năng giao tiếp hiệu quả được nghiên cứu kỹ càng từ PMS. Hy vọng, qua bài viết trên đã giúp bạn có những kiến thức để cải thiện tình trạng giao tiếp của mình, giúp con đường sự nghiệp của bạn nhanh chóng thành công hơn.
Cùng với đó, để nâng cao việc giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp, các bạn có thể tham khảo ngay Khóa Học Kỹ Năng Giao Tiếp Và Ứng Xử Chuyên Nghiệp tại Học Viện PMS với những chia sẻ mang tính ứng dụng cao, phương pháp giảng dạy độc đáo, để tìm hiểu rõ hơn những lợi ích mà khóa học mang lại, liên hệ ngay với chúng tôi hoặc tìm hiểu ngay tại đường link trên.
Xem thêm các nội dung liên quan:
- Kỹ năng ra quyết định – Vai trò & cách rèn luyện
- Kỹ năng giao tiếp ứng xử trong công sở
