Kỹ năng giao tiếp là gì? Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp là một thành phần quan trọng để thành công trong hầu hết mọi nghề nghiệp. Cho dù bạn là người quản lý dự án, cố vấn tài chính hay bất cứ vị trí nào khác, kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều cần có trong quá trình làm việc. Hãy cùng PMS theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt bằng ngôn ngữ nói hoặc cơ thể
Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt bằng ngôn ngữ nói hoặc cơ thể

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp (Communication skills) là khả năng truyền đạt bằng ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt những ý kiến, cảm nhận, suy nghĩ cho người nghe một cách rõ ràng và thuyết phục; giúp thúc đẩy tương tác giao hai chiều.

Bên cạnh quan sát, lắng nghe và phản hồi để đạt được mục tiêu trong giao tiếp. Hành động này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ xã hội mạnh mẽ mà còn hỗ trợ trong việc làm việc nhóm và thể hiện sự chuyên nghiệp trong môi trường công việc.

Giao tiếp là khả năng truyền đạt bằng ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể

Sự phát triển đột phá của công nghệ trong thời đại hiện đại đã đem đến một loạt các hình thức giao tiếp đa dạng như Email, điện thoại, mạng xã hội,…. Điều này có tác động tích cực đối với cuộc sống, mở ra nhiều cơ hội việc làm cho nhiều người. Có một số ngành nghề tiềm năng đặc biệt đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt như tư vấn viên, chăm sóc khách hàng, phiên dịch và bán hàng bán hàng.

2. Có những hình thức giao tiếp phổ biến nào?

2.1 Giao tiếp bằng lời nói

Là hình thức phổ biến nhất qua việc truyền đạt thông tin bằng lời nói

Ví dụ:

  • Trao đổi ý kiến trong cuộc trò chuyện luận nhóm.
  • Trình bày thông tin trong buổi họp.
  • Thảo luận nhóm.

2.2 Giao tiếp bằng hành động

Là hình thức sử dụng ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, thái độ, phong cách ăn mặc.. để giao tiếp.

Ví dụ:

  • Sử dụng cử chỉ và biểu cảm khuôn mặt để diễn đạt thông tin.
  • Lựa chọn phong cách ăn mặc để truyền đạt văn hóa, thông điệp.

2.3 Giao tiếp bằng văn bản

Là hình thức giao tiếp bằng Email, tin nhắn, báo cáo, tài liệu, ghi chú,…

2.4 Giao tiếp bằng hình ảnh

Các hình thức giao tiếp bằng hình ảnh bao gồm: biểu đồ, hình ảnh, tranh ảnh, bản đồ,…

Ví dụ:

  • Sử dụng biểu đồ để trình bày dữ liệu, số liệu.
  • Sử dụng tranh ảnh, hình ảnh để minh họa ý tưởng hay khái niệm.
  • Sử dụng bản đồ để diễn đạt sự phân bổ địa lý.

2.5 Giao tiếp bằng phương tiện truyền thông

Các hình thức giao tiếp bằng truyền thông bao gồm: radio, báo chí, truyền hình, mạng xã hội,…

Ví dụ:

  • Tham gia phỏng vấn trên truyền hình hoặc radio.
  • Sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội để tương tác và chia sẻ thông tin.

2.6 Giao tiếp bằng trực quan

Các hình thức giao tiếp bằng trực quan bao gồm: âm nhạc, ký hiệu,…

Ví dụ:

  • Sử dụng âm nhạc để truyền đạt cảm xúc và ý nghĩa.
  • Sử dụng video để truyền tải thông điệp.

Đọc thêm: Kỹ năng mềm là gì? Các kỹ năng mềm quan trọng trong cuộc sống

3. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp

Có thể việc giao tiếp thông thường thì sao lại phải quan tâm nhiều như thế? Đó là bạn chưa nhận ra rằng tầm quan trọng của việc giao tiếp trong cuộc sống. Hằng ngày, bạn phải tiếp xúc ít hoặc nhiều các mối quan hệ xung quanh, nhưng nếu bạn không lắng nghe, không để tâm đến câu chuyện của họ sẽ làm ảnh hưởng tới mối quan hệ của bạn. Còn trường hợp là đối tác, khách hàng mà bạn dùng ngôn ngữ nói không phù hợp thì liệu bạn nghĩ có thể ký được hợp đồng hay không?

Giao tiếp tốt để có thêm nhiều cơ hội trong cuộc sống
Giao tiếp tốt để có thêm nhiều cơ hội trong cuộc sống

Qua đó, có thể thấy kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống mỗi người. Khi bạn giao tiếp tốt, đồng nghĩa với việc bạn sẽ là người chủ động trong các cuộc trò chuyện, khiến cho người nghe luôn cảm thấy hào hứng, được quan tâm và tôn trọng. Điều này sẽ giúp cho bạn có thêm được nhiều mối quan hệ, tự đó có nhiều cơ hội hơn để phát triển bản thân hơn trong cuộc sống.

Một số ví dụ về kỹ năng giao tiếp trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống để hiểu được tầm quan trọng của nó, cụ thể:

  • Trong học tập: Giao tiếp tốt giúp bạn hiểu bài giảng của giáo viên, kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm cũng giúp bạn hoàn thành các bài tập một cách hiệu quả.
  • Trong công việc: Giao tiếp nơi công sở tốt sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng. Ngoài ra, kỹ năng giao tiếp cũng giúp bạn thuyết phục người khác một cách hiệu quả.
  • Trong mối quan hệ cá nhân: Giao tiếp tốt giúp bạn xây dựng và duy trì các mối quan hệ thân thiết với bạn bè, gia đình và các mối quan hệ xung quanh.

4. Cách sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả

4.1 Điều chỉnh tốc độ và giọng nói

Để quá trình giao tiếp hiệu quả, bạn hãy điều chỉnh lại tốc độ và phương thức nói chuyện để phù hợp với từng đối tượng. hay môi trường mà bạn cần giao tiếp.

Để thu hút được mọi người, bạn nên chú ý vào câu chuyện mà bạn đang nói và mọi người có thể hiểu thêm về tính cách của bạn thông qua cách bạn nói chuyện.

4.2 Chuẩn bị kế hoạch giao tiếp bài bản

Trước khi giao tiếp với ai thì bạn cũng cần phải chuẩn bị một kế hoạch giao tiếp bài bản. Cụ thể như sau:

  • Đưa ra những vấn đề cần nói
  • Đối tượng là ai?
  • Cách thức bắt chuyện như thế nào?
  • Thời gian kéo dài cuộc nói chuyện này là bao lâu?

Bên cạnh đó, khi bạn nắm rõ được chi tiết mục đích của cuộc giao tiếp này. Bạn sẽ có thể lên được nội dung cuộc giao tiếp một cách chi tiết. Nhằm tránh bị lạc đề hay gây lãng phí thời gian vì những cuộc nói chuyện không đi vào đâu cả.

Cần có một kế hoạch giao tiếp bài bản
Cần có một kế hoạch giao tiếp bài bản

4.3 Nói chuyện lưu loát và trôi chảy

Trong mỗi cuộc nói chuyên, không nên nói vòng vo và nói không đúng trọng tâm sẽ khiến cho đối phương thấy chán và không thoải mái khi nói chuyện. Điều đó cho thấy bạn đang thiếu sự tự tin trong giao tiếp, vì thế để trình bày rõ ràng, lưu loát bạn cần trao dồi cho mình các kiến thức và kỹ năng trong cuộc sống nhiều hơn để rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp cho bản thân tốt hơn.

Bên cạnh đó, không nên nói những từ dư thừa như “à, ừ” , đặc biệt trong những buổi thuyết trình quan trọng, điều này sẽ khiến mọi người đánh giá thấp bạn. Vì vậy, bạn cần hạn chế và chuẩn bị trước cho những buổi nói chuyện của mình.

4.4 Thái độ thân thiện

Việc sử dụng kỹ năng giao tiếp kết hợp với thái độ thân thiện không chỉ tạo ra một môi trường thoải mái,  tích cực, mà còn giúp giảm căng thẳng và làm cho cuộc trò chuyện trở nên tự nhiên hơn.

Đặc biệt, thái độ thân thiện còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ đồng nghiệp, khách hàng và đối tác lâu dài và bền vững.

Trong giao tiếp nên thân thiện với người khác
Trong giao tiếp nên thân thiện với người khác

4.5 Linh hoạt phong cách giao tiếp

Mỗi người đều sẽ sở hữu một phong cách nói chuyện, giao tiếp khác nhau. Không thể người nào cũng giống người nào được. Vì thế các bạn cần phải biết cách điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình.

Đối với những người không cảm thấy thoải mái với việc gặp mặt trực tiếp thì bạn hoàn toàn có thể tương tác với nhau qua các ứng dụng chat Online. Còn đối với những người thích nói chuyện gặp mặt trực tiếp thì hãy sắp xếp một cuộc gặp mặt với họ.

4.6 Phê bình mang tính xây dựng

Phê bình mang tính xây dựng giúp nhân viên hiểu rõ về những điểm mạnh và những điểm cần cải thiện trong công việc một cách khách quan. Ngoài ra, điều này còn giúp họ tiếp nhận phản hồi tích cực mà còn thúc đẩy họ nỗ lực cải thiện và giải quyết vấn đề.

Giao tiếp tốt sẽ làm cho người nghe thấy thú vị
Giao tiếp tốt sẽ làm cho người nghe thấy thú vị

Đối với nhà quản lý, hãy tập trung vào vấn đề cần cải thiện thay vì tìm lỗi và chỉ trích nhân viên. Tránh sử dụng ngôn ngữ mang tính cá nhân mà thay vào đó nên tạo ra một không khí thoải mái, tôn trọng, lắng nghe và trao đổi một cách tích cực với họ.

4.7 Sử dụng câu hỏi mở

Bằng cách sử dụng những câu hỏi mở, sẽ tại ra sự tương tác và trao đổi ý kiến giữa người nói và người nghe hiệu quả để từ đót tạo ra cuộc trò chuyện sâu sắc và ý nghĩa hơn.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng câu hỏi mở không phải luôn là phương pháp tối ưu. Ví dụ, nếu một nhân viên đặt những câu hỏi quá chung chung và không cung cấp đủ thông tin cụ thể, điều này có thể tạo ra gián đoạn và lãng phí thời gian của nhóm trong quá trình thảo luận.

5. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp

  • Không có sự chuẩn bị trước: Đây là một lỗi khá nghiêm trọng trong giao tiếp nhưng lại hay gặp phải trong những cuộc trò chuyện. Khi bạn thiếu chuẩn bị, bạn có thể quên những gì bạn muốn nói và có thể gặp khó khăn trong việc trả lời câu hỏi. Vì thế, mà có thể trong những cuộc trò chuyện bất ngờ bạn cũng nên cần chuẩn bị những câu hỏi cơ bản nhất để giao tiếp.
  • Nói quá nhiều, lan man và vòng vo: Nói quá nhiều và không đúng trọng tâm câu chuyện sẽ mất rất nhiều thời gian của nhau. Điều này có thể khiến người khác cảm thấy chán và không được tôn trọng. Vậy nên hãy học cách nói chuyện đi thẳng trực tiếp vào vấn đề.
  • Nói chuyện không dứt khoát: Trong mỗi cuộc trò chuyện, nếu trả lời không dứt khoát, ậm ừ thì người khác sẽ đánh giá bạn thiếu sự tự tin. Điều này lý giải rằng bạn thiếu sự chuẩn bị cho cuộc trò chuyện hoặc sự bạn đang thiếu một phần tự tin nào đó của bản thân.
  • Không lắng nghe câu chuyện: Ngoài nói ra thì kỹ năng lắng nghe cũng rất quan trọng trong mỗi cuộc trò chuyện. Vì thế, khi bạn không lắng nghe câu chuyện, bạn đang bỏ lỡ nhiều tình tiết và ý kiến của họ. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột.
  • Ngắt lời người khác đang nói: Tại nơi làm việc, hành động ngắt lời người khác trong lúc đang nói là một cách thể hiện sự thiếu tôn trọng và chứng tỏ bạn rất kẻm coi ở mảng giao tiếp trong kinh doanh. Đây là điều tối kỵ nhất trong những cuộc trò chuyện, nếu đang mắc phải hãy bỏ nó đi ngay nhé.
  • Ánh mắt, lời nói và nụ cười thiếu sự chân thành: Việc thành thật trong giao tiếp sẽ khiến cho cuộc trò chuyện được kéo dài và khoảng cách giữa hai bên rút ngắn lại. Chính vì vậy bạn hãy tạo sự thân mật với đối phương bằng cách thể hiện sự chân thành qua ánh mắt, lời nói và nụ cười.
  • Hay chê bai, nói xấu người khác: Trong những cuộc nói chuyện không chê bai, nói xấu người khác và hạn chế nói các chủ đề nhạy cảm. Điều này phản ảnh bạn là một người thiếu tế nhị, không lịch sự trong giao tiếp với đối phương hoặc thậm chí là tạo ra hình ảnh xấu trong mắt người khác. Và khi câu chuyện xấu được lan truyền, bạn có thể mất đi một vài mối quan hệ đấy.
  • Nhắc đến vấn đề tôn giáo, dân tộc: Các vấn đề tôn giáo, dân tộc rất nhạy cảm. Chính vì thế, trong việc giao tiếp tránh nói những nội dung về tôn giáo dân tộc để cuộc trò chuyện trở nên thoải mái nhất.
  • Hành động và cử chỉ thiếu tôn trọng: Không nên có những hành động thừa và nên kiểm soát tay chân trong những cuộc trò chuyện. Ngôn ngữ hình thể là cần trong kỹ năng giao tiếp nhưng hành động, cử chỉ đó cần chuẩn mực để người đối diện thấy được sự tôn trọng cho họ.
  • Nói chuyện quá lớn: Trong mỗi cuộc trò chuyện, bạn cần điều tiết lại âm lượng sao cho phù hợp nhất để khi nói chuyện để hạn chế việc nói quá to ảnh hưởng tới người khác, giúp người đối diện cảm thấy thoải mái khi nói chuyện.

Chủ động tìm nhiều cơ hội giao tiếp cho mình

Trên đây là những kỹ năng giao tiếp hiệu quả được nghiên cứu kỹ càng từ PMS. Hy vọng, qua bài viết trên đã giúp bạn có những kiến thức để cải thiện tình trạng giao tiếp của mình, giúp con đường sự nghiệp của bạn nhanh chóng thành công hơn.

Cùng với đó, để nâng cao việc giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp, các bạn có thể tham khảo ngay khóa học nghệ thuật giao tiếp Và Ứng Xử Chuyên Nghiệp tại Học Viện PMS với những chia sẻ mang tính ứng dụng cao, phương pháp giảng dạy độc đáo, để tìm hiểu rõ hơn những lợi ích mà khóa học mang lại, liên hệ ngay với chúng tôi hoặc tìm hiểu ngay tại đường link trên.

Nguồn tham khảo: https://novoresume.com/career-blog/communication-skills

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *