Có thể việc giao tiếp thông thường thì sao lại phải quan tâm nhiều như thế? Đó là bạn chưa nhận ra rằng tầm quan trọng của việc giao tiếp trong cuộc sống. Hằng ngày, bạn phải tiếp xúc ít hoặc nhiều các mối quan hệ xung quanh, nhưng nếu bạn không lắng nghe, không để tâm đến câu chuyện của họ sẽ làm ảnh hưởng tới mối quan hệ của bạn.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày về kỹ năng giao tiếp là gì? Vai trò và tầm quan trọng của giao tiếp trong cuộc sống, công việc và cách giao tiếp hiệu quả.
Giao tiếp là gì?
Giao tiếp đơn giản là hành động truyền tải thông tin từ nơi này, người này hoặc nhóm này sang nơi khác, người khác hoặc nhóm khác. Mọi giao tiếp đều liên quan (ít nhất) đến một người gửi, một thông điệp và một người nhận. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng giao tiếp thực sự là một chủ đề rất phức tạp.
Việc truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Bao gồm cảm xúc, hoàn cảnh văn hóa, phương tiện được sử dụng để giao tiếp và thậm chí là vị trí địa lý của chúng ta.
Để các cuộc trò chuyện trở nên rõ ràng, lịch sự, khiến người khác cảm thấy cuộc trò chuyện hứng thú, cảm giác muốn lắng nghe hơn. Bạn sẽ cần phải tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp cơ bản.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp bao gồm các phương pháp được sử dụng để truyền đạt, tiếp nhận và xử lý thông tin thông qua các phương tiện bằng lời nói và phi ngôn từ. Nó bao gồm nói và lắng nghe hiệu quả, quan sát, diễn giải cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể và cảm xúc và có thể sử dụng giao tiếp vào đúng thời điểm.
Kỹ năng giao tiếp đề cập đến khả năng của một người trong việc thiết lập mối quan hệ, teamwork, đàm phán và truyền đạt thông điệp hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả bao gồm nhiều phương pháp khác nhau, chẳng hạn như giao tiếp bằng văn bản, thuyết trình miệng và các nền tảng kỹ thuật số như email và phương tiện truyền thông xã hội. Bằng cách nâng cao các kỹ năng này, bạn có thể nhanh chóng huy động nhóm của mình, tạo điều kiện cho việc đạt được các mục tiêu kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả.
Các hình thức trong giao tiếp
Giao tiếp bằng lời nói: Là hình thức phổ biến nhất qua việc truyền đạt thông tin, ý tưởng, cảm xúc bằng lời nói đến cá nhân hoặc một nhóm người.
Ví dụ:
- Trao đổi ý kiến trong làm việc nhóm.
- Trình bày thông tin trong buổi họp.
- Thảo luận và thương lượng trong một cuộc đàm phán.
Giao tiếp bằng hành động: Là hình thức sử dụng ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, phong cách ăn mặc, tư thế cơ thể hoặc hành động cụ thể.
Ví dụ:
- Sử dụng cử chỉ để diễn đạt thông tin chân thật.
- Phong cách ăn mặc sẽ thể hiện cá tính và địa vị xã hội.
- Sử dụng biểu cảm khuôn mặt để thể hiện cảm xúc, tâm tư tình cảm.
Bạn có thể đọc qua bài viết giao tiếp phi ngôn ngôn ngữ để biết được tầm quan trọng của hình thức giao tiếp này và các loại giao tiếp ngôn ngữ cơ thể phổ biến trong cuộc sống.
Giao tiếp bằng văn bản: Là hình thức giao tiếp bằng tin nhắn, email, tài liệu, ghi chú,…
Ví dụ:
- Gửi email để truyền tải thông tin sự kiện miễn phí sắp diễn ra.
- Gửi tin nhắn cho các thành viên trong nhóm sẽ có cuộc họp vào chiều nay.
- Biên soạn tài liệu để chia sẻ thông tin cụ thể và chi tiết.
Giao tiếp bằng hình ảnh: Bao gồm biểu đồ, hình ảnh, tranh ảnh, bản đồ,…
Ví dụ:
- Sử dụng biểu đồ để trình bày dữ liệu.
- Sử dụng hình ảnh để minh họa ý tưởng.
- Sử dụng bản đồ để mô tả sự phân bổ địa lý.
Giao tiếp bằng phương tiện truyền thông: Bao gồm radio, báo chí, truyền hình, phát thanh, diễn đàn, mạng xã hội,…
Ví dụ:
- Trò chuyện từ các người nổi tiếng trên truyền hình hoặc radio.
- Sử dụng facebook để giới thiệu sản phẩm mới.
- Blogger chia sẻ trải nghiệm thực tế về ẩm thực.
Giao tiếp bằng trực quan: Bao gồm âm nhạc, ký hiệu, infographic,..
Ví dụ:
- Sử dụng âm nhạc để truyền đạt cảm xúc và ý nghĩa.
- Sử dụng ký hiệu giao thông để cảnh báo.
Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân với bạn bè, đồng nghiệp và đồng nghiệp trong môi trường làm việc. Những cá nhân có khả năng giao tiếp tốt hơn sẽ điều hướng thế giới xung quanh tốt hơn và truyền đạt quan điểm của họ đến những người xung quanh.
Có kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho phép một người xây dựng niềm tin và mối quan hệ với những người xung quanh họ. Là một người chăm chú lắng nghe và đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc của người khác là người được đón nhận nồng nhiệt trong các nhóm bạn và nơi làm việc.
Bên cạnh đó, giao tiếp hiệu quả giúp ngăn chặn các vấn đề xảy ra và đóng vai trò trong việc giải quyết xung đột. Giữ bình tĩnh trong khi tranh luận cho phép một người giải thích ý định của họ theo cách nhận thức về mặt nhận thức thay vì để những cảm xúc cao độ lấn át.
Trở thành một người giao tiếp hiệu quả cũng thúc đẩy tinh thần đồng đội bằng cách nuôi dưỡng một môi trường cởi mở và thân thiện, nơi mọi người đều cảm thấy thoải mái khi nói chuyện. Các thành viên trong nhóm sẽ có thể hiểu rõ trách nhiệm của mình và có thể làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề phát sinh. Điều này cũng sẽ làm tăng năng suất.
► Xem thêm: 10 cách giao tiếp với người lạ giúp dễ dàng “bắt chuyện”
Làm sao để sử dụng kỹ năng giao tiếp hiệu quả?
Chuẩn bị kế hoạch giao tiếp
Làm việc gì cũng vậy, kể cả trong giao tiếp, bạn cũng cần phải chuẩn bị một kế hoạch giao tiếp bài bản với người khác, đặc biệt hơn khi bạn sắp có một cuộc gặp gỡ với khách hàng, đối tác lớn. Bạn có thể tập nói trước gương để nâng cao sự tự tin và tránh được những sai sót do không có sự chuẩn bị trước.
Điều chỉnh ngữ điệu phù hợp
Ngữ điệu được xem là linh hồn của lời nói, ngữ điệu bao gồm cao độ, âm lượng, tốc độ và giai điệu của giọng nói khi chúng ta giao tiếp với người khác. Vì khi bạn nói quá nhanh, có thể họ sẽ không kịp nghe những gì bạn đang truyền tải, còn nói quá chậm sẽ dẫn đến sự nhàm chán, không muốn lắng nghe. Ví dụ như khi người lãnh đạo đưa ra quyết định cho một dự án, họ thường có xu hướng hạ giọng xuống để thể hiện sự chắc chắn, kiên định của mình.
Do đó, để giao tiếp hiệu quả, bạn cần phải biết cách điều chỉnh ngữ điệu và tốc độ nói của mình phù hợp với từng tình huống để thể hiện đúng ý nghĩa, cảm xúc và tạo sự thuyết phục người nghe, đây là một phần quan trọng của kỹ năng giao tiếp.
Nói chuyện rõ ràng và lưu loát
Trong mỗi cuộc nói chuyện, không nên nói vòng vo và nói không đúng trọng tâm sẽ khiến cho đối phương thấy chán và không thoải mái khi nói chuyện. Điều đó cho thấy bạn đang thiếu sự tự tin trong giao tiếp. Vì thế, để trình bày rõ ràng và lưu loát bạn cần trau dồi cho mình các kiến thức và kỹ năng trong cuộc sống nhiều hơn để rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp cho bản thân tốt hơn.
Bên cạnh đó, không nên nói những từ dư thừa như “à, ừ” , đặc biệt trong những buổi thuyết trình quan trọng, điều này sẽ khiến mọi người đánh giá thấp bạn. Vì vậy, bạn cần hạn chế và chuẩn bị trước cho những buổi nói chuyện của mình.
Linh hoạt phong cách giao tiếp
Mỗi người đều sẽ sở hữu một phong cách giao tiếp khác nhau, không thể người nào cũng giống người nào được. Vì thế, bạn cần phải biết cách điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình linh hoạt.
Chẳng hạn như, với những người không cảm thấy thoải mái với việc gặp mặt trực tiếp thì bạn hoàn toàn có thể tương tác với nhau qua các ứng dụng chat Online. Còn đối với những người thích nói chuyện gặp mặt trực tiếp thì hãy sắp xếp một cuộc gặp mặt với họ.
Thái độ thân thiện
Thể hiện thái độ thân thiện trong giao tiếp sẽ tạo ra một cuộc thoải mái và tự nhiên hơn với người khác. Hơn nữa, nó còn giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp của mình, mở ra nhiều cơ hội sự nghiệp và thành công hơn trong cuộc sống.
Giao tiếp bằng mắt
Sử dụng ánh mắt trong giao tiếp có thể tạo ấn tượng tốt và thu hút người khác. Khi bạn nhìn thẳng vào mắt người khác để giao tiếp, bạn đang truyền tải một thông điệp rằng bạn đang lắng nghe và tiếp thu những gì họ nói. Nhờ vậy, sự kết nối giữa hai người sẽ thân thiết hơn và tạo sự tin tưởng lẫn nhau, từ đó tăng khả năng thuyết phục người khác, đặc biệt là khách hàng và đối tác lâu dài.
Kiểm soát cảm xúc
Trong mọi tình huống, nếu có bất cứ vấn đề nào xảy ra trong quá trình giao tiếp dẫn đến xung đột, hiểu lầm không đáng có, lúc này cảm xúc sẽ lấn át và bạn rất khó để truyền đạt ý tưởng mình với người khác. Chính vì thế, bạn cần kiểm soát và điều khiển cảm xúc của bản thân, bằng cách hít thở thật sâu, thả lỏng cơ thể để có thể cân bằng lại trạng thái cảm xúc và tiếp tục thực hiện công việc của mình.
Phản hồi mang tính xây dựng
Việc đưa ra và tiếp nhận phản hồi mang tính xây dựng là rất quan trọng đối với sự phát triển bản thân và nghề nghiệp. Nó bao gồm việc đưa ra các đề xuất cụ thể và có thể thực hiện được để giúp người khác cải thiện. Việc cởi mở phản hồi và phản hồi tích cực cũng thể hiện sự sẵn lòng học hỏi và phát triển của bạn.
► Xem thêm: Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
Những lỗi cần tránh trong quá trình giao tiếp
Trong giao tiếp thường xảy ra rất nhiều lỗi mà nhiều người vô tình không biết hoặc không để ý tới, dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra những lỗi thường gặp phải và bạn nên tránh tình trạng đó xảy ra:
- Không ngắt lời người khác đang nói. Nếu trường hợp bắt buộc ngắt lời, hãy nói “xin phép” hoặc “xin lỗi tôi có thể nói một chút được không?”
- Không nên đứng quá gần người khác trong giao tiếp, vì họ sẽ cảm thấy không thoải mái và tự nhiên khi trò chuyện, nên giữ khoảng cách an toàn khoảng 40 – 60cm
- Không dùng những lời lẽ chê bai, miệt thị và phán xét người khác.
- Hạn chế sử dụng những thuật ngữ trong ngành khi người khác không cùng lĩnh vực chuyên môn của bạn.
- Nói chuyện vòng vo, không đúng trọng tâm thông điệp, không rõ ràng.
- Nói quá nhanh/nói quá chậm hoặc nói quá nhiều/nói quá ít sẽ khiến người nghe không nắm được hết những gì bạn truyền tải.
- Sử dụng các câu hỏi không đúng chủ đề mọi người đang thảo luận.
- Cử chỉ giao tiếp thiếu lịch sự như chỉ tay vào mặt người khác hoặc khoanh tay, nhăn nhó khiến người nghe cảm thấy không thân thiện.
- Không tập trung lắng nghe người khác nói, đôi khi bị ảnh hưởng bởi yếu tố xung quanh như nói chuyện riêng, sử dụng điện thoại.
- Cố tính nói những gì người nghe không muốn nghe, điều này tạo ra sự thiếu tôn trọng và làm cho họ khó chịu.
- Sử dụng phương thức giao tiếp không phù hợp, chẳng hạn như trình bày các nội dung quan trọng bằng tin nhắn, email thay vì gặp mặt trực tiếp hoặc gọi qua điện thoại.
► Xem ngay: 12 loại rào cản trong giao tiếp và cách khắc phục
Không phải tự nhiên mà kỹ năng giao tiếp được xem là kỹ năng quan trọng nhất trong cuộc sống. Đây được xem là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ, thúc đẩy sự hợp tác và đạt được sự thành công của mỗi người. Bên cạnh đó, giao tiếp hiệu quả còn thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, giải quyết vấn đề và cải thiện năng suất làm việc.
Để cải thiện khả năng giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp cho mình, các bạn có thể đăng ký khóa học kỹ năng giao tiếp hiệu quả học của chúng tôi. Chương trình được các chuyên gia PMS nghiên cứu và biên soạn những nội dung mới nhất, đặc biệt là tính ứng dụng thực tiễn cao, giúp học viên có thể áp dụng trực tiếp vào công việc của mình. Đăng ký ngay!
Xem thêm các bài viết liên quan:
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS