Kỹ năng thương lượng đàm phán là gì? 9 nghệ thuật đàm phán hiệu quả

Kỹ năng đàm phán thương lượng là một yếu tố quan trọng không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh mà còn trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Việc sở hữu kỹ năng này giúp chúng ta tạo ra sự hiệu quả và đạt được thỏa thuận tốt hơn. Nhưng để thành công trong đàm phán, chúng ta cần hiểu rõ khái niệm, các loại đàm phán khác nhau và tầm quan trọng của chúng trong cuộc sống hàng ngày.

Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá thêm về kỹ năng đàm phán và cung cấp những chiến lược để nâng cao khả năng này, giúp bạn đạt được thành công trong mọi lĩnh vực.

1. Đàm phán thương lượng là gì?

Đàm phán thương lượng là quá trình tìm kiếm sự đồng thuận và thỏa thuận giữa các bên có quan điểm, hoặc mục tiêu khác nhau. Được áp dụng trong nhiều lĩnh vực cuộc sống, công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết xung đột, tạo ra sự cân nhắc trước khi đưa ra quyết định.

Kỹ năng đàm phán thương lượng bao gồm khả năng phân tích và đánh giá vấn đề, xây dựng lòng tin, biết kiểm soát cảm xúc và sử dụng cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể hiệu quả. Từ đó tạo ra giải pháp cho các bên liên quan đều có lợi.

2. Lợi ích của kỹ năng đàm phán thương lượng trong kinh doanh

Kỹ năng này giúp tạo ra sự cân nhắc giữa các bên trong quá trình thương thảo. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc thương lượng và đàm phán trong kinh doanh:

2.1 Tạo ra thỏa thuận có lợi

Mục đích của đàm phán là để đạt được sự đồng thuận và thỏa thuận giữa các bên. Điều này tạo ra lợi ích kinh doanh, vì khi cả hai bên nhận được giá trị và lợi ích từ thỏa thuận, mối quan hệ giữa họ cũng được củng cố và phát triển.

2.2 Giải quyết xung đột và mâu thuẫn

Trong quá trình kinh doanh, xung đột và mâu thuẫn là điều không tránh khỏi. Tuy nhiên, thông qua kỹ thuật đàm phán, các bên có thể tìm kiếm các giải pháp tốt nhất để giải quyết xung đột và mâu thuẫn một cách công bằng và hợp tác. Điều này giúp tránh các tranh chấp phức tạp và tiết kiệm thời gian, tiền bạc và năng lượng.

>> Tham khảo thêm: Khóa học Kỹ năng giải quyết xung đột, mâu thuẫn

2.3 Xây dựng mối quan hệ và lòng tin

Kỹ năng đàm phán thuyết phục tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng mối quan hệ tốt giữa các bên. Qua quá trình thương lượng và tìm kiếm sự đồng thuận, sự tin tưởng và lòng tin được hình thành. Điều này tạo nền tảng vững chắc cho sự hợp tác trong tương lai, giúp mở rộng cơ hội kinh doanh và hợp tác lâu dài.

2.4 Tạo ra giá trị và lợi ích
Thương lượng giúp tạo ra giá trị và lợi ích cho cả hai bên tham gia. Bằng cách tìm kiếm các thỏa thuận tốt nhất, qua đó đạt được sự cải thiện về doanh thu, lợi nhuận. Đồng thời, giúp tiết kiệm chi phí và tài nguyên, tạo ra hiệu quả kinh doanh cao hơn.

Tóm lại, việc đàm phán trong kinh doanh mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm thỏa thuận có lợi, giải quyết xung đột, xây dựng mối quan hệ và lòng tin, cùng việc tạo ra giá trị và lợi ích cho các bên tham gia. Hiểu và áp dụng kỹ năng thương lượng và đàm phán đúng cách là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất và thành công trong môi trường kinh doanh.

3. 9 Kỹ năng đàm phán và thương lượng hiệu quả 

3.1 Phân tích, đánh giá vấn đề

Trước khi bắt đầu quy trình đàm phán, việc phân tích và đánh giá vấn đề giúp xác định các khía cạnh quan trọng, các yếu tố ảnh hưởng và mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp định hình khung thương lượng và cung cấp thông tin cần thiết để tạo nền tảng cho quá trình đàm phán.

Khi phân tích và đánh giá vấn đề, các bên nên tập trung vào việc thu thập thông tin, phân loại và xác định các yếu tố quan trọng, đánh giá tác động và tìm hiểu các quyền và lợi ích của mỗi bên liên quan. Từ đó xác định được các điểm mạnh và yếu của mỗi bên, tạo điều kiện để tìm kiếm các giải pháp và thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.

Việc phân tích và đánh giá vấn đề đòi hỏi sự cẩn thận, logic và khách quan. Bằng cách tìm hiểu sâu về vấn đề và hiểu rõ các yếu tố quan trọng, các bên có thể chuẩn bị một cách tốt nhất cho quá trình đàm phán và tạo ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả.

3.2 Xác định mục tiêu và mong muốn đạt được trong thỏa thuận

Khi xác định mục tiêu và mong muốn, các bên cần cân nhắc các yếu tố quan trọng như lợi ích kinh doanh, giá trị tài sản, quyền lợi và mục tiêu dài hạn. Các mục tiêu này có thể bao gồm đạt được giá cả, điều kiện giao dịch, khối lượng kinh doanh, quyền kiểm soát, tạo ra giá trị cho cả hai bên, hoặc duy trì mối quan hệ lâu dài.

Việc xác định mục tiêu và mong muốn giúp các bên tập trung vào những gì quan trọng nhất và tạo ra một cơ sở để đánh giá các thỏa thuận đề xuất. Nó cũng giúp các bên thể hiện rõ ý định và mục đích của mình trong quá trình đàm phán, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm các giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu.

3.3 Đạt được lợi ích đôi bên cùng có lợi với nguyên tắc WIN – WIN

Thay vì tập trung vào việc chiến thắng hoặc thua thiệt, nguyên tắc WIN – WIN đặt trọng tâm vào việc xây dựng và duy trì một mối quan hệ lâu dài và cân nhắc lợi ích của cả hai bên. Điều này không chỉ giúp tạo ra sự tin tưởng và lòng tin, mà còn mở rộng cơ hội kinh doanh và tạo ra giá trị lâu dài.

Để đạt được WIN – WIN, các bên cần thể hiện sự tôn trọng và sẵn lòng lắng nghe quan điểm và yêu cầu của nhau. Các bên cũng nên thể hiện sự linh hoạt trong việc thay đổi và điều chỉnh để tạo ra sự hợp lý trong thỏa thuận.

Tóm lại, nguyên tắc WIN – WIN trong đàm phán và thương lượng nhằm tạo ra lợi ích đôi bên cùng có lợi. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo, linh hoạt và tôn trọng giữa các bên để tìm ra giải pháp tốt nhất và tạo ra một môi trường hợp tác lâu dài và bền vững.

3.4 Chuẩn bị tài liệu chi tiết đầy đủ

Khi chuẩn bị tài liệu, hãy đảm bảo rằng nó bao gồm các thông tin liên quan, như số liệu, dữ liệu, các điều khoản và điều kiện, chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, cũng như bất kỳ yêu cầu hay yêu cầu đặc biệt nào. Tài liệu nên được tổ chức một cách rõ ràng và dễ hiểu để giúp tăng tính logic và thuyết phục của các quan điểm và đề xuất của bạn.

3.5 Lắng nghe đối tác một cách cẩn thận

Khi lắng nghe đối tác, hãy tập trung hoàn toàn vào họ và không gián đoạn bằng việc nghĩ về ý kiến của mình. Hãy tạo không gian cho đối tác diễn đạt quan điểm của mình một cách tự do và thoải mái. Bằng cách lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng, bạn thể hiện sự quan tâm và tạo sự tin tưởng với đối tác.

Ngoài ra, hãy đặt câu hỏi để làm rõ và xác nhận thông tin. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn mà còn thể hiện sự quan tâm và sự chú ý đến đối tác. Hãy tránh đánh giá hoặc phê phán ngay từ đầu mà thay vào đó tạo không gian cho đối tác để diễn đạt ý kiến và tìm kiếm sự thấu hiểu.

3.6 Kiểm soát cảm xúc trong quá trình đàm phán

Tìm cách duy trì sự bình tĩnh và tỉnh táo trong quá trình đàm phán. Hãy kiểm soát nhịp độ hơi thở và cử chỉ của bạn, điều chỉnh âm giọng và diễn đạt một cách điềm tĩnh. Nếu cảm thấy căng thẳng, hãy dành ít thời gian để thư giãn hoặc làm những bài tập thở sâu để giảm căng thẳng.

Hãy lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng quan điểm của đối tác, không để cảm xúc kiểm soát quyết định và hành động của bạn. Bằng cách giữ một tư thế thoải mái, bạn có thể đảm bảo rằng quyết định của mình được đưa ra dựa trên các yếu tố khách quan và lợi ích của cả hai bên.

3.7 Sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể hiệu quả

Một số nguyên tắc và kỹ thuật sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể mang lại lợi ích khi đàm phán:

• Hướng về phía đối tác: thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến ý kiến và quan điểm của đối tác.
• Để ý đến ngôn ngữ cơ thể: Hãy đảm bảo rằng tư thế của bạn tự tin và thoải mái. Tránh những tư thế khép kín, như gập tay hay chắp tay, vì nó có thể truyền đạt sự kín đáo hoặc phòng thủ.
• Sử dụng intonation và giọng điệu: Sử dụng intonation và giọng điệu của bạn để tạo sự mở lòng và sự lôi cuốn. Hãy sử dụng giọng điệu đa dạng và đặt nhấn vào các từ quan trọng để truyền đạt ý kiến của bạn một cách rõ ràng và sâu sắc hơn.

3.8 Xây dựng lòng tin và niềm tin

Để làm điều này, trước tiên bạn cần đưa ra thông tin trung thực và minh bạch. Tránh giấu giếm nội dung quan trọng hoặc đưa ra những lời nói sai sự thật.

Thứ hai, dành thời gian lắng nghe đối tác một cách tận tâm và cố gắng hiểu quan điểm và mục tiêu của họ. Bằng cách tạo niềm tin và tôn trọng, chúng ta có thể xây dựng một môi trường đàm phán đáng tin cậy và tạo cơ hội để đối tác cảm thấy hài lòng.

3.9 Chuẩn bị hợp đồng đầy đủ, chi tiết và sẵn sàng cho trường hợp cần bổ sung

Việc này đảm bảo rằng mọi thông tin, điều khoản và điều kiện đã được xác định rõ ràng và không gây hiểu lầm hoặc tranh cãi sau này. Khi chuẩn bị hợp đồng, cần xem xét kỹ lưỡng các điều khoản, quy định và cam kết, đồng thời đảm bảo tính khả thi và thực tế của chúng.

Việc có một hợp đồng đầy đủ và chi tiết giúp tạo sự tin tưởng và minh bạch giữa các bên, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tranh chấp trong quá trình thương thảo và thực hiện hợp đồng.

4. Quy trình đàm phán và thương lượng cơ bản

4.1 Sự chuẩn bị và tìm hiểu trước khi đàm phán

Trước khi bước vào nội dung đàm phán, sự chuẩn bị và tìm hiểu cẩn thận là rất quan trọng. Dưới đây là các bước cần thực hiện trong quá trình này:

• Tìm hiểu đối tác: Chuẩn bị trước chiến lược đàm phán bằng cách tìm hiểu đối tác một cách kỹ lưỡng. Hiểu về văn hóa doanh nghiệp, giá trị và mục tiêu của họ giúp xây dựng mối quan hệ tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thương lượng.
• Xác định rõ vấn đề: Đặt ra vấn đề một cách rõ ràng và hiểu rõ những khía cạnh chưa hoàn thiện trong hợp đồng.
• Xác định mục tiêu đàm phán: Điều này đảm bảo rằng các bên có cùng mục đích và tìm cách đạt được lợi ích đôi bên thông qua thỏa thuận.
• Xây dựng các phương án thay thế phù hợp: Chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng và những hướng đi thay thế hợp lý. Có cách đối phó với các tình huống không mong muốn và đảm bảo bạn không bị mắc kẹt hoặc bị ràng buộc trong một phương án duy nhất.

4.2 Tạo ấn tượng tốt với đối tác 

Hãy thể hiện sự quan tâm và tôn trọng bằng cách lắng nghe đối tác một cách chân thành, cho phép họ chia sẻ ý kiến và suy nghĩ của mình.

Tránh làm gián đoạn hoặc ngắt lời. Có thể thể hiện tính hài hước nếu phù hợp, nhưng hãy đảm bảo không vi phạm sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

Cuối cùng, trình bày một cách lưu loát, tự tin và chuẩn bị cẩn thận với trang phục và diện mạo gọn gàng. Điều này giúp tạo ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp với người đối diện.

4.3 Trao đổi thông tin về vấn đề cần thương lượng

Đầu tiên, hãy xác định và trình bày rõ ràng vấn đề mà hai bên đang muốn thương lượng. Đây có thể là các yêu cầu, mục tiêu, hoặc các vấn đề cần giải quyết trong thỏa thuận.

Sau đó, hãy chia sẻ thông tin liên quan và các tài liệu hỗ trợ để đối tác có cái nhìn tổng quan về vấn đề. Đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng, trung thực và đầy đủ. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào từ đối tác, hãy lắng nghe và giải đáp một cách cẩn thận.

4.4 Đưa ra phương án lựa chọn có lợi cho đôi bên

Trong quá trình đàm phán và thương lượng, để đưa ra phương án lựa chọn có lợi cho cả hai bên, bạn có thể áp dụng các cách sau:

Học cách lắng nghe đối tác và khách hàng: Để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và quan điểm của đối tác, hãy lắng nghe kỹ những gì họ nói. Điều này giúp bạn tạo ra các phương án thỏa mãn và phù hợp với mục tiêu của cả hai bên.

Không nên là người đưa ra lời đề nghị trước: Hãy để đối tác hoặc khách hàng đưa ra lời đề nghị đầu tiên. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về mong muốn và giới hạn của đối tác, từ đó tạo ra phương án đáp ứng được nhu cầu của cả hai bên.

Không vội chấp nhận lời đề nghị ban đầu: Đừng đồng ý ngay với lời đề nghị ban đầu mà hãy thể hiện sự quan tâm và đàm phán để giành lợi thế. Điều này giúp bạn khám phá và tạo ra những phương án khác để đạt được thỏa thuận tốt hơn.

Không thương lượng quá nhiều: Tuy quá trình thương lượng là cần thiết, nhưng đừng để nó kéo dài quá lâu và trở thành vòng lặp không cần thiết. Tìm cách tạo ra sự cân bằng và đạt được thỏa thuận mà đảm bảo lợi ích cho cả hai bên.

Sử dụng sự im lặng tạo lợi thế: Trong một số trường hợp, sự im lặng có thể tạo ra áp lực và khuyến khích đối tác hoặc khách hàng đưa ra lời đề nghị tốt hơn. Hãy sử dụng sự im lặng một cách chiến lược để tạo lợi thế trong quá trình thương lượng.

Tổng hợp lại, việc áp dụng các cách trên giúp bạn tạo ra phương án lựa chọn có lợi cho cả hai bên trong quá trình đàm phán và thương lượng.

4.5 Đi đến quyết định, thỏa thuận chung

Sau quá trình thương lượng, để đạt được quyết định và thỏa thuận chung, hãy xem xét các yếu tố sau:

Nắm bắt thời điểm ra quyết định: Quan trọng để biết thời điểm nào là phù hợp để đưa ra quyết định. Đôi khi, cần thêm thời gian để xem xét, xem xét các tùy chọn và thu thập thông tin. Tuy nhiên, đừng để quá trình này kéo dài quá lâu, vì có thể dẫn đến mất mát cơ hội và sự không chắc chắn.

Không được để bản thân hối hận: Sau khi đưa ra quyết định, hãy tin tưởng vào quyết định của mình và không để bản thân hối hận sau đó. Đây là lúc bạn cần tự tin và chấp nhận trách nhiệm của quyết định đã đưa ra.

Điều quan trọng của quy trình là tạo ra sự thỏa thuận chung mà mọi bên đều cảm thấy hài lòng. Hãy cân nhắc kỹ lưỡng và đánh giá tất cả các yếu tố liên quan để đưa ra quyết định thông minh và có lợi cho cả hai bên.

5. Khóa học kỹ năng đàm phán và thương lượng

Đúc kết được những lợi ích khi hiểu rõ nghệ thuật đàm phán, Học Viện Tư Vấn – Đào Tạo PMS đã xây dựng Khóa Học Kỹ Năng Đàm Phán Thương Lượng – Negotiation Skills. Chương trình này được thiết kế dành cho Trưởng phòng kinh doanh, các cấp quản lý, giám sát, nhân viên kinh doanh và những cá nhân có mong muốn trang bị kỹ năng này.

Sau khi hoàn tất chương trình đào tạo, học viên sẽ có khả năng hiểu được bản chất và những sai lầm thường gặp trong đàm phán, làm chủ được các tình huống trong trong khi thương lượng, cũng như biết cách xử lý các tình huống thành công và chưa thành công.