Bạn đã bao giờ cảm thấy bất lực khi không thể thuyết phục ai đó đồng ý với quan điểm của mình? Trong công việc, cuộc sống hay kinh doanh, kỹ năng thương lượng đàm phán chính là chìa khóa để đạt được thỏa thuận có lợi.
Kỹ năng đàm phán là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong kinh doanh. Ngay cả khi bạn không tham gia vào hoạt động bán hàng hoặc nói chuyện trực tiếp với khách hàng, kỹ năng đàm phán vẫn có thể là một phần thiết yếu trong vốn kiến thức chuyên môn của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về kỹ năng đàm phán là gì, lợi ích và cách để có cuộc đàm phán kinh doanh của bạn hiệu quả.
Đàm phán là gì?
Đàm phán là quá trình giải quyết các vấn đề có liên quan giữa hai hay nhiều bên để cùng đi đến một thỏa thuận, nhất trí với nhau.
Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.
Đặc điểm của đàm phán
Thường thì đàm phán sẽ có các đặc điểm chính dưới đây:
- Điều chỉnh nhu cầu để đạt được thống nhất.
- Thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”.
- Thỏa mãn lợi ích của từng bên có giới hạn.
- Bị chi phối giữa thế và lực giữa các bên.
- Vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật.
Lợi ích của kỹ năng đàm phán trong kinh doanh
Tạo ra thỏa thuận có lợi
Đầu tiên, không thể phủ nhận rằng một trong những lợi ích lớn nhất của kỹ năng đàm phán là tạo ra và cung cấp giá trị. Những người đàm phán giỏi nhất có thể mang lại kết quả đôi bên cùng có lợi đáp ứng cả nhu cầu đôi bên.
Tránh xung đột và mâu thuẫn
Trong quá trình đàm phán thương lượng kinh doanh, xung đột và mâu thuẫn là điều không tránh khỏi. Tuy nhiên, thông qua kỹ thuật đàm phán, các bên có thể tìm kiếm các giải pháp tốt nhất để giải quyết xung đột và mâu thuẫn một cách công bằng và hợp tác. Điều này giúp tránh các tranh chấp phức tạp và tiết kiệm thời gian, tiền bạc đôi bên.
Xây dựng mối quan hệ và lòng tin lâu dài
Phần lớn đàm phán trong kinh doanh là khả năng xây dựng mối quan hệ với bên kia. Mặc dù một số người có thể tham gia vào quá trình đàm phán với quan điểm rất khác nhau, mục tiêu của họ phải là đạt được mục tiêu chung.
Một nhà đàm phán có kỹ năng sẽ có thể tìm ra điểm chung quan trọng giữa các bên mà cả hai bên có thể sử dụng để đạt được thỏa thuận lý tưởng. Khi làm như vậy, họ cũng sẽ tạo ra mối quan hệ lâu dài mà cả hai có thể rút ra từ bây giờ và trong tương lai. Nếu có lý do để họ quay lại bàn đàm phán, mối quan hệ giữa các bên đã được thiết lập, khiến các cuộc thảo luận trở nên thân thiện hơn về tổng thể.
Tạo ra giá trị và lợi ích
Thương lượng giúp tạo ra giá trị và lợi ích cho cả hai bên tham gia. Bằng cách tìm kiếm các thỏa thuận tốt nhất, qua đó đạt được sự cải thiện về doanh thu, lợi nhuận. Đồng thời, giúp tiết kiệm chi phí và tài nguyên, tạo ra hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Tóm lại, việc đàm phán trong kinh doanh mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm thỏa thuận có lợi, giải quyết xung đột, xây dựng mối quan hệ và lòng tin, cùng việc tạo ra giá trị và lợi ích cho các bên tham gia. Hiểu và áp dụng kỹ năng thương lượng và đàm phán đúng cách là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất và thành công trong môi trường kinh doanh.
Nguyên tắc thương lượng
Để có một cuộc đàm phán và thương lượng trong kinh doanh hiệu quả, bạn cần phải biết đến 8 nguyên tắc sau đây:
- Trân trọng người đối thoại.
- Biết chính mình thực sự muốn gì.
- Thương lượng là gây lòng tin đôi và đa bên.
- Hiểu được nhau: kỹ thuật truyền thông.
- Thương thuyết là trao đổi sản phẩm và giá trị: nguyên tắc win-win.
- Thương thuyết là tìm phương án cộng tác.
- Người thương thuyết giỏi biết rà soát tiềm ẩn.
- Người thương thuyết giỏi biết quyến rũ khách hàng.
10 kỹ năng đàm phán quan trọng trong kinh doanh
Thương lượng giúp tạo ra giá trị và lợi ích cho cả hai bên tham gia. Bằng cách tìm kiếm các thỏa thuận tốt nhất, qua đó đạt được sự cải thiện về doanh thu, lợi nhuận. Đồng thời, giúp tiết kiệm chi phí và tài nguyên, tạo ra hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là xương sống của đàm phán. Cách bạn giao tiếp quyết định kết quả của cuộc đàm phán. Nó bao gồm việc xác định các tín hiệu phi ngôn ngữ, sử dụng đúng từ ngữ và diễn đạt suy nghĩ của bạn theo cách hấp dẫn và lôi cuốn. Không cần phải dài dòng, bạn cần truyền đạt đúng thông điệp cho bên kia.
Thông thường, người đàm phán là người lắng nghe tích cực giúp họ hiểu thông điệp của bên kia. Một cuộc trò chuyện lành mạnh đảm bảo một thỏa thuận có lợi cho cả hai bên và tránh hiểu lầm có thể ngăn cản các bên đạt được sự thỏa hiệp.
Xem thêm: Các hình thức trong giao tiếp
Lắng nghe tích cực
Lắng nghe tích cực là chìa khóa cho một cuộc đàm phán thành công vì nó đảm bảo rằng bạn lắng nghe bên kia và hiểu những gì họ đang cố gắng nói. Ngoài ra, với việc lắng nghe tích cực, bạn không bỏ lỡ thông tin quan trọng, điều này xây dựng lòng tin và giúp đạt được sự đồng thuận nhanh hơn.
Trí tuệ cảm xúc
Khả năng kiểm soát và quản lý cảm xúc của bạn và đối phó với cảm xúc của đối phương tạo nên sự khác biệt giữa một nhà đàm phán thành công và một nhà đàm phán không thành công. Những người có trí tuệ cảm xúc (EI) cao có thể nhận thức và thể hiện chính xác cảm xúc của mình, nhận ra cảm xúc của người khác và sử dụng những cảm xúc này để tạo điều kiện cho các giải pháp.
Thuyết phục
Những nhà đàm phán thành công có thể tác động đến các bên khác. Nếu bạn không có kỹ năng thuyết phục, sẽ rất khó để chứng minh giải pháp của bạn sẽ có lợi cho cả hai bên. Kỹ năng thuyết phục của bạn quyết định liệu bên kia có đồng ý với giải pháp của bạn hay không.
Lập kế hoạch
Mỗi cuộc đàm phán thương lượng đòi hỏi phải có kế hoạch để giúp bạn xác định những gì bạn muốn và cách thức thực hiện. Bạn nên cân nhắc kết quả tốt nhất có thể, lời đề nghị ít được chấp nhận nhất của bạn và những gì bạn sẽ làm nếu không đạt được thỏa thuận.
Lập một kế hoạch và suy nghĩ trước là rất quan trọng đối với một cuộc đàm phán thành công. Những người đàm phán giỏi thường tham gia thảo luận với ít nhất một kế hoạch dự phòng, nếu hơn thì sẽ tốt hơn. Hãy cân nhắc tất cả các kết quả có thể xảy ra và chuẩn bị giải pháp cho từng tình huống đó.
Giải quyết vấn đề
Hầu hết các cuộc đàm phán diễn ra để tìm ra giải pháp cho một vấn đề. Với kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, bạn đề xuất các giải pháp khả thi và thông minh có lợi cho cả hai bên.
Quyết định
Những nhà đàm phán giỏi có thể hành động quyết đoán trong quá trình đàm phán bằng kỹ năng ra quyết định. Bạn có thể đồng ý thỏa hiệp trong quá trình đàm phán hoặc dừng lại.
Hãy nhớ rằng, quyết định của bạn có thể có tác động lâu dài đến bản thân hoặc công ty của bạn. Điều quan trọng là phải suy nghĩ kỹ về các lựa chọn của mình mà không suy nghĩ quá nhiều về quyết định của mình. Việc cân nhắc qua lại giữa các lựa chọn của bạn với một câu trả lời rõ ràng có thể tránh được căng thẳng không cần thiết.
Khả năng thích ứng
Khả năng thích ứng là yếu tố quan trọng để đàm phán thành công. Mỗi cuộc đàm phán không phải một lần duy nhất mà tình hình có thể thay đổi từ ngày này sang ngày khác.
Ví dụ, một bên liên quan có thể thay đổi yêu cầu của họ đột ngột. Mặc dù việc lập kế hoạch cho mọi tình huống có thể xảy ra rất khó khăn, nhưng với một nhà đàm phán giỏi, họ có thể thích ứng nhanh chóng và xác định một kế hoạch mới nếu cần.
Sự chính trực
Sự chính trực là một kỹ năng đàm phán thiết yếu thể hiện sự chu đáo, tôn trọng và trung thực giúp đối phương tin tưởng những gì bạn nói. Là một người đàm phán, hãy đảm bảo bạn có thể thực hiện các cam kết. Để chứng minh sự đáng tin cậy, hãy tránh hứa hẹn quá mức.
Sự kiên nhẫn
Một số cuộc thương lượng đàm phán trong kinh doanh có thể mất nhiều thời gian để hoàn tất. Thay vì tìm kiếm một kết luận nhanh chóng, các nhà đàm phán thường kiên nhẫn để đánh giá đúng tình hình và đưa ra quyết định tốt nhất cho khách hàng của họ.
Cách đàm phán và thương lượng hiệu quả trong kinh doanh
Phân tích, đánh giá vấn đề
Trước khi bắt đầu quy trình đàm phán, việc phân tích và đánh giá vấn đề giúp xác định các khía cạnh quan trọng, các yếu tố ảnh hưởng và mục tiêu cần đạt được. Điều này giúp định hình khung thương lượng và cung cấp thông tin cần thiết để tạo nền tảng cho quá trình đàm phán.
Khi phân tích và đánh giá vấn đề, các bên nên tập trung vào việc thu thập thông tin, phân loại và xác định các yếu tố quan trọng, đánh giá tác động và tìm hiểu các quyền và lợi ích của mỗi bên liên quan. Từ đó xác định được các điểm mạnh và yếu của mỗi bên, tạo điều kiện để tìm kiếm các giải pháp và thỏa thuận có lợi cho cả hai bên.
Việc phân tích và đánh giá vấn đề đòi hỏi sự cẩn thận, logic và khách quan. Bằng cách tìm hiểu sâu về vấn đề và hiểu rõ các yếu tố quan trọng, các bên có thể chuẩn bị một cách tốt nhất cho quá trình đàm phán và tạo ra các giải pháp sáng tạo và hiệu quả.
Xác định mục tiêu và mong muốn đạt được trong thỏa thuận
Khi xác định mục tiêu và mong muốn, các bên cần cân nhắc các yếu tố quan trọng như lợi ích kinh doanh, giá trị tài sản, quyền lợi và mục tiêu dài hạn. Các mục tiêu này có thể bao gồm đạt được giá cả, điều kiện giao dịch, khối lượng kinh doanh, quyền kiểm soát, tạo ra giá trị cho cả hai bên, hoặc duy trì mối quan hệ lâu dài.
Việc xác định mục tiêu và mong muốn giúp các bên tập trung vào những gì quan trọng nhất và tạo ra một cơ sở để đánh giá các thỏa thuận đề xuất. Nó cũng giúp các bên thể hiện rõ ý định và mục đích của mình trong quá trình đàm phán, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm các giải pháp tốt nhất để đạt được mục tiêu.
Đạt được lợi ích đôi bên cùng có lợi với nguyên tắc WIN – WIN
Thay vì tập trung vào việc chiến thắng hoặc thua thiệt, nguyên tắc WIN – WIN đặt trọng tâm vào việc xây dựng và duy trì một mối quan hệ lâu dài và cân nhắc lợi ích của cả hai bên. Điều này không chỉ giúp tạo ra sự tin tưởng và lòng tin, mà còn mở rộng cơ hội kinh doanh và tạo ra giá trị lâu dài.
Để đạt được WIN – WIN, các bên cần thể hiện sự tôn trọng và sẵn lòng lắng nghe quan điểm và yêu cầu của nhau. Các bên cũng nên thể hiện sự linh hoạt trong việc thay đổi và điều chỉnh để tạo ra sự hợp lý trong thỏa thuận.
Tóm lại, nguyên tắc WIN – WIN trong đàm phán và thương lượng nhằm tạo ra lợi ích đôi bên cùng có lợi. Điều này đòi hỏi sự sáng tạo, linh hoạt và tôn trọng giữa các bên để tìm ra giải pháp tốt nhất và tạo ra một môi trường hợp tác lâu dài và bền vững.
Chuẩn bị tài liệu chi tiết đầy đủ
Khi chuẩn bị tài liệu, hãy đảm bảo rằng nó bao gồm các thông tin liên quan, như số liệu, dữ liệu, các điều khoản và điều kiện, chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, cũng như bất kỳ yêu cầu hay yêu cầu đặc biệt nào. Tài liệu nên được tổ chức một cách rõ ràng và dễ hiểu để giúp tăng tính logic và thuyết phục của các quan điểm và đề xuất của bạn.
Lắng nghe đối tác một cách cẩn thận
Khi lắng nghe đối tác, hãy tập trung hoàn toàn vào họ và không gián đoạn bằng việc nghĩ về ý kiến của mình. Hãy tạo không gian cho đối tác diễn đạt quan điểm của mình một cách tự do và thoải mái. Bằng cách lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng, bạn thể hiện sự quan tâm và tạo sự tin tưởng với đối tác.
Ngoài ra, hãy đặt câu hỏi để làm rõ và xác nhận thông tin. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn mà còn thể hiện sự quan tâm và sự chú ý đến đối tác. Hãy tránh đánh giá hoặc phê phán ngay từ đầu mà thay vào đó tạo không gian cho đối tác để diễn đạt ý kiến và tìm kiếm sự thấu hiểu.
Kiểm soát cảm xúc trong quá trình đàm phán
Tìm cách duy trì sự bình tĩnh và tỉnh táo trong quá trình đàm phán. Hãy kiểm soát nhịp độ hơi thở và cử chỉ của bạn, điều chỉnh âm giọng và diễn đạt một cách điềm tĩnh. Nếu cảm thấy căng thẳng, hãy dành ít thời gian để thư giãn hoặc làm những bài tập thở sâu để giảm căng thẳng.
Hãy lắng nghe một cách chân thành và tôn trọng quan điểm của đối tác, không để cảm xúc kiểm soát quyết định và hành động của bạn. Bằng cách giữ một tư thế thoải mái, bạn có thể đảm bảo rằng quyết định của mình được đưa ra dựa trên các yếu tố khách quan và lợi ích của cả hai bên.
Sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể hiệu quả
Một số nguyên tắc và kỹ thuật sử dụng cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể mang lại lợi ích khi đàm phán:
- Hướng về phía đối tác: thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến ý kiến và quan điểm của đối tác.
- Để ý đến ngôn ngữ cơ thể: Hãy đảm bảo rằng tư thế của bạn tự tin và thoải mái. Tránh những tư thế khép kín, như gập tay hay chắp tay, vì nó có thể truyền đạt sự kín đáo hoặc phòng thủ.
- Sử dụng ngữ điệu và giọng điệu: Sử dụng ngữ điệu và giọng điệu của bạn để tạo sự mở lòng và sự lôi cuốn. Hãy sử dụng giọng điệu đa dạng và đặt nhấn vào các từ quan trọng để truyền đạt ý kiến của bạn một cách rõ ràng và sâu sắc hơn.
Xây dựng lòng tin và niềm tin
Để làm điều này, trước tiên bạn cần đưa ra thông tin trung thực và minh bạch. Tránh giấu giếm nội dung quan trọng hoặc đưa ra những lời nói sai sự thật.
Thứ hai, dành thời gian lắng nghe đối tác một cách tận tâm và cố gắng hiểu quan điểm và mục tiêu của họ. Bằng cách tạo niềm tin và tôn trọng, chúng ta có thể xây dựng một môi trường đàm phán đáng tin cậy và tạo cơ hội để đối tác cảm thấy hài lòng.
Chuẩn bị hợp đồng đầy đủ, chi tiết và sẵn sàng cho trường hợp cần bổ sung
Việc này đảm bảo rằng mọi thông tin, điều khoản và điều kiện đã được xác định rõ ràng và không gây hiểu lầm hoặc tranh cãi sau này. Khi chuẩn bị hợp đồng, cần xem xét kỹ lưỡng các điều khoản, quy định và cam kết, đồng thời đảm bảo tính khả thi và thực tế của chúng.
Việc có một hợp đồng đầy đủ và chi tiết giúp tạo sự tin tưởng và minh bạch giữa các bên, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tranh chấp trong quá trình thương thảo và thực hiện hợp đồng.
Học kỹ năng đàm phán thương lượng ở đâu uy tín?
Học viện Tư vấn và Đào tạo PMS – Đơn vị cung cấp khóa học kỹ năng đàm phán và thương lượng chuyên nghiệp với đội ngũ giảng viên chất lượng cao. Đến với PMS, bạn sẽ được hướng dẫn từ những kiến thức cơ bản đến những kỹ năng nâng cao, từ lý thuyết đến thực hành.
Sau khi hoàn tất chương trình đào tạo, học viên sẽ có khả năng hiểu được bản chất và những sai lầm thường gặp trong đàm phán, làm chủ được các tình huống trong trong khi thương lượng, cũng như biết cách xử lý các tình huống thành công và chưa thành công.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS