15 cách rèn luyện & cải thiện kỹ năng giao tiếp thông minh, hiệu quả

Để có được nhiều mối quan hệ trong công việc cũng như cải thiện mọi mối quan hệ. Việc giao tiếp đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc hình thành những mối quan hệ này. Ngoài có được nhiều người bạn hay mối quan hệ hơn thì điều này cũng sẽ hỗ trợ bạn có được sự thành công trong công việc nhiều hơn. 

Vì thế, các bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây để biết được những cách có được cho mình những bí quyết cải thiện kỹ năng giao tiếp sao cho hiệu quả và hỗ trợ bạn trong quá trình giao tiếp với mọi người. Không chỉ được lòng của mọi nhân viên mà còn lãnh đạo cấp cao của mình.

1. Khái niệm về kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng mềm trong việc lắng nghe, việc truyền đạt được thông điệp, mong muốn của mình đến người nghe và khiến họ nắm bắt được thông tin, hiểu và tương tác lại với mình nhằm để đạt được mục đích gì đó. Thông thường, người có khả năng giao tiếp tốt thường là người có một sức ảnh hưởng đối với những người xung quanh, đa số các ban lãnh đạo, quản lý đều có khả năng giao tiếp tốt.

2. Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

2.1 Lập kế hoạch giao tiếp bài bản

Bí quyết để sở hữu cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả thì trước khi giao tiếp với ai thì bạn cũng cần phải chuẩn bị một kế hoạch giao tiếp bài bản. Cụ thể như sau:

• Đưa ra những vấn đề cần nói
• Đối tượng là ai?
• Cách thức bắt chuyện như thế nào?
• Thời gian kéo dài cuộc nói chuyện này là bao lâu?

Bên cạnh đó, khi bạn nắm rõ được chi tiết mục đích của cuộc giao tiếp này. Bạn sẽ có thể lên được nội dung cuộc giao tiếp một cách chi tiết. Nhằm tránh bị lạc đề hay gây lãng phí thời gian vì những cuộc nói chuyện không đi vào đâu cả.

2.2 Tự tin khi nói chuyện

Sự tự tin không chỉ trong giao tiếp mà bất cứ hoàn cảnh nào thì đều giúp chúng ta vượt qua những vấn đề khó khăn nhất. Nhưng để tự tin hơn trong ý kiến, bạn cần phải biết chuẩn bị trước những thông tin, kiến thức trước khi biết bản thân đang chuẩn bị phải nói gì, làm gì? Trong kinh doanh, khả năng này giúp chúng ta cải thiện cách giao tiếp bán hàng hiệu quả và tự tin hơn những gì mình có nhưng với điều kiện là phải rèn luyện chúng mỗi ngày.

2.3 Nói chuyện lưu loát và trôi chảy

Trong mỗi cuộc nói chuyên, không nên nói vòng vo và nói không đúng trọng tâm sẽ khiến cho đối phương thấy chán và không thoải mái khi nói chuyện. Điều đó cho thấy bạn đang thiếu sự tự tin trong giao tiếp, vì thế để trình bày rõ ràng, lưu loát bạn cần trao dồi cho mình các kiến thức và kỹ năng trong cuộc sống nhiều hơn để rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp cho bản thân tốt hơn.

Bên cạnh đó, không nên nói những từ dư thừa như “à, ừ” , đặc biệt trong những buổi thuyết trình quan trọng, điều này sẽ khiến mọi người đánh giá thấp bạn. Vì vậy, bạn cần hạn chế và chuẩn bị trước cho những buổi nói chuyện của mình.

Tìm hiểu Cách giao tiếp với khách hàng và làm hài lòng họ

2.4 Trả lời ngắn gọn và rõ ràng đi đúng trọng tâm

Thời gian là thứ vô cùng quý giá trong công việc. Chính vì thế mà các bạn hãy cố gắng truyền đúng thông điệp của mình một cách đúng đắn và rõ ràng. Tránh sử dụng những từ ngữ quá cao siêu hay ngôn ngữ nào đó quá phức tạp. Ví dụ như khi bạn sử dụng tiếng Anh để giao tiếp, thì bạn hãy đảm bảo được rằng là mọi câu mà bạn nói phải đúng và tránh bị nhầm lẫn. Để người nghe có thể dịch và hiểu đúng những điều mà bạn nói.

2.5 Điều chỉnh phong cách giao tiếp

Mỗi người đều sẽ sở hữu một phong cách nói chuyện, giao tiếp khác nhau. Không thể người nào cũng giống người nào được. Vì thế cách cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả thì các bạn cần phải biết cách điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình.

Đối với những người không cảm thấy thoải mái với việc gặp mặt trực tiếp thì bạn hoàn toàn có thể tương tác với nhau qua các ứng dụng chat Online. Còn đối với những người thích nói chuyện gặp mặt trực tiếp thì hãy sắp xếp một cuộc gặp mặt với họ. Và còn nhiều trường hợp nữa mà bạn cần chú ý.

Bài viết khác: Kỹ năng giao tiếp nơi công sở – Những điều bạn nên biết

2.6 Tạo sự thân thiện

Trong những cuộc nói chuyện thành công, thân thiện là một yếu tố cần thiết trong mỗi cuộc nói chuyện bởi nó đem lại những cảm giác thân tình chứ không phải một cuộc thẩm vấn. Vì thế, hãy cứ tạo sự thoải mái khi nói chuyện với nhau, tỏ ra cứng rắn lúc cần và không nên ngắt lời đối phương.

2.7 Sự tôn trọng

Bạn cần học cách chủ động và lắng nghe các quan điểm cả nhân của đối phương, không nên áp đặt họ theo suy nghĩ của mình. Khi bạn học được cách tôn trọng đối phương thì giúp cho bạn thoát khỏi những cuộc chiến tranh lạnh, tranh cãi không đáng có và không tim được sự giải quyết cho vấn đề.

2.8 Tư duy cởi mở

Tư duy cởi mở trong giao tiếp cũng như việc bạn đang tôn trọng, thấu hiểu và tin tưởng đối phương. Bạn chủ động chia sẻ những câu chuyện, kiến thức và khó khăn để từ đó cuộc trò chuyện được hình thành cởi mở. Việc thường xuyên giao tiếp với nhiều đối tượng và từng hoàn cảnh khác nhau sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp khéo léo, hiệu quả hơn đó.

2.9 Biết cách đặt một câu hỏi đúng trọng tâm chủ đề

Hãy đặt một câu hỏi cho vị khách hàng của mình hay đồng nghiệp để giao tiếp. Để có được một câu trả lời đúng đắn thay vì tự đưa ra những nhận định của bản thân về họ. Điều này sẽ dẫn đến những nhận định sai lầm của bạn về họ. Ngoài ra, khi biết cách đặt câu hỏi sẽ cho thấy rằng là bạn đang quan tâm đến họ. Và sẽ có được một cuộc trò chuyện lâu dài hơn trong tương lai.

2.10 Hãy ngừng nói chuyện và lắng nghe nhiều hơn

Bí quyết để có được một cuộc giao tiếp hoàn hảo, chính là lắng nghe. Thay vì cứ chen chúc, thay nhau nói chuyện thì hãy để lại một khoảng không gian để có thể hiểu rõ nhau nhiều hơn, đó là kỹ năng lắng nghe. Khi bạn có thể lắng nghe người khác nói chuyện, sẽ thể hiện là bạn đang tôn trọng họ và đắm chìm trong câu chuyện mà họ đang nói. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể có thêm thời gian để ngẫm nghĩ về những điều mà người đối diện chia sẻ. Việc lắng nghe cũng giúp bạn nâng cao kỹ năng đàm phán thuyết phục trong quá trình giao tiếp, qua đó dễ dàng có được sự đồng tình trong ý kiến và các quyết định.

2.11 Xây dựng được sự tin tưởng của mọi người

Biết lắng nghe mọi người nói là chưa đủ, vì các bạn cần thêm nhiều điều nữa để sở hữu và cải thiện kỹ năng giao tiếp hoàn hảo. Bên cạnh đó, xây dựng sự tin tưởng của mọi người để cải thiện mối quan hệ xã giao. Bạn sẽ nhận được sự tin tưởng trong các mối quan hệ hằng ngày. Vì bạn luôn nói chuyện thực sự và vô cùng đáng tin cậy trong các cuộc trò chuyện. Từ đó, bạn có thể cải thiện khả năng giao tiếp của mình nhiều hơn.

2.12 Nhớ tên người đối diện

Khi gặp đối tác, khách hàng, sếp hay đồng nghiệp, bạn hãy nhớ tên của họ và gọi một cách thân mật bởi như vậy sẽ gây cho đối phương một cách thiện cảm tốt hơn khi cuộc trò chuyện được diễn ra.

*Ví dụ: thay vì nói một cách chung chung “Rất vui được gặp anh”, hãy nói tên cụ thể của người đó “Rất vui được gặp anh A“

Xem ngay: Kỹ năng phản hồi thông tin trong giao tiếp mang lại hiệu quả

2.13 Điều chỉnh tốc độ và giọng nói

Để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn hãy điều chỉnh lại tốc độ và phương thức nói chuyện để phù hợp với từng đối tượng. Hay thích hợp với môi trường mà bạn cần giao tiếp. Vì để thu hút được mọi người chú ý vào câu chuyện mà bạn đang nói. Và mọi người có thể hiểu thêm về tính cách của bạn thông qua cách bạn nói chuyện.

2.14 Phương pháp giao tiếp phi ngôn ngữ

Những yếu tố phi ngôn ngữ giúp bạn có được một cuộc nói chuyện hoàn hảo. Từ ánh mắt, tư thế, cử chỉ hay trang phục,… Đều có thể truyền tải được những thông điệp mà bạn muốn nhắc tới. Vì để có được một buổi giao tiếp hoàn hảo thì bạn cần phải trang bị cho mình những ngôn ngữ cơ thể.

Đây là một yếu tố hỗ trợ khả năng giao tiếp một cách hiệu quả. Với đồng nghiệp và với cấp trên. Nếu bạn kết hợp giao tiếp của bạn với giao tiếp phi ngôn ngữ sẽ khiến mọi người tin tưởng vào bạn hơn.

Bài viết liên quan khác: Kỹ năng nghe và trả lời điện thoại trong giao tiếp với khách hàng

2.15 Hiểu và tìm được điểm chung của nhau

Trong mỗi cuộc đối thoại thì thường sẽ có mục đích cả hai bên đã mong muốn đạt được trước đó. Vì thế, để thấu hiểu và chia sẻ được với nhau thì bạn cần phải tìm ra điểm chung của cuộc trò chuyện đó. Điều đó là một minh chứng giúp cho việc lắng nghe, tôn trọng, thấu hiểu nhau và đưa ra giải pháp quan trọng trong giao tiếp.

Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo thêm các kỹ năng giao tiếp khôn ngoan ở tại video bên dưới:

3. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp

• Không có sự chuẩn bị trước: Đây là một lỗi khá nghiêm trọng trong giao tiếp nhưng lại hay gặp phải trong những cuộc trò chuyện. Khi bạn thiếu chuẩn bị, bạn có thể quên những gì bạn muốn nói và có thể gặp khó khăn trong việc trả lời câu hỏi. Vì thế, mà có thể trong những cuộc trò chuyện bất ngờ bạn cũng nên cần chuẩn bị những câu hỏi cơ bản nhất để giao tiếp.
• Nói quá nhiều, lan man và vòng vo: Nói quá nhiều và không đúng trọng tâm câu chuyện sẽ mất rất nhiều thời gian của nhau. Điều này có thể khiến người khác cảm thấy chán và không được tôn trọng. Vậy nên hãy học cách nói chuyện đi thẳng trực tiếp vào vấn đề.
• Nói chuyện không dứt khoát: Trong mỗi cuộc trò chuyện, nếu trả lời không dứt khoát, ậm ừ thì người khác sẽ đánh giá bạn thiếu sự tự tin. Điều này lý giải rằng bạn thiếu sự chuẩn bị cho cuộc trò chuyện hoặc sự bạn đang thiếu một phần tự tin nào đó của bản thân.
• Không lắng nghe câu chuyện: Ngoài nói ra thì kỹ năng lắng nghe cũng rất quan trọng trong mỗi cuộc trò chuyện. Vì thế, khi bạn không lắng nghe câu chuyện, bạn đang bỏ lỡ nhiều tình tiết và ý kiến của họ. Điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột.
• Ngắt lời người khác đang nói: Tại nơi làm việc, hành động ngắt lời người khác trong lúc đang nói là một cách thể hiện sự thiếu tôn trọng và chứng tỏ bạn rất kẻm coi ở mảng kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Đây là điều tối kỵ nhất trong những cuộc trò chuyện, nếu đang mắc phải hãy bỏ nó đi ngay nhé.
• Ánh mắt, lời nói và nụ cười thiếu sự chân thành: Việc thành thật trong giao tiếp sẽ khiến cho cuộc trò chuyện được kéo dài và khoảng cách giữa hai bên rút ngắn lại. Chính vì vậy bạn hãy tạo sự thân mật với đối phương bằng cách thể hiện sự chân thành qua ánh mắt, lời nói và nụ cười.
• Hay chê bai, nói xấu người khác: Trong những cuộc nói chuyện không chê bai, nói xấu người khác và hạn chế nói các chủ đề nhạy cảm. Điều này phản ảnh bạn là một người thiếu tế nhị, không lịch sự trong giao tiếp với đối phương hoặc thậm chí là tạo ra hình ảnh xấu trong mắt người khác. Và khi câu chuyện xấu được lan truyền, bạn có thể mất đi một vài mối quan hệ đấy.
• Nhắc đến vấn đề tôn giáo, dân tộc: Các vấn đề tôn giáo, dân tộc rất nhạy cảm. Chính vì thế, trong việc giao tiếp tránh nói những nội dung về tôn giáo dân tộc để cuộc trò chuyện trở nên thoải mái nhất.
• Hành động và cử chỉ thiếu tôn trọng: Không nên có những hành động thừa và nên kiểm soát tay chân trong những cuộc trò chuyện. Ngôn ngữ hình thể là cần trong giao tiếp nhưng hành động, cử chỉ đó cần chuẩn mực để người đối diện thấy được sự tôn trọng cho họ.
• Nói chuyện quá lớn: Trong mỗi cuộc trò chuyện, bạn cần điều tiết lại âm lượng sao cho phù hợp nhất để khi nói chuyện để hạn chế việc nói quá to ảnh hưởng tới người khác, giúp người đối diện cảm thấy thoải mái khi nói chuyện.

4. Làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người ít nói, hướng nội?

Dưới đây là một số cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người ít nói:

• Tập nói trước đám đông: Đây là cách giúp cho người hướng nội vượt qua nỗi sợ hãi nói trước đám đông và tăng sự tự tin của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách nói trước gia đình, bạn bè hay một nhóm nhỏ để lấy được sự tự tin. Sau đó mở dần phạm vi và cải thiện kỹ năng giao tiếp ở các các nhóm lớn hơn.
• Đừng lắng nghe một cách thụ động: Không nên lắng nghe thụ động trong một cuộc nói chuyện và không hiểu được vấn đề sẽ khiến bạn không cùng quan điểm với nhau. Vì thế, hãy tập lắng nghe một cách tập trung, tích cực, đồng cảm thay vì ngồi nghe một cách thụ động.
• Chuẩn bị trước các buổi nói chuyện quan trọng: Trước mỗi buổi nói chuyện quan trọng, cần chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng và các câu hỏi đối phương đặt ra bạn phải cân nhắc. Vì như vậy bạn sẽ biết bản thân sẽ làm gì để từ đó giúp bạn tự tin hơn khi nói chuyện.
• Tham gia các hoạt động xã hội: Chủ động tham gia các hoạt động xã hội là một cách cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho người hướng nội, đây là cơ hội để gặp gỡ những người mới, học hỏi và trao dồi khả năng giao tiếp của bản thân.
• Học cách nói vừa đủ: Trong một cuộc nói chuyện bạn không nên nói quá nhiều mà chỉ nên trình bày ở mức vừa đủ. Nếu bạn trình bày nhiều sẽ khiến người khác cảm thấy khó chịu, mệt mỏi và khiến cho đối phương cảm thấy bạn đang gây sự chú ý về bản thân mình.
• Tự tin lời nói bản thân có giá trị: Hãy luôn tự tin trong những cuộc nói chuyện của mình và người khác, bởi khi bạn nhận thực được lời nói của bạn có giá trị thì nó sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin chia sẻ những câu chuyện của bản thân cho mọi người cùng lắng nghe.

5. Kết luận

Giao tiếp chính là “chìa khóa” dẫn đến thành công của bạn. Sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả sẽ giúp bạn đương đầu được những khó khăn trong cuộc sống dễ dàng. Chính vì thế, hãy cải thiện kỹ năng giao tiếp này để có được nhiều thành công trong cuộc sống nhé. Cùng với đó, để nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, hãy tìm hiểu thông tin và đăng ký ngay Khóa học kỹ năng giao tiếp và ứng xử chuyên nghiệp tại Học Viện PMS.  Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ.

Nguồn tham khảo: https://novoresume.com/career-blog/communication-skills