12 loại rào cản trong giao tiếp phổ biến và cách khắc phục

Việc trao đổi thông tin hiệu quả là một việc quan trọng trong cuộc sống và sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên trong thực tế, có nhiều yếu tố có thể tạo ra rào cản trong giao tiếp, dẫn đến những hiểu lầm, xung đột và vô số vấn đề khác xảy ra.

Trong bài viết này, PMS sẽ cung cấp cho bạn đọc những rào cản phổ biến trong giao tiếp và cách khắc phục cho từng trở ngại đó. Đọc bài viết bên dưới, chúc bạn đọc vui vẻ!

Rào cản giao tiếp là gì?

Rào cản giao tiếp được biểu hiện qua các yếu tố như tâm lý, sinh lý, tình cách, suy nghĩ, văn hóa, thái độ,… gây ra sự sai lệch và thiếu rõ ràng giữa các thông tin được truyền đạt thông tin từ người gửi và người tiếp nhận thông tin. Kết quả là người tiếp nhận thông tin chỉ hiểu được một phần nào đó hoặc thậm chi không hiểu, gây đến hiểu lầm trong giao tiếp.

12 loại rào cản giao tiếp phổ biến và cách khắc phục

Rào cản ngôn ngữ

Ngôn ngữ là một trong những rào cản chính trong giao tiếp, dù là ở môi trường làm việc hay giữa các mối quan hệ cá nhân.

Khi hai ngôn ngữ có sự khác nhau hoặc đôi khi nói cùng một ngôn ngữ vẫn sẽ có nhiều yếu tố tác động khiến quá trình giao tiếp không hiệu quả chẳng hạn như văn hóa vùng miền, kiểu giao tiếp của họ,…

Ví dụ, ngôn từ người miền bắc và miền nam gọi cho một sự vật, cụ thể cùng một món ăn nhưng người miền nam gọi món này là “chả giò” trong khi miền bắc gọi là “nem rán”, nếu chỉ nghe như vậy mà không tận mắt xem thử thì có thể giữa hai người biết đó là gì.

Rào cản phi ngôn ngữ

Không chỉ trong ngôn ngữ nói mà cả biểu cảm gương mặt, cử chỉ, cảm xúc, giọng nói… cũng rất quan trọng trong việc giao tiếp. Nếu bạn không nhìn thẳng người khác khi giao tiếp hoặc có những cử chỉ, ứng xử không phù hợp sẽ tạo ra rào cản với đối phương khi giao tiếp, khiến cho cuộc trò chuyện đi vào bế tắc

Xem thêm: Giao tiếp phi ngôn ngữ: Khái niệm và các loại phổ biến

Rào cản sinh lý

Các rào cản sinh lý như tình trạng sức khỏe, tuổi tác, thể chất của mỗi cá nhân sẽ đặc biệt ảnh hưởng đến mức độ thông tin mà họ có thể tiếp nhận, chẳng hạn như bệnh nhân Alzheimer không chỉ gặp vấn đề trong việc ghi nhớ, mà cả khi đã ở giai đoạn muộn, họ gần như sẽ không thể hiểu được bất cứ thứ gì mà người khác cố gắng truyền tải.

Ví dụ, khi bạn cố gắng nói chuyện với người lớn tuổi thính lực bị suy giảm, bạn cần phải nói rất to họ mới có thể hiểu được bạn nói gì, cũng như khoảng cách tuổi tác giữa hai thế hệ cũng khiến cho cách mà các bên thấu hiểu thông tin lẫn nhau bị ảnh hưởng.

Rào cản vật lý

Giao tiếp sẽ hiệu quả hơn khi các bên tiếp xúc với khoảng cách ngắn, dù cho công nghệ hiện đại ngày nay phát triển mạnh mẽ. đã khắc phục được phần nào những hạn chế trong giao tiếp vật lý, nhưng chắc chắn sẽ không thể hiệu quả bằng việc nói chuyện trực tiếp, mặt đối mặt.

Ví dụ, khi đi phỏng vấn xin việc, các doanh nghiệp đều ưu tiên việc phỏng vấn trực tiếp hơn, bởi vì đó là nơi mà nhà tuyển dụng có thể đánh giá chính xác nhất kỹ năng thực sự của ứng viên có đáp ứng được nhu cầu của tổ chức hay không.

Rào cản thông tin

Sự tiếp nhận thông tin không đầy đủ, mơ hồ có thể đến từ cách truyền đạt của người gửi và tiếp thu của người nhận. Hậu quả là dẫn đến những hiểu lầm, ý nghĩa bị người nhận hiểu sai lệch thông điệp truyền tải.

Ví dụ, cùng một bài học, nhưng có người giảng theo cách ngắn gọn, đúng trọng tâm nhưng lại có người giảng dài dòng lan man, vì vậy tùy vào cách giảng dạy mà mức độ tiếp thu của người học sẽ khác nhau.

Xem thêm: 10 nguyên tắc trong giao tiếp ứng xử

Rào cản tâm lý

Hiệu quả trong giao tiếp cũng sẽ phụ thuộc vào tâm lý của cả người gửi và người tiếp nhận thông tin. Chẳng hạn như khi bạn đang có tâm trạng cáu gắt, nóng giận, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát cảm xúc của bản thân, dẫn đến khi cùng một thông điệp nhưng cách truyền tải sẽ khác nhau.

Ví dụ, khi bạn đang làm việc với khách hàng với một tâm lý thoải mái sẽ giúp tạo được sự thiện cảm với khách hàng, họ cũng sẽ hiểu rõ thông điệp bạn muốn truyền tải, trái lại khi tức giận hay có chuyện không vui, việc giao tiếp với khách hàng sẽ giảm đi sự hiệu quả.

Rào cản thái độ

Việc bạn giao tiếp với người khác một cách nhiệt tình hay hời hợt cũng sẽ ảnh hưởng đến mức độ mà đối phương tiếp nhận thông tin, đây là rào cản sẽ ảnh hưởng rất lớn trong các dự án, công việc làm theo nhóm và đối với người làm dịch vụ. Bởi nó đòi hỏi sự kỹ lưỡng và nhiệt tình tuyệt đối để tạo ra quá trình giao tiếp hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu như ý muốn của bản thân.

Rào cản văn hóa

Mỗi nền văn hóa sẽ có những quy tắc ứng xử, giao tiếp khác nhau. Vì vậy, khác biệt về văn hóa nhất thời sẽ hình thành nên rào cản trong giao tiếp ảnh hưởng đến cách mà hai bên giao tiếp và tương tác lẫn nhau.

Khi mà Internet càng ngày càng phát triển, văn hóa của mỗi vùng miền, đất nước đều có thể dễ dàng được mọi người tìm hiểu dễ dàng hơn trước. Dù vậy nó cũng không hoàn toàn đầy đủ, vì vậy bạn cần phải có khả năng thích nghi tốt, nhạy bén cùng với việc tiếp cận trực tiếp với các nền văn hóa đó để hạn chế sự ảnh hưởng của rào cản này trong giao tiếp.

Xem thêm: Cách giao tiếp với người lạ “siêu đơn giản”

Rào cản hệ thống

Đây là rào cản xảy ra trong các doanh nghiệp có cấu trúc cũng như kênh truyền thông không phù hợp hoặc hiệu quả. Bên cạnh đó, khi sự hiểu biết về vai trò cũng như trách nhiệm đối với truyền thông bị hạn chế thì cũng sẽ tạo nên những rào cản trong giao tiếp.

Rào cản phong cách giao tiếp

Các phong cách giao tiếp dù là quyết đoán, độc đoán, tự do,… đều ít nhiều ảnh hưởng đến kết quả của quá trình giao tiếp.

Ví dụ, phong cách giao tiếp quyết đoán hay tự do đem lại những điều kiện thuận lợi trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả hay đạt được thiện cảm từ người khác, thì phong cách độc đoán khiến người nói khó diễn đạt ý tưởng hiệu quả, đồng thời khiến cho đối phương mất đi thiện cảm với người nói.

Rào cản công nghệ

Tuy công nghệ góp phần khắc phục rào cản vật lý trong giao tiếp thế nhưng trong một số trường hợp thông điệp của người gửi đến người nhận cũng sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như khi nhắn tin việc có những người có thói quen nhắn tin không dấu hoặc lạm dụng các ngôn ngữ riêng của mình khiến cho đối phương phải mất 1 lúc lâu mới có thể hiểu được người gửi đang nhắn gì.

Rào cản giới tính

Trong giao tiếp sẽ có những sự nhạy cảm khác nhau về giới tính, nó xảy ra do tâm sinh lý ở nam và nữ sẽ mang trong mình những đặc điểm riêng biệt. Chẳng hạn như khi nữ giới nói chuyện với nam giới sẽ có xu hướng ngại nói, khó chủ động trong việc bắt chuyện, không thích bị nói đùa về cân nặng, hỏi về tuổi tác.

Cách khắc phục các rào cản trong giao tiếp hiệu quả

Một số cách dưới đây sẽ phần nào giúp bạn vượt qua những rào cản giao tiếp:

• Ưu tiên dùng những từ ngữ dễ hiểu: không giải thích quá dài dòng, từ ngữ phức tạp, chỉ nên ưu tiên sử dụng những từ ngữ thông dụng được để tránh trường hợp thông tin truyền tải bị thừa và sai lệch.
• Tôn trọng quan điểm đối phương: sự khác biệt trong văn hóa sẽ khiến đối phương có một vài nhận định, đánh giá không giống với mình. Dù thế nào, hãy luôn tôn trọng quan điểm của họ, tránh đưa ra quan điểm mang tính cá nhân quá nhiều.
• Tìm hiểu thông tin cần thiết về đối phương bạn đang giao tiếp: có thể bao gồm lý lịch cơ bản, phương châm, cách sống, tính cách cũng như sở thích của đối phương để giúp bạn hiểu rõ nhiều hơn về đối phương và lựa chọn phong cách giao tiếp thích hợp.
• Kết hợp các công cụ hỗ trợ giao tiếp: đặc biệt là khi thuyết trình, trình bày dự án bạn nên sử dụng một số phương tiện hỗ trợ chẳng hạn như biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, video trình chiếu,… để giúp thông tin được truyền tải đầy đủ và rõ ràng hơn.
• Hạn chế nói lan man: Luôn tập trung vào chủ đề chính của cuộc nói chuyện, khi chủ đề này đã được hoàn thành thì mới chủ động chuyển sang chủ đề khác.
• Tích cực rèn luyện kỹ năng giao tiếp: thường xuyên đọc sách, tham gia các hoạt động tập thể ở trường học, doanh nghiệp, hoặc tham gia các khóa học kỹ năng mềm để vượt qua những rào cản trong giao tiếp.
• Tìm giải pháp cho các xung đột trong giao tiếp: hãy tích cực, chủ động để làm người chủ trì, giải quyết những mâu thuẫn thông qua việc ngồi lại trao đổi, tìm ra giải pháp ổn thỏa cho các bên.
• Học hỏi từ thất bại: Đừng buồn vì hôm nay mình giao tiếp chưa tốt, hãy lấy nó làm động lực để bạn mạnh mẽ hơn. Từ những vấn đề trong giao tiếp bản thân làm chưa tốt hãy dành 5 phút để ngồi lại suy nghĩ xem mình cần phải thay đổi như thế nào trong giao tiếp để lấy được thiện cảm của mọi người.

Xem thêm: 12 cách cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Tóm lại, chúng ta cần nhận thức rằng những rào cản trong giao tiếp không chỉ đơn thuần là ngôn ngữ, văn hóa, giới tính, thái độ,… mà là sự thấu cảm giữa các định kiến cá nhân. Hãy học cách lắng nghe chủ động, phá bỏ trở ngại giao tiếp bằng sự chân thành với nhau.

Khóa học kỹ năng giao tiếp hiệu quả của PMS được phát triển để cung cấp cho học viên những phương pháp, bí quyết giúp bạn làm chủ khả năng giao tiếp. Với hình thức đào tạo sử dụng mô phỏng tình huống kết hợp với việc thực hành qua các trò chơi đóng vai thực tế, khóa học sẽ tạo điều kiện để học viên được thực hành giải quyết, khắc phục các rào cản trong giao tiếp qua đó tích lũy kinh nghiệm quý báu, làm tiền đề giúp học viên sau khóa học có thể tự tin trong việc giao tiếp với bất kỳ ai trong mọi tình huống.