Giao tiếp công sở là gì? 9 kỹ năng giao tiếp ứng xử nơi công sở

Tại các Công ty lớn nhiều phòng ban, đội nhóm thì kỹ năng giao tiếp ứng xử trong công sở tốt thực sự quan trọng nhằm giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc, thấu hiểu nhanh ý tưởng cần truyền đạt từ quản lý hay các thành viên trong nhóm nhằm đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc. Đó chính là lý do vì sao giao tiếp hiệu quả là một trong những kỹ năng giúp bạn đạt được đánh giá tốt từ những người xung quanh và cấp trên. Vậy cụ thể ra sao, cùng xem ngay bài viết tại Học Viện PMS dưới đây nhé!

Kỹ năng giao tiếp ứng xử trong công sở hiệu quả, thông minh
Kỹ năng giao tiếp ứng xử trong công sở hiệu quả, thông minh

1. Giao tiếp công sở là gì?

Giao tiếp công sở là việc trao đổi thông tin, ý tưởng và cảm xúc giữa các cá nhân trong môi trường công sở. Nó bao gồm các hình thức giao tiếp khác nhau như nói chuyện trực tiếp, viết email, gọi điện thoại và gửi tin nhắn. Giao tiếp hiệu quả nơi công sở rất quan trọng đối với sự thành công trong công việc. Từ đó giúp xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp, và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Kỹ Năng Giao Tiếp Văn Hóa Công Sở
Giao tiếp công sở là gì?

2. Vai trò của kỹ năng giao tiếp ứng xử trong công sở

2.1 Thúc đẩy hiệu suất công việc của đội nhóm

Trong môi trường văn hóa công sở, giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu. Khi có một kỹ năng giao tiếp tốt, sự giao tiếp giữa bạn với đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên đều được diễn ra suôn sẻ. Từ đó, công việc cũng sẽ đạt được hiệu quả cao.

Ngược lại, khi không có kỹ năng giao tiếp nơi công sở khéo léo, những thông tin mà bạn muốn truyền tải đến người khác có thể không rõ ràng hoặc rất dễ bị hiểu sai. Dẫn tới hiệu suất làm việc không được như ý muốn.

Làm Sao Giao Tiếp Nơi Công Sở Tốt
Thúc đẩy hiệu suất công việc của đội nhóm

Có thể nói, cải thiện kỹ năng giao tiếp trong nhóm cũng là yếu tố tạo nên một đội ngũ đội ngũ vững mạnh. Khi các thành viên có được kỹ năng giao tiếp ứng xử trong công sở tốt, họ sẽ trở nên năng động hơn, dám đưa ra ý kiến của bản thân, để cùng xem xét, thảo luận về công việc chung. Từ đó, cùng nhau đưa ra giải pháp hữu hiệu cũng như mang đến lợi ích tốt nhất cho công ty, doanh nghiệp. Khi có nhiều đội nhóm mạnh, doanh nghiệp chắc chắn sẽ đạt được những thành tựu lớn và phát triển mạnh mẽ hơn.

Tìm hiểu ngay: Khóa học kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

2.2 Gắn kết tinh thần của cấp trên và cấp dưới

Khi có kỹ năng giao tiếp ứng xử nơi công sở tốt, bạn có thể nhận được sự ủng hộ, hợp tác của đồng nghiệp, thuyết phục được cấp trên tin tưởng vào các kế hoạch do bạn đề xuất. Từ đó, giúp bạn tăng hiệu quả chung của dự án, kế hoạch được triển khai.

Gắn kết tinh thần của cấp trên và cấp dưới
Gắn kết tinh thần của cấp trên và cấp dưới

Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp văn hóa công sở tốt sẽ giúp nhà quản lý gắn kết và mở rộng mối quan hệ với nhiều người. Đó không chỉ là nhân viên công ty mà còn với nhiều phòng ban và đối tác khác trong công việc. Từ đó, nhà quản lý sẽ tạo ra sự gần gũi và thân thiết hơn trong các mối quan hệ, giúp tăng tính hiệu quả cho công việc.

Tìm kiểu thêm về kỹ năng thuyết phục người khác

3. Các cách cải thiện giao tiếp nơi công sở thông minh, khéo léo

Có rất nhiều cách cải thiện kỹ năng giao tiếp tốt nơi công sở, dưới đây Học Viện Tư Vấn – Đào Tạo PMS gợi ý cho bạn 9 cách giao tiếp làm sao cho thông minh, khéo léo nơi làm việc:

3.1 Luôn chủ động chào hỏi

Một trong những cách giao tiếp trong công sở kinh doanh chuẩn mực, đó là chào hỏi nhau để kết nối mọi người lại với nhau. Tại công sở làm việc, nó được thể hiện sự lịch sự, văn hóa và tôn trọng nhau nơi làm việc. Đây chính là kỹ năng giao tiếp trong công sở cơ bản mà chúng ta nên áp dụng.

Đôi khi đi qua ai đó trong lúc không có thời gian, đừng né tránh mà hãy mỉm cười để chào nhau một cách nhẹ nhàng. Sau khi có thời gian, bạn có thể kết nối cuộc trò chuyện bằng một vài câu xã giao đơn giản để kết nối lại với nhau hơn nơi công sở.

Luôn chủ động chào hỏi đồng nghiệp nơi công sở
Luôn chủ động chào hỏi đồng nghiệp nơi công sở

3.2 Hạn chế tán gẫu nơi công sở

Trong môi trường công sở, không nên tán gẫu quá nhiều, chỉ cần nói những điều cần nói trong lúc rảnh rỗi. Việc tán gẫu quá nhiều nơi làm việc không chỉ ảnh hưởng tới tiến độ công việc mà còn ảnh hưởng tiêu cực tới đồng nghiệp, tập thể và dễ mất điểm trong mắt sếp. Vì thế đừng khiến bản thân trở thành “bà tám” trong khi còn rất nhiều việc phải làm.

3.3 Kết bạn trên nền tảng mạng xã hội

Kết bạn với sếp, đồng nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook (Meta), Zalo, Instagram,… được coi là phương tiện kết nối khá hiệu quả ngoài giờ làm việc. Vì thế, đừng ngần ngại một cảm xúc hay bình luận trên hình ảnh của họ sẽ tạo ra sự gắn kết và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với nhau hơn.

Kết bạn với nhau trên mạng xã hội để kết nối với nhau
Kết bạn với nhau trên mạng xã hội để kết nối với nhau

3.4 Lắng nghe, tôn trọng ý kiến đồng nghiệp

Khi người khác đang nói một ý kiến hay quan điểm gì đó, chúng ta nên tập trung lắng nghe. Đây chính là kỹ năng quan trọng giúp bạn lấy được cảm tình và thiện cảm từ người khác, nếu ý kiến chưa được hoàn thiện hãy ghi nhận tinh thần và không nên bác bỏ những ý kiến đó của người khác. Tôn trọng đối phương là tôn trọng chính bản thân mình.

3.5 Giao tiếp cởi mở, chân thành

Giao tiếp cởi mở và chân thành là cách ứng xử cơ bản nhất trong giao tiếp mà chúng ta cần ghi nhớ. Thay vì những lời nói dối, qua loa chúng ta nên đóng góp một cách chân thành để cho đối phương cảm thấy mình có ý tốt giúp đỡ họ và cũng nên cho họ thấy sự nhiệt tình và thái độ cởi mở của mình.

3.6 Tôn trọng và xây dựng mối quan hệ

Đồng nghiệp chính là người bạn sẽ giúp đỡ, chia sẻ cho bạn những kỹ năng và kiến thức trong công việc. Chính vì thế, nên biết cách sử dụng kỹ năng giao tiếp tốt nơi công sở thì đây sẽ là hậu phương vững chắc cho bạn trong con đường sự nghiệp.

Hãy chủ động, thường xuyên trao đổi với đồng nghiệp để tạo ra sự hợp tác và dành sự tôn trọng cho họ. Như thế sẽ giúp cho chúng ta có nhiều mối quan hệ đồng nghiệp và bạn bè thân thiết hơn.

Hãy tôn trọng và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp
Hãy tôn trọng và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp

3.7 Dành lời khen cho nhau

Tại công sở, đồng nghiệp của bạn làm tốt thì đừng nên ganh ghét, mỉa mai mà hãy dành cho họ một lời khen để khích lệ tinh thần cho nhau. Có như vậy thì giúp mọi người dễ dàng chia sẻ với nhau và gắn kết tình bạn bền chặt hơn.

3.8 Sẵn sàng giúp đỡ

Để tạo một mối quan hệ khăng khít với đồng nghiệp, chúng ta đừng nên ngần ngại giúp đỡ nhau khi cần. Bởi đây là cơ hội để giúp mọi người thân thiết và chia sẻ cùng nhau hơn vì “cho đi chính là nhận lại

Sẵn sàng giúp đỡ nhau khi họ cần
Sẵn sàng giúp đỡ nhau khi họ cần

3.9 Biết cách từ chối khéo

Việc luôn sẵn sàng hỗ trợ giúp đỡ đồng nghiệp là một kỹ năng để xây dựng mối quan hệ tốt. Tuy nhiên, bạn cần biết thế nào là hỗ trợ và thế nào là giúp đỡ ngoài khả năng của bản thân.

Bạn có thể giúp đỡ người khác khi công việc bạn đã hoàn thành hoặc đang rảnh nhưng phải trong phạm vị hỗ trợ được. Tuy nhiên, nếu lúc công việc của bạn đang nhiều, còn dang dở hoặc đồng nghiệp của bạn nhờ hỗ trợ ngoài khả năng thì bạn không nên nhận và hãy từ chối khéo để tránh làm ảnh hưởng tới kết quả và tiến độ công việc của bản thân.

*Ví dụ: “Tôi rất muốn giúp đỡ bạn, nhưng hiện tại công việc hơi quá tải trong thời gian này, rất mong bạn thông cảm.” hoặc “Tôi thành thật xin lỗi vì phải nói “không”. Nhưng hiện tại tôi còn công việc đang cần ưu tiên ở thời điểm này

4. Những điều cần lưu ý để giúp bạn giao tiếp ứng xử tốt nơi công sở

Cũng cần lưu ý một số điều khi giao tiếp nơi công sở
Cũng cần lưu ý một số điều khi giao tiếp nơi công sở

Ngoài những cách giao tiếp tốt nơi công sở, Học Viện PMS còn lưu ý với bạn 5 điều cần lưu ý để giao tiếp hiệu quả nơi công sở, cùng xem qua 5 lưu ý này là gì nhé:

4.1 Linh hoạt trong phong cách và phương tiện giao tiếp

Mỗi người có một tính cách khác nhau, do đó phong cách giao tiếp của mỗi người cũng rất khác nhau. Một số người thích gặp mặt trực tiếp, một số người khác thích trao đổi qua điện thoại, cũng có rất nhiều người chỉ muốn dùng Email, nhắn tin, giao tiếp qua mạng xã hội,…(nhất là đối với gen Z).

Với những đối tượng khác nhau bạn cần chọn lựa phong cách và phương tiện giao tiếp sao cho thật linh hoạt. Vì vậy, để phát huy kỹ năng phản hồi trong giao tiếp hiệu quả, bạn hãy cố gắng liên hệ bằng cách sử dụng phương tiện liên lạc mà đối phương cảm thấy hứng thú nhất.

4.2 Lưu ý đến cách diễn đạt qua các kênh giao tiếp

Ngày nay, việc giao tiếp qua các phương tiện truyền thông xã hội là rất phổ biến. Không thể phủ nhận rằng, kênh giao tiếp này đem lại nhiều lợi ích. Nhưng rõ ràng nó cũng ẩn chứa nhiều rắc rối.

Khi giao tiếp qua mạng xã hội, nghĩa là chúng ta đang giao tiếp một cách gián tiếp. Vì gián tiếp nên chúng ta không nhìn thấy mặt nhau để biết ngữ điệu trong giọng nói. Do vậy, hãy cẩn thận với những lời bông đùa của bạn. Vì nó có thể gây ra hiểu lầm hoặc những phản ứng không mong muốn từ đối phương trong cuộc hội thoại.

4.3 Giao tiếp với thái độ thân mật

Giao tiếp với thái độ thân mật, niềm nở với nhân viên, ứng viên, đồng nghiệp có thể khiến công việc của bạn suôn sẻ, dễ dàng hơn. Không nên quá cứng nhắc, nhưng cũng đừng quá suồng sã, thoải mái thái quá. Hãy đảm bảo rằng lời lẽ của bạn trong email, các cuộc họp hay cuộc gọi đều mang tính chuyên nghiệp và thân mật vừa đủ.

4.4 Lời phê bình mang tính xây dựng

Ở vị trí quản lý, bạn cần phải đưa ra những lời góp ý, những phê bình đối với nhân viên để công việc trở nên tốt hơn. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng, những lời góp ý của bạn mang tính xây dựng, không bị chi phối bởi cảm xúc. Làm sao đó để người mà bạn đang nói chuyện cùng hiểu đúng và đủ về những gì bạn đang diễn đạt.

Nếu nhân viên của bạn làm tốt, hãy dành tặng mọi người những lời khen và tìm cách giúp họ làm tốt hơn nữa bằng những lời phê bình mang tính xây dựng. Bạn cần phải hết sức cẩn trọng trong lời nói và giọng điệu khi đưa ra những lời phê bình.

Video nói về 4 tips chia sẽ cách giao tiếp nơi làm việc

5. Kết luận

Kỹ năng giao tiếp ứng xử trong công sở là một trong những kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản lý và với bất kỳ ai. Việc trau dồi kỹ năng giao tiếp nơi làm việc là hết sức cần thiết. Nó giúp bạn có thể làm tốt hơn công việc, nhận được sự yêu mến của mọi người và phát triển sự nghiệp bản thân nhanh hơn. Thấu hiểu được mong muốn này, Học viện PMS chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn Khóa học Kỹ năng giao tiếp cho người đi làm hiệu quả với nhiều nội dung hấp dẫn đang chờ đón bạn khám phá. PMS mang đến cho bạn những kinh nghiệm bổ ích qua khóa học này.

Xem thêm các bài viết cùng chủ đề:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS