Làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong hoạt động nhóm?

Mỗi ngày chúng ta đều phải nói chuyện, giao lưu với mọi người mọi lúc mọi nơi dù trong đời sống hằng ngày hay trong công việc. Kỹ năng giao tiếp được sử dụng tối đa để biểu đạt những gì chúng ta muốn nói cho người nghe nắm bắt. Đây là một kỹ năng mà ai cũng tưởng chừng như dễ dàng có được. Nhưng thực ra không phải vậy, kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm cần phải trải qua một quá trình học hỏi, rèn luyện lâu dài mới sử dụng một cách hiệu quả được.

Dù cho làm việc một mình hay trong hoạt động nhóm, đoàn đội thì đều phải luyện tập kỹ năng giao tiếp. Để tạo điều kiện phát huy năng lực của bản thân cũng như hiệu quả làm việc của bản thân và nhóm. Nhằm đạt được mục tiêu chung của cả nhóm và cả công ty. Vậy làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm?

1. Hãy thể hiện những suy nghĩ, ý kiến của bản thân

Thỉnh thoảng bạn sẽ cảm thấy khó khăn khi thể hiện những ý tưởng, suy nghĩ của bản thân cho người khác. Hay đôi khi cảm thấy bế tắc tìm phương hướng triển khai kế hoạch trong cuộc họp nhóm.

Đây không phải là một kỹ năng dễ dàng có được. Nhưng nếu bạn muốn khẳng định được năng lực của bản thân thì cần phải có sự tự tin. Tự tin vào việc thể hiện bản thân, đưa ra những suy nghĩ, ý kiến cho rằng có thể giúp đỡ phần nào vấn đề mà nhóm đang mắc phải.

Dù cho mọi người người không lựa chọn ý kiến đề xuất của bạn. Nhưng ít nhất là bạn không phải là người vô hình, không có chút trọng lượng nào trong nhóm. Và cũng thể hiện rằng bạn thực sự muốn đóng góp cho sự phát triển của nhóm, hoàn thành xong mọi mục tiêu và công việc thuận lợi nhất.

Những điều trên sẽ giúp cải thiện cách giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh, từ đó tác động tích cực đến hiệu suất làm việc không chỉ của một mà cho toàn bộ đội nhóm.

2. Sử dụng những công cụ trao đổi thông tin thành thạo

Những phương tiện công nghệ giao tiếp hiện đại thời 4.0, điện thoại không chỉ là một công cụ dùng để nghe và gọi. Mà nó còn là một thiết bị có thể kết nối được với mọi thành viên trong nhóm. Mỗi khi có một ý tưởng mới chợt nảy ra trong đầu có thể chia sẻ điều đó ngay lập tức. Thông qua các ứng dụng hiện đại, tiên tiến được trang bị sẵn trong điện thoại. Như Email, Message, Skype,..

Khi chúng ta vận dụng tối đa những công cụ hỗ trợ mà các nhà phát minh cho chúng ta sử dụng. Sẽ giúp được phần lớn công việc và bổ sung những điều thiếu sót của từng thành viên và hỗ trợ nhau cùng hoàn thiện.

3. Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu 

Đây là một kỹ năng không thể thiếu trong quá trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm. Dù làm việc trong một đội nhóm hay làm việc riêng biệt thì cần phải lắng nghe và thấu hiểu người khác. Không chỉ có lắng nghe không mà còn phải biết được họ đang muốn đề cập đến vấn đề gì và nắm bắt được điều đó.

Bên cạnh đó, không phải lúc nào nói nhiều cũng thể hiện mình là người thông minh, có kiến thức chuyên sâu. Mà cần phải lắng nghe những ý kiến đưa ra từ các thành viên khác. Xem suy nghĩ của họ ra sao, họ muốn gì và ý kiến của họ là gì?

Điều này không chỉ tạo nên mối gắn kết giữa những thành viên trong nhóm mà còn thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau. Đây chính là chìa khóa vàng nâng cao kỹ năng giao tiếp khách hàng hiệu quả và đạt được kết quả như mong đợi.

4. Người trưởng nhóm cần phải tôn trọng ý kiến của mỗi thành viên

Dù cho có một ý kiến hay phương án thực thi dù có hiệu quả đến mấy thì đôi lúc cũng sẽ gặp phải vấn đề. Những thành viên trong nhóm sẽ là người góp ý và cùng nhau quan sát quá trình triển khai phương án. Đưa ra những đề xuất cải thiện sao cho tối ưu và hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, điều này cũng góp phần tạo động lực thể hiện bản thân. Hỗ trợ hoạt động nhóm hoàn thiện mục tiêu chung hay công việc chung hoàn hảo nhất. Vì khi một thành viên được tạo điều kiện phát huy những khả năng của bản thân, họ cảm thấy mình được tôn trọng, và cố gắng hơn trong công việc.

5. Đưa ra những lời khen ngợi thật lòng

Đừng nên tiết kiệm bất kỳ lời khen nào trước những sự cố gắng và nỗ lực của mọi thành viên trong nhóm. Bất kỳ lời động viên, cổ vũ hay khen ngợi nào cũng giúp thành viên nạp thêm năng lượng. Họ cảm thấy mọi công sức mình bỏ ra thật đáng và được trân trọng.

Dần dần họ sẽ cởi mở hơn, chia sẻ và hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau cùng phát triển trong cả công việc lẫn cuộc sống. Một yếu tố hỗ trợ kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm hiệu quả nhất.

6. Dành thời gian giao tiếp ngoài giờ làm việc

Trong quá trình làm việc, mọi cuộc trò chuyện không nên lúc nào cũng xoay quanh vấn đề công việc. Cần phải có một khoảng thời gian chuyện trò về những vấn đề khác. Như thói quen, bạn bè, sở thích hay thậm chí là về những câu chuyện cá nhân,…

Điều này vừa rút ngắn khoảng cách giữa thành viên với nhau và còn giúp hiểu nhau hơn. Thấu hiểu và tôn trọng những suy nghĩ và ý kiến lẫn nhau.

Sau giờ làm việc, các bạn hãy cùng bạn bè, đồng nghiệp, gia đình tận hưởng những trải nghiệm mới ngoài xã hội. Giúp đỡ rất nhiều trong việc thư giãn, giảm stress và đầu óc được thoải mái sau những giờ làm việc căng thẳng.

Thêm nữa khi kết hợp những hoạt động vui chơi giải trí theo nhóm vừa tạo ra những cơ hội hoàn thiện kỹ năng giao tiếp đội nhóm hiệu quả. Và vừa có được sự gắn kết giữa những thành viên lẫn nhau. Điều này đã tạo nên một môi trường làm việc nhóm hiệu quả và giảm thiểu những mâu thuẫn trong công việc.

Tìm hiểu ngay: Khóa học kỹ năng giải quyết xung đột mâu thuẫn

7. Giao tiếp bằng văn bản

Một nghiên cứu chỉ ra rằng, có đến 80% phản hồi trong giao tiếp là bằng lời nói và 20% còn lại là giao tiếp bằng văn bản, vì thế đừng quên việc giao tiếp bằng văn bản. Nếu bạn sử dụng đa nghĩa ngôn ngữ sẽ thì thông tin người nhận được sẽ hiểu sai hoặc theo cách khác, nếu nghiêm trọng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng tới kết quả của nhóm. Do đó, hãy dùng lời văn sao cho chính xác, chuẩn mực nhất trước khi đến người khác.

Giao tiếp chính là chìa khóa quan trọng để đạt được những mục tiêu và hiệu quả công việc cao nhất. Do đó, ai cũng cần phải rèn luyện và cải thiện cách giao tiếp của bản thân. Khi sở hữu kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm, chắc chắn bạn sẽ rất ngạc nhiên với những kết quả mà cả nhóm nói chung và cả bản thân bạn nói riêng. Trong phong cách làm việc nhóm cực kỳ chuyên nghiệp và ai cũng được tạo điều kiện thể hiện bản thân. Vì vậy, Khóa đào tạo kỹ năng làm việc nhóm sẽ là chương trình giúp bạn nâng cao và cải thiện việc giao tiếp hiệu quả

Đọc thêm các bài viết cùng chủ đề:

• Tổng hợp các kỹ năng nói chuyện qua điện thoại
• Các kỹ năng giao tiếp cơ bản trong bán hàng khéo léo và thu hút
• Bật mí nghệ thuật giao tiếp nơi công sở
• Khái niệm Kỹ năng thuyết phục là gì?