Giao tiếp trong kinh doanh hay bất kỳ đâu cũng là một quá trình với mục đích là chia sẻ và trao đổi thông tin. Điều này có thể được thực hiện thông qua lời nói, cử chỉ hay bằng văn bản. Việc giao tiếp tốt chắc chắn sẽ giúp tổ chức của bạn cải thiện nhiều yếu tố liên quan đến hiệu suất, tinh thần làm việc đến cả doanh thu và lợi nhuận.
Trong bài viết này, Học viện PMS sẽ cùng bạn thảo luận về tầm quan trọng, cách để cải thiện và nhiều nội dung các liên quan đến việc giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh. Vậy còn chần chờ gì nữa, cùng PMS tìm hiểu ngay nội dung đầu tiên:
Mục lục
1. Tìm hiểu giao tiếp trong kinh doanh là gì?
Giao tiếp trong kinh doanh là quá trình trao đổi, đàm phán, chia sẻ thông tin giữa các cá nhân bên trong và ngoài công ty. Đó có thể là:
- Việc thảo luận về một tình hình chiến lược của một nhóm bộ phận trong một phòng ban.
- Sự đàm phán về giá cả sản phẩm giữa khách hàng và nhân viên bán hàng.
- Việc trao đổi chính sách hợp tác qua email với công ty đối tác.
- Sử dụng kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp để làm việc với nhà đầu tư.
Giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh là khi quá trình tương tác đó đạt được các mục tiêu đặt ra ban đầu. Vậy trên thực tế, có những loại giao tiếp nào?
2. Các loại hình giao tiếp trong kinh doanh
Không chỉ riêng trong kinh doanh mà ở nhiều tình huống khác, giao tiếp cũng được phân tách thành nhiều loại như:
2.1 Giao tiếp bằng lời nói
- Sử dụng giọng điệu mạnh mẽ và tự tin.
- Cố gắng lắng nghe và phản hồi trong giao tiếp hiệu quả.
- Tránh sử dụng các câu từ trùng lặp hoặc trống rỗng.
- Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành khi không cần thiết.
2.2 Giao tiếp bằng cử chỉ.
- Chú ý cảm nhận cảm xúc của bạn qua cơ thể.
- Đừng lạm dụng việc sử dụng cử chỉ và biểu cảm quá mức.
- Học hỏi những cử chỉ, body language mang lại hiệu quả.
2.3 Giao tiếp bằng văn bản
- Hãy cố gắng đơn giản hóa nội dung truyền tải bằng từ ngữ.
- Hạn chế các từ mang tính giọng điệu.
- Trước khi truyền đạt, hãy kiểm tra lại cách giao tiếp bằng văn bản của bạn.
- Lưu trữ các mẫu văn bản mà bạn thấy hay hoặc thú vị.
3. Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh
Giao tiếp tốt trong kinh doanh giúp thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và lành mạch. Giúp doanh nghiệp thể hiện chiến lược, dịch vụ khách hàng và thương hiệu cách mạnh mẽ. Còn trong nội bộ, nó giúp phát triển các mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên với quản lý, khuyến khích tinh thần hợp tác và kết nối.
Cụ thể, kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích như:
3.1 Hỗ trợ phát triển đội nhóm
Giao tiếp trong kinh doanh tốt giúp xây dựng môi trường mà qua đó, các cá nhân trong nhóm có cơ hội để phát triển. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp cho đội ngũ kết hợp dễ dàng, môi trường làm việc ít căng thẳng hơn. Nếu hình thành xung đột sẽ được giải quyết ngay lập tức qua việc cùng nhau trao đổi, thảo luận và tìm ra giải pháp.
3.2 Cải thiện dịch vụ khách hàng
Bằng việc giao tiếp kinh doanh và thấu hiểu khách hàng thật sự mong muốn điều gì. Doanh nghiệp biết cách “xóa bỏ nỗi đau” mà người dùng gặp phải. Xây dựng mối quan hệ kinh doanh là cách các công ty xây dựng niềm tin vào thương hiệu của họ và giữ được khách hàng quay trở lại.
Ngoài ra, bằng cách cung cấp kịp thời sự tư vấn để giải đáp thắc mắc của khách hàng, doanh nghiệp sẽ cải thiện danh tiếng và xây dựng một mối quan hệ tốt.
3.3 Đạt được mục tiêu kinh doanh
Bằng cách truyền đạt giao tiếp nội bộ trong tổ chức. Giúp nhân viên nắm được mục tiêu và tầm nhìn cụ thể, qua đó có trách nhiệm tập trung và nỗ lực vào việc đạt được chúng.
Tìm hiểu ngay cách giao tiếp bán hàng hiệu quả giúp tối đa lợi ích kinh doanh
3.4 Khuyến khích sáng tạo và đổi mới
Những người giao tiếp trong kinh doanh tốt thường sẵn sàng chia sẻ ý tưởng và truyền động đến cho mọi người. Qua đó các thành viên trong tổ chức cũng mạnh dạn để chia sẻ và truyền các cảm hứng sáng tạo cho nhau. Điều này giúp thúc đẩy xu hướng hợp tác để tìm ra các giải pháp sáng tạo.
3.5 Giúp cá nhân thăng tiến trong sự nghiệp
Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh tốt giúp bạn chiếm được nhiều sự ủng hộ từ phía đồng nghiệp và dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh. Qua đó giúp bạn mở rộng cơ hội thăng tiến, đảm bảo một vị trí vững chắc trong tổ chức hoặc là nền tảng giúp bạn theo đuổi một mới trong tương lai.
4. Một số kỹ năng cần có trong giao tiếp trong kinh doanh là gì?
- Kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm công việc
- Kỹ năng làm chủ cảm xúc
- Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu
- Kỹ năng trình bày, thuyết trình
- Kỹ năng giải quyết xung đột, mâu thuẫn
5. Cách để cải thiện kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh
Để nâng cao cải thiện khả năng giao tiếp trong kinh doanh, bạn có thể áp dụng các kỹ thuật dưới đây:
5.1 Tự luyện tập
Hãy học cách tập trung hoàn toàn vào những gì đang bạn đang truyền đạt và tránh các suy nghĩ làm xao lãng. Bạn cũng có thể thực hành phát biểu trước gương, bài tập này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc cải thiện khả năng diễn đạt công khai. Hơn nữa, bạn có thể áp dụng những kinh nghiệm khi làm việc với khách hàng hoặc đối tác.
5.2 Cải thiện khả năng ghi nhớ tên và khuôn mặt đối phương
Là một trong các kỹ năng giao tiếp với khách hàng tinh tế nhất – việc ghi nhớ được tên của người khác giúp bạn tạo được sự thiện cảm ngay khi mới tiếp xúc 1 vài lần. Hãy ghi nhớ một vài thông tin của người mà bạn sẽ thường xuyên tiếp xúc, chẳng hạn như quê hương hoặc món ăn yêu thích…
5.3 Tham dự các buổi hội thảo
Để học hỏi cách giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh từ người các diễn giả về cách sử dụng ngôn ngữ, giao tiếp cử chỉ, hình ảnh và cách truyền tải thông điệp trong kinh doanh. Bạn cũng có thể đặt các câu câu hỏi hoặc diễn đạt lại những gì đã được tiếp thu để xác nhận sự lắng nghe của bạn. Hoặc sử dụng các dấu hiệu cử chỉ biểu hiện để thể hiện rằng bạn đang quan tâm đến buổi hội thảo.
5.4 Sử dụng thành thạo công nghệ
Sự tiến bộ trong công nghệ đã làm cho việc giao tiếp trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng mạng nội bộ để giao tiếp và trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và linh hoạt. Hãy xem xét việc sử dụng các phương pháp giao tiếp kỹ thuật số như tin nhắn, email, các phần mềm chuyên dụng khác để đảm bảo giao tiếp trong kinh doanh đạt hiệu quả và bảo mật.
Vì thế, bạn có thể tìm hiểu ngay vai trò của kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
5.5 Tham gia khóa học giao tiếp
Bạn có thể cần nhắc việc đăng ký học tại các trung tâm hoặc các khóa học trực tuyến để tìm hiểu và phát triển kỹ năng trong giao tiếp của bạn.
Tại đây, Học viện PMS xin giới thiệu đến bạn Khóa học Kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp – nơi mang đến cho bạn lời giải hữu hiệu nhất trong việc trang bị và vận dụng các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Bạn cũng có thể mời một đồng nghiệp tham gia cùng và thực hành cùng nhau. Điều này có thể cho thấy sự cống hiến của bạn trong việc cải thiện kỹ năng của bản thân và đội nhóm, qua đây giúp nâng cao tinh thần hợp tác và đoàn kết tại nơi làm việc.
Tìm hiểu thêm:
