Phương pháp 5 Whys là gì? Bản chất và 4 bước phân tích kỹ thuật 5 Whys

Phương pháp 5 Whys là một công cụ vô cùng hữu ích giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và giải pháp xử lý các vấn đề gốc rễ một cách hiệu quả.

Bằng cách 5 lần lặp lại câu hỏi “Whys?”, ta có thể phát hiện được nguyên nhân sâu xa và xác định giải pháp hiệu quả. Trong bài viết này, PMS sẽ giúp bạn tìm hiểu về 5 whys là gì, bản chất của phương pháp này trong sản xuất và các bước thực hiện phân tích 5 tại sao. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

1. 5 Whys là gì?

Phương pháp 5 whys là một quá trình đặt câu hỏi nhiều lần với mục đích đào sâu chi tiết một vấn đề để tìm ra giải pháp và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ. Được giới thiệu lần đầu bởi Sakichi Toyoda, ông đã khẳng định rằng:

“Khi có câu trả lời sau 5 lần hỏi tại sao, bản chất cũng như giải pháp của vấn đề sẽ trở nên rõ ràng.”

Một trong những yếu tố cốt lõi để thực hiện kỹ thuật thành công đó là cần phải xác định được nguyên nhân chính gây ra vấn đề. Điều này đòi hỏi người ra quyết định cần có kinh nghiệm thực tế và hiểu biết sâu sắc trong lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp.

2. Nội dung và bản chất của phương pháp 5 Whys

Theo Wikipedia, Sakichi Toyota người cha của cuộc phá triển công nghiệp Nhật Bản đã phát hiện ra kỹ thuật này vào những năm 1930. Ông là một nhà công nghiệp, nhà phát minh và người sáng lập của Toyota Industries.

Phương pháp này của ông, xuất phát từ hệ thống sản xuất của Toyota và trở nên phổ biến vào những năm 1970, phương pháp 5 Whys xem xét là một vấn đề cụ thể bằng cách liên tục đặt câu hỏi: “Tại sao?” hoặc “Nguyên nhân gì gây ra vấn đề này?” Mỗi câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao?” thường sẽ dẫn đến câu hỏi “Tại sao?” tiếp theo và sau đó là câu hỏi thứ ba, và tiếp tục như vậy cho đến khi đạt đến câu hỏi thứ năm.

Bản chất của kỹ thuật 5 Whys là việc cung cấp cách tiếp cận dựa trên niềm tin rằng mỗi vấn đề đều do một nguyên nhân cốt lõi tạo nên và khắc phục điều này làm cho vấn đề được kiểm soát. Một quy trình phân tích 5 Whys có thể được hiểu theo các bước hỏi:

• Vấn đề là gì?
• Tại sao vấn đề xảy ra?
• Tại sao nguyên nhân trong câu hỏi 2 xảy ra?
• Tại sao nguyên nhân trong câu hỏi 3 xảy ra?
• Tại sao nguyên nhân trong câu hỏi 4 xảy ra?

Nhưng tại sao lại là năm lần? Đó là vì thông thường, nguyên nhân ban đầu gây ra vấn đề mà chúng ta nhận thấy thực chất chỉ là triệu chứng của một nguyên nhân sâu xa hơn. Tất nhiên bạn có thể thêm các câu hỏi bổ sung hoặc lược bớt để phù hợp với các vấn đề và yêu cầu cụ thể.

-> Đọc thêm: Kỹ năng đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi hiệu quả

3. Sử dụng kỹ thuật 5 Whys khi nào?

Phương pháp 5 Whys có thể được sử dụng để khắc phục sự cố, cải thiện chất lượng và giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, nó phù hợp nhất để giải quyết các vấn đề đơn giản hoặc không quá phức tạp. Nếu bạn cần giải quyết vấn đề phức tạp hoặc đặc biệt quan trọng, phân tích 5 whys có thể không phù hợp vì nó thường dẫn bạn đến một thay vì phát hiện được nhiều nguyên nhân hình thành nên. Khi này, các phương pháp như Biểu đồ nhân quả – Cause and Effect Diagram hay Mô hình phân tích lỗi sai – FMEA có thể hiệu quả hơn.

Nhờ vào tính năng nhanh chóng xác định được nguyên nhân gốc rễ khiến hệ thống hoạt động kém hiệu quả. Bạn nên thử sử dụng phương pháp này trước khi tiến hành một giải pháp cụ thể tác động đến quy trình.

Thêm vào đó, tính đơn giản của “5 tại sao” mang lại sự linh hoạt để kết hợp cùng nhiều công cụ khác trong quá trình phân tích. Phân tích 5 Whys thường được được kết hợp cùng Lean Manufacturing để xác định và loại bỏ các lãng phí không cần thiết. Trong quản lý chất lượng QC, phương pháp 5 Whys cũng thường được sử dụng để phân tích các phương pháp cải tiến cùng với Six Sigma.

4. Ví dụ về phân tích 5 Whys trong sản xuất

Trong kinh nghiệm tư vấn hệ thống quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp sản xuất, PMS chúng tôi đã giúp doanh nghiệp vận dụng được 5 câu hỏi tại sao vào ngay chính vấn đề của họ đang gặp phải, dưới đây là một ví dụ cụ thể:

Vấn đề: Sản phẩm bao bì xuất hiện lỗi sau khi trải qua giai đoạn kiểm tra cuối cùng.

Câu hỏi 1: Tại sao sản phẩm bao bì xuất hiện lỗi sau giai đoạn kiểm tra cuối cùng?

Trả lời: Vì thiết bị kiểm tra không phát hiện được lỗi.

Câu hỏi 2: Tại sao thiết bị kiểm tra không phát hiện được lỗi?

Trả lời: Vì một trong số các cảm biến nhận diện lỗi trong thiết bị đã hỏng.

Câu hỏi 3: Tại sao một trong số các cảm biến nhận diện lỗi trong thiết bị đã hỏng?

Trả lời: Vì thiếu quy trình bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị.

Câu hỏi 4: Tại sao thiếu quy trình bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị?

Trả lời: Vì không có quy định rõ ràng về việc thực hiện bảo trì – bảo dưỡng định kỳ.

Câu hỏi 5: Tại sao không có quy định rõ ràng về việc thực hiện bảo trì – bảo dưỡng định kỳ?

Trả lời: Vì tổ chức không có hệ thống quản lý chất lượng.

Từ ví dụ trên, chúng tôi kết luận rằng rằng nguyên nhân cốt lõi trong quy trình sản xuất bao bì là do thiếu hệ thống quản lý chất lượng và việc không tuân thủ quy định về bảo trì – bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị. Qua đó mang đến giải pháp là cần triển khai quy trình quản lý chất lượng loại bỏ được nguyên nhân cốt lõi này.

5. Các bước thực hiện phân tích 5 Whys

Dưới đây là 4 bước cần thực hiện để phân tích 5 Whys có thể mang lại hiệu quả:

Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết

Xác định rõ vấn đề cần giải quyết và phạm vi tác động của nó. Điều này giúp định hình rõ mục tiêu và các câu hỏi cần có để phân tích 5 Whys.

Bước 2: Hỏi Whys lần đầu và lặp lại quá trình đặt câu hỏi “Whys?”

Đặt câu hỏi “Whys?” liên quan đến vấn đề và tìm ra nguyên nhân ban đầu. Ghi lại câu trả lời và tiếp tục đặt câu hỏi “Whys?” để tìm hiểu nguyên nhân sâu xa hơn. cho đến khi không thể tiếp tục đặt câu hỏi “Whys?” được nữa hoặc bạn đã xác định được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.

Bước 3: Tìm giải pháp khắc phục

Dựa trên những nguyên nhân gốc rễ đã xác định, thực hiện phân tích và khám phá các giải pháp khắc phục vấn đề và chấm dứt việc tái xuất hiện trong tương lai. Sau đó, lựa chọn giải pháp phù hợp và tối ưu nhất để tiến hành triển khai.

Bước 4: Theo dõi và ghi chép

Sau một thời gian triển khai 5 whys, cần có sự theo dõi để đánh giá kết quả đạt được. Xem xét liệu kết quả có tốt hay không. Phương pháp 5 Whys nên được điều chỉnh và lặp lại nếu kết quả không mấy khả quan.

Cuối cùng, quá trình phân tích 5 whys phải được lưu trữ và phổ biến nội bộ trong công ty. Việc chia sẻ thông tin này sẽ mang lại kinh nghiệm xử lý các loại vấn đề có thể gặp phải để cũng như cách thức để giải quyết chúng.

Bài viết đã cung cấp cho bạn kiến thức từ khái niệm 5 Whys là gì, đến cách hiểu rõ bản chất và các bước để thực hiện công cụ này. Qua đó, bạn có thể áp dụng nó vào ngay công việc hàng ngày và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Mong rằng điều này giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn và có thể đưa ra những quyết định sáng suốt để mang lại hiệu quả và thành công.

Tham khảo ngay khóa học liên quan tới 5 Whys: Khóa học sản xuất tinh gọn – Lean