Quản lý dự án là gì? Vai trò, giai đoạn và tố chất người quản lý giỏi

Quản lý dự án là một công việc khá phức tạp đòi hỏi nhà quản lý cần phải trang bị những bộ kỹ năng vô cùng đa dạng. Vậy quản trị dự án là gì? Vai trò, chức năng, các giai đoạn và tố chất cần có của họ là gì? Hãy cùng PMS tìm hiểu sâu hơn thông qua bài viết dưới đây.

”

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án (Project Management) là việc sử dụng các kiến thức, kinh nghiệm và kết hợp thêm các kỹ năng của bản thân để thực hiện những hoạt động trong các dự án của doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng những yêu cầu, mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra trong một thời gian nhất định cũng như là tối ưu được nguồn lực cần thiết tham gia vào dự án.

Các hoạt động trong quản lý dự án thường bao gồm: Xác định mục tiêu cho dự án, lên kế hoạch, phân công các nguồn lực vào từng vị trí cụ thể, theo dõi quá trình hoạt động, quản lý rủi ro, giám sát chất lượng công việc, trao đổi công việc và hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận tham gia dự án.

Ngoài ra người làm quản lý dự án ngày nay cũng vận dụng các công cụ hỗ trợ cần thiết chẳng hạn như sơ đồ Gantt, sơ đồ Pert và một số phần mềm hỗ trợ giúp công việc được tối ưu hóa tốt hơn.

Ban quản lý dự án là gì?

Ban quản lý dự án (Project Management Office) viết tắt là PMO là bộ phận được thành lập nhằm hỗ trợ việc quản lý trong các dự án của doanh nghiệp. Trách nhiệm chính của họ là điều hành công việc, giám sát các hoạt động cũng như đảm bảo quá trình thực hiện dự án diễn ra suôn sẻ với kết quả tốt đẹp.

Tùy vào quy mô, tính chất cũng như là yêu cầu, mục tiêu cụ thể mà tổ chức đề ra thì PMO sẽ có các hình thức cấu trúc như sau:

• PMO được tổ chức theo khu vực
• PMO được tổ chức theo dự án
• PMO được tổ chức theo địa lý
• PMO được tổ chức theo chức năng

Đối với các doanh nghiệp chuyên tổ chức, triển khai các dự án thì việc thiết lập ban quản lý dự án là vô cùng cần thiết để nâng cao năng lực cho các nhà quản lý và giúp hệ thống vận hành dự án được chuyên nghiệp hóa.

Vai trò của quản lý dự án

Các vai trò chính trong quản lý dự án thường bao gồm:

• Hoàn thành mục tiêu đề ra: Các nhà quản lý sẽ sử dựng kinh nghiệm của bản thân kèm với kiến thức và những bộ kỹ năng quản lý dự án của họ để đảm bảo dự án sẽ được thực hiện theo đúng tiến độ, quản lý chặt chẽ chất lượng đầu ra của dự án và ngân sách thực hiện.
• Phân chia, điều phối nguồn lực cho dự án: Công việc của người quản lý dự án bao gồm việc phân bổ nguồn lực của dự án sao cho tương ứng với mục đích và phù hợp với khả năng và kiến thức về từng lĩnh vực của của mỗi cá nhân. Đảm bảo quá trình thực hiện dự án doanh nghiệp luôn đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án tốt đẹp, tránh gây lãng phí nguồn lực.
• Thực hiện dự án đúng tiến độ: Bằng việc xây dựng bản kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, giám sát kỹ lưỡng và xử lý những vấn đề phát sinh một cách kịp thời, nhanh chóng. Những điều đó sẽ giúp tiến độ của dự án được liền mạch xuyên suốt, phòng ngừa những tổn thất có thể xảy ra.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án: Nhờ vào việc tìm ra các vấn đề đang phát sinh trong quá trình giám sát tiến độ dự án hay một số cuộc kiểm tra chất lượng (có thể là đột xuất hoặc định kỳ). Nhà quản lý sẽ có cơ sở để nhanh chóng tìm ra phương án giải quyết khả thi nhất cho từng vấn đề.
• Báo cáo tiến độ dự án: Báo cáo tiến độ dự án có thể được trình bày với các hình thức khác nhau, có thể dưới dạng bảng biểu, đồ thị hay văn bản. Nhà quản lý nên căn cứ vào tính chất của dự án để chọn cách thức báo cáo phù hợp nhất

Việc báo cáo dự án thường xuyên, bám sát với các giai đoạn trong dự án sẽ giúp quản lý theo dõi sát sao tiến độ hoàn thành dự án, kịp thời phát hiện ra những rủi ro tiềm ẩn, thu thập được những góp ý, phản hồi từ những bên liên quan để khắc phục vấn đề, cải thiện tiến độ dự án.

5 giai đoạn trong quy trình quản lý dự án

Giai đoạn 1: Khởi động

Giai đoạn đầu tiên trong quản lý dự án là khởi động. Mục tiêu chính của giai đoạn này là xác định các thông tin chính trong dự án để có thể bắt đầu tiến hành khởi động. Các hoạt động cần triển khai trong giai đoạn này gồm:

• Dự kiến kết quả mong đợi, lợi ích, rủi ro, phạm vi triển khai dự án,…
• Xác định các bên liên quan nội bộ tham gia vào dự án và các bên liên quan bên ngoài (bao gồm khách hàng mục tiêu, cơ quan quản lý, đối tác,…).
• Xem xét nguồn lực của tổ chức, tình hình tài chính, khả năng quản lý của tổ chức để đưa ra chiến lược dự án thích hợp.
• Xác định ban quản lý dự án, phân chia vai trò, trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thành viên tham gia vào dự án.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch

Đây là giai đoạn nhằm xác định được chi tiết lịch trình, những hoạt động cần thiết để mục tiêu có thể được hoàn thành suôn sẻ. Những việc cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Hoạch định các bước và công việc cụ thể cần thiết để hoàn thành dự án.
• Xây dựng lịch trình công việc cho dự án, bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc cho mỗi công việc.
• Tính toán khung thời gian của từng hạng mục công việc sao cho hợp lý để hoàn thành dự án đúng tiến độ.
• Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành dự án để đề xuất kế hoạch quản trị rủi ro nhằm giảm thiểu tác động của chúng.
• Từ việc xác định được các bên liên quan ảnh hưởng đến dự án, doanh nghiệp bắt đầu lên phương án tương tác, giao tiếp với các bên từ các thành viên nội bộ, đối tác cho đến khách hàng để tạo sự tin tưởng, giúp doanh nghiệp đảm bảo được sự hỗ trợ cần thiết cho dự án.
• Xác định các tiêu chí để đánh giá mức độ thành công cho dự án, lên kế hoạch giám sát tiến trình dự án, kiểm tra chất lượng nhằm đảm bảo các tiêu chí được đặt ra sẽ được đáp ứng đầy đủ.

Giai đoạn 3: Triển khai

Đây là giai đoạn được xem là quan trọng nhất trong quy trình quản lý dự án bởi các hoạt động trong giai đoạn này sẽ tác động trực tiếp đến kết quả cuối cùng của dự án. Công tác quản lý cần phải được thực hiện liên tục, chặt chẽ, đảm bảo các phòng ban tham gia vào dự án của doanh nghiệp có sự hợp tác ăn ý nhau để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Giai đoạn này bao gồm các hoạt động sau:

• Triển khai công việc theo kế hoạch đã lập, thực hiện các nhiệm vụ trong dự án.
• Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai dự án, đảm bảo các công việc tuân thủ những tiêu chuẩn về hiệu suất làm việc, theo kịp tiến độ, sử dụng nguồn lực được cung cấp hợp lý, tránh tính trạng lãng phí vô ích.
• Kiểm soát các thay đổi, biến động bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án, để kịp thời đưa ra các biện pháp điều chỉnh lịch trình, đảm bảo tiến độ dự án.
• Đảm bảo các bên tham gia có sự giao tiếp, phối hợp chặt chẽ xuyên suốt quá trình làm việc.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát

Đây là giai đoạn có thể vận hành song song với giai đoạn triển khai, mục đích của việc giám sát và kiểm soát để xác định dự án có đang đi đúng phương hướng hay không, các công việc liên quan đến giai đoạn này bao gồm:

• Theo dõi tiến độ thực hiện của từng công việc để kịp thời phát hiện những sai sót và tìm phương án giải quyết.
• Đảm bảo mỗi công việc trong dự án hoàn thành sẽ đáp ứng những tiêu chí đã xác định ở giai đoạn lập kế hoạch.
• Kiểm soát chi phí của dự án để hạn chế nguy cơ bị vượt quá ngân sách.
• Duy trì mối quan hệ tốt đối với các bên liên quan để duy trì sự hợp tác của họ đối với dự án.

Giai đoạn 5: Hoàn thành

Hoạt động chính trong giai đoạn này là báo cáo kết quả đạt được bao gồm những thành tựu, mục tiêu đã được hoàn thành, các khó khăn, thách thức gặp phải trong xuyên suốt quá trình thực hiện dự án, những vấn đề tồn đọng chưa được giải quyết triệt để, từ đó mọi người có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu cho bản thân để những dự án lần sau đạt được kết quả tốt hơn.

Tố chất của người quản lý dự án giỏi

Khả năng nhìn xa trông rộng

với khả năng nhìn xa trông rộng sẽ giúp nhà quản lý dự án hình dung một cách rõ ràng về bức tranh toàn cảnh dự án mà bản thân quản lý, đó là điểm khác biệt cơ bản của một người quản lý khi so với các nhân viên cấp dưới.

Không chỉ có tầm nhìn bao hàm trong dự án mình thực hiện, một nhà quản lý dự án giỏi cũng là người có thể đánh giá được các cơ hội, thách thức đến từ môi trường vĩ mô của dự án.

Họ là người thường xuyên cập nhật tin tức, nắm bắt kiến thức rất nhanh về thị trường, xu hướng, công nghệ mới, phân tích hoạt động của đối thủ cạnh tranh. Từ đó kịp thời có sự điều chỉnh về phương thức hoạt động của dự án để có thể thích nghi với các thay đổi từ bên ngoài.

5.2 Có tinh thần trách nhiệm cao

Nhà quản lý dự án được xem là đầu tàu cho mọi hoạt động của dự án, từ việc lập kế hoạch cho đến triển khai, giám sát và báo cáo công việc. Họ cần phải đảm bảo dự án sẽ được hoàn thành đúng thời hạn, đúng ngân sách đã đặt ra ban đầu và đáp ứng những tiêu chí, mục tiêu đã đề ra.

Một nhà quản lý có tinh thần trách nhiệm cao sẽ là người truyền động lực, tạo cảm hứng làm việc cho các thành viên trong dự án, là nền tảng để chứng minh kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn của mình với doanh nghiệp.

Chịu được áp lực lớn

Chính vì là người tiên phong chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của dự án, nên chắc chắn khối lượng công việc của họ sẽ lớn hơn rất nhiều so với các nhân viên, cùng với những yêu cầu, đòi hỏi từ các bên liên quan khiến cho nhà quản lý dự án phải luôn tìm những phương án vẹn toàn nhất để tránh làm mất lòng các bên mà vẫn đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Vì vậy công việc quản lý dự án đòi hỏi người thực hiện cần phải luôn có tâm lý vững vàng, có sự kiên trì, nhẫn nại trong công việc để đưa ra những quyết định sáng suốt nhất cho dự án.

Biết giao việc

Trách nhiệm chính của những nhà quản lý dự án là phân chia công việc cho các thành viên thực hiện dự án, kỹ năng giao việc giúp nhà quản lý biết cách thiết lập tiến độ công việc, đề ra thời hạn hoàn thành công việc hợp lý tùy theo tính chất của nhiệm vụ, phân chia nhân lực, vật tư, ngân sách,… hợp lý cho từng công việc cụ thể.

Khi thực hiện kỹ năng giao việc một cách có khoa học và bài bản sẽ giúp công việc được tiến hành suôn sẻ, tránh những sai sót, hiểu lầm không đáng có.

Làm việc nhóm

Kỹ năng teamwor sẽ giúp nhà quản lý dự án xây dựng môi trường làm việc sôi nổi, tích cực, gây dựng lòng tin và truyền động lực làm việc cho toàn bộ các thành viên trong dự án.

Để làm được điều này đòi hỏi người quản lý phải luôn chủ động trong giao tiếp, thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của từng thành viên, là cầu nối để gắn kết cả một tập thể qua đó thúc đẩy sự hợp tác toàn diện để cùng hướng đến mục tiêu chung của dự án.

Quản lý dự án được áp dụng cho những ngành nghề gì?

Trong lĩnh vực xây dựng

Quản lý dự án trong ngành này bao gồm các hoạt động quản lý những công trình xây dựng nhà cửa, đường xá, các công trình thủy lợi,… Công việc của nhà quản lý dự án xây dựng bao gồm các nhiệm vụ chính bám theo các giai đoạn như sau:

• Giai đoạn chuẩn bị: Các hoạt động như khảo sát hiện trạng, lập kế hoạch chi tiết, dự toán chi phí trước khi tiến hành, sau đó họ chủ động liên lạc tìm kiếm, lựa chọn nhà thầu phù hợp cho dự án.
• Giai đoạn thi công: Bao gồm việc kiểm tra chất lượng đầu vào của vật tư, bắt đầu khởi công xây dựng, giám sát quá trình thi công, thường xuyên cập nhật tiến độ, phát hiện và khắc phục các vấn đề có thể phát sinh.
• Giai đoạn hoàn thiện: Kiểm tra công trình và bàn giao cho chủ nhà.

Trong giáo dục

Trong mảng giáo dục, các nhà quản lý đóng vai trò chính trong các dự án về việc phát triển các chương trình giảng dạy, xây dựng, phát triển cơ sở vật chất lớp học, trường học.

Ngoài ra, đối với các khía cạnh về khoa học, nghiên cứu, người quản lý dự án có trách nhiệm theo sát quá trình nghiên cứu để đảm bảo các đề tài khoa học, nghiên cứu được hoàn thành chỉnh chu.

Trong lĩnh vực Marketing

Công việc chính của các nhà quản lý trong lĩnh vực Marketing trong một chiến dịch IMC có thể bao gồm:

• Xác định mục tiêu chính của chiến dịch, ngân sách thực hiện, danh sách công việc cụ thể của các phòng ban.
• Giám sát tiến độ thực hiện dự án, bảo đảm dự án được hoàn thành kết quả tốt và đúng tiến độ.
• Đánh giá rủi ro có thể xảy ra (Chẳng hạn như rủi ro thông tin nội bộ bị tuồn ra ngoài, thông điệp bị hiểu nhầm,..) và lên phương án khắc phục.
• Thông báo về tiến độ chiến dịch, báo cáo kết quả (mức độ nhận diện tăng lên bao nhiêu, lượng tương tác, phản hồi của công chúng như thế nào) cho các bên liên quan.
• Thường xuyên kết nối, liên lạc với các bên liên quan trong chiến dịch, đảm bảo công việc mà các thành viên đang làm bám sát mục tiêu của chiến dịch.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm từ kết quả của dự án.

Trong lĩnh vực y tế

Quản lý dự án được sử dụng trong lĩnh vực y tế để quản lý những dự án về nghiên cứu công trình y học, phát triển dược phẩm, vaccine,… cho việc chữa bệnh, phòng ngừa bệnh, xây dựng cơ sở y tế, áp dụng các công nghệ hiện đại trong quy trình chữa bệnh, quản lý hồ sơ bệnh án.

Trong lĩnh vực tài chính

Cùng với việc các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính, đặc biệt là ngân hàng đang tập trung vào việc thu hút khách hàng thông qua các dịch vụ hấp dẫn. Quản lý dự án trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng đang tạo được tiềm năng rất tốt.

Các nhiệm vụ chính trong quản lý dự án tài chính – ngân hàng bao gồm:

• Cập nhật những tin tức mới nhất về chính sách pháp luật, các xu hướng, tình hình tài chính trong ngành ngân hàng trong nước và thế giới
• Nghiên cứu nhu cầu, tâm lý của khách hàng trong từng dịch vụ tài chính tương ứng và đề xuất các kế hoạch và chiến lược để thu hút khách hàng sử dụng dịch vụ tài chính của doanh nghiệp.
• Giám sát hoạt động của các bộ phận, đề xuất các ý tưởng nhằm đảm bảo dự án thực hiện như đúng như kế hoạch đặt ra.

Để có thể định hình hay nâng cao năng lực quản lý cho các dự án trong tương lai của doanh nghiệp, các cá nhân thuộc bộ phận trưởng các phòng/ban, nhà quản lý của doanh nghiệp cần được đào tạo bài bản các kỹ năng mềm lẫn kỹ năng cứng cần thiết để trở thành một nhà quản lý giỏi.

Thấu hiểu được nhu cầu này, Học viện Tư Vấn & Đào Tạo PMS đã triển khai Khóa học nâng cao năng lực quản lý cấp trung dành cho các giám đốc bộ phận, quản lý cũng như là trưởng phòng/ban. Với đội ngũ giảng viên là các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm đào tạo, tư vấn doanh nghiệp, chúng tôi tin rằng khóa học sẽ là sự lựa chọn lý tưởng để đáp ứng nhu cầu nâng cao kinh nghiệm, năng lực thực hiện quản lý cho học viên tham gia.

Liên hệ với Học Viện PMS ngay qua số Hotline: 0965845468 để biết thêm thông tin chi tiết về khóa học và đăng ký sớm nhất để nhận được các ưu đãi hấp dẫn nhé.