Kỹ năng quản lý dự án là gì? 15 kỹ năng mà người quản lý cần biết

Bạn muốn triển khai dự án thành công? Việc trang bị cho mình những kỹ năng quản lý dự án là cần thiết để giúp bạn hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Vậy những kỹ năng đó là gì, hãy cùng PMS tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây!

kỹ năng quản lý dự án
Kỹ năng quản lý dự án rất quan trọng đối với nhà quản lý

Kỹ năng quản lý dự án là gì?

Kỹ năng quản lý dự án là tập hợp những kỹ năng giúp bạn thực hiện các dự án thành công từ giai đoạn ý tưởng đến hoàn thành. Các kỹ năng này bao gồm việc lập kế hoạch dự án, đánh giá và quản lý rủi ro, kiểm soát ngân sách, tương tác với các bên liên quan, xử lý các vấn đề xuất hiện,…

“Dự án thành công không phải là hoàn thành đúng tiến độ, mà là đạt được mục tiêu đề ra.” – Scott Allen

Các kỹ năng cần trang bị để thành công trong vai trò quản lý dự án

Để sắp xếp trật tự hơn, PMS đã phân loại các kỹ năng quản lý dự án này thành hai loại chính là kỹ năng mềmkỹ năng cứng. Cùng tìm hiểu rõ hơn ngay dưới đây nhé!

Các kỹ năng mềm cần có của người quản lý dự án

1. Hợp tác

Hợp tác là nền tảng của mọi kỹ năng quản lý dự án. Trong dự án, việc hợp tác giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Khi bạn có khả năng phối hợp giữa các nhóm, bạn sẽ thu thập được những thông tin quan trọng về dự án mà có thể bạn không tìm thấy trong nhóm của mình.

kỹ năng quản lý dự án là gì

Nếu có sự tham gia của mọi người, sẽ có nhiều ý kiến đóng góp hơn sẽ làm cho các dự án sáng tạo và phát triển mạnh mẽ hơn ngay từ ban đầu.

Để làm được điều này, người quản lý dự án cần phải phải là người có kinh nghiệm. Điều này cũng liên quan đến khả năng giải quyết xung đột, vì những bất đồng thường xuyên xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và không thể tránh khỏi.

2. Lãnh đạo

Người quản lý dự án đóng vai trò là người lãnh đạo dự án và nhóm của mình. Trách nhiệm của họ là xác định tầm nhìn cho nhóm và đảm bảo mọi người đều tham gia và dẫn dắt dự án qua từng giai đoạn.

Điều này đòi hỏi sự hỗ trợ từ giám đốc điều hành (CEO – Chief Executive Officer) và các thành viên trong nhóm dự án. Những người lãnh đạo cần cung cấp thời gian, công cụ và các nguồn lực khác để giúp mọi người xử lý danh sách công việc của họ.

Xem ngay: Những kỹ năng lãnh đạo cần có ở một nhà lãnh đạo giỏi

3. Giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng cần có của người quản lý dự án, bao gồm cả giao tiếp bằng văn bản và lời nói. Người quản lý cần đảm bảo rằng mọi thành viên trong nhóm và các bên liên quan đều được thông báo về kế hoạch, tiến trình và ngân sách của dự án, đồng thời luôn cập nhật với những diễn biến mới nhất của dự án cho mọi người.

kỹ năng cần có của quản lý dự án

4. Quản lý thời gian

Mỗi người quản lý đều phải đối mặt với nhiều yêu cầu về thời gian, đặc biệt khi họ là người kết nối giữa các bộ phận và thành viên trong nhóm. Họ cần có khả năng quản lý thời gian của mình và thời gian của tất cả các thành viên chính tham gia vào dự án.

5. Khả năng thích ứng

Tại một thời điểm nào đó, có thể là dự án hiện tại hoặc dự án sắp tới, các khía cạnh trong kế hoạch của dự án có thể sẽ thay đổi. Có thể là thời hạn hoàn thành hoặc các công việc ưu tiên. Do đó, các nhà quản lý dự án cần phải phản ứng nhanh chóng, đối phó với những thách thức và tìm cách duy trì cho dự án tiếp tục tiến về phía trước dù kế hoạch có thay đổi.

6. Giải quyết vấn đề

Dù bạn nghĩ dự án của mình sẽ thành công mà không gặp bất kỳ trở ngại nào trong quá trình thực hiện thì những vấn đề không mong muốn có thể sẽ xảy ra.

kỹ năng quản lý dự án hiệu quả

Do đó, người quản lý dự án không được khuất phục với những vấn đề hoặc trục trặc không lường trước. Thay vào đó, họ cần đưa ra các giải pháp để tiếp tục đẩy dự án tiếp tục phát triển ngay cả khi các kế hoạch tốt nhất không thể thành công.

Xem ngay: Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Quy trình giải quyết vấn đề

7. Giải quyết xung đột

Trong quá trình thực hiện một dự án, chúng ta thường hay gặp các vấn đề như nhiệm vụ không hoàn thành theo deadline, không đạt được kỳ vọng như mong muốn. Điều này dễ xảy ra tình trạng đổ lỗi trong nhóm.

Khi xảy ra vấn đề, người quản lý dự án phải sử dụng kỹ năng giải quyết xung đột để giữ bình tĩnh, hỗ trợ các nhóm hoặc mọi người đang tranh chấp và nhà quản lý cũng cần đưa ra những giải pháp có lợi cho cả hai bên. Ngay cả khi điều đó không thể xảy ra, việc tiếp cận cuộc trò chuyện với sự đồng cảm, kiên nhẫn có thể xoa dịu tình hình và dẫn đến kết quả tốt hơn.

8. Tổ chức

Thời hạn để hoàn thành dự án, nguồn lực và các nhiệm vụ cần thực hiện nhanh chóng có thể làm cho bất cứ ai cũng cảm thấy bận rộn, nhưng đối với người quản lý, đây là một thách thức thỏa đáng. Vì những người quản lý dự án giỏi là những người có tổ chức công việc chi tiết và có khả năng theo dõi mọi hoạt động một cách chặt chẽ.

9. Tư duy phản biện

Dù dự án chậm tiến độ hoặc thiếu nguồn lực đột ngột, người quản lý dự án chắc chắn sẽ đối mặt với nhiều thách thức. Trong các vấn đề này, họ sẽ cần áp dụng tư duy phản biện để xử lý tình huống, thu thập càng nhiều thông tin và bằng chứng càng tốt, sau đó đưa ra phán đoán đúng đắn nhất. Nói một cách đơn giản, họ không phản ứng ngay lập tức mà họ sử dụng khả năng tư duy phản biện của mình để đưa ra những phản ứng có tính logic và hợp lý.

kỹ năng cần thiết quản lý dự án

Các kỹ năng cứng của người quản lý dự án

1. Lập kế hoạch cho dự án

Bất cứ dự án trước khi bắt tay vào triển khai đều phải có một kế hoạch cụ thể. Trong từng giai đoạn, vấn đề nào cũng có thể xảy ra, bạn cần phải xác định và có những chiến lược đối phó và xử lý khi đối mặt.

các kỹ năng của người quản lý dự án

Ngoài ra, nhà quản lý cần phải phỏng đoán ngân sách, phạm vi, nguồn lực, lịch trình và các mốc thời gian cho dự án là điều cần thiết.

2. Kiểm soát ngân sách dự án

Sự thật là một dự án khó có thể được xem là thành công nếu nó vượt quá ngân sách ban đầu. Các nhà quản lý dự án hiểu rằng có những hạn chế về tài chính cần phải được giải quyết. Vì vậy, họ cần phải biết quản lý tài chính và lập ngân sách của mình để thực hiện các dự án dưới những ràng buộc đó.

3. Quản lý rủi ro dự án

Trong thực tế, mọi dự án đều có thể xảy ra rủi ro như tài nguyên sẽ không sẵn khi cần hoặc việc chậm trễ trong sự chấp thuận từ khách hàng có thể làm trì hoãn thời gian vài ngày và những rủi ro khác.

Do đó, nhiệm vụ của người quản lý dự án không chỉ là điều hướng qua các rủi ro mà còn là dự đoán các rủi ro có thể xảy ra để có thể tránh chúng hoàn toàn.

4. Quản lý phạm vi dự án

Phạm vi dự án bao gồm quy mô, mục tiêu, thời hạn và nguồn lực cho dự án của bạn. Phạm vi dự án sẽ xác định những gì bạn có thể hoàn thành trong một khoảng thời gian và ngân sách nhất định. Việc thiết lập và xác định phạm vi dự án là rất quan trọng để ngăn chặn việc vượt quá phạm vi, tức là khi các sản phẩm/dịch vụ mà dự án của bạn cung cấp vượt quá phạm vi dự án ban đầu.

các kỹ năng quản lý dự án

Để nâng cao kỹ năng xác định phạm vi dự án, bạn hãy thiết lập phạm vi dự án sớm và thường xuyên. Khi đã đặt ra phạm vi cho dự án, hãy chia sẻ với các bên liên quan và thường xuyên cập nhật để đảm bảo rằng mọi người đều nắm và đồng ý về mục tiêu và hạn chế của dự án.

5. Quản lý nguồn lực dự án

Quản lý nguồn lực dự án là một phần then chốt trong quản lý dự án bao gồm các hoạt động như xác định, phân bổ và quản lý các nguồn lực để hoàn thành dự án thành công. Các nguồn lực dự án bao gồm: nhân lực, vật lực và tài lực.

6. Theo dõi và giám sát dự án

Quản lý dự án không chỉ đơn giản là hoàn thành một dự án, mà còn là thành công trong việc thực hiện dự án đó. Điều đó không thể xảy ra nếu người quản lý không theo dõi tiến độ và giám sát của dự án của mình.

Họ cần phải theo dõi và giám sát hiệu suất của mình để đảm bảo rằng các dự án đang tiến hành theo đúng kế hoạch và sẽ điều chỉnh khi cần thiết.

Tóm lại

Kỹ năng quản lý dự án là một kỹ năng quan trọng và cần thiết đối với bất kỳ ai muốn đạt được thành công trong sự nghiệp của mình. Kỹ năng này mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức, giúp nâng cao hiệu suất công việc, phát triển năng lực cá nhân và mở ra cơ hội nghề nghiệp.

Hãy đầu tư cho bản thân với khóa học quản lý cấp trung của PMS với mục tiêu nâng cao năng lực quản trị cho nhà quản lý gồm năng lực chuyên môn và năng lực quản trị. Để rõ hơn, hãy khám phá ngay chương trình cùng với ưu đãi đặc biệt khi tham gia dành cho Học viên.

Cùng với đó, bạn có thể tìm hiểu các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý dự án khác: xem tại đây

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *