Rất ít người thấy được thói quen xấu trong giao tiếp của mình, chưa kể đến những thói quen có thể ảnh hưởng tiêu cực tới công việc và các mối quan hệ xung quanh bạn. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu những thói quen xấu trong giao tiếp và cách khắc phục cho từng lỗi.
Nói quá nhanh
Sẽ không ai hiểu chúng ta đang nói gì hoặc không theo kịp mạch câu chuyện khi bạn nói quá nhanh và không ngắt quãng hợp lý, dẫn đến việc bỏ lỡ nhiều thông tin quan trọng và có thể gây ra hiểu lầm không đáng có. Ngoài ra, nói quá nhanh cũng khiến những thông tin bạn truyền đạt không mạch lạc, khiến người nghe cảm thấy khó chịu và không được tôn trọng.
Cách khắc phục:
Hãy luyện tập nói đúng nhịp độ bằng cách nói trước gương hoặc nhờ người thân góp ý để điều chỉnh tốc độ cho phù hợp. Bên cạnh đó, chuẩn bị kỹ nội dung trước khi nói cũng giúp bạn trở nên tự tin hơn.
Ngắt lời người khác
Đây là thói quen xấu phổ biến trong giao tiếp mà nhiều người mắc phải. Có thể là họ truyền đạt quan điểm, suy nghĩ chưa được rõ ràng hoặc chưa đủ thu hút. Nhưng có người nói thì phải có người nghe, việc chúng ta chen ngang vào lúc người khác đang nói thể hiện sự thiếu tôn trọng, không tập trung lắng nghe và khiến họ cảm thấy khó chịu, điều này có thể ảnh hưởng tới mối quan hệ cá nhân.
Cách khắc phục:
Hãy tập trung lắng nghe người khác nói (loại bỏ những suy nghĩ khiến bạn phân tâm) và đặt câu hỏi khi họ đã nói xong. Đồng thời điều chỉnh hành vi của mình phù hợp, như sử dụng ngôn ngữ cơ thể bằng cái gật đầu, mỉm cười và nhìn vào mắt người nói để thể hiện sự đồng ý và lắng nghe.
Thiếu sự lắng nghe tích cực
Bạn có thể nghĩ rằng thành công của bạn tại nơi làm việc chỉ phụ thuộc vào việc bạn nói đúng thôi là chưa đủ. Nếu đồng nghiệp của bạn cảm thấy không được lắng nghe khi bạn nói chuyện, bạn sẽ coi là một người giao tiếp kém. Việc trở thành người biết lắng nghe có thể còn quan trọng hơn, nhờ lắng nghe tích cực bạn mới thực sự hiểu được những gì người khác đang nói.
Cách khắc phục:
Để cải thiện khả năng lắng nghe, bạn có thể áp dụng nguyên tắc sau đây:
- Thái độ: Có thái độ đúng đắn (tích cực) cho phép bạn ghi nhớ và hiểu thông tin được trình bày tốt hơn.
- Chú ý: Tập trung hoàn toàn vào người nói và chú ý đến những gì họ đang nói, ngôn ngữ cơ thể của họ và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác
- Điều chỉnh: Theo dõi những gì người nói đang nói mà không đưa ra giả định về quan điểm chung.
Không trả lời trọng tâm những câu hỏi được hỏi
Khi ai đó hỏi bạn cách làm một việc gì đó, liệu câu trả lời của bạn có chủ yếu xoay quanh việc họ hỏi không? Nếu không, thì bạn đang mắc phải thói quen giao tiếp không tốt là không trả lời những câu hỏi được hỏi đúng trọng tâm.
Đôi khi, chúng ta có thể vô tình vì quá háo hức muốn trả lời và chia sẻ kiến thức, khiến chúng ta vội vàng trả lời trước khi lắng nghe toàn bộ câu hỏi từ người khác.
Cách khắc phục:
Trước khi trả lời những câu hỏi, bạn cần phải tập trung lắng nghe ý định người hỏi cần là gì, nếu chưa kịp nghe hoặc hiểu rõ hãy nhờ họ giải thích lại. Sau khi đã xác định được câu hỏi chính, bạn cần trả lời trực tiếp thẳng vào vấn đề một cách ngắn gọn, rõ ràng và sử dụng các câu từ đơn giản để trả lời.
Tỏ ra mình “hiểu biết” hơn người khác
Việc bạn tỏ ra bản thân mình là một người hiểu biết, thông minh hơn người khác sẽ vô tình tạo ra một bức tường ngăn cách cuộc trò chuyện. Điều này khiến người khác cảm thấy không thoải mái và không muốn tiếp tục nói chuyện vì họ cảm thấy mình luôn bị lép vế.
Cách khắc phục:
Thay đổi cách tiếp cận của bạn trong giao tiếp. Thay vì chứng tỏ bản thân mình thông minh và hiểu biết hơn người khác, hãy khiêm tốn và tạo ra một không gian giao tiếp cởi mở, nơi mọi người có thể được học hỏi và chia sẻ cho nhau.
Tưởng mọi người đều hiểu mình nói
Một thói quen không tốt trong giao tiếp đó là chúng ta nghĩ rằng mọi người đều hiểu mình truyền đạt theo cách mình mong muốn, vì vậy mà không cố gắng trình bày ý tưởng rõ ràng và chi tiết. Do mỗi người sẽ những góc nhìn khác nhau, việc bạn cho họ hiểu theo ý mình nghĩa là bạn đang áp đặt suy nghĩ của mình lên họ, điều này dễ dẫn đến hiểu lầm và gây ra xung đột.
Cách khắc phục:
Trình bày ý kiến một cách rõ ràng và sử dụng ngôn từ đơn giản, dễ hiểu đi kèm với ví dụ cụ thể để mọi người đều có thể hiểu những gì mình nói. Ví dụ, thay vì nói “Tôi nghĩ bạn nên làm cái này” bạn hãy trình bày cụ thể hơn “Tôi có đề xuất bạn nên thực hiện theo phương pháp X vì nó giúp tiết kiệm thời gian, chi phí hơn. Trước đây, phương pháp này đã áp dụng cho dự án A và nó đã mang lại kết quả tốt”.
Đùa vô duyên
Đôi khi những câu nói chỉ mang tính đùa vui nhưng vô tình lại dính đến những vấn đề nhạy cảm của người khác. Những câu đùa vô duyên này sẽ gây những vấn đề như làm tổn thương người khác hoặc gây hiểu lầm do người khác nghĩ mình đang mỉa mai, châm biếm dẫn đến những hiểu lầm không đáng có.
Cách khắc phục:
Khi nói đùa gì đó, cần cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng câu đùa đó không ảnh hưởng tới ai. Tránh đùa các chủ đề nhạy cảm như tôn giáo, ngoại hình, chính trị và phải biết chọn những thời điểm thích hợp để thể hiện sự hài hước của mình. Hãy nói đùa một cách lành mạnh, tích cực để tạo ra tiếng cười vì “Lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”.
Liên tục sử dụng đại từ “tôi” thay vì “chúng ta”
Khi một người liên tục sử dụng đại từ “tôi” trong cuộc trò chuyện với đám đông, họ vô tình tạo ra cảm giác họ là trung tâm của cuộc nói chuyện này. Điều này khiến người nghe không được chú ý, không được tôn trọng và từ đó khiến cuộc trò chuyện trở nên xa cách và thiệu sự kết nối.
Cách khắc phục:
Chúng ta cần thay đổi ngôn ngữ trong giao tiếp, thay vì tập trung vào bản thân, hãy tạo ra cảm giác gắn kết mọi người với nhau. Bằng cách thay đổi những đại từ số nhiều như “chúng ta” hoặc “chúng mình”, đồng thời tìm ra những điểm chung giữa bạn và người đối diện để tạo ra sự đồng cảm và kết nối với nhau.
Nhìn đi hướng khác khi nói chuyện
Trong lúc nói chuyện với người khác mà chúng ta nhìn đi chỗ khác thì họ có thể thấy mình đang không thực sự quan tâm tới những gì họ nói. Điều này sẽ khiến người đối diện cảm thấy không được tôn trọng, bị xem nhẹ và cuộc giao tiếp sẽ trở nên không còn hiệu quả.
Cách khắc phục:
Hãy chú ý đến kỹ thuật giao tiếp bằng mắt để cho cuộc đối thoại hiệu quả hơn. Bằng cách nhìn vào mắt người đối diện một cách tự nhiên và thoải mái nhất để cho thấy bạn đang tập trung lắng nghe và quan tâm những gì họ nói. Đồng thời kết hợp với các giao tiếp phi ngôn ngữ khác như mỉm cười, cái bắt tay, gật đầu để thể hiện sự đồng tình.
Mất kiểm soát cảm xúc
Khi chúng ta để cảm xúc tiêu cực như lo âu, buồn bã, tức giận,… chi phối, trong lúc đó chúng ta sẽ nói hoặc hành động mà không theo những điều mình mong muốn. Điều này gây khó khăn trong việc truyền đạt thông tin và ảnh hưởng tới các mối quan hệ xung quanh. Vì thế, hãy học cách kiểm cách kiểm soát cảm xúc của mình và thể hiện chúng một cách phù hợp, tránh để cảm xúc kiểm soát chúng ta trong lúc giao tiếp.
Để loại bỏ những thói quen xấu trong giao tiếp, hãy tham gia khóa học kỹ năng giao tiếp hiệu quả tại PMS. Đến với khóa học, giảng viên sẽ đưa ra những phương pháp giúp học viên giải quyết những vấn đề trong giao tiếp, nhanh tay đăng ký để nhận được ưu đãi khóa học từ chúng tôi.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS