5W1H là gì? Yếu tố cấu thành và ứng dụng 5W1H trong nhiều lĩnh vực

Bạn có biết rằng, để giải quyết vấn đề hiệu quả trong công việc chỉ dựa vào kinh nghiệm thôi là chưa đủ, mà bạn có thể sử dụng các phương pháp hỗ trợ. Vì thế, trong bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một kỹ thuật để phân tích và giải quyết vấn đề hiệu quả đó là nguyên tắc 5W1H.

Vậy phương pháp 5W1H là gì? Lợi ích và ứng dụng 5W1H trong nhiều lĩnh vực như thế nào? Hãy cùng chúng tôi khám phá ngay tại bài viết sau đây!

Phương pháp 5W1H là gì?

Phương pháp 5W1H là một kỹ thuật đặt câu hỏi được sử dụng để thu thập thông tin và hiểu một tình huống một cách toàn diện. Nó bao gồm sáu câu hỏi cơ bản: What (Cái gì), Why (Tại sao), Where (Ở đâu), When (Khi nào), Who (Ai) và How (Như thế nào). Mỗi câu hỏi đại diện cho một khía cạnh khác nhau của tình huống, cho phép phân tích và hiểu biết toàn diện về một vấn đề.

5W1H còn được gọi là phương pháp Kipling – là một tập hợp các câu hỏi được ông Rudyard Kipling sử dụng để trả lời rộng rãi các câu hỏi hiện có và kích hoạt các ý tưởng có thể góp phần giải quyết vấn đề. Khái niệm này đã được đưa vào các hoạt động kinh doanh để loại bỏ sai lầm, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình.

► Xem thêm: 5 Whys là gì? Cách ứng dụng 5 Whys tìm ra vấn đề

Giải thích ý nghĩa các yếu tố cấu thành 5W1H

What – Cái gì? – Yếu tố what sẽ xác định rõ đối tượng, sự vật, sự việc hoặc vấn đề đang được xem xét. Cái gì đang xảy ra vậy? Chúng ta đang đề cập về chuyện gì? Những dấu hiệu có thể quan được của vấn đề là gì? Cái gì gây ra việc này?.

Who – Ai? – Yếu tố who sẽ xác định các cá nhân hoặc tổ chức liên quan đến vấn đề. Ai bị ảnh hưởng bởi vấn đề? Ai là những bên liên quan chính hoặc các bên chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề? Hiểu được những người hoặc tổ chức liên quan có thể giúp đưa ra các giải pháp phù hợp.

Where – Ở đâu? – Yếu tố where sẽ xem xét vị trí hoặc bối cảnh mà vấn đề xảy ra. Vấn đề biểu hiện ở đâu? Nó có giới hạn ở một khu vực hoặc tình huống cụ thể hay có tác động rộng hơn không?

When – Khi nào? – Yếu tố when sẽ xác định được thời gian, thời điểm xảy ra sự việc. Thời gian xảy ra sự việc này khi nào? Diễn ra trong bao lâu? Thời gian xảy ra sự việc này rơi vào khi nào? Điều này giúp bạn nhận diện các yếu tố lịch sử, xu hướng và biến động có thể ảnh hưởng tới vấn đề hiện tại.

Why – Tại sao? – Yếu tố why sẽ giúp bạn hiểu được nguyên nhân hoặc lý do cơ bản của vấn đề. Tại sao nó tồn tại? Nguyên nhân gốc rễ hoặc các yếu tố góp phần là gì? Đào sâu hơn để khám phá các vấn đề cơ bản cần được giải quyết.

How – Làm thế nào? – Yếu tố how sẽ khám phá các phương pháp hoặc cách tiếp cận có thể được sử dụng để giải quyết vấn đề. Làm thế nào để giải quyết hoặc giảm nhẹ vấn đề? Có thể thực hiện những hành động nào để giải quyết các nguyên nhân cơ bản và làm giảm các triệu chứng?

Lợi ích của 5W1H

• Hiểu rõ hơn công việc: Bằng cách trả lời những câu hỏi trong nguyên tắc 5W1H, bạn sẽ nắm bắt được các thông tin quan trọng cần thiết cho công việc, hiểu rõ mọi mặt khía cạnh của vấn đề.
• Đưa ra các giải pháp hiệu quả: 5W1H sẽ là cơ sở để bạn nâng cao tư duy logic phân tích một vấn đề phức tạp thành từng thành phần nhỏ hơn. Với mỗi yếu tố trong mô hình 5W1H đều sẽ mang lại những giá trị, tài liệu tham khảo vô cùng hữu ích để bạn tìm ra giải pháp hiệu quả cho những vấn đề đang gặp phải.
• Tối ưu hóa tiến trình ra quyết định: Khi đã thu thập đầy đủ thông tin và có cái nhìn tổng quan rõ ràng về vấn đề đang gặp phải. Chúng sẽ là cơ sở và điều kiện thuận lợi để bạn tìm ra phương án giải quyết và ra quyết định một cách chính xác.
• Cải thiện hiệu quả công việc: 5W1H sẽ triệt tiêu sự mơ hồ, không rõ ràng tạo ra một danh sách thông tin đầy đủ về tất tần tật những thành phần của công việc. Bạn sẽ nắm bắt đầy đủ trách nhiệm, trọng trách của bản thân trong công việc giúp cải thiện, nâng cao hiệu quả công việc.
• Cái thiện giao tiếp trong nhóm: 5W1H chính là phương tiện truyền đạt thông tin vô cùng hiệu quả để chính bản thân bạn và các thành viên hiểu rõ tính chất công việc để đến bước bắt tay làm việc, mọi người sẽ dễ dàng truyền đạt, giao tiếp đúng chủ đề công việc tránh xảy ra tình trạng lơ là, bối rối, làm việc không có mục tiêu.

Các bước áp dụng nguyên tắc 5W1H

Bước 1: Xác định vấn đề

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ vấn đề mà bạn đang cần phân tích. Việc này giúp bạn biết mình sẽ đặt những câu hỏi liên quan cho vấn đề. Ví dụ, công ty gặp tình trạng thông tin nội bộ bị rò rỉ ra bên ngoài.

Bước 2: Đặt câu hỏi bằng kỹ thuật 5W1H

Khi đã xác định được vấn đề, tiến hành sử dụng kỹ thuật 5W1H bằng các câu hỏi như:

• What: Chuyện gì đang xảy ra?
• Who: Những ai liên quan tới vấn đề này?
• Where: Sự việc này xảy ra ở đâu?
• When: Thời gian xảy ra sự việc này khi nào?
• Why: Tại sao vấn đề này lại quan trọng?
• How: Làm thế nào để giải quyết vấn đề này?

Bước 3: Phân tích câu trả lời và áp dụng

Khi đã có các câu hỏi trả lời cho từng câu hỏi ở bước 2, hãy phân tích và tổng hợp lại tất cả thông tin để cho ra cái nhìn tổng quan nhất về vấn đề.

Cuối cùng, hãy áp dụng những gì bạn đã phân tích vào trong thực tế để đánh giá mức độ hiệu quả khi sử dụng mô hình 5W1H để giải quyết vấn đề. Nhờ vậy, bạn sẽ tự mình đưa ra các giải pháp và quyết định phù hợp khi có dữ liệu.

Ứng dụng của mô hình 5W1H trong nhiều lĩnh vực

5W1H là phương pháp được áp dụng rộng rãi trong trong nhiều lĩnh vực như:

Trong sản xuất

Ví dụ doanh nghiệp đang cần phân tích về chất lượng sản phẩm không được tốt khi được phân phối ra thị trường, các câu hỏi 5W1H sẽ là:

• What (Cái gì): Loại lỗi nào đang xảy ra?
• Who (Ai): Ai chịu trách nhiệm cho phần bị ảnh hưởng của quy trình?
• When (Khi nào): Lỗi bắt đầu xảy ra khi nào?
• Where (Ở đâu): Lỗi đang xảy ra ở đâu trong dây chuyền sản xuất?
• Why (Tại sao): Tại sao lỗi xảy ra? (phân tích nguyên nhân gốc rễ)
• How (Như thế nào): Làm thế nào có thể ngăn ngừa lỗi trong tương lai?

Trong Marketing

Ví dụ doanh nghiệp đang cần xác định khách hàng mục tiêu của mình, các câu hỏi trong 5W1H sẽ là:

• What (Cái gì): Nhu cầu và mong muốn của họ là gì? Họ tìm kiếm sản phẩm/dịch vụ nào?
• Who (Ai): Khách hàng lý tưởng của doanh nghiệp là ai? (nhân khẩu học, sở thích, hành vi,…)
• Where (Ở đâu): Họ dành thời gian tìm kiếm sản phẩm ở đâu? (mạng xã hội, website, người quen giới thiệu,…)
• When (Khi nào): Khi nào khách hàng đưa ra quyết định mua hàng? (theo mùa, khuyến mãi hay các sự kiện trong đời)
• Why (Tại sao): Tại sao khách hàng lại chọn sản phẩm/dịch vụ của chúng ta thay vì đối thủ?
• How (Làm thế nào): Làm sao để tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu hiệu quả? (kênh tiếp thị, chiến lược tiếp thị, thông điệp,…)

Trong kinh doanh

Ví dụ, lập kế hoạch cho một dự án sắp diễn ra. Các câu hỏi trong 5W1H sẽ là:

• What (Cái gì): Dự án là gì? Mục tiêu của dự án?
• Who (Ai): Các bên liên quan và thành viên nhóm là ai?
• When (Khi nào): Dự án sẽ bắt đầu và kết thúc khi nào? Các cột mốc quan trọng là gì?
• Where (Ở đâu): Dự án sẽ được thực hiện ở đâu?
• Why (Tại sao): Tại sao dự án này quan trọng? Lợi ích là gì?
• How (Như thế nào): Dự án sẽ được quản lý và thực hiện như thế nào?

Trong tổ chức sự kiện

Bộ câu hỏi 5W1H trong tổ chức sự kiện gồm:

• What (Cái gì): Sự kiện của bạn tên gì? Chủ đề chương trình là gì? (âm nhạc, thời trang, talkshow,…).
• Who (Ai): Đối tượng khách mời tham gia chương trình là những ai?
• Where (Ở đâu): Chương trình sẽ được diễn ra ở đâu? (Ngoài trời hay trong nhà).
• When (Khi nào): Khi nào chốt kịch bản? Khi nào sân khấu được trang trí xong? Rehearsal bao nhiêu lần? Vào các ngày bao nhiêu?
• Why (Tại sao): Sự kiện này nhằm mục đích chính là gì? (Doanh thu, từ thiện, trình diễn, cuộc thi,…)
• How (Làm thế nào): Xây dựng kịch bản chương trình bao gồm những tiết mục nào? Nhiệm vụ của các thành viên trong ban tổ chức sự kiện được phân chia ra sao?

Trong giáo dục

Ví dụ về lập kế hoạch bài học cho học sinh, các câu hỏi 5W1H sẽ là:

• What (Cái gì): Mục tiêu học tập nào cần đạt được là gì?
• Who (Ai): Học sinh là ai? (xem xét phong cách học tập và nhu cầu của họ)
• When (Khi nào): Bài học sẽ được dạy khi nào? Bao nhiêu thời gian được phân bổ?
• Where (Ở đâu): Bài học sẽ diễn ra ở đâu? (tại lớp học hay trực tuyến)
• Why (Tại sao): Tại sao chủ đề này quan trọng cho học sinh?
• How (Như thế nào): Bài học sẽ được truyền đạt như thế nào? (phương pháp giảng dạy, hoạt động)

Trong báo chí

5W1H là nền tảng của báo chí, mọi câu chuyện tin tức đều phải trả lời những câu hỏi trong 5W1H, bao gồm:

• Who (Ai): Những người liên quan đến câu chuyện, sự việc là ai?
• What (Cái gì): Điều gì đã xảy ra?
• When (Khi nào): Nó đã xảy ra khi nào?
• Where (Ở đâu): Nó đã xảy ra ở đâu?
• Why (Tại sao): Tại sao nó lại xảy ra? Bối cảnh là gì?
• How (Như thế nào): Nó đã xảy ra như thế nào?

Bằng cách áp dụng phương pháp 5W1H, bạn có thể hiểu các vấn đề và nguyên nhân cụ thể và từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.. Cách tiếp cận này giúp xác định vấn đề chính xác và mở đường cho việc giải quyết vấn đề hiệu quả.

Để áp dụng 5W1H vào công việc thực tế của mình, bạn có thể tham khảo khóa học kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS. Với đội ngũ giảng viên là các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo doanh nghiệp, khóa học sẽ giúp bạn nắm vững được các kiến thức nền tảng, các công cụ quản trị chất lượng và đưa ra những định hướng về cách ứng dụng tương ứng với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.