Mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp

Tuyển dụng không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm và lựa chọn ứng viên mà còn cần được theo dõi, đo lường để doanh nghiệp biết hoạt động tuyển dụng đang đạt kết quả như thế nào. Báo cáo tuyển dụng nhân sự giúp HR tổng hợp các dữ liệu về nhu cầu tuyển dụng, ứng viên, nguồn tuyển, chi phí, thời gian và kết quả tuyển dụng trong từng giai đoạn. Trong bài viết này, Học viện PMS sẽ chia sẻ cho bạn các mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp.

Báo cáo tuyển dụng là gì?

Báo cáo tuyển dụng là tài liệu tổng hợp, theo dõi và phân tích các thông tin liên quan đến hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo giúp thể hiện tình hình triển khai tuyển dụng và kết quả đạt được so với nhu cầu hoặc kế hoạch nhân sự đã đề ra.

Nội dung của báo cáo thường bao gồm nhu cầu tuyển theo từng vị trí, số lượng hồ sơ nhận được, nguồn ứng viên, số ứng viên vượt qua từng vòng, thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng và kết quả cuối cùng. Một số báo cáo còn theo dõi tình trạng thử việc và chất lượng nhân sự sau tuyển dụng.

Tùy mục đích sử dụng, báo cáo có thể được lập theo tuần, tháng, quý, năm hoặc sau từng chiến dịch tuyển dụng. Chẳng hạn, báo cáo nhân sự hàng tháng có thể kết hợp thông tin tuyển mới với số lượng nhân sự đầu kỳ, cuối kỳ và những biến động nhân sự phát sinh trong tháng.

Báo cáo tuyển dụng vì vậy không đơn thuần là bảng thống kê số lượng ứng viên. Thông qua việc tổng hợp và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể biết vị trí nào đang tuyển, tiến độ thực hiện đến đâu, nguồn ứng viên nào hiệu quả và kết quả thực tế có đáp ứng kế hoạch tuyển dụng hay không.

Vì sao doanh nghiệp cần lập báo cáo tuyển dụng nhân sự?

Lập báo cáo tuyển dụng nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ quá trình tuyển dụng bằng dữ liệu thay vì chỉ đánh giá dựa trên cảm nhận. Một số lý do chính cần lập báo cáo tuyển dụng nhân sự như:

Đánh giá hiệu quả tuyển dụng

Báo cáo cho phép doanh nghiệp đối chiếu giữa kế hoạch và kết quả thực tế thông qua các dữ liệu như số lượng ứng viên, số nhân sự cần tuyển, tỷ lệ chuyển đổi và thời gian hoàn thành tuyển dụng.

Qua đó, HR có thể xác định những vị trí đang đạt tiến độ và những vị trí chưa đáp ứng kế hoạch để tiếp tục điều chỉnh hoạt động tuyển dụng.

Đánh giá hiệu quả từng nguồn tuyển dụng

Ứng viên có thể đến từ nhiều nguồn như career website, mạng xã hội, nền tảng tuyển dụng hoặc giới thiệu nội bộ. Báo cáo giúp thống kê số lượng và kết quả ứng viên từ từng nguồn.

Khi kết hợp dữ liệu nguồn ứng viên với chi phí và kết quả tuyển thành công, doanh nghiệp có cơ sở xác định những kênh mang lại hiệu quả tốt hơn để phân bổ nguồn lực phù hợp.

Kiểm soát chất lượng ứng viên

Không phải nguồn tạo ra nhiều CV nhất cũng mang lại ứng viên phù hợp nhất. Thông qua tỷ lệ ứng viên vượt qua từng vòng, kết quả phỏng vấn hoặc tình trạng sau thử việc, doanh nghiệp có thể đánh giá chất lượng đầu vào theo từng vị trí và từng nguồn tuyển dụng.

Theo dõi KPI của bộ phận tuyển dụng

Các dữ liệu về thời gian tuyển, số lượng tuyển thành công, tỷ lệ chuyển đổi và mức độ hoàn thành nhu cầu tuyển dụng cũng là cơ sở để theo dõi hiệu quả của HR hoặc nhân viên phụ trách tuyển dụng.

Nhờ đó, kết quả tuyển dụng được thể hiện bằng dữ liệu cụ thể và minh bạch hơn thay vì chỉ dựa trên đánh giá định tính.

Hỗ trợ ra quyết định

Khi một vị trí tuyển quá lâu hoặc số lượng ứng viên đạt yêu cầu thấp, dữ liệu trong báo cáo có thể giúp nhà quản lý nhận diện vấn đề.

Từ kết quả này, doanh nghiệp có thể xem xét điều chỉnh Job Description, tiêu chí tuyển chọn, mức lương, nguồn tuyển hoặc quyết định tiếp tục hay tạm dừng tuyển dụng.

Cung cấp thông tin cho nhà quản lý

Báo cáo tuyển dụng còn được sử dụng trong các cuộc họp nhân sự hoặc báo cáo lên cấp quản lý. Thay vì phải kiểm tra từng hồ sơ hoặc từng vị trí, người quản lý có thể dựa trên báo cáo tổng hợp để nhanh chóng nắm được tiến độ, chi phí và kết quả tuyển dụng của doanh nghiệp.

Hướng dẫn lập báo cáo tuyển dụng nhân sự

Nội dung báo cáo nên được tổ chức khoa học để HR và nhà quản lý dễ theo dõi, so sánh và đánh giá. Lập báo cáo tuyển dụng nhân sự bao gồm 7 bước sau:

Bước 1: Xác định thời gian và phạm vi báo cáo

Trước tiên cần xác định báo cáo được thực hiện cho khoảng thời gian nào, chẳng hạn tuần, tháng, quý hoặc năm.

Phạm vi cũng cần được làm rõ: báo cáo toàn doanh nghiệp, từng phòng ban hay một chiến dịch tuyển dụng cụ thể. Việc xác định phạm vi giúp người đọc hiểu đúng bối cảnh và tránh so sánh dữ liệu giữa những giai đoạn không tương đồng.

Bước 2: Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng

HR cần thống kê nhu cầu tuyển dụng đã được phê duyệt trong kỳ, bao gồm các vị trí cần tuyển và số lượng nhân sự tương ứng.

Thông tin này đóng vai trò là cơ sở để so sánh với kết quả thực tế, từ đó xác định mức độ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng.

Có thể trình bày dữ liệu cơ bản như:

Bước 3: Tổng hợp dữ liệu ứng viên

Tiếp theo, HR tổng hợp số lượng ứng viên tham gia từng giai đoạn của quy trình tuyển dụng.

Dữ liệu có thể bao gồm:

• Tổng số CV nhận được.
• Số CV đạt yêu cầu.
• Số ứng viên tham gia phỏng vấn.
• Số ứng viên vượt qua phỏng vấn.
• Số offer được gửi.
• Số ứng viên nhận việc.
• Số nhân sự đạt thử việc.

Việc theo dõi ứng viên qua từng giai đoạn giúp doanh nghiệp xác định tỷ lệ chuyển đổi và phát hiện giai đoạn có nhiều ứng viên bị loại hoặc rời khỏi quy trình.

Bước 4: Phân loại dữ liệu theo nguồn tuyển dụng

Ứng viên cần được ghi nhận theo nguồn như website doanh nghiệp, nền tảng tuyển dụng, mạng xã hội, referral hoặc các nguồn khác.

Lạc Việt cũng lưu ý cần ghi rõ nguồn ứng viên để doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả của từng kênh tuyển dụng.

Có thể tổng hợp theo cấu trúc:

Bước 5: Tổng hợp thời gian và chi phí tuyển dụng

Báo cáo cần ghi nhận thời gian hoàn thành tuyển dụng đối với từng vị trí. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp xác định những vị trí mất nhiều thời gian và những điểm có thể gây chậm trễ trong quá trình tuyển dụng.

Song song đó, các khoản chi như đăng tin, truyền thông tuyển dụng, headhunter hoặc những chi phí liên quan khác cũng cần được tổng hợp để đánh giá chi phí tuyển dụng.

Bước 6: So sánh kế hoạch với kết quả thực tế

Sau khi tổng hợp dữ liệu, HR cần đối chiếu kết quả tuyển dụng với mục tiêu ban đầu. Lưu ý việc so sánh kết quả thực tế với chỉ tiêu tuyển dụng giúp doanh nghiệp xác định mức độ hoàn thành kế hoạch.

Ví dụ:

• Kế hoạch cần tuyển bao nhiêu người?
• Thực tế tuyển được bao nhiêu?
• Vị trí nào đã hoàn thành?
• Vị trí nào còn thiếu?
• Nguồn nào mang lại nhiều ứng viên đạt yêu cầu?
• Thời gian và chi phí thực tế như thế nào?

Bước 7: Phân tích kết quả và trình bày báo cáo

Báo cáo không nên chỉ liệt kê dữ liệu mà cần giúp người đọc hiểu được kết quả.

HR có thể sử dụng bảng, biểu đồ hoặc dashboard để trực quan hóa các thông tin quan trọng. Với Excel, PivotTable, Conditional Formatting và biểu đồ để hỗ trợ tổng hợp, phân tích và trình bày dữ liệu.

Phần cuối báo cáo nên tổng hợp kết quả, những vấn đề phát sinh và nội dung cần điều chỉnh để phục vụ kế hoạch tuyển dụng trong giai đoạn tiếp theo.

Mẫu báo cáo tuyển dụng phổ biến

Tùy mục tiêu quản trị, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều loại mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự khác nhau. Không nhất thiết mọi thông tin phải được đưa vào cùng một bảng; doanh nghiệp có thể chia thành các báo cáo riêng để phân tích từng khía cạnh của hoạt động tuyển dụng.

Mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng tổng hợp

Đây là báo cáo cung cấp bức tranh chung về tình hình tuyển dụng trong một khoảng thời gian.

Nội dung có thể gồm:

• Danh sách vị trí cần tuyển.
• Số lượng cần tuyển.
• Số lượng đã tuyển.
• Số lượng còn thiếu.
• Số hồ sơ nhận được.
• Số ứng viên tham gia phỏng vấn.
• Số ứng viên đạt.
• Trạng thái từng vị trí.
• Thời gian tuyển dụng trung bình.

Báo cáo biến động nhân sự có thể kết hợp danh sách vị trí, tình trạng tuyển, hồ sơ, phỏng vấn, ứng viên đạt, thời gian và chi phí tuyển dụng để theo dõi kết quả.

Mẫu báo cáo nguồn ứng viên

Báo cáo này thống kê số lượng hồ sơ đến từ từng kênh như career website, mạng xã hội, job board hoặc referral.

Mục đích là giúp doanh nghiệp xác định nguồn nào tạo ra ứng viên và nguồn nào mang lại kết quả tuyển dụng tốt hơn.

Mẫu báo cáo tỷ lệ chuyển đổi ứng viên

Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi thể hiện quá trình ứng viên di chuyển qua từng giai đoạn như tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc, phỏng vấn và nhận việc.

Thông qua tỷ lệ chuyển đổi, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả sàng lọc và xác định những giai đoạn đang có tỷ lệ ứng viên rời khỏi quy trình cao.

Mẫu báo cáo chi phí tuyển dụng

Báo cáo này tổng hợp những khoản chi phát sinh trong quá trình tuyển người, chẳng hạn chi phí đăng tin, truyền thông hoặc headhunter.

Dữ liệu chi phí có thể được phân loại theo vị trí hoặc nguồn tuyển để doanh nghiệp đánh giá ngân sách đã sử dụng và chi phí tương ứng với kết quả tuyển thành công.

Mẫu báo cáo thời gian tuyển dụng

Mẫu báo cáo này theo dõi khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành tuyển dụng từng vị trí.

Khi so sánh giữa các vị trí hoặc phòng ban, HR có thể xác định những vị trí có thời gian tuyển kéo dài và tìm kiếm các điểm cần cải thiện trong quy trình.

Mẫu báo cáo chất lượng ứng viên

Báo cáo chất lượng ứng viên tập trung vào mức độ phù hợp của người được tuyển với yêu cầu công việc.

Các thông tin bao gồm mức độ phù hợp với vị trí, tình trạng gắn bó sau thử việc và đánh giá từ quản lý trực tiếp.

Mẫu báo cáo hiệu quả nhân viên tuyển dụng

Đây là loại báo cáo dùng để theo dõi hiệu quả của recruiter hoặc người phụ trách tuyển dụng.

Doanh nghiệp có thể so sánh số vị trí hoàn thành, thời gian xử lý và tỷ lệ tuyển thành công để đánh giá hiệu suất của từng nhân sự trong bộ phận tuyển dụng.

Mẫu báo cáo tuyển dụng nhân sự hàng tháng

Báo cáo tháng tổng hợp tình hình tuyển dụng trong từng kỳ và có thể được đặt trong báo cáo nhân sự tổng thể của doanh nghiệp.

Báo cáo nhân sự hàng tháng thường theo dõi số lượng nhân sự đầu kỳ, cuối kỳ, biến động nhân sự và tình hình theo từng phòng ban. Riêng báo cáo hiệu quả tuyển dụng tập trung vào số vị trí cần tuyển, nguồn ứng viên, tỷ lệ chuyển đổi, thời gian và chi phí tuyển dụng.

Một số lưu ý khi lập báo cáo tuyển dụng nhân sự

Để báo cáo tuyển dụng nhân sự có thể sử dụng hiệu quả trong quản trị, doanh nghiệp không chỉ cần đầy đủ số liệu mà còn phải chú ý đến tính chính xác, nhất quán và cách trình bày thông tin.

• Đảm bảo dữ liệu chính xác:

Dữ liệu là cơ sở của toàn bộ báo cáo. Vì vậy, thông tin về ứng viên, nguồn tuyển, trạng thái tuyển dụng, thời gian và chi phí cần được kiểm tra trước khi tổng hợp.

Dữ liệu thiếu hoặc không được cập nhật có thể khiến kết quả báo cáo không phản ánh đúng tình hình thực tế.

• Cập nhật dữ liệu thường xuyên:

Báo cáo tuyển dụng cần sử dụng dữ liệu mới và phản ánh đúng trạng thái của từng vị trí. Lưu ý dữ liệu trong báo cáo nhân sự hàng tháng cần được làm mới định kỳ để bảo đảm độ chính xác; cập nhật thường xuyên nhằm tránh tình trạng dữ liệu chậm trễ làm sai lệch bức tranh thực tế.

• Chuẩn hóa biểu mẫu và chỉ số:

Doanh nghiệp nên thống nhất cách ghi nhận và trình bày dữ liệu giữa các kỳ báo cáo.

Việc chuẩn hóa biểu mẫu và các chỉ số theo dõi giúp HR dễ dàng so sánh kết quả giữa tháng này với tháng trước hoặc giữa các phòng ban. 

• Ghi rõ nguồn ứng viên:

Nguồn của từng ứng viên cần được phân loại rõ ràng, chẳng hạn referral, career website, mạng xã hội hay nền tảng tuyển dụng.

Thông tin này là cơ sở để đánh giá tỷ lệ thành công và hiệu quả của từng kênh thay vì chỉ nhìn vào tổng số CV.

• So sánh với kế hoạch tuyển dụng:

Số liệu thực tế cần được đặt cạnh chỉ tiêu ban đầu để xác định mức độ hoàn thành.

Nếu chỉ báo cáo “đã tuyển 10 người” mà không cho biết kế hoạch cần tuyển bao nhiêu thì nhà quản lý khó đánh giá kết quả đó đang đạt hay chưa đạt yêu cầu.

• Kết hợp số liệu với phân tích:

Báo cáo không nên chỉ chứa các con số riêng lẻ. HR cần phân tích dữ liệu để người đọc hiểu được ý nghĩa đằng sau kết quả.

Ví dụ, số hồ sơ nhiều nhưng tỷ lệ phỏng vấn thấp có thể cho thấy nguồn ứng viên chưa phù hợp. Thời gian tuyển kéo dài ở một số vị trí cũng cần được nhận diện rõ để tiếp tục xem xét nguyên nhân.

• Trình bày báo cáo trực quan, dễ theo dõi:

Với lượng dữ liệu lớn, bảng biểu và biểu đồ giúp người đọc nhanh chóng nhận diện kết quả và xu hướng.

Báo cáo nên có tiêu đề, phạm vi thời gian và các chỉ số được sắp xếp rõ ràng. Lạc Việt cũng đề cập việc sử dụng bảng, PivotTable, Conditional Formatting và biểu đồ để hỗ trợ phân tích, trực quan hóa dữ liệu nhân sự.

Kết luận

Như vậy, Báo cáo tuyển dụng nhân sự là công cụ giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích các dữ liệu quan trọng như nhu cầu tuyển dụng, nguồn ứng viên, tỷ lệ chuyển đổi, thời gian, chi phí và kết quả tuyển người. Khi được lập định kỳ, báo cáo giúp HR theo dõi tiến độ, đối chiếu kết quả với kế hoạch và cung cấp dữ liệu để nhà quản lý đưa ra quyết định phù hợp.