BSC là gì? Lợi ích và cách xây dựng mô hình Balanced Scorecard

Mô hình BSC là mô hình thường được các doanh nghiệp sử dụng để quản lý chiến lược của tổ chức dựa trên những khía cạnh chính của doanh nghiệp.

Vậy những khía cạnh đó là gì và cần phải thực hiện theo trình tự các bước như thế nào để thiết lập hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC. Cùng PMS tìm hiểu chi tiết hơn về mô hình này thông qua bài viết dưới đây.

Nguồn gốc thẻ điểm cân bằng BSC (Balanced Scorecard)

Trước đây, các công ty thường chỉ sử dụng khía cạnh tài chính ngắn hạn làm thước đo cho sự thành công của doanh nghiệp. Điều đó dẫn đến các doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi dự đoán tình hình hoạt động trong tương lai của mình. Về lâu dài, rủi ro rơi vào tình trạng mất kiểm soát, thua lỗ, phá sản là rất cao.

Nhận thấy những điều bất cập như trên thì vào năm 1990, phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC đã được hai vị tiến sĩ Robert Kaplan và David Norton phát triển, kể từ khi ra đời cho đến nay thì phương pháp này đã được xem là một khuôn khổ trong việc đo lường hiệu quả hoạt động của tổ chức với đa dạng các khía cạnh khác như khách hàng, quy trình nội bộ, học tập và phát triển chứ không còn chỉ dựa vào đơn thuần yếu tố tài chính.

BSC là gì?

Mô hình BSC (Balanced scorecard) được tạm dịch theo tiếng việt là “Thẻ điểm cân bằng”. Đây được xem là mô hình quản trị chiến lược thuộc cấp độ cơ bản nhất, mục đích mà mô hình này hướng tới là vạch rõ những định hướng phát triển trong tương lai mà doanh nghiệp mong muốn hướng đến dựa trên các khía cạnh quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng có bao gồm: khách hàng, tài chính, quy trình nội bộ, học tập và phát triển.

4 khía cạnh thuộc cấu trúc của Balanced Scorecard

Khách hàng

Để một doanh nghiệp đạt được sự thành công lâu dài, sản phẩm/dịch vụ của tổ chức phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng, duy trì đồng đều chất lượng cũng như thường xuyên nâng cấp qua đó tạo một lực lượng khách hàng trung thành cho doanh nghiệp, nhờ đó góp phần giúp doanh nghiệp thu được doanh thu và lợi nhuận cao.

Khi xem xét Balanced scorecard thuộc về khía cạnh khách hàng, những câu hỏi được đặt ra là: Khách hàng đang cảm nhận về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, quy trình cskh của công ty như thế nào? Trả lời được câu hỏi này, doanh nghiệp sẽ biết cách thiết lập mục tiêu phát triển sản phẩm/dịch vụ và thực hiện những giải pháp giúp nâng cao sự hài lòng cho khách hàng.

Những câu hỏi mà doanh nghiệp có thể vận dụng để hoàn thiện việc đánh giá thẻ điểm cân bằng BSC bao gồm:

• Bạn đã tiếp cận chính xác khách hàng mục tiêu chưa?
• Cảm nhận của họ như thế nào về sản phẩm/dịch vụ mà công ty bạn cung cấp?
• Sự so sánh sản phẩm/dịch vụ của bạn với đối thủ cạnh tranh dưới góc nhìn của khách hàng như thế nào?
• Trong quá trình tiến hành khảo sát với khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, bao nhiêu % phản hồi mang tính tích cực, bao nhiêu % tiêu cực? Lý do cho sự tiêu cực đó là gì?

Tài chính

Thước đo thuộc về khía cạnh tài chính bao gồm những yếu tố như chi phí cố định, khấu hao, lợi tức, lợi nhuận, tốc độ tăng trưởng về mặt doanh thu,… Chúng được xem là sự xác nhận muộn cho hiệu quả của hoạt động, bởi thông thường khi sản phẩm được đưa ra thị trường phải cần một khoảng thời gian tính bằng tháng để lập báo cáo tài chính, lúc đó thì các yếu tố thuộc về tài chính mới được thể hiện một cách rõ ràng và chính xác.

Ngày nay trong thời kỳ hiện đại hóa, tài chính không còn là thước đo duy nhất giống như trước đây nữa mà chúng chỉ thể hiện được một phần trong bức tranh tổng thể về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Đã có những trường hợp, doanh nghiệp thu về được rất nhiều tiền từ hoạt động kinh doanh nhưng vẫn tồn tại những rủi ro tiềm ẩn qua thời gian khiến cho doanh nghiệp suy yếu dẫn đến phá sản.

Do đó, bên cạnh tài chính, doanh nghiệp vẫn phải quan tâm đến những khía cạnh còn lại của BSC để có thể định hướng dài hạn cho hoạt động kinh doanh của mình.

Quy trình nội bộ

Trong Balanced Scorecard khía cạnh quy trình nội bộ có vai trò nhằm đánh giá mức độ hoàn thiện công việc theo mục tiêu đã đề ra, qua đó tìm ra những Điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp được đánh giá thông qua mô hình SWOT để giúp ban lãnh đạo kịp thời tìm ra những phương án tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp.

Những yếu tố thuộc về quy trình nội bộ bao gồm:

• Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp như thế nào?
• Thời gian mà doanh nghiệp cần để sản xuất sản phẩm/dịch vụ.
• Quy trình làm việc tại từng phòng/ban của doanh nghiệp.
• Mức độ hài lòng và trung thành của người lao động đối với tổ chức.

Học tập và phát triển

Môi trường vĩ mô tác động đến doanh nghiệp luôn thay đổi liên tục mà doanh nghiệp không thể kiểm soát, do đó doanh nghiệp phải thường xuyên có sự học hỏi từ những doanh nghiệp đã thành công, tìm hiểu phương pháp hoạt động, chiến lược kinh doanh của họ và tìm hiểu xem bạn có thể áp dụng được những phương pháp của họ để cải tiến quy trình hoạt động, quản trị cho tổ chức, góp phần giúp doanh nghiệp bạn phát triển vững mạnh.

Đây là khía cạnh không thể dùng các con số chính xác để đo lường, thành công của nó sẽ dựa vào kết quả của 3 khía cạnh khách hàng, tài chính, quy trình nội bộ sau quá trình nâng cấp, cải tiến theo những gì đã được học hỏi từ bên ngoài.

Lợi ích của mô hình BSC cho doanh nghiệp

Thiết lập kế hoạch chiến lược tốt hơn

BSC sẽ cung cấp cho nhà quản trị một bộ khung thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa những yếu tố mục tiêu với nhau, tức là kết quả hoạt động để đạt được mục tiêu hay động lực để thực hiện mục tiêu sẽ là hiệu suất trong tương lai qua đó tạo ra một bức tranh toàn cảnh cho chiến lược đó.

Cải thiện hiệu suất báo cáo

BSC cũng có thể được sử dụng để làm đề cương cho báo cáo tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Qua đó giúp cho việc báo cáo trở nên gọn gàng và đơn giản hơn.

Liên kết các dự án trong doanh nghiệp

Khi đã thiết lập bộ khung Balanced Scorecard, toàn bộ kế hoạch dự án nhỏ lẻ đều có cơ sở chiến lược và nền móng để thuận tiện trong việc thiết lập dự án. Nhờ đó, mô hình BSC giúp đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều đi đúng hướng, không để dự án nào bị bỏ lại ở phía sau.

Cải thiện truyền thông cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp đã thiết lập một bức tranh chiến lược hoàn chỉnh thông qua mô hình quản trị hiệu quả BSC, nhà quản trị sẽ dễ dàng hơn trong việc triển khai những kế hoạch truyền thông doanh nghiệp, bao gồm cả truyền thông nội bộ và bên ngoài.

Không những giúp đối tác và nhân viên trong tổ chức nắm bắt một cách rõ ràng cụ thể về nội dung chiến lược, mô hình BSC còn giúp tạo ra sự ấn tượng cho nét văn hóa doanh nghiệp mà tổ chức đang muốn được công chúng nhìn nhận.

Các bước thiết lập mô hình Balanced Scorecard

Bước 1: Đánh giá tính chính xác của dữ liệu

Thực tế, doanh nghiệp nên đưa ra giới hạn số lượng chiến lược để tránh nguy cơ xao nhãng sự tập trung vào những chiến lược cốt lõi (Chỉ nên khoảng từ 10-15 chiến lược cho toàn bộ 4 thước đo của BSC).

Trước khi tổ chức cuộc họp phổ biến chiến lược cho các thành viên, cần hoạch định trước những câu hỏi bao gồm xác thực tình hiện tại, phân tích nguyên nhân và đưa ra phương án giải quyết.

Cuối cùng ban lãnh đạo sẽ đưa ra những quyết định để giám định chiến lược và thường xuyên giám sát những hoạt động để có những điều chỉnh hợp lý khi cần.

Bước 2: Đo lường và đánh giá mục tiêu

Để gia tăng hiệu quả đánh giá, nên sử dụng những ký hiệu hoặc màu sắc để đánh dấu. Chẳng hạn như:

• Màu đỏ: Yếu tố mục tiêu đang có dấu hiệu đi lệch hướng, cần có những sự trợ giúp hoặc bổ sung thêm tài nguyên, nguồn lực để đưa mọi thứ trở lại như định hướng ban đầu.
• Màu cam: Yếu tố mục tiêu đang đi đúng hướng, có phát sinh một chút sự cố, trở ngại, nhưng có thể tự xử lý được.
• Màu xanh lá: Mọi thứ trong yếu tố mục tiêu đều đang đi đúng hướng.

Để phân loại những yếu tố mục tiêu một cách khách quan và chính xác nhất, doanh nghiệp nên thành lập một hội đồng đánh giá chuyên sâu về từng mục tiêu chiến lược đang được thực hiện. Cần phải đảm bảo mục tiêu được thiết lập đáp ứng đầy đủ 5 nguyên tắc SMART.

Bước 3: Sử dụng chỉ số KPI để đánh giá hiệu quả định kỳ

Phương pháp đánh giá theo KPI được xem là công cụ đánh giá hiệu suất công việc vô cùng hiệu quả. Để việc ứng dụng mô hình BSC trong một chiến dịch đạt được hiệu quả cao nhất, nên kết hợp thêm cả KPI vào thẻ điểm cân bằng, tùy vào mục tiêu mà nhà quản trị đề ra mà mỗi doanh nghiệp sẽ đặt ra chỉ số KPI khác nhau.

Bước 4: Kết nối những mục tiêu lại với nhau

Mô hình BSI sẽ được dùng để đo lường hiệu quả chiến lược của doanh nghiệp. Kết hợp chiến lược với mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp và thiết lập mối liên kết những mục tiêu lại với nhau để thể hiện rõ ràng quy luật nguyên nhân – kết quả. Từ đó, nhà quản trị sẽ thấy được kết quả đo lường một cách chính xác nhất.

Bước 5: Vẽ bản đồ chiến lược (Strategy map)

Bước cuối cùng trong Balanced Scorecard, để cụ thể hóa chiến lược và mục tiêu một cách trực quan dưới dạng bản đồ, cần thiết lập như sau:

• Đặt mục tiêu và chiến lược chính của doanh nghiệp nằm ở vị trí trung tâm bản đồ chiến lược.
• Đặt 4 khía cạnh trong cấu trúc của mô hình BSC vào bốn cạnh vuông xung quanh vị trí chiến lược trung tâm.
• Trong mỗi khía cạnh đã được thể hiện dưới dạng hình vuông bao phủ các cạnh của vị trí chiến lược trung tâm, hãy xác định từng mục tiêu nhỏ cho từng khía cạnh cũng như đề ra chỉ tiêu, kế hoạch thực hiện và kết quả phải đạt.
• Kết nối mỗi khía cạnh dưới dạng mũi tên để chỉ ra rằng tất cả chúng đều có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để có thể hoàn thành chiến lược và mục tiêu trọng tâm của doanh nghiệp.

Thực chất việc thiết lập mô hình Balanced Scorecard có thể khá phức tạp cũng như mất nhiều thời gian để thực hiện, do đó các doanh nghiệp đang có xu hướng tìm kiếm sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn để họ cùng phối hợp với tổ chức trong việc thiết lập bài bản mô hình BSC.

Thấu hiểu được nhu cầu đó, Công Ty TNHH Tư Vấn Và Đào Tạo PMS đã cho ra mắt dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPI theo định dạng BSC, với sự hỗ trợ của đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp, họ sẽ cùng phối hợp với doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC một cách khoa học, bám sát mục tiêu, chiến lược mà từng doanh nghiệp mong muốn hướng đến.