Offboarding là gì? Hướng dẫn 6 bước Offboarding chuyên nghiệp

Trong bối cảnh nhân viên nghỉ việc ngày càng phổ biến, liệu doanh nghiệp của bạn đã có một quy trình nghỉ việc đủ chuyên nghiệp đảm bảo sự chuyển giao mượt mà chưa? Người trong nghề nhân sự hay gọi đó là Offboarding.

Offboarding không chỉ là thủ tục, nó còn phản ánh văn hóa doanh nghiệp, bảo vệ tài sản và danh tiếng của bạn. Làm sao để xây dựng một quy trình offboarding đúng chuẩn, hiệu quả? Qua bài viết này, PMS sẽ giúp bạn giải đáp!

Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình chấm dứt hợp đồng lao động giữa nhân viên chuẩn bị nghỉ việc với doanh nghiệp. Quá trình Offboarding được bắt đầu từ khi nhân viên nộp đơn nghỉ việc cho đến và kết thúc vào ngày nhân viên chính thức rời khỏi doanh nghiệp.

Mục đích của Offboarding nhằm đảm bảo quá trình bàn giao công việc cho người ở lại hoặc nhân viên mới thế chỗ sẽ diễn ra suôn sẻ. Đồng thời giải quyết những vấn đề còn tồn đọng và đảm bảo nhân viên vẫn giữ ấn tượng tích cực về doanh nghiệp kể cả khi chuẩn bị và chính thức rời đi.

Tại sao Offboarding lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Offboarding không đơn giản là một quy trình để nhân viên rời khỏi công ty. Khi được thực hiện một cách hiệu quả, nó trở thành cầu nối để doanh nghiệp giữ được mối quan hệ tích cực với nhân viên cũ. Sau đây là những lý do khiến offboarding trong nhân sự trở thành yếu tố không thể bỏ qua:

Bảo vệ và củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng

Thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) là cách doanh nghiệp được nhìn nhận từ nhân viên hiện tại, nhân viên cũ, ứng viên tiềm năng và cả cộng đồng. Nó bao gồm chế độ đãi ngộ, mức lương, những trải nghiệm và giá trị mà tổ chức mang lại.

Một employer branding mạnh giúp thu hút và giữ chân người giỏi, xây dựng hình ảnh tích cực trên thị trường lao động. Thế nhưng rất ít doanh nghiệp nhận ra rằng, quy trình offboarding chính là cơ hội cuối cùng để củng cố điều này.

Một trải nghiệm offboarding tốt sẽ:

• Để lại ấn tượng tích cực cho nhân viên cũ. Dễ biến họ thành những người ủng hộ thương hiệu, sẵn sàng giới thiệu đồng nghiệp tiềm năng.
• Tạo hiệu ứng viral khi họ chia sẻ trải nghiệm làm việc ở công ty trên mạng xã hội.

Theo khảo sát của Aptitude Research năm 2022, 82% doanh nghiệp tại Mỹ dựa vào giới thiệu từ nhân viên cũ để tuyển dụng. Cho thấy, một quy trình offboarding suôn sẻ giúp doanh nghiệp giữ hình ảnh tích cực, lớn hơn sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả tuyển dụng trong tương lai.

-> Chốt lại: Off boarding không phải là thủ tục thôi. Đó là lời khẳng định rằng doanh nghiệp thực sự quan tâm đến con người. Ngay cả khi họ không còn là nhân viên nữa.

Phát hiện và cải thiện các điểm yếu trong tổ chức

Khi nhân viên rời đi, đây là cơ hội hiếm có để họ chia sẻ những trải nghiệm trung thực nhất. Đó có thể là từ những điểm tích cực đến hạn chế trong quá trình làm việc. Những phản hồi này có thể trở thành “kim chỉ nam” để cải thiện doanh nghiệp:

• Cởi mở về sự thật: Một quy trình phỏng vấn thôi việc có thể giúp doanh nghiệp hiểu gốc gác lý do khiến nhân viên rời đi. Đã làm HR, chúng ta cần biến những phản hồi này thành động lực để thay đổi và phát triển.
• Xây dựng văn hóa học hỏi: Đừng xem offboarding chỉ là một bước thủ tục không thôi. Nghĩ outside of the box, biến nó thành cơ hội để hoàn thiện đi. Những câu chuyện về xung đột, bất cập, hoặc thiếu hụt nguồn lực từ nhân viên rời đi là bài học quý giá cho tổ chức.

Nhiều doanh nghiệp coi quy trình offboarding mang tính hình thức. Quy trình nghỉ việc cần được thực hiện với tâm thế cải thiện và phát triển bền vững.

Mở ra cơ hội cho “Boomerang Employees”

Những nhân viên rời đi không phải cứ lúc nào cũng là ra đi mãi mãi. Nếu doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp qua off boarding. Bất ngờ là họ có thể trở lại trong tương lai với vai trò mới, đem lại giá trị cao hơn:

• “Boomerang Employees” là ai? Một thuật ngữ chỉ những nhân viên từng rời khỏi tổ chức nhưng quay lại làm việc sau một thời gian. Với thị trường lao động cạnh tranh như hiện tại, thì việc tái tuyển dụng nhân sự cũ đang trở thành xu hướng phổ biến.
• Lợi ích cho doanh nghiệp: Vì họ đã quen với văn hóa tổ chức. Họ đã nắm rõ công việc và hòa nhập nhanh hơn. Việc đón nhận lại họ sẽ tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro trong tuyển dụng.

Quy trình xây dựng Offboarding chuyên nghiệp

Bước 1: Xử lý yêu cầu nghỉ việc

Sau khi tiếp nhận đơn xin nghỉ việc từ nhân viên, bộ phận nhân sự cần bắt đầu lập ngay hồ sơ chấm dứt hợp đồng gửi đến họ.

Sau đó, bộ phận nhân sự bắt đầu lên lịch phỏng vấn thôi việc cũng như thông báo đến các nhân viên còn lại để tránh những tin đồn gây hại đến uy tín của doanh nghiệp, nhất là khi vị trí nghỉ việc là những vị trí cấp cao hoặc có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị thủ tục, giấy tờ liên quan

Đến bước này, nhân viên sẽ phải ký những cam kết bảo mật thông tin nội bộ của công ty từ quy trình tạo ra sản phẩm, chiến lược kinh doanh, data khách hàng, tài khoản nội bộ và một số thông tin nội bộ khác được quy định trong hợp đồng.

Về phía doanh nghiệp, cần đảm bảo họ đã thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ liên quan đến lương thưởng, bảo hiểm và thuế,… đối với nhân viên, tránh những tranh chấp hợp đồng không đáng có dẫn đến sức mẻ mối quan hệ và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Quản lý trực tiếp cũng sẽ làm việc cùng bộ phận nhân sự để giúp nhân viên hoàn thành các giấy tờ liên quan như thuế, bảo hiểm xã hội,…

Bước 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc

Những công việc cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

Xác định nhân sự sẽ tiếp quản công việc của mình sau khi mình ra đi. Nhân sự nhận công việc bàn giao có thể là nhân viên thử việc được chọn từ trước để thay thế vị trí của bạn hoặc từ những nhân sự có sẵn có trình độ chuyên môn tương đương với vị trí bạn làm.

Sau khi xác định chính xác người nhận bàn giao là ai, cần lên kế hoạch đào tạo nghiệp vụ cho họ về những công việc cần thiết và quy trình làm việc cụ thể nhằm giúp người nhận bàn giao không bị bối rối khi tiếp quản công việc sau khi bạn chính thức nghỉ việc.

Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn, hướng dẫn công việc, cần phải sắp xếp cẩn thận các tài liệu cần thiết cho công việc và hướng dẫn nhân viên mới nắm bắt các thông tin trong tài liệu để thuận lợi cho quá trình làm việc.

Bước 4: Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview)

Phỏng vấn thôi việc sẽ được tiến hành trong trường hợp nhân viên là người chủ động xin nghỉ việc, ngoài việc tìm hiểu lý do sâu xa mà nhân viên xin nghỉ, Exit Interview còn giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập, điều chỉnh lộ trình quản lý nhân viên và phát triển chính sách nhân sự sao cho phù hợp.
• Tạo cơ sở để bộ phận nhân sự đề xuất với ban lãnh đạo cải thiện quy trình, môi trường làm việc trong tương lai.
• Giải quyết những khúc mắt, hiểu lầm giữa nhân viên và doanh nghiệp (Nếu có).
• Duy trì sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữa cả đôi bên dù không còn hợp tác làm việc cùng nhau.

Đối tượng tham gia phỏng vấn nên là các HR, trưởng phòng nhân sự, người quản lý của nhân viên hoặc ban lãnh đạo (Nếu cần).

Bước 5: Thu hồi quyền truy cập các tài khoản nội bộ

Tại bước này, bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật, IT để nhanh chóng thay đổi mật khẩu Email được cấp cho nhân viên trước đây, chặn mọi truy cập vào các trang nội bộ của công ty.

Quá trình thu hồi quyền truy cập cần được thực hiện sau khi công tác bàn giao công việc diễn ra hoàn tất. Việc trì hoãn bước này sẽ khiến công ty đối diện với rủi ro bị rò rỉ dữ liệu nội bộ.

Công việc cụ thể cần làm trong giai đoạn này là:

• Thay đổi mật khẩu cho bất kỳ mọi tài khoản mà nhân viên trước đây được quyền truy cập.
• Chuyển hướng email và cuộc gọi đến nhân viên mới được bàn giao công việc.
• Xóa thông tin nhân viên cũ khỏi những ứng dụng lịch của công ty.
• Xóa nhân viên ra khỏi các nhóm chat nội bộ. (Nhân viên cũ cũng có thể chủ động tự thực hiện thao tác này).
• Thông báo ngay cho các đối tác, khách hàng trước đây đã từng làm việc với nhân viên cũ về sự thay đổi người chịu trách nhiệm cho việc chăm sóc họ.

Bước 6: Kết thúc quy trình Offboarding

Sau khi hoàn thành tất cả những bước trên, nên tổ chức một bữa tiệc chia tay để lưu giữ những kỷ niệm đẹp cuối cùng cùng nhau. Trong bữa tiệc, hãy vinh danh những đóng góp của nhân viên, sau đó hãy gạt bỏ tất cả mọi yếu tố liên quan đến chức vụ, công việc và ăn chơi vui vẻ cùng nhau.

Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên tìm công việc mới nhanh chóng chủ động gửi thư giới thiệu đến các doanh nghiệp khác, qua đó vừa giúp công ty mới nhận thấy bạn là người tài, có khả năng hòa nhập nhanh với tổ chức lại vừa giúp nhân viên thêm phần tự hào vì đã từng làm việc ở công ty cũ.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình offboarding

Một quy trình offboard được xây dựng bài bản mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp như sau:

• Đảm bảo công việc liền mạch: Chuyển giao kiến thức, trách nhiệm và dữ liệu công việc rõ ràng, giảm thiểu xáo trộn. Duy trì hiệu suất làm việc của đội nhóm khi không bị đứt, liền mạch khi nhân viên cũ ra đi.
• Tăng cường tính cam kết của nhân viên: Nhân viên được offboarding bài bản sẽ thấy hài lòng, giảm nguy cơ có ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp sau khi đi. Đồng nghiệp ở lại thì thấy quy trình công bằng và chuyên nghiệp, tăng sự gắn bó với công ty.
• Bảo mật thông tin và giảm rủi ro pháp lý: Kịp thời thu hồi quyền truy cập tài khoản, tài sản số, đặc biệt là các dữ liệu quan trọng… Cong ty giảm được nguy cơ rò rỉ thông tin. Đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật pháp lý.
• Xây dựng uy tín thương hiệu: Vì công ty gửi đi thông điệp là doanh nghiệp quan tâm đến từng nhân viên, ngay cả khi họ rời đi. Củng cố được hình ảnh doanh nghiệp như một nơi làm việc chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

Offboarding và Onboarding: Sự khác biệt là gì?

Về bản chất, Onboarding và Offboarding hoàn toàn trái ngược nhau, nhưng đều ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên. Bảng phân biệt dưới đây sẽ cho bạn đọc thấy một số điểm khác biệt của hai quá trình này:

Với những thông tin về Offboarding mà chúng tôi chia sẻ trên đây, hy vọng rằng công ty sẽ có những buổi Offboarding thành công, để lại ấn tượng tốt với những nhân viên đã cống hiến lâu dài cho công ty.

Tuy trái ngược nhưng tương trợ với nhau

Dù mang bản chất đối lập, nhưng onboarding và offboarding đều đòi hỏi có chiến lược thực hiện:

• Onboarding: Là cánh cửa chào đón nhân viên hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp. Giúp nhân viên mới làm quen với công việc và tạo dựng mối quan hệ trong tổ chức… Onboard mang tính quyết định đến mức độ gắn bó và sự thành công ban đầu của nhân viên.
• Offboarding: Là bước tiễn nhân viên rời khỏi tổ chức tinh tế. Offboard đảm bảo chuyển giao công việc và tài sản chặt chẽ, để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên sau khi rời đi.

Cho dù về mặt bản chất mục tiêu trái ngược nhau, cả hai quy trình đều đóng vai trò quan trọng để định hình trải nghiệm nhân sự.

Rủi ro và cơ hội trong chu kỳ nhân sự

Cả onboard và offboard đều tiềm ẩn những thách thức doanh nghiệp cần vượt qua:

• Onboarding: Nhân viên mới thường mang tâm lý hồi hộp và kỳ vọng. Một quy trình onboarding sơ sài sẽ làm họ thấy lạc lõng, thiếu cảm giác an toàn vì không được hỗ trợ đủ để bắt đầu làm việc.
• Offboarding: Khi nhân sự rời đi, sự bất mãn có thể xuất hiện nếu họ cảm thấy không được tôn trọng hoặc không được quan tâm. Điều này, tạo ra nguy cơ rò rỉ thông tin, dễ dàng gây mất mát tài sản.

Cân bằng giữa Onboarding và Offboarding

Để tạo nên một chu kỳ nhân sự hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình bài bản chi tiết cho cả hai giai đoạn này.

• Tầm quan trọng của sự đồng nhất: Quy trình onboarding và offboarding không thể tách rời mà cần có sự liên kết. Cách doanh nghiệp chào đón nhân viên mới cũng quan trọng như cách họ chia tay nhân viên cũ.
• Chú trọng trải nghiệm nhân viên: Từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng, doanh nghiệp cần đặt trọng tâm vào việc tạo ra những trải nghiệm tích cực. Bởi, đây sẽ là yếu tố định hình cách nhân viên cảm nhận xấu hoặc tốt về doanh nghiệp.

Đừng xem Offboarding chỉ là quá nghỉ việc của nhân sự. Hãy coi nó như cơ hội để doanh nghiệp bảo vệ thương hiệu tuyển dụng, nâng cao trải nghiệm nhân sự, xa hơn là duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên cũ. Từ bàn giao công việc đến thu hồi thông tin, một quy trình offboarding chuyên nghiệp khiến tổ chức vận hành mượt mà và tránh những rủi ro tiềm ẩn. PMS tin rằng, cho dù là onboarding hay offboarding, cả hai đều là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.