Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc, cách xây dựng và mẫu mới nhất

Với các nhà quản trị nhân sự lâu năm chắc chắn sẽ biết đến thuật ngữ định biên nhân sự. Nhưng nếu bạn là một nhà quản lý mới, chưa hiểu rõ về công việc này và đang không hình dung được các bước để thực hiện một quy trình định biên nhân sự như thế nào? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc đó.

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình đưa ra quyết định về số lượng và chất lượng nhân viên trong công ty. Đảm bảo sự hoạt động hiệu quả trong tổ chức, từ đó có chiến lược điều tiết nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu kinh doanh, đáp ứng nhu cầu công việc trong thời gian tới. Đây là công việc cần có sự phối hợp giữa 2 phòng ban nhân sự và kế toán.

Tầm quan trọng

Là quá trình quan trọng trong hoạt động tổ chức doanh nghiệp. Bởi khi doanh nghiệp sở hữu cách tính định biên nhân sự hợp lý sẽ mang lại các lợi ích như:

• Xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức, tạo ra môi trường làm việc tích cực và động lực cao cho nhân viên.
• Tối ưu hóa tài nguyên, tránh tình trạng tuyển dụng thừa, giảm thiểu chi phí về tuyển dụng và đào tạo không cần thiết.
• Chủ động trong việc tuyển dụng mà đào tạo nguồn nhân viên mới, đảm bảo đội ngũ nhân lực được trang bị đầy đủ năng lực và kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả.
• Đáp ứng các tình huống thay đổi của tổ chức, đảm bảo tổ chức có đủ nhân sự phù hợp với chiến lược và mục tiêu phát triển.
• Đa dạng hóa phương pháp định biên nhân sự, giúp tăng năng suất lao động và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tổ chức.
• Tạo điều kiện xây dựng các chiến lược ngắn hạn và dài hạn khi xác định được tính thời sự của số lượng và chất lượng nhân viên.

Điều kiện

Hướng dẫn tính định biên nhân sự cho các các bộ phận, phòng ban bên trong tổ chức là môt công việc quan trọng và đa dạng, cần được được đáp ứng các điều kiện sau:

Đối với doanh nghiệp:

• Có định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển trong tương lai.
• Sự cam kết và tham gia hỗ trợ nhiệt từ các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao.

Đối với các bộ phận, phòng ban.

• Định hình quy mô đội ngũ nhân lực, các chức vụ và quyền hạn trong doanh nghiệp.
• Xác định tần suất công việc đang thực hiện, yêu cầu kỹ năng và năng lực cần thiết.
• Xây dựng mục tiêu và mong muốn, từ đó xác định nhu cầu nhân lực để thực hiện công việc theo mục tiêu đề ra.

Nguyên tắc để tính định biên nhân sự

Tỷ lệ tương quan

Định mức lao động

Tần suất và thời lượng

Ví dụ: Doanh thu tăng 30% thì số lượng giao dịch của kế toán từ 7000 (chứng từ/ giao dịch) thành 10,000 (chứng từ/ giao dịch). Xảy ra 2 tình huống:

Việc vay vốn, làm thủ tục, thanh toán tăng thêm khoảng 20 ngày làm việc, áng chừng công việc tăng thêm 40% sẽ tương đương với 7 người (5 x 140%).

Tuy nhiên, 5 người với năng suất tăng 15% sẽ tương đương 5.75 người, do vậy tỉ lệ tăng thực tế là 7 người / 5.75 người = 122%, tức là 5 người x 122% = 6,2 người. Phòng kế toán chỉ cần 6 người nếu năng suất / đầu người cao hơn một chút (làm ngoài giờ) hoặc xem xét hệ thống phần mềm đưa vào sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc.

Vì vậy, ta có công thức định biên nhân sự: số lượng nhân sự = (khối lượng mới/ năng suất lao động cũ) x (% tăng năng suất).

Các bước để xây dựng định biên nhân sự

Bước 1: Dự đoán nhu cầu nhân lực

Công việc đầu tiên đòi hỏi bạn phải xác định được mục tiêu và chiến lược của tổ chức trong ngắn ngạn, qua đó xác định được nhu cầu nhân lực cần thiết để tuyển dụng và bổ một cách chính xác và hợp lý nhất.

Dưới đây là những thông tin mà bạn cần làm rõ:

• Thời điểm doanh nghiệp cần nguồn lực nhân sự dồi dào để đáp ứng nhu cầu công việc.
• Quy mô, số lượng cần tuyển dụng.
• Những yêu cầu về trình độ, kỹ năng mà nhân sự cần được trang bị để có thể hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 2: Phân tích thực trạng nhân lực

Phân tích chất lượng nguồn nhân sự là công việc thiết yếu mà bạn cần phải thực hiện để định biên. Công việc này cho phép bạn đánh giá tình hình nguồn lực hiện tại có thể đáp ứng được các công việc của doanh nghiệp hay không. Để việc phân tích được thực hiện kỹ lưỡng, bạn nên thực hiện dựa trên 2 yếu tố về hệ thống và quy trình.

Yếu tố hệ thống:

• Quy mô số lượng, cơ cấu tổ chức, trình độ làm việc, năng lực chuyên môn và cả các phẩm chất cá nhân trong hệ thống tổ chức.
• Các chức vụ, quyền hạn, nghĩa vụ và mối tương quan của các công việc với nhau.
• Các chính sách về quản lý nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, kỷ luật và khen thưởng.

Yếu tố quy trình

• Công việc có mang lại động lực cho nhân viên.
• Sự hợp tác của nhân viên đối với công việc.
• Văn hóa công ty và môi trường làm việc.
• Sự rõ ràng của các mục tiêu chiến lược đề ra.
• Sự linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh.
• Phương pháp nâng cao hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Bước 3: Ra quyết định tăng hay giảm nhân lực

Sau khi xác định được thực trạng nguồn lực doanh nghiệp, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể về số lượng và chất lượng của từng bộ phận, biết được tình hình thiếu hụt hay dư thừa. Qua đó đưa ra quyết định khắc phục bằng việc tăng giảm nhân sự sao cho phù hợp nhất.

Ví dụ: Nếu phòng ban kinh doanh của công ty đang có số lượng là 40 người, nhưng trong giai đoạn kinh tế khó khăn sau đại dịch, nhu cầu giảm dẫn đến khối lượng công việc cần xử lý cũng giảm theo. Qua định biên nhân sự, phòng ban chức năng có nhiệm vụ tiến hành cắt giảm nhân sự để cân bằng khối lượng và không gây tình trạng lãng phí công việc.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch thực hiện

Khi các bước trên được hoàn thành, doanh nghiệp sẽ có phương pháp định biên nhân sự phù hợp. Một kế hoạch được chuẩn bị bài bản sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tối đa hóa năng suất công việc. Vì vậy, các thông tin bạn cần chuẩn bị như:

• Lên kế hoạch và quy trình tuyển dụng nhân sự.
• Lên kế hoạch tái cấu trúc và sắp xếp lại số lượng vị trí nhân sự nội bộ trong các phòng ban.
• Lên kế hoạch và liệt kê danh sách nhân sự không đủ trình độ, năng lực chuyên môn kém, thái độ yếu và không tạo ra giá trị cho tổ chức.

Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện

Công việc đánh giá nhằm mục đích phát hiện những sai sót trong cách làm định biên nhân sự. Qua đó hỗ trợ bạn tìm ra nguyên nhân và có những biện pháp xử lý kịp thời, tránh tình trạng sai lầm lặp lại các lần sau.

Một số điểm cần lưu ý trong quá trình đánh giá như:

• Nguyên nhân hình thành sự sai sót.
• Các yếu tố hình thành không mong muốn .
• Các điều chỉnh khi thay đổi mục tiêu, chiến lược.
• Danh sách các ứng viên tiềm năng để bổ sung vào đội ngũ nhân sự khi cần thiết

Mẫu định biên nhân sự mới nhất

PMS sẽ cung cấp cho bạn một số biểu mẫu định biên nhân sự để các bạn có thể tham khảo và hình dung sơ bộ về những dữ liệu cơ bản.

Mẫu định biên nhân sự số 1: tải tại đây

Mẫu định biên nhân sự số 2: tải tại đây

Những lưu ý khi tính định biên nhân sự

Định biên nhân sự là quá trình cần thực hiện tỉ mỉ và chi tiết, để đáp ứng được tiêu chí này, bạn cần nắm vững các lưu ý này khi thực hiện định biên:

• Xác định chính xác các số liệu cụ thể như KPIs cá nhân, doanh thu và các chi phí phát sinh… những kết quả cần được tính toán dựa trên những số liệu thực tế và minh bạch.
• Định biên không phải là một công việc độc lập nhưng có sự tác động của nhiều yếu tố liên quan, ví dụ như: con người, tình hình kinh tế, chiến lược kinh doanh nội bộ, chính sách nhân sự. Các chính sách này cần được xem xét để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả khi thực hiện.
• Thường xuyên thực hiện quá trình đánh giá để có những điều chỉnh kịp thời. Nhằm đáp ứng được các mong đợi của doanh nghiệp một cách liên tục và thời sự.

Mong rằng bài viết đã giúp bạn trả lời cho câu hỏi định biên nhân sự là gì? Cùng với đó là các thông tin liên quan đến lĩnh vực này. Hãy vận dụng các thông tin giá trị và hữu ích để tự xây dựng một quy trình định biên hiệu quả vào chính doanh nghiệp của bạn nhé!

Để biết cách định biên nhân sự hiệu quả, phù hợp các bạn có thể tham khảo ngay khóa học định biên nhân sự tại Học Viện PMS. Nhanh tay đăng ký ngay để có cơ hội tham gia học miễn phí của chúng tôi!