Hoạch định nguồn nhân lực là gì? Vai trò, Quy trình & Ví dụ

Để đạt được mục tiêu tuyển dụng hiệu quả, chọn được người phù hợp, đúng vị trí và vào đúng thời điểm. Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc nghiên cứu và lập kế hoạch nguồn nhân lực. Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề này, hãy cùng Học Viện PMS tìm hiểu hoạch định nguồn nhân lực là gì? Tầm quan trọng của việc hoạch định và các bước thực hiện cụ thể.

Hoạch định nguồn nhân lực là gì

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực là một cách hệ thống các nhu cầu về nguồn nhân lực, nhằm lên kế hoạch chặt chẽ để đảm bảo đạt được mục tiêu “đúng người, đúng việc, đúng lúc“.

Điều này đồng nghĩa với việc trả lời một loạt các câu hỏi quan trọng sau:

Nhân viên mà Doanh nghiệp đang cần?
Khi nào Doanh nghiệp sẽ cần họ?
Những kỹ năng cụ thể mà họ cần phải có?
Những nhân viên đó có thích hợp với Doanh nghiệp không?
Doanh nghiệp sẽ tuyển họ từ bên ngoài hay lựa chọn các nhân viên hiện có?

Cụ thể hơn, quá trình hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp xác định xem họ đã có những nhân viên phù hợp chưa, đồng thời kiểm tra xem những người này đã đáp ứng đầy đủ kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay chưa.

Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Mặc dù nhiều người có quan điểm rằng đây chỉ là việc đưa ra các con số cứng nhắc và áp đặt, nhưng thực tế là các kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn thường được điều chỉnh linh hoạt thông qua các kế hoạch ngắn hạn, điều này giúp phản ánh chính xác tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

2. Vai trò của hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng đối với hiệu suất tổ chức và ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của doanh nghiệp. Việc thiếu sót trong quá trình hoạch định có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến mục tiêu chung của tổ chức. Các vai trò cụ thể bao gồm:

Điều chỉnh nhu cầu nhân sự: HRP giúp doanh nghiệp hiểu rõ và xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Điều này cung cấp cơ hội để phát triển chiến lược hấp dẫn nhân sự, giữ chân những nhân viên xuất sắc và thu hút nhân tài mới.
Quản lý ngân sách nguồn nhân lực: Giúp doanh nghiệp dự tính ngân sách cần thiết cho việc cơ cấu lại nguồn nhân lực, từ đó theo dõi hiệu suất kinh tế của các chính sách và thực hiện điều chỉnh phù hợp.
Tạo gắn kết và hiểu biết chung: Góp phần xây dựng mối quan hệ gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân sự. Nhân viên thông qua quá trình này hiểu rõ chính sách nhân lực và mục tiêu tương lai của công ty, trong khi doanh nghiệp có cơ hội chủ động hơn trong sử dụng nhân sự cho các mục tiêu cụ thể.

3. Tại sao doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực?

Hoạch định nguồn nhân lực ảnh hưởng tới sự thành công của Doanh nghiệp

Khi thực hiện hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể nhận được các lợi ích sau:

Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của họ.
Đảm bảo rằng nhân lực được cung cấp đúng lúc, đúng số lượng và phù hợp với yêu cầu công việc để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Kết hợp các hoạt động liên quan đến nhân lực, nhằm nâng cao hiệu suất lao động.
Dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai và lập kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo đủ nguồn nhân lực cần thiết, giúp doanh nghiệp thực hiện để dặt những mục tiêu đã đề ra.

Ngoài ra, quá trình HRP cũng giúp doanh nghiệp xác định được những khoảng trống hiện tại trong nguồn lực để từ đó lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp trong tương lai.

4. Các bước hoạch định nguồn nhân lực

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại công ty được thực hiện qua 3 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân Lực

Để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực một cách chính xác, việc nắm rõ mục tiêu, hoạt động và quy mô sản xuất của doanh nghiệp trong tương lai, cụ thể đó là:

Mục tiêu mà Doanh nghiệp mong muốn đạt được?
Cần phải triển khai các hoạt động gì?
Sản xuất các sản phẩm / dịch vụ gì?
Sản xuất ở quy mô như thế nào?

Dựa trên thông tin này, nhu cầu nguồn nhân lực được xác định theo các yếu tố như số lượng nhân viên cho từng vị trí công việc, chất lượng (gồm kỹ năng và phẩm chất nhân viên) và thời điểm cần thiết.

Bước 2: Phân tích nhu cầu nguồn nhân lực

Bước này tập trung vào đánh giá ưu và nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại trong doanh nghiệp. Phân tích bao gồm các yếu tố sau:

Yếu tố về phân tích về mặt hệ thống nguồn nhân lực:

Các chính sách nguồn nhân lực như tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật,…
Cơ cấu tổ chức như trách nhiệm, quyền hạn, loại hình hoạt động và các mối quan hệ trong công việc.
Kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, năng lực và thái độ làm việc, số lượng, cơ cấu và các phẩm chất cá nhân.

Yếu tố về phân tích về việc khai thác nguồn nhân lực:

Văn hóa, môi trường làm việc của Doanh nghiệp
Mục tiêu mà Doanh nghiệp đề ra với nhân viên mang tính cụ thể, rõ ràng
Mức độ thỏa mãn của nhân viên đối với công việc
Phong cách quản lý
Các rào cản của Doanh nghiệp
Mức độ hấp dẫn của công việc với nhân viên
Quá trình cải tiến hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty

Bước 3: Quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Ở bước này, so sánh giữa nhu cầu và thực trạng nguồn nhân lực để xác định sự dư thừa hoặc thiếu hụt. Sau đó, các quyết định được đưa ra để khắc phục tình trạng này, có thể bao gồm cả việc tăng cường hoặc giảm thiểu nguồn nhân lực, tùy thuộc vào sự phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp.

5. Ví dụ về hoạch định nguồn nhân lực

Công ty A, một doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhận thấy nhu cầu mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm mới trong 2 năm tới. Để đáp ứng mục tiêu này, họ tiến hành hoạch định nguồn nhân lực như sau:

Phân tích nhu cầu hiện tại và tương lai: Ban lãnh đạo phân tích và xác định rằng họ cần thêm nhân viên phát triển phần mềm, nhóm hỗ trợ kỹ thuật và nhân viên bán hàng có hiểu biết về công nghệ.
Dự báo và lập kế hoạch tuyển dụng: Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, họ lập kế hoạch tuyển dụng cho 20 nhân viên phát triển phần mềm, 10 nhân viên hỗ trợ kỹ thuật và 15 nhân viên bán hàng trong vòng 1 năm.
Đào tạo và phát triển nhân sự: Để chuẩn bị cho việc phát triển sản phẩm mới, công ty cũng lên kế hoạch đào tạo nâng cao kỹ năng cho đội ngũ hiện tại, bao gồm các khóa học về công nghệ mới và kỹ năng quản lý dự án.
Chính sách phúc lợi và tiền lương: Công ty cũng xem xét lại chính sách tiền lương và phúc lợi để thu hút và giữ chân nhân tài, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin nơi mà sự cạnh tranh về nguồn nhân lực rất lớn.
Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch: Công ty thực hiện đánh giá định kỳ về quá trình tuyển dụng và hiệu quả của chương trình đào tạo và điều chỉnh kế hoạch nguồn nhân lực theo nhu cầu thực tế và mục tiêu kinh doanh.

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực tại công ty là một bước quan trọng trong việc xây dựng và duy trì sức mạnh của tổ chức. Việc hiểu rõ nhu cầu, thực trạng nguồn nhân lực và đưa ra quyết định đều đóng góp vào việc tạo ra một lực lượng lao động đáp ứng, hiệu quả và đổi mới. Đây không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là chìa khóa cho sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức trong thời đại đầy thách thức và biến động.