Khung năng lực là gì ? Các bước xây dựng khung năng lực hiệu quả nhất

Khung năng lực là gì ?

Khung năng lực là một công cụ quản lý nhân sự tổng hợp, bao gồm một bảng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm cần thiết để hoàn thành tốt công việc trong một lĩnh vực hoặc công ty cụ thể. Nó được sử dụng như một phương pháp đánh giá và quản lý năng lực của nhân viên trong công ty đối với yêu cầu của công việc.

Ngoài ra, khung năng lực còn được sử dụng để tuyển dụng, xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo và quản lý. Tổng quan lại, đây là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự giúp cho các doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động quản lý nhân sự.

Tại sao phải xây dựng khung năng lực ?

Xây dựng khung đánh giá năng lực là rất cần thiết vì nó giúp các doanh nghiệp và tổ chức có thể đánh giá và quản lý năng lực của nhân viên một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Các ưu điểm của việc xây dựng khung năng lực bao gồm:

• Đánh giá năng lực nhân viên: Giúp các doanh nghiệp đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhân viên, đồng thời xác định được điểm mạnh và điểm yếu của họ.
• Tối ưu hoá tuyển dụng: Giúp cho quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng và chính xác hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn năng lực cụ thể, giúp cho các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc được lựa chọn.
• Cải thiện chất lượng công việc: Giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và phát triển năng lực của nhân viên, từ đó giúp cải thiện chất lượng công việc.
• Tăng hiệu quả làm việc: Giúp nhà quản trị dễ dàng xác định được những người có kinh nghiệm, năng lực và kỹ năng phù hợp để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
• Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên: Giúp nhà quản trị đưa ra các kế hoạch phát triển và thăng tiến cho nhân viên, giúp họ phát triển kỹ năng và tiềm năng nghề nghiệp của mình.

Cấu trúc khung năng lực

Để thiết lập một nền tảng hiệu quả cho hoạt động quản lý nhân sự nói chung và năng cao năng lực lãnh đạo quản lý nhân viên nói riêng, mỗi vị trí nhân sự trong tổ chức sẽ có một cấu trúc mô hình năng lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và cố gắng phát triển thêm những năng lực còn thiếu để trở thành một nhà lãnh đạo. Một khung năng lực cơ bản bao gồm những yếu tố sau:

• Năng lực theo vai trò (Role specific competencies): Là các năng lực ứng dụng cho các vị trí công việc cụ thể trong tổ chức như năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược.
• Năng lực cốt lõi (Core competencies): Gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề…
• Năng lực chuyên môn (Technical competence): là các kiến thức, kỹ năng chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu trong việc hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn. VD: kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình
• Năng lực hành vi (Behavioral capacity): Là các năng lực cụ thể của cá nhân được định nghĩa dưới dạng hành vi nhằm đảm bảo khả năng ứng dụng và mức độ thuần thục.

Các bước xây dựng khung năng lực

Bước 1: Xác định mục đích

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Mục đích của việc xây dựng khung năng lực là gì? Ví dụ, mục đích có thể là để định hướng nhân viên về những năng lực cần thiết cho vị trí công việc, giúp doanh nghiệp đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên, đảm bảo rằng công ty có đủ nguồn nhân lực phù hợp để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.

Bước này yêu cầu sự thống nhất giữa các bên liên quan trong doanh nghiệp về mục đích và phạm vi của khung.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình, hệ thống quản lý nhân sự và tiêu chuẩn đánh giá công việc để đảm bảo tính thống nhất và nhất quán trong toàn bộ công ty. Đây là bước quan trọng giúp xác định những yêu cầu cần thiết và giúp khung năng lực được triển khai một cách hiệu quả hơn.

Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Bước này là quá trình tạo ra một danh sách các từ và cụm từ mô tả các năng lực cần thiết cho mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp.

Từ điển năng lực này sẽ định nghĩa các khái niệm và thuật ngữ được sử dụng trong khung năng lực, giúp cho các nhân viên có cùng hiểu biết và định nghĩa chung về các năng lực quan trọng.

Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước này là quá trình tạo ra một bảng mô tả các năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp. Khung năng lực này bao gồm các năng lực theo vai trò, năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực hành vi, cùng với các trọng số tương ứng cho từng năng lực.

Bước 5: Cải tiến khung năng lực

Sau khi triển khai khung năng lực, doanh nghiệp cần liên tục kiểm soát, đánh giá và cải tiến để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Điều này có thể đòi hỏi sự thay đổi hoặc bổ sung những chỉ tiêu năng lực mới cho khung năng lực hiện tại. Việc này giúp cho doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý nhân sự

Tác dụng của khung năng lực mang lại cho doanh nghiệp

• Định hướng phát triển nghề nghiệp và đào tạo nhân viên.
• Tăng tính minh bạch và công bằng trong quá trình đánh giá và xếp hạng năng lực của nhân viên.
• Định hướng chiến lược quản lý nhân sự và phát triển kế hoạch tuyển dụng, giữ chân nhân viên.
• Giúp tăng cường sự hiểu biết và hỗ trợ cho nhân viên phát triển năng lực của mình.
• Nâng cao chất lượng công việc và hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức.

Mẫu ví dụ khung năng lực dành cho bạn tham khảo

Tùy theo từng vị trí công việc và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà sẽ có khung đánh giá năng lực khác nhau. Dưới đây là khung ví dụ mẫu dành cho vị trí nhân viên kinh doanh, từ khung này các bạn có thể tùy biến theo nhu cầu của mỗi phòng ban trong doanh nghiệp, công ty của mình.

Xem ngay: Tài liệu tham khảo xây dựng khung năng lực theo Đại học Havard

Khóa học xây dựng khung đánh giá năng lực nhân viên

Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa xây dựng được một hệ thống đánh giá năng lực hợp lý để sử dụng trong quản trị nhân sự, từ dó dẫn đến phát sinh nhiều vấn đề trong khi vận hành bộ máy nhân sự.

Học viện PMS là một trong những đơn vị có khóa học xây dựng khung năng lực toàn diện tốt nhất tại TpHCM. Với hơn 5 năm kinh nghiệm, giải quyết nhiều vấn đề cho các doanh nghiệp trên toàn quốc. Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS sẽ đồng hành cùng sự phát triển của doanh nghiệp.