KPI là gì? Vai trò & các bước xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Để tìm hiểu về KPI nghĩa là gì và cách xây dựng hệ thống KPI một cách chuẩn chỉnh là như thế nào? Hãy cùng Học viện PMS tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.

1. KPI là gì?

KPI nghĩa là gì? KPI là viết tắt của “Key Performance Indicator”, được dịch là “Chỉ số hiệu suất chính”. KPI là một công cụ quản lý được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất của một tổ chức, bộ phận hoặc một cá nhân trong một mục tiêu cụ thể.

KPI được thiết kế để đo lường mức độ hoàn thành của các mục tiêu chiến lược, từ đó giúp quản lý đưa ra các quyết định dựa trên số liệu thực tế và định hướng cho hoạt động của tổ chức. KPI thường được sử dụng để theo dõi các chỉ số liên quan đến tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và phát triển nhân sự. Chúng thường được thiết lập để đánh giá hiệu suất định kỳ và giúp cải thiện quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Tóm lại, KPI là một công cụ quản lý quan trọng được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất của tổ chức, bộ phận hoặc cá nhân dựa trên mục tiêu chiến lược cụ thể.

Sau khi tìm hiểu KPI xong, hãy tìm hiểu OKR là gì và tại sao nó lại liên quan mật thiết với KPI.

2. Các loại KPI phổ biến hiện nay

Khi thảo luận về Key Performance Indicators (KPIs), chúng ta có thể chia thành nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu và lĩnh vực hoạt động cụ thể. Dưới đây là một số loại KPI phổ biến mà các tổ chức thường sử dụng:

2.1 KPI kinh doanh

KPI kinh doanh tập trung vào việc đánh giá và theo dõi hiệu suất tổng thể của một tổ chức mang tính dài hạn. Chỉ số KPI kinh doanh có thể bao gồm các chỉ số như tỷ suất lợi nhuận chung, doanh số bán hàng, tỷ lệ chốt đơn, giá trị đơn hàng và chi phí hoạt động của công ty.

2.2 KPI bán hàng

KPI bán hàng tập trung vào đo lường và theo dõi hiệu suất các hoạt động bán hàng của một tổ chức. Các chỉ số KPI bán hàng có thể bao gồm tỷ lệ chuyển đổi (Conversion Rate), số lượng khách hàng mới, giá trị đơn hàng và thời gian hoàn thành giao dịch, doanh thu trên từng loại sản phẩm, doanh thu hàng tháng,…

2.3 KPI Marketing

KPI marketing tập trung vào đánh giá hiệu suất các chiến dịch và hoạt động tiếp thị của một tổ chức. Các chỉ số KPI marketing có thể bao gồm lượt truy cập trang web, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng, số lượng tương tác trên mạng xã hội và ngân sách quảng cáo. KPI Marketing giúp đo lường hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị và định hình chiến lược tiếp thị tương lai.

2.4 KPI tài chính

KPI tài chính tập trung vào đánh giá hiệu suất tài chính của một tổ chức. Các chỉ số KPI tài chính bao gồm lợi nhuận ròng, tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ nợ xấu và lưu chuyển tiền tệ. KPI tài chính giúp quản lý tài chính, dự đoán cơ hội và thách thức tài chính và xác định cách tối ưu hóa tài chính tổ chức.

2.5 KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án tập trung vào đo lường hiệu suất của các dự án hoặc công việc cụ thể. Các chỉ số KPI quản lý dự án có thể bao gồm thời gian hoàn thành dự án, ngân sách, hiệu suất làm việc của nhóm dự án và chất lượng sản phẩm hoàn thành. KPI quản lý dự án giúp đảm bảo dự án được triển khai theo đúng kế hoạch, ngân sách và đáp ứng các chỉ tiêu công việc.

Xem ngay: Quản lý dự án là gì? Vai trò, giai đoạn và tố chất người quản lý giỏi

3. Các chỉ số đánh giá KPI cơ bản

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau tùy vào mỗi doanh nghiệp. Do đó, việc áp dụng máy móc các chỉ số đánh giá KPI sẽ tạo ra những bất cập lớn. Có 3 chỉ số KPI cơ bản:

• KPI tập trung vào đầu ra – Output: Hệ thống này cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống này là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường, không tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn.
• KPI hành vi – Behavior: Đây là hệ thống tương đối mới với các nhà nhân sự ở Việt Nam. Các KPI hành vi thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lưỡng hóa như hành vi tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận.
• KPI năng lực – Compentencies: Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của nhân viên. Hệ thống KPI này tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả đạt được.

4. Vai trò quan trọng của hệ thống KPI với Doanh Nghiệp

Không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng của KPI trong quản trị hệ thống doanh nghiệp. Đây là công cụ không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững. Dưới đây là 7 vai trò cốt lõi:

• Đo lường hiệu quả hoạt động: Hệ thống KPI cho phép doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động của mình, bằng cách đưa ra các chỉ số đo lường như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí, thời gian giải quyết yêu cầu khách hàng, tỷ lệ giữ chân khách hàng và các chỉ số khác.
• Xác định ưu tiên và phân bổ nguồn lực: Giúp doanh nghiệp xác định ưu tiên và phân bổ nguồn lực cho các hoạt động quan trọng nhất để đạt được các mục tiêu chiến lược.
• Theo dõi hiệu quả của các hoạt động cải tiến: Hệ thống KPI cho phép doanh nghiệp theo dõi hiệu quả của các hoạt động cải tiến và thay đổi trong quá trình thực hiện để đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược đang được đáp ứng.
• Tăng cường quản lý dựa trên dữ liệu: Hệ thống KPI cho phép doanh nghiệp quản lý dựa trên dữ liệu và chứng số, từ đó giúp đưa ra các quyết định chính xác hơn và hiệu quả hơn.
• Điều hướng hành động: Hệ thống KPI cung cấp cho doanh nghiệp một khung hành động rõ ràng để đạt được các mục tiêu chiến lược, giúp đưa ra các quyết định nhanh chóng và đưa ra các thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu.
• Tạo động lực: KPIs tạo động lực cho nhân viên và đảm bảo họ tập trung vào các mục tiêu quan trọng. Chúng thúc đẩy sự tự trách nhiệm và tạo nền tảng cho việc xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả.
• Đo lường sự cạnh tranh: KPIs cho phép doanh nghiệp so sánh hiệu suất của họ với các đối thủ trong ngành. Điều này giúp định vị và cải thiện sự cạnh tranh.

5. Quy trình xây dựng hệ thống KPI cho Doanh nghiệp

5.1 Bước 1: Xác định mục tiêu kinh doanh và nguồn nhân lực

Bước đầu tiên là xác định mục tiêu kinh doanh chính của doanh nghiệp. Điều này có thể bao gồm tăng trưởng doanh số bán hàng, tối ưu hóa quy trình, nâng cao sự hài lòng khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ,…

Sau đó, cần xác định nguồn nhân lực và tài nguyên có sẵn để đảm bảo rằng mục tiêu có thể thực hiện được. Điều này bao gồm việc xác định số lượng nhân viên, nguồn vốn và cơ sở hạ tầng cần thiết.

5.2 Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Tiếp đến, chọn ra các chỉ số KPI liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh đã xây dựng KPI ở bước đầu. Các nhà lạnh đạo cần xác định các chỉ số KPI quan trọng cần phải đo lường được để hướng tới mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Để xác định chính xác các chỉ số KPI, chúng tôi chia sẻ đến doanh nghiệp về mô hình SMART dùng để đánh giá các chỉ số chính xác bao gồm 5 tiêu chí: Tính cụ thể, đo lường được, khả năng thực hiện, tính liên quan và thời hạn đạt được mục tiêu.

Mỗi KPI nên được chia nhỏ thành các mục tiêu con cụ thể, nhằm khích lệ động lực cho nhân viên đồng thời giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quan hơn, dễ quản lý và đo lường hiệu quả hơn.

5.3 Bước 3: Xác định mức độ đo lường, đánh giá

Xác định các phương pháp đo lường phù hợp cho mỗi KPI bao gồm sử dụng con số (doanh thu, lợi nhuận), tỷ lệ phần trăm (tỷ suất sinh lợi, tăng trưởng doanh thu), yếu tố chất lượng (đánh giá từ phía khách hàng, tỷ lệ sản phẩm lỗi) và các yếu tố thời gian (thời gian hoàn thành, thời gian phản hồi).

Tạo các mục tiêu con cụ thể cho mỗi KPI và xác định các tiêu chuẩn đánh giá, đo lường mức độ đạt được. Ví dụ, mục tiêu tăng trưởng doanh thu hàng tháng 20% so với cùng kỳ năm ngoái.

5.4 Bước 4: Theo dõi tiến độ hoàn thành KPI và lương thưởng

Sau khi xác định mức độ đo lường, đánh giá cần tiến hành thiết lập quy trình theo dõi tiến độ hoàn thành KPI bao gồm việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu để đo lường hiệu suất. Công ty cần kết nối việc hoàn thành KPI với hệ thống lương thưởng. Điều này sẽ khuyến khích và thúc đẩy nhân viên để đạt mục tiêu và nâng cao hiệu suất làm việc.

Ví dụ, thiết lập hệ thống lương thưởng cho nhân viên khi hoàn thành hoặc vượt qua mục tiêu KPI được đề ra.

5.5 Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu lại KPI

Cuối cùng, việc điều chỉnh và tối ưu lại hệ thống KPI dựa trên phản hồi và kết quả thực tế của doanh nghiệp. Việc này đảm bảo rằng hệ thống KPI luôn phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh ban đầu. Đồng thời, những người lãnh đạo cần theo dõi sự biến đổi trong mục tiêu kinh doanh, nhu cầu của thị trường và môi trường kinh doanh để điều chỉnh và cập nhật các KPI phù hợp.

6. Các sai lầm trong xây dựng KPI cho doanh nghiệp

• Thiếu chiến lược kinh doanh: KPI là công cụ quản trị mục tiêu xuyên suốt từ cao đến thấp trong doanh nghiệp. Do đó, để ứng dụng thành công công cụ này, doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh dài lâu. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp thường đặt mục tiêu một cách mơ hồ và chung chung.
• Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPI: Nhiều doanh nghiệp hiện nay hiểu và sử dụng KPI như một bản kế hoạch kinh doanh tương ứng với bộ phận và cá nhân theo từng thời kỳ. Cách hiểu như vậy đã dẫn đến sai lầm nghiêm trọng. Các cá nhân cứ mải chạy theo các chỉ tiêu của cá nhân, bộ phận mà vô tình sao nhãng các chỉ tiêu cốt lõi của doanh nghiệp dẫn đến tình trạng rối loạn trong việc thực hiện các mục tiêu.
• Đặt ra quá nhiều KPIs: Nếu bạn thiết lập quá nhiều KPIs, có thể dẫn đến mất tập trung và làm mất đi sự ưu tiên. Hãy tập trung vào một số KPIs quan trọng và có liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh chính của Công ty.
• KPI thiếu sự liên kết với mục tiêu kinh doanh: Đảm bảo rằng các KPIs bạn chọn có liên quan trực tiếp đến mục tiêu kinh doanh thực tế của Doanh nghiệp.
• Thiết lập KPIs không cụ thể hoặc đo lường không chính xác: KPIs cần phải được thiết lập một cách cụ thể và có cách đo lường chính xác. Nếu bạn không thể đo lường một KPI một cách chính xác, thì nó sẽ không có giá trị.
• Không theo dõi, điều chỉnh KPI thường xuyên: KPI nên được thường xuyên điều chỉnh và cập nhật theo sự biến đổi của môi trường kinh doanh cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc theo dõi, đánh giá và điều chỉnh hệ thống KPI liên tục là cần thiết để đảm bảo nó luôn phù hợp và mang lại giá trị tốt nhất.

7. Một số câu hỏi thường gặp về việc xây dựng và triển khai KPI

7.1 Cách tính lương theo hệ số KPI như thế nào?

Thông thường, cách tính lương theo KPI sẽ được tính theo hai phương pháp là trả lương 2P và lương 3P, cụ thể:

• Phương pháp lương 2P là phương pháp trả lương dựa trên hai yếu tố là vị trí công việc và hiệu suất làm việc của nhân viên. Hiểu đơn giản đây là việc trả lương cố định tương ứng với vị trí chức danh và một phần lương biến đổi dựa trên kết quả và hiệu suất làm việc mà người đó đạt được.
• Phương pháp lương 3P là phương pháp trả lương dựa trên ba yếu tố chính: vị trí công việc, năng lực cá nhân và kết quả công việc. Đây là mô hình được ưa chuộng trong doanh nghiệp, vì nó mang lại tính công bằng và thúc đẩy sự phát triển năng lực cho tổ chức. Bên cạnh lương cố định, nhân viên còn được đánh giá và thưởng thêm dựa trên hiệu suất và năng suất làm việc của họ.

7.2 Có nên review KPI thường xuyên không?

Cần đánh giá KPI thường xuyên do các mục tiêu có thể thay đổi theo thời gian và hiệu suất trong việc đạt được những mục tiêu này cũng sẽ thay đổi theo. Ví dụ KPI cách đây 6 tháng không còn phản ánh thực tế với thị trường hiện tại. Đó là lý do vì sao cần xem xét và điều chỉnh KPI thường xuyên, có thể theo dõi theo quý, tháng và thậm chí là hàng tuần.

7.2 Chỉ số KPI nào là quan trọng nhất?

Mức độ quan trọng của mỗi KPI phụ thuộc vào mục tiêu và chiến lược kinh doanh của từng công ty. Ví dụ, khi một đơn hàng được tiếp nhận, nó đi qua nhiều bộ phận từ dịch vụ chăm sóc khách hàng đến giao hàng. Thực tế cho thấy mọi phòng ban đều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, do đó có thể xem xét mức độ quan trọng của tất cả các yếu tố KPI.

7.3 Lương theo KPI có phải đóng thuế thu nhập cá nhân không?

Theo khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, sửa đổi năm 2012, tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp được xác định là thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động. Trong đó, điểm B khoản 2 Điều này đã loại trừ một khoản phụ cấp, trợ cấp bao gồm: ưu đãi người có công, phụ cấp quốc phòng, an ninh, phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với những ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm, phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật, trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, tiền tuất hàng tháng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của Bộ luật lao động, các khoản trợ cấp khác do Bảo hiểm xã hội chi trả, trợ cấp giải quyết tệ nạn xã hội.

Dựa vào các căn cứ trên, lương KPI được xác định là một khoản thu nhập thuộc về tiền lương hoặc tiền công, đồng thời không thuộc vào các khoản thu nhập được miễn thuế. Do đó, lương KPI sẽ được tính vào tổng thu nhập chịu thuế để xác định số thuế thu nhập cá nhân.

7.4 Doanh nghiệp có được trừ lương người lao động khi không đạt KPI không?

Ngoài việc thưởng theo cơ chế hoàn thành các chỉ tiêu KPI, nhiều doanh nghiệp cũng áp dụng cơ chế xử phạt đối với nhân viên. Do đó, việc trừ một khoản tiền nhất định tùy thuộc vào mức độ không hoàn thành nhiệm vụ của người lao động. Tuy nhiên, việc áp dụng cơ chế xử phạt này không tuân theo quy định của pháp luật. Theo Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14, chỉ có một trường hợp cụ thể được cho phép trừ lương của người lao động:

Điều 102. Khấu trừ tiền lương

1. Người sử dụng lao động chỉ được khấu trừ tiền lương của người lao động để bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động theo quy định tại Điều 129 của Bộ luật này.
2. Người lao động có quyền được biết lý do khấu trừ tiền lương của mình.

1. Mức khấu trừ tiền lương hằng tháng không được quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng của người lao động sau khi trích nộp các khoản bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.

Kết luận rằng, việc trừ một khoản tiền lương đối với người lao động khi không đạt KPI là điều trái pháp luật.

KPI đóng vai trò quan trọng trong quản lý và đo lường hiệu suất của doanh nghiệp. Chúng giúp theo dõi tiến bộ và đảm bảo mục tiêu kinh doanh được thực hiện hiệu quả. Để thành công, việc xây dựng và triển khai KPI đúng cách là quyết định quan trọng. Tránh những sai lầm phổ biến và mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

8. Học Viện PMS – Đơn vị đào tạo và tư vấn xây dựng hệ thống KPIs hàng đầu hiện nay

Học Viện Tư vấn – Đào tạo PMS là đơn vị chuyên tư vấn về việc xây dựng hệ thống KPI cho Doanh nghiệp với mục tiêu giúp khách hàng đạt được các chỉ tiêu kinh doanh của mình một cách hiệu quả. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng về áp việc áp dụng KPI, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu nhất cho hệ thống đánh giá và quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.

Với những Doanh Nghiệp nhỏ, quy mô nhân sự ít có thể lựa chọn hình thức đào tạo Public hoặc đào tạo tại Doanh nghiệp (Inhouse training), chi tiết chương trình Quý Doanh Nghiệp xem ngay tại đây.

Còn đối với những Doanh Nghiệp có quy mô nhân sự lớn, cần xây dựng một hệ thống vận hành về KPI, quý Doanh nghiệp có thể xem ngay dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống KPIs của chúng tôi, được dẫn dắt bởi các Chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, đặc biệt chương trình mang tính ứng dụng thực tiễn cao áp dụng ngay vào Doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu cần tư vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian sớm nhất.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0965 845 468 – 028 7300 6069
• Email: info@pms.edu.vn
• Địa chỉ 1: 102 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
• Địa chỉ 2: Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương, Tỉnh Bình Dương