8 loại lãng phí trong sản xuất: Cách phát hiện và loại bỏ

Trong quá trình sản xuất hiện nay, có một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp thường phải đối mặt nhưng lại ít được chú ý đến – đó là vấn đề lãng phí trong sản xuất. Hiện tượng lãng phí gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc, giảm lợi nhuận và tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Lãng phí trong sản xuất là gì?

Lãng phí trong sản xuất là bất kỳ hoạt động, hoặc quy trình nào có sử dụng nguồn lực lao động, thiết bị, tài chính… mà không đóng góp hay tạo thêm giá trị vào sản phẩm hoặc dịch vụ.

Trong sản xuất, lãng phí thường xuất hiện dưới nhiều hình thức, được định nghĩa như việc chưa tận dụng tối ưu các nguồn lực và thậm chí là gây ra tình trạng suy giảm chất lượng, sản phẩm không đáp ứng được mong đợi của khách hàng.

Lãng phí trong sản xuất thường được phân loại theo hai trường hợp như:

• Lãng phí cần thiết: Đây là các hoạt động tuy không trực tiếp đóng góp vào giá trị sản phẩm nhưng là hoạt động cần làm để hỗ trợ các công việc liên quan trong quy trình sản xuất được thực hiện cách tối ưu. Các công việc như xây dựng các chương trình đào tạo năng lực, công việc lập kế hoạch, báo cáo tiến độ công việc…
• Lãng phí không cần thiết: Là các loại hoạt động dư thừa, không mang lại lợi ích gì cho toàn bộ quy trình.

Dưới đây là 8 loại lãng phí thường gặp trong sản xuất:

• Sản xuất hàng lỗi – Defect
• Thời gian chờ đợi – Waiting
• Sản xuất dư thừa – Over Production
• Dự trữ hàng tồn kho – Inventory
• Dư thừa động tác – Motion
• Không tối ưu quy trình – Over Processing
• Vận chuyển – Transportation
• Yếu tố con người – People

Qua đó có thể hình dung, mục tiêu của giảm thiểu lãng phí là quá trình doanh nghiệp xây dựng các phương pháp đổi mới để tối ưu hóa quy trình sản xuất, từ đó giúp tiết giảm chi phí sản xuất và tăng khả năng cạnh tranh.

Nhận diện các loại lãng phí trong sản xuất và cách loại bỏ

Lãng phí do sản xuất hàng lỗi

Hàng lỗi hay sản phẩm bị khuyết tật là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến suy giảm nguồn tài nguyên và hiệu quả sản xuất giảm. Tình trạng xảy ra khi có lỗi trong các công đoạn sản xuất, sai sót trong quá trình làm việc dẫn đến sản phẩm cuối cùng không đạt chất lượng. Công việc này kéo theo các chi phí phát sinh để sửa chữa, khắc phục… các chi phí để trả cho nhân công, phí lưu kho cũng vì vậy mà tăng lên. Điều này có thể làm cho phí phát sinh lên gấp đôi nhưng thành phẩm lại không đạt được chất lượng cao nhất.

Cách loại bỏ lãng phí do sản xuất hàng lỗi:

• Xác định nguyên nhân từ đầu gây ra tình trạng khuyết tật sản phẩm.
• Thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt, đảm bảo sản phẩm luôn được thông qua các yêu cầu chất lượng.
• Xây dựng văn bản hướng dẫn công việc, cẩm nang chất lượng ISO 9001. Trong đó nêu rõ các tình huống mà doanh nghiệp có thể gặp phải và các bước thực hiện để phòng ngừa lãng phí và tối ưu công việc.
• Xây dựng chương trình đào tạo để đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ về nhận thức và năng lực chuyên môn.
• Tích hợp sử dụng các công cụ kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Lãng phí thời gian chờ đợi

Lãng phí thời gian xảy ra khi thiếu sự đồng bộ trong quy trình, không có kế kế hoạch sản xuất chi tiết và quản lý hàng tồn kho không hiệu quả gây ra các tình huống sự cố kỹ thuật hoặc máy móc sản xuất, dẫn đến thời gian phát sinh thời gian để sửa chữa và khắc phục. Cụ thể, hoạt động sản xuất bị trì hoãn hoặc tắc nghẽn do các yếu tố như: sự cố hỏng hóc của thiết bị, thời gian chờ đợi phản hồi từ các bộ phận khác, chờ đợi khi sản phẩm hoặc nguyên liệu không có sẵn để tiếp tục sản xuất… Đây là sự lãng phí trong sản xuất do nguồn lực không được sử dụng các hiệu quả.

Khắc phục lãng phí thời gian chờ đợi bằng một số công việc cụ thể như:

• Xem xét lại nguyên nhân dẫn đến sai phạm, thường xuyên theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho để tránh tình trạng thiếu hụt nguồn nguyên liệu sản xuất và tránh phát sinh thời gian xử lý hàng tồn kho không cần thiết.
• Áp dụng biện áp TPM để lên kế hoạch bảo trì và sửa chữa định kỳ cho thiết bị và máy móc sản xuất để giảm thiểu sự cố kỹ thuật.

Lãng phí tài nguyên do sản xuất dư thừa

Lãng phí dư thừa là khi doanh nghiệp sản xuất quá nhiều sản phẩm so với nhu cầu thực tế của thị trường, có thể dẫn đến sự lãng phí và thua lỗ. Sản phẩm được sản xuất nhiều nhưng không được tiêu thụ sẽ phát sinh các chi phí để lưu kho và tái xử lý.

Để tránh phát sinh lãng phí tài nguyên do sản xuất dư thừa, doanh nghiệp cần:

• Có biện pháp theo dõi và dự đoán chính xác nhu cầu thị trường và thiết lập kế hoạch sản xuất.
• Xác định đúng lượng hàng tồn kho để đo lường số lượng sản phẩm phù hợp.
• Trang bị kiến thức để áp dụng các công cụ quản lý chiến lược sản phẩm:
  • Phương pháp đẩy – kéo Kanban
  • Mô hình dòng chảy – One piece flow

Lãng phí do dự trữ hàng tồn kho

Hàng tồn kho bao gồm các sản phẩm cuối cùng, sản phẩm dở dang và cả nguyên, vật liệu đang chờ được xử lý. Vì vậy mức tồn kho thường có số lượng lớn trong các phân xưởng. Tuy nhiên, việc quản lý tồn kho không hiệu quả sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí trong sản xuất. Vì khi tổ chức lưu trữ một lượng lớn hàng tồn kho không cần thiết, hay chưa đến thời gian để xử lý, nó đòi hỏi sự tiêu tốn chi phí cho mặt bằng công xưởng, nhân công quản lý và các chi phí khác để bảo quản.

Cách khắc phục lãng phí do dự trữ hàng tồn kho:

• Lập kế hoạch để dự đoán nhu cầu chính xác, dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường để xác định số lượng hàng hóa cần sản xuất. Đảm bảo công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ, yếu tố đầu ra luôn được duy trì để tránh trình trạng hàng hóa lưu trữ quá tải ở kho.
• Tối ưu hóa cách lưu trữ và sắp xếp hàng tồn kho một cách hiệu quả theo nguyên tắc “nhập trước xuất trước” (FIFO) để tránh hỏng hóc.
• Tích hợp sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi. Kiểm soát chất lượng, số lượng của hàng tồn kho một cách chính xác.

-> Đọc thêm: Các loại rủi ro trong sản xuất mà doanh nghiệp cần biết

Lãng phí do dư thừa động tác

Lãng phí do dư thừa động tác được hiểu là khi công nhân thực hiện các động tác không cần thiết lặp đi lặp lại trong quy trình sản xuất. Đây là sự lãng phí phổ biến, trong mỗi quy trình sản xuất sẽ có những lãng phí khác nhau, nhưng chung quy lại nó đều khiến cho lãng phí diễn ra một cách liên tục. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này có thể do công nhân không được đào tạo hoặc doanh nghiệp chưa có sự hỗ trợ kịp thời để giúp đội ngũ của mình thực hiện công việc cách tối ưu nhất.

Cách khắc phục lãng phí do dư thừa động tác của công nhân:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc chặt chẽ, phát hiện và loại bỏ các động tác không cần thiết.
• Bằng cách thực hiện nguyên tắc 5S, doanh nghiệp sắp xếp lại cấu trúc xưởng sản xuất. Sắp xếp các công cụ, vật dụng hợp lý, đảm bảo môi trường làm việc luôn được sạch sẽ, thoáng mát.

Lãng phí do không tối ưu quy trình

Quy trình sản xuất không được tối ưu hóa làm tồn đọng nhiều thiếu sót trong khâu quản lý. Các công việc không có tính thống nhất và dễ xảy ra tình trạng đứt quãng trong quy trình. Điều này dẫn đến lãng phí nguồn tài nguyên hiện có của doanh nghiệp.

Để ngăn ngừa loại lãng phí này cần sử dụng các công cụ quản trị sản xuất để phát hiện kịp thời những điểm chưa tối ưu. Sau đó lên kế hoạch để cải tiến quy trình sản xuất.

Lãng phí trong vận chuyển

Khi sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp luôn có khâu phân phối và vận chuyển từ nguyên liệu đến sản phẩm. Trong quá trình này nếu không được thực hiện một cách chu đáo, các sự cố hỏng hóc, thất thoát, chậm tiến độ… rất dễ xảy ra. Một khi đã phát sinh thì các chi phí để khắc phục cũng được hình thành.

Cách khắc phục lãng phí trong vận chuyển:

• Đảm bảo nắm bắt được số lượng hàng hóa khách hàng yêu cầu để khâu vận chuyển được thực hiện hợp lý.
• Kiểm tra thiết bị vận chuyển có kế hoạch để duy trì sự hoạt động một cách thuận lợi, tránh xảy ra sự cố, phát sinh lãng phí trong sản xuất.

Lãng phí do yếu tố con người

Lãng phí do yếu tố con người là khi người lao động không hoàn thành nhiệm vụ một cách tối ưu, họ không đặt hết tinh thần vào cho công việc nhưng bị lơ làng bởi nhiều yếu tố khác.

Ngoài ra, về phía doanh nghiệp, trong quá trình tuyển dụng, việc tuyển chọn sai cách khiến doanh nghiệp lựa chọn những nhân viên không phù hợp hoặc không đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu công việc. Điều này có thể dẫn đến lãng phí thời gian và tài nguyên trong việc rèn luyện và đào tạo lại đội ngũ nhân viên.

Cách khắc phục lãng phí do yếu tố con người:

• Đảm bảo rằng nguồn có đủ năng lực và kỹ năng để thực hiện công việc một cách thuận lợi.
• Thiết lập môi trường môi trường làm việc vui vẻ, hợp tác và chia sẻ thông tin với nhau.
• Ban lãnh đạo cần có chính sách động viên, khen thưởng nhằm giúp cho người lao động có động lực làm việc một cách hiệu quả.

-> Đọc thêm: Điều độ sản xuất là gì? Tầm quan trọng và cách tối ưu

Lợi ích của việc phát hiện 8 loại lãng phí trong sản xuất

• Khi đã phát hiện và hiểu được 8 cách để loại bỏ lãng phí trong sản xuất, doanh nghiệp có đủ sự tự tin để sản xuất hàng loạt các sản phẩm có thể đáp ứng được các chỉ tiêu chất lượng với sai số nhỏ nhất.
• Công tác sắp xếp theo 5S được thực hiện tối ưu, doanh nghiệp có sự bố trí rõ ràng từ chi tiết nhỏ như từng công cụ đến bố trí các máy móc đều được tối ưu cách hiệu quả. Qua đó giảm thiểu tối đa các động tác thừa, thời gian tìm kiếm và vận chuyển…
• Loại bỏ tình trạng sản phẩm lỗi, các công đoạn không cần thiết trong quy trình làm việc, rút ngắn thời gian sản xuất nhưng vẫn đạt hiệu suất và số lượng cần thiết. Qua đó, giảm giá thành trên từng sản phẩm được bán ra, giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.
• Đẩy mạnh lợi nhuận và doanh thu, giúp doanh nghiệp có điều kiện và năng lực để tái đầu tư vào các hoạt động kinh doanh và dịch vụ trong chu kỳ tiếp theo.
• Sử dụng tối ưu hóa tài nguyên và giảm lãng phí cũng đồng nghĩa với việc giảm tác động tiêu cực lên môi trường, thúc đẩy sự bền vững cho nền kinh tế thị trường.
• Giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động, nhờ vào việc sử dụng dữ liệu trong công tác quản lý lãng phí. Qua đó hình thành và xác định các mục tiêu cải tiến và dự đoán thời gian để hoàn thành công việc.

Tại Học viện PMS, chúng tôi hiểu rõ tầm ảnh hưởng của lãng phí đến doanh nghiệp là rất lớn. Qua đó, trên nhu cầu thực tế và với mong muốn mang lại những giá trị thiết thực nhất dành cho khách hàng.

Ban lãnh đạo cùng đội ngũ chuyên gia với hơn 15 năm kinh nghiệm của PMS đã thiết kế và cho giới thiệu khóa học nhận diện và loại bỏ lãng phí trong sản xuất sẽ giúp bạn hiểu rõ về lãng phí và tác động của chúng đến doanh nghiệp của bạn. Cùng với đó, chúng tôi cam kết rằng sau khóa học bạn sẽ nắm vững các kỹ thuật và phương pháp để phát hiện và loại bỏ lãng phí trong sản xuất một cách hiệu quả.