Trong ngành xuất nhập khẩu chắc không còn xa lạ với thuật ngữ lưu kho. Chúng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Không đơn giản chỉ là việc lưu trữ hàng hóa tại kho bãi, mà nó còn là nguồn cung ứng kịp thời theo nhu cầu thị trường, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và suôn sẻ.
Vậy cụ thể lưu kho là gì? Lợi ích và cách tính chi phí lưu kho mà doanh nghiệp cần phải chi trả như thế nào? Mọi thứ sẽ có trong bài viết dưới đây!
Lưu kho là gì?
Lưu kho (storage) là hoạt động lưu trữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian nhất định trước khi chúng được phục vụ cho việc sản xuất hoặc vận chuyển đi. Hàng hóa có thể là nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm.
Trong quá trình lưu kho, hàng hóa sẽ được sắp xếp, bảo quản và theo dõi thường xuyên. Mục tiêu của lưu kho là tạo ra một hệ thống lưu trữ hàng hóa ăn toàn, có tổ chức và đảm bảo hàng hóa trong kho được kiểm soát hiệu quả nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Dưới đây là một số hình thức lưu kho, bao gồm:
- Lưu kho riêng: Đây là khi một doanh nghiệp sở hữu hoặc thuê độc quyền một không gian kho. Và thậm chí một số doanh nghiệp có thể cho thuê các không gian dư thừa của họ cho người khác.
- Lưu kho công cộng: Kho công cộng là nơi các doanh nghiệp thuê để lưu trữ hàng hóa. Các cơ quan nhà nước hoặc tập đoàn lớn có thể sở hữu kho và cho thuê không gian cho các đơn vị khác.
- Lưu kho hợp tác: Là một không gian mà các bên khác nhau có hợp đồng hợp tác và dùng chung với nhau. Họ có thể cho thuê các cơ sở kho khác nhau cho các doanh nghiệp chia sẻ không gian.
- Trung tâm phân phối: Là nơi tiếp nhận hàng hóa và sau đó di chuyển chúng đến một vị trí mới. Các công ty lớn thường có nhiều trung tâm phân phối ở các địa điểm khác nhau.
Lợi ích của hoạt động lưu kho
Tổ chức lưu trữ hàng hóa hiệu quả hơn
Thông thường, doanh nghiệp lưu kho tốt thường có khả năng tổ chức hàng hóa hiệu quả hơn. Điều này cho phép họ áp dụng các phương pháp theo dõi tồn kho hoặc lưu trữ để hiểu được số lượng và giá trị của hàng tồn kho hiện tại. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng kịp thời và nhanh chóng.
Bên cạnh đó, quá trình lưu kho hiệu quả cũng giúp nhân viên kho tìm và đóng gói hàng hóa cho việc vận chuyển một cách hiệu quả hơn.
Quản lý hiệu quả nguồn lao động
Hoạt động lưu kho được tổ chức và có hệ thống theo dõi hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu lao động của mình. Điều này giúp họ dự báo số lượng nhân viên kho hàng cần thiết trong thời điểm hiện tại và trong các mùa cao điểm để có thể lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo hợp lý.
Tối ưu chi phí
Doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ kho hàng tồn của mình hiệu quà có thể tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với việc thuê một dịch vụ lưu kho bên ngoài. Bằng cách tự quản, tổ chức có thể điều chỉnh tùy ý không gian của mình sao cho phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh. Đây là cách giúp tối ưu chi phí vận hành công tác lưu kho.
Vấn đề an toàn
Sở hữu không gian lưu kho phù hợp có thể giúp các doanh nghiệp bảo vệ hàng hóa an toàn. Doanh nghiệp có thể tính toán đến những nhu cầu đặc biệt của các sản phẩm bằng cách thêm khu vực lưu trữ lạnh hoặc điều chỉnh nhiệt độ. Người quản lý kho cũng có thể kiểm soát các quy định an toàn và đào tạo, đảm bảo sự an toàn cho hàng hóa và nhân viên của họ.
Vận chuyển nhanh hơn
Việc kho hàng nằm ở các vị trí chiến lược cũng có thể giúp doanh nghiệp đẩy nhanh quá trình giao hàng nhanh và hiệu quả hơn cho đối tác, khách hàng. Đồng thời, tiết kiệm khoản chi phí vận chuyển khi quãng đường gần.
Dễ dàng xử lý đơn trả hàng
Xử lý các đơn hàng bị hủy và hoàn trả lại là một thách thức đối với một số doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, lưu kho hiệu quả sẽ cho phép doanh nghiệp luôn chủ động khu vực cho việc lưu trữ hàng hóa bị trả lại. Qua đây cũng cho phép các doanh nghiệp cung cấp thêm dịch vụ hoàn trả hàng để tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Các chi phí lưu kho hiện nay
Việc lưu trữ hàng hóa trong kho bắt buộc doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí lưu kho. Thường sẽ có các loại chi phí sau đây:
Chi phí vốn
Chi phí lưu kho lớn nhất mà doanh nghiệp phải đầu tư là chi phí vốn, bao gồm lãi suất và chi phí cơ hội mà doanh nghiệp phải trả khi lưu trữ hàng tồn kho. Hiểu đơn giản, chi phí vốn chính là số tiền mà doanh nghiệp phải chi trả để nắm giữ hàng tồn kho của mình.
Chi phí vốn sẽ được thể hiện dưới dạng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho hiện đang được lưu trữ. Ví dụ, doanh nghiệp ước tính rằng chi phí vốn chiếm 25% tổng chi phí tồn kho. Điều này có nghĩa là chi phí vốn của họ là 25% x 50.000 $ = 12.500 $.
Chi phí quản lý kho
Chi phí quản lý kho là các khoản tiền liên quan tới việc quản lý và vận hành kho hàng, bao gồm chi phí nhân công, chi phí mua hoặc thuê các thiết bị trong kho, phi chí phần mềm quản lý kho (WMS) và các khoản chi phí cho văn phòng phẩm, internet, điện thoại,…
Chi phí không gian lưu trữ
Chi phí không gian lưu trữ trong lưu kho bao gồm chi phí thuê kho, mua sắm thiết bị và xây dựng kho, bảo trì và bảo dưỡng thiết bị. Điều này là một phần quan trọng của việc tính toán chi phí tổng thể và tối ưu hóa hiệu suất của hoạt động lưu kho.
Theo đó, chi phí lưu kho này bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Trong đó, chi phí thuê kho là cố định, còn chi phí bảo trì và sửa chữa chỉ xuất hiện khi có phát sinh xảy ra.
Chi phí rủi ro
Trong quá trình lưu kho, nếu doanh nghiệp không có sự quản lý chặt chẽ sẽ dễ gặp phải các trường hợp rủi ro liên quan tới hàng tồn kho. Chẳng hạn như hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng hóa không mong muốn, điều này gây tổn hại lớn đến chi phí hàng hóa lưu kho.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải bỏ tiền ra mua chi phí bảo hiểm cho hàng tồn kho để phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra.
Cách tính và công thức tính chi phí lưu kho
Dựa vào Pallet
Trước khi đi vào cách tính lưu kho theo Pallet, chúng ta cần hiểu rõ về Pallet là gì? Pallet (hay còn gọi là tấm kê hàng) là một cấu trúc phẳng, thường được làm bằng gỗ, nhựa hoặc kim loại, được sử dụng để cố định và vận chuyển hàng hóa bằng xe nâng hoặc xe đẩy một cách dễ dàng.
Tính theo Pallet là cách tính phổ biến nhất cho các mặt hàng có trọng lượng và kích thước tương đối đồng đều. Phương pháp này đặc biệt với những kho thường sử dụng hệ thống kệ Pallet để lưu trữ hàng hóa trong khoảng thời gian nhất định (thường là theo tháng).
Công thức tính chi phí lưu kho theo Pallet sẽ là:
Tổng chi phí = Số lượng Pallet x Chi phí lưu trữ 1 Pallet/tháng
Lấy ví dụ cho bạn dễ hình dung, một công ty thuê kho để lưu trữ 500 tấm Pallet hàng hóa và chi phí lưu trữ cho 1 Pallet/tháng là 80.000 VNĐ. Vậy phí lưu kho hàng tháng mà công ty phải trả là 500 Pallet x 80.000 VNĐ = 40.000.000 VNĐ/tháng.
Dựa vào diện tích
Nếu hàng hóa có kích thước khác nhau, hàng hóa cồng kềnh và khó sắp xếp. Việc tính toán dựa trên diện tích sẽ là phương pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.
Bằng cách này, chi phí sẽ được tính dựa trên không gian thực tế mà hàng hóa của bạn chiếm giữ trong kho. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác về việc sắp xếp và sử dụng không gian kho hiệu quả hơn. Để tính toán chi phí lưu kho dựa trên diện tích, bạn có thể sử dụng công thức sau:
Tổng chi phí = Diện tích hàng hóa (m²) x Đơn giá thuê m²/tháng x Thời gian lưu trữ hàng hóa
Ví dụ, một công ty thuê một kho hàng với diện tích 1000 mét vuông (m²), giá cho thuê cho 1 mét vuông (m²) là 70.000 VNĐ/tháng và dự kiến thuê trong vòng 6 tháng. Lúc này chi phí lưu kho sẽ là 1000 m² x 150.000 VNĐ/tháng x 6 tháng = 420.000.000 VNĐ
Dựa vào thể tích
Cũng giống như cách tính theo diện tích, nhưng phương pháp này áp dụng hiệu quả với những mặt hàng có có kích thước không đồng nhất. Đầu tiên, bạn cần xác định được thể tích (m³) bằng cách lấy chiều dài (m) x chiều rộng (m) x chiều cao (m) háng hóa. Sau đó, chúng ta sẽ tính chi phí lưu kho bằng công thức sau:
Tổng chi phí = Thể tích (m³) x Đơn giá thuê m³/tháng
Lấy ví dụ cho bạn dễ hình dung về cách tính theo thể tích như sau, một lô hàng của công ty có kích thước là chiều dài 2 mét, chiều rộng 2 mét, chiều cao 1 mét và đơn giá thuê hàng tháng là 400.000 VNĐ/m³. Lúc này, tổng chi phí lưu kho hàng tháng được tính toán như sau:
- Thể tích = 2m x 2m x 1m = 4 m³
- Chi phí lưu kho = 4 m³ x 400.000 VNĐ/tháng = 1.600.000 VNĐ/tháng/lô hàng
Tóm lại, hàng tháng doanh nghiệp cần phải trả cho một lô hàng sẽ là 1 triệu 6 trăm ngàn đồng.
Ngoài ra, để tính toán chi phí lưu kho hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố khác như thời gian lưu trữ, loại hàng hóa và điều kiện bảo quản trong kho. Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến chi phí lưu kho và cần được tính toán cẩn thận để đưa ra quyết định tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu được lưu kho là gì, hiểu được lợi ích và cách tính lưu kho nhằm tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. Từ việc tối ưu không gian lưu trữ đến đảm bảo chất lượng và hiệu quả vận hành, mọi khía cạnh đều cần được xem xét kỹ lưỡng.
Tại PMS khóa học quản trị kho bãi sẽ cung cấp cho bạn một nền tảng kiến thức chuyên sâu, chiến lược hiệu quả và công cụ thực tiễn để vượt qua thách thức trong quản lý và tối ưu hóa công việc lưu kho.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS